Архангельский Г

корпоративными IT-системами. Как пра-
вило, это локальные процессы, весьма важ-
ные внутри подразделения, но не настоль-
ко корпоративно-всеобъемлющие, чтобы
руководство компании тратило значитель-
ные средства на их автоматизацию. Это та-
кие процессы, контроль за которыми ос-
тавляют на ваше усмотрение — и именно
здесь вашим надежным помощником мо-
жет стать грамотно разработанная струк-
тура процесса на Outlook. Такую структу-
ру удобно выстраивать с помощью пользо-
вательских полей в папке «Задачи». Таким
образом, каждая сложно структурирован-
ная задача будет фигурировать в Outlook
как обычная — со своей темой, сроком, от-
ветственным лицом — и в то же время —
в специально настроенном представлении —
как набор действий, необходимых для реа-
лизации этой задачи.
Генеральный директор петербургской строительной корпорации в ходе консультирования обозначил
проблему просто: «Дизайнеры теряют документы по перепланировкам!»
После подробного разбирательства оказалось, что проблема в следующем: дизайнер, готовящий
перепланировку, должен проделать ряд совершенно определенных организационных и бюрократичес-
ких «телодвижений» для того, чтобы перепланировка была утверждена. Как люди творческие, дизайнеры
часто забывали какую-нибудь «незначительную» деталь, что приводило к затягиванию сроков строитель-
ства. Компания теряла на этом деньги.
Решить проблему удалось довольно просто. На рисунке — папка «Перепланировки» в общих папках
на корпоративном Exchange-сервере, в которой весь процесс работы над перепланировкой оформлен
с помощью пользовательских полей (здесь дана условная, существенно упрощенная для лучшего пони-
мания структура).
Каждая перепланировка имеет несколько параметров (последовательно слева направо): мет-
раж, дата принятия заявления на перепланировку, согласующие службы и стадии процесса (на рисунке
для простоты показано всего три, на самом деле их больше). Поле «Все» является формульным: оно при-
нимает значение «согласовано», когда в нужных полях стоят все три «галочки», и «не согласовано», если
хотя бы одна из них отсутствует. Далее следуют поля «Получено согласование», «Отклонение от срока» (вы-
читающее из даты «Получено согласование» дату «Принято заявление») и некоторые другие.

Аналогичным образом в компании TetraPak был структурирован процесс сервисного обслуживания
оборудования — пользовательские поля задавали параметры каждой производственной линии, а также
необходимые стадии сервисного обслуживания и ремонта.
ФОРМАЛИЗАЦИЯ КОНТАКТОВ
Последний тип информации, который мо-
жет быть полезно структурировать, — те па-
раметры контактных лиц или организаций,
которые не предусмотрены стандартными
возможностями Outlook (или CRM-системы,
если таковая имеется в компании).
В целом искусство управления многими
такое же, как и управления немногими.
Это вопрос организации.
Сунь-цзы,
древнекитайский теоретик
и полководец
Например, это стандартные стадии вза-
имодействия с клиентом (подрядчиком,
поставщиком) — входящий запрос, высыл-
ка информации, организация презентации,
коммерческое предложение и т.д. Такие
этапы чаще регулируются CRM-системой,
но не всегда — иногда их удобнее оформить
в Outlook. Это можно сделать и с помощью
табличного представления в папке «Кон-
такты» (аналогично тому, как это показа-
но выше для событий и задач), и с помощью
настройки пользовательских форм, когда
открываемый контакт Outlook содержит до-
полнительные вкладки с интересующими
вас полями примерно такого вида:
Если для работы с организациями луч-
ше подходит CRM-система, то в Outlook есть
смысл структурировать значимые для вас
и управляемой вами структуры аспекты
взаимодействия с конкретными людьми.
«Поздравлен с Новым годом — 2007», «Поз-
дравлять открыткой/телефонным звон-
ком/ценным подарком» и т.п. Такие лич-
ностные детали крайне редко затрагиваются
корпоративной CRM-системой, хотя их важ-
ность для бизнеса очевидна.
В аппарате генерального директора одной из крупнейших российских корпораций в базе контактов с по-
мощью пользовательских полей и форм был отлажен такой процесс, как подбор праздничных подарков
и поздравление VIP-персон. Казалось бы, чисто техническая функция аппарата — но если измерить ее
политическое значение и «цену ошибки», риск испортить отношения с крупнейшими представителями
бизнеса и власти, пристальное внимание к этим параметрам работы с контактными лицами становит-
ся оправданным.

ГДЕ КОНЧАЕТСЯ МАЛАЯ
АВТОМАТИЗАЦИЯ
Корпоративный тайм-менеджмент на базе
Outlook — не панацея, не универсальное
решение для всех организационных задач.
Где должны заканчиваться настройки про-
цессов корпоративного тайм-менеджмен-
та на Outlook и внедряться более мощные
и крупные IT-решения? Критерии перехода
таковы:
• если этапы подготовки события или за-
дачи имеют сложные взаимосвязи, долж-
ны встраиваться в расписание с четко за-
данными временными интервалами —
необходимо подумать о Microsoft Project
или другом решении для управления
проектами;
• если этапы работы над задачей требуют
жесткой увязки с бухгалтерским, управ-
ленческим, складским или кадровым уче-
том — необходимо внедрять ERP-систе-
му (Mycrosoft Dynamics NAV, SAP, Oracle,
«1С-Предприятие» и т. п.);
• если стадии работы с контактным ли-
цом или организацией требуют введе-
ния таких сложных понятий, как «сдел-
ка», «вероятность продажи», «прогнози-
руемый объем продаж», — необходим
переход на профессиональную CRM-сис-
тему (Microsoft Dynamics CRM, SalesLogix,
Ziebel и т.п.).
Впрочем, иногда малая и большая авто-
матизация могут не просто отвечать за раз-
ные процессы, но и взаимодействовать меж-
ду собой на уровне IТ-настроек. Напри-
мер, один из крупнейших производителей
ERP-систем компания SAP и корпорация
Microsoft некоторое время назад анонсиро-
вали совместный проект sap-microsoft.com,
основная идея которого заключается в том,
чтобы сочетать «человекоориентирован-
ность» программ Microsoft и мощь большой
профессиональной ERP-системы.
В нашей практике мы также сталки-
вались с неплохо налаженным взаимодей-
ствием Outlook и «1С-Предприятие», Outlook
и Sales Logix. Естественно, существуют и спо-
собы взаимодействия Outlook с «тяжелыми»
корпоративными системами Microsoft (та-
кими, например, как Dynamics NAV, бывшая
Navision Axapta или Microsoft SharePoint),
хотя здесь не всегда дела обстоят так гладко,
как хотелось бы.
Организатор всякому человеку
найдет подходящую работу,
каждого работника поставит
на свое место. Говорят, что есть
плохие работники, которые
ни к какому делу не способны.
Это неверно. И сырые дрова горят
и дают тепло — так и люди:
каждый может выполнить
какую-нибудь полезную работу.
П.М. Керженцев
Так что при определенных условиях
Outlook, если вы назначили встречу клиен-
ту, может автоматически побудить ERP-сис-
тему выставить ему счет, а при получении
от сотрудника сводного отчета по выпол-
ненным за месяц задачам — автоматичес-
ки начислить ему бонус в системе кадро-
вого учета. Таким образом, корпоратив-
ный тайм-менеджмент будет интегрирован
с корпоративным менеджментом не просто
идеологически, но и технически.

жүктеу/скачать 7.39 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: