Архангельский Г
участник Тайм-менеджерского сообщества
жүктеу/скачать 7.39 Mb. Pdf көрінісі
|
| участник Тайм-менеджерского сообщества
«Конечно, каждый человек, начавший пользоваться этой программой, находит в ней что-то свое. Я хочу рассказать о том, что понравилось в Outlook лично мне и что облегчает мою по- вседневную работу. Когда я открыл для себя MS Outlook 2002, самым важным для меня было то, что программа позволяет хранить в одном файле все данные (или выборку данных по оп- ределенным критериям) и переносить их на другой компьютер. В своей повседневной де- ятельности я очень люблю использовать папку «Заметки», куда собираю свои и чужие мысли, понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей в виде заметок с разделением по тематике. С помощью Outlook очень удобно переносить понравившиеся цитаты из Интернета. Просто- та меня впечатлила: достаточно выделить цитату мышкой и перетащить ее, удерживая левой кнопкой мыши, на значок MS Outlook, который при этом раскрывается. После этого остает- ся лишь «затащить» «пойманную» мысль на нужную категорию заметок и отпустить мышь. Все. Заметка создана в нужной категории. Если нужна ссылка на источник — перетаскиваю ее тем же способом. Все очень просто и легко. Именно это мне и нравится в Outlook. Кроме того, я использую Outlook как диспетчер задач, с его помощью веду учет рабочего времени и плани- рую рабочий день, в нем храню адреса и телефоны. Другими достоинствами программы явля- ются наличие напоминаний, совместимость с другими программными продуктами и возмож- ность переносить данные в календарь мобильного телефона, адресную книгу и т.д. Все это вместе делает Outlook отличным помощником современного менеджера. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ СОБЫТИЙ Все процессы в корпоративном и командном тайм-менеджменте, которые имеет смысл подвергнуть малой автоматизации, можно разделить на три большие группы. 1. События — подготовка презентаций, конференций, семинаров, заседаний со- вета директоров. 2. Задачи — прохождение этапов согласо- вания договора, этапы сервисного обслу- живания оборудования, стадии обработ- ки заказа. 3. Контакты — шаги взаимодействия с кон- тактным лицом (или организацией); значимые признаки контактного лица и т.п. Разберем эти процессы последовательно, начав с самого простого — событий. Приходится ли вашим сотрудникам про- водить большое количество презентаций, се- минаров, конференций, дней открытых две- рей, заседаний совета директоров и тому по- добных мероприятий, требующих серьезной подготовки? Как правило, каждое такое мероприятие предполагает совершенно определенную последовательность действий. Например, для проведения презентации нового продук- та необходимо: • разработать программу презентации; • подготовить слайды и раздаточные мате- риалы; • подобрать выступающих и проинструк- тировать их; • разослать приглашения клиентам; • забронировать конференц-зал и т.д. Каждый из этих больших шагов дро- бится на множество мелких, за которые отвечают разные сотрудники компании. При этом даже самая незаметная мелочь может оказаться очень важной, и какие- нибудь забытые таблички смажут весь эф- фект от тщательно подготовленного меро- приятия. Организация — это механизм, где одно колесико зацепляется за другое. Как в механизме, так и в организации от этого получается внутреннее трение. Чем меньше трение, тем лучше идет работа. Организатор и должен так согласовать работу отдельных колесиков, чтобы свести трение до минимума». П.М. Керженцев Для того чтобы вы были уверены в ка- чественной организации такого рода собы- тий, которые готовят ваши подчиненные, у вас есть два пути. Первый — подобрать в высшей степени компетентных, чрезвы- чайно хорошо замотивированных и при этом весьма педантичных и пунктуальных сотрудников, которые не упустят ни одной мелочи, выполнят все точно и в срок. Вто- рой путь, гораздо более реалистичный, — снабдить подчиненных простой электрон- ной системой, которая позволит им ничего не забыть. Для подготовки событий удобнее всего использовать раздел Outlook «Календарь». Поскольку события в любом случае планиру- ются в нем в виде встреч, настройка дополни- тельного представления для их подготовки позволяет избежать лишней работы и веде- ния каких-либо отдельных пустографок. Компания «Русский стандарт», аппарат председателя совета директоров. Рассказывает Олеся Диордий- чук, в 2002-2005 гг. — руководитель аппарата, выпускница INSEAD. «Одна из задач аппарата — подготовка встреч председателя правления. Каждая встреча Рустама Тари- ко для нас — ответственное событие, при организации которого не должна быть упущена ни одна мелочь. В ходе работы с консультантами «Организации Времени» мы настроили представление в рабочем календаре Рустама, переключаясь в которое, мы видим все необходимые этапы подготовки к встрече: местонахождение, резервирование столика в ресторане или переговорной в бизнес-центре, обеспече- ние необходимых действий со стороны водителей, охраны, переводчиков и т. п. Когда подготовка завер- шена, встреча автоматически выделяется синим цветом. Если до встречи осталось меньше двух дней, а подготовка не завершена, встреча автоматически выделяется красным. Приятно, что подготовка встреч не требует ведения каких-либо специальных таблиц или журналов. Находясь в привычном календаре Outlook, мы просто совершаем одно движение мышкой и переключа- емся в представление «Подготовка», делаем в нем необходимые пометки — и возвращаемся в обычный вид календаря. жүктеу/скачать 7.39 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|