Қазақстан республикасы білім және ғылым министрлігі шәКӘрім атындағы семей мемлекеттік



жүктеу 0.74 Mb.
бет4/6
Дата09.06.2016
өлшемі0.74 Mb.
1   2   3   4   5   6

Штаттық кесте. Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі – компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.


Компанияның ұйымдық құрылымы деген ұғымға келсек, бұл сол компанияны дербес заңды тұлға ретінде ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия (бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп көрсетіледі.

Компанияның штат мөлшері немесе компания штаты дегеніміз – компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.

Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат саны негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қатарына жатады. Оларды міндетті түрде мемлекеттің өкілетті органы немесе компанияның өзі бекітіп, елтаңбалы мөрмен куәландыруы тиіс. Аталған нормативтік актілерді бекіту «БЕКІТІЛДІ» немесе «БЕКІТЕМІН» деген гриф қою арқылы немесе бұйрық (қаулы,өкім т.б.) шығару арқылы жүзеге асырылады.

Мемлекеттік кәсіпорындарды және жарғылық капиталы толықтай немесе едәуір бөлігі мемлекеттікі болатын компанияларды құру кезінде бұл мәселе бұрын әзірленіп қойылған тұрпатты ұйымдық құрылымдар (бұлар, әдетте, министрліктер (комитеттер, агенттіктер) туралы ережелерге қосымша ретінде тіркеледі) мен штат санының белгіленген лимиттері негізінде шешіледі. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 21 қыркүйектегі «Штат санының лимиттерін бекіту туралы» № 1433 қаулысымен 2000 жылғы 1 қаңтардан бастап республика министрліктерінің, агенттіктері мен ведомстволарының, сондай-ақ олардың аумақтық органдарының штат санына байланысты лимиттері бекітілді. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2000 жылғы 28 желтоқсандағы «Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің территориялық органдарын құру туралы» № 1920 қаулысымен олардың штат саны жөніндегі жалпы лимиті 520 бірлік мөлшерінде болып белгіленді.

Лауазымдық нұсқаулық ­– кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады.

Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді. Лауазымдық нұсқаулық Қазақстан Республикасының еңбек заңдарының талаптарын ескере отырып, 1999 жылғы 16 қазандағы № 22 СмиС комитеті бекіткен Қазақстан Республикасының АК 01-0-99 жіктеу негізінде жасалады.

Сауатты жасалған лауазымдық нұсқаулық қызметкердің міндеттері туралы айқын түсінік береді және еңбек дауларын дұрыс шешіп отыруға көмектеседі. Әйтсе де, бұл нормативтік акті көп жағдайда бағаланбайды, оған немқұрайды қарайды.

Лауазымдық нұсқаулық қызметкерлерді аттестациялау, жұмыскерді сынақ мерзімі ішінде жұмыстан босату, қызметкерлерді немесе штатты қысқарту кездерінде де қажет болады. Сол үшін де бұл актіні терістеуден гөрі қабылдау пайдалырақ болып табылады.

Лауазымдық нұсқаулық әрқашан қолданыста болуға тиіс, ол компаниядағы құрылымдық және ұйымдық өзгерістерді жедел де, нақты әрі айқын көрсетіп отыратындай болуы шарт.

Нұсқаулықты әзірлеуге кіріспес бұрын, ең алдымен бұл істі дұрыстап ұйымдастырып алу керек. Бұл орайда әуелі «Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» дайындау керек болады. Ол арнайы құжатта жұмыскерлердің лауазымдық нұсқаулығы туралы келісу, оны бекіту, қабылдау және сақтау ережелері белгіленіп, нұсқаулық мазмұнына қойылатын талаптар, сондай-ақ жұмыс беруші тарапынан жасалатын бұл актілердің дер кезінде әзірленуіне тікелей жауапты тұлғалар көрсетілуі тиіс.

«Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» - міндетті құжат емес, бірақ нұсқаулық әзірлеуге қатысты жұмыстарды ретке келтіріп, бір жүйеге түсіргіңіз келсе, олардың нақтыланып, заңдық күшіне ие болуын қаласаңыз, жұмыс берушінің бұл актісіне жауапкершілікпен қарағаныңыз жөн.

Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. «Лауазымдық нұсқаулық ережесінің» әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі. Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді. Ендігі жерде лауазымдық нұсқаулықтың барлық талаптары сол жобаға сәйкес жасалуы шарт болып есептеледі.

Лауазымдық нұсқаулық туралы ережені әрбір ұйым өзінше әзірлейді.

Тұрпатты ережелер шарттарына сәйкес лауазымдық нұсқаулық формасына қатаң талап қойылады. Онда міндетті түрде ұйым атауы болуы керек, күні жазылып, қол қойылған, мөр басылған болуы қажет. Бірақ нұсқаулықтың міндетті деректемелері мұнымен де шектелмейді.

Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар енеді:

- ұйым атауы;

- құжат атауы;

- құжат күні мен тіркеу нөмірі;

- мәтін тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен);

- бекіту грифі;

- құжат әзірлеушінің қолы;

- келісім бұрыштамасы;

- қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде белгі.
Бақылау сұрақтары:

1. Ұйымдардың басқару құрылымы мен олардың негізгі құжаттары.

2. Лауазымдық нұсқаулықтар, олардың үлгілері.


Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.


Дәріс 6-7. Бұйрық-жарлық құжаттары.

  1. Бұйрықтар, олардың берілу себептері мен құрылымы.

  2. Нұсқаулар мен жарлықтар, олардың өзара ерекшеліктері.

3. Қаулылар, шешімдер, хаттамалар сынды алқалық басқару ұйымдарының құжаттары.
Ұйымдардың, мекемелер мен кәсіпорындардың атқарушылық-басқарушылық қызметінің бір нысаны - өкімдік құжаттар шығару. Осы құжаттардың негізінде басқарудың маңызды міндеттері шешіледі. Қолданыстағы заңдарға сәйкес басқару органдары өз құзыретіне қарай бұйрықтар, шешімдер, өкімдер секілді өкімдік құжаттар шығарады.

Ұйым құзыреті шегінде негізгі мәселелер бойынша нормативтік немесе жеке акті қабылдау қажет болған барлық жағдайларда шешімдер мен бұйрықтар үнемі шығарылады. Өкімдер мен нұсқаулар жекелеген мәселелер бойынша және қаулыларды, шешімдер мен бұйрықтарды орындауды ұйымдастыру үшін шығарылады.

Бұйрық – дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер, ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар, кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл міндеттерді шешу үшін шығарылады.

Бұйрық басқару құжаттарының ішінде ең көп тараған түрі. Ол көбіне басқару тәжірибесінде жиі қолданылады.

Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.

Төмендегі құжаттар бұйрықпен ресімделуге жатады:

● кәсіпорын үшін тұрақты сипаттағы және орындалуы міндетті жұмыстарды ұйымдастыруға байланысты шешімдер мен тапсырмалар;

● ережелерді, жарғыларды, тәртіптерді, нұсқаулықтарды және с.с.-ды бекіту және енгізу;

● құрылымдық бөлімшелерді қайта құру, құру, тарату мәселелері;

● кәсіпорын жұмысының қорытындылары, хабарландыру, жүргізілген тексеріс қорытындылары;

● қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату;

қызметкерлерді көтермелеу, тәртіптік жазаға тарту және басқа да кадрлық мәселелер.

Бұйрықтар нақты қажеттік туындаған кезде ғана шығарылуы керек. Бұйрыққа өзгерістер мен толықтырулар енгізу тек бұйрық арқылы ғана жүргізіледі.

Бұйрық шығаруға төмендегілер заңдық негіз бола алады:

● Қазақстан Республикасының заңдары;

● Қазақстан Республикасы Үкіметінің жарлықтары, өкімдері;

● Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, өкімдері;

● кәсіпорын қызметін құқықтық реттеудің қажеттігі, кәсіпорын алдында тұрған шұғыл және негізгі мәселелерді шешу.

Шешім немесе қаулы – алқалы органның (директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы және т.б.) құжаты. Өндірістік мәселелелер бойынша дайындалады. Сондай-ақ Қазақстан Республикасының «Жергілікті мемлекеттік басқару туралы» Заңына сәйкес Мәслихаттар (7-бап) және Әкімдер (37-баптың 3-тармағы) нормативтік-құқықтық сипаттағы шешімдер қабылдайды. Шешім «ШЕШТІ», «ШЕШІЛДІ», «ҚАУЛЫ ЕТЕДІ», «ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ» деген сөздерді пайдалана отырып, басқа басқару құжаттары секілді ресімделеді. Шешімге (қаулыға) алқалы органның төрағасы және оның мүшелері немесе Төраға мен хатшы қол қояды.

Өкім – кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.

Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.

Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:

- нақты тапсырма (жұмыс);

- орындаушының жауапкершілігі;

- орындау мерзімі.

Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде «Міндеттеймін», «Белгілеймін» және т.б. сөздермен аяқталады.

Нұсқау – бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша өкімдік құжат. Нұсқауға кәсіпорын басшысы немесе өз құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды. Нұсқаудың өкімдік бөлігі «ҰСЫНАМЫН» деген сөзбен басталады. Нұсқау басқа өкімдік құжаттардан бөлек жалпы бланкіде ресімделеді.


Бақылау сұрақтары:

  1. Бұйрықтар, олардың берілу себептері мен құрылымы.

  2. Нұсқаулар мен жарлықтар, олардың өзара ерекшеліктері.

Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.
Дәріс 8-9. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар.


  1. Жеделхаттар, олардың өзіндік ерекшеліктері.

  2. Баяндау хат және түсініктеме, олардың үлгілері.

  3. Анықтама және акт, олардың үлгілері.

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.

Түсініктеме – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсіндірме қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.

Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.

Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау - тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т.б.).



Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.

Анықтамалар қызметтік және жеке болады.



Қызметтік анықтамалар лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады, мысалы,

- қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, әдетте қойма меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақыт ішінде сабақты босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісі жасайды.



Жеке анықтамалар жеке тұлғаларға беріледі. Оларда әдетте, осы адамға қатысты қандай да бір мәлімет расталады, мысалы,

Оқу орнынан анықтама,

Жұмыс орнынан анықтама

Тұрғылықты жерінен анықтама

Емханадан денсаулығы туралы анықтама т.б.

Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді және оларда мынадай деректемелер болады:

- адресат;

- құжат түрінің атауы (анықтама);

- анықтаманың рет саны;

- күні;


- жасалу орны;

- қызметтік анықтамаларда мәтіннің тақырыбы;

- мәтін;

- қосымшасының бар екендігі туралы белгі;

- қолы.

Қызметтік және жеке анықтамалардың айырмашылықтары мынада: қызметтік анықтамада адресат деректемесі ресімделеді, ал жеке анықтамада адресат ресімделмейді, бірақ құжат мәтінінің соңында анықтаманың қандай мақсатқа берілгені жазылады, яғни оның қандай мекемеге ұсынылатыны көрсетіледі



Шарт – азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.

Шартта мынадай деректемелер болады:

● құжат түрінің атауы;

● күні;


● тіркеу нөмірі;

● мәтін;


● келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;

● тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары;

● тараптардың әрқайсысының мөрлері;

● келісу бұрыштамалары.

Шарттың санын шарт жасасушы тараптар анықтайды.

Телеграмма – байланыс арнасы берілетін құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер кезінде шешім қабылдау мен оның дұрыстығы әсер етеді. Сондықтан, ақпараттың жылдам алынуын қамтамасыз ету үшін оны телеграф арқылы жібереді. Құжаттардың факсимильді көшірмелерін жіберу үшін фототелеграмма пайдаланылады.

Телеграмма А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері болады:

● шұғылдық санаты;

● түрінің атауы;

● адресаттың атауы;

● мәтін;

● тіркеу нөмірі;

● күні;

● жөнелтушінің қолы.



Телеграмма 300 сөзден аспауы тиіс.

Телефонограмма – телефон байланыс арнасы арқылы ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат.

Телефонограмма бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы қол қояды. Егер телефонограмма бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда оған жіберілетін жерлердің телефон нөмірлері көрсетіле отырып, тізімі қоса тіркеледі.

Телефонограмма мәтіні 59 сөзден аспауы керек. Айтылуы қиын сөздер мен күрделі сөз тіркестерін қолданбаған жөн. Хабарлағаннан кейін оның дұрыстығын қайтадан оқып, пысықтау қажет.

Қабылданған телефонограммалар журналға тіркеледі.

Қазіргі кезде факс арқылы хат-хабар алмасу кең қолданысқа енді. Сондықтан оны ресімдеу мәселесі өзекті болып отыр.

Факс – телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған құжат. Факс мәні бойынша берілетін құжаттың көшірмесі болып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрі жіберіледі. Алайда факстер көп жағдайда іскерлік әріптестер мен мекемелер арасындағы хат алмасудың бір түрі болып қалады. Факсті ресімдеу қызметтік хатты ресімдеу секілді жүреді. Тек адресат деректемесінде почталық мекен-жаймен бірге алушы қаласының коды мен факс нөмірі көрсетіледі.

Қалған деректерді аппараттың (теелфакс) өзі қояды:

- жіберушінің коды;

- беру күні мен уақыты, сондай-ақ оның ұзақтығы;

- ақпарат берілген телефакстың нөмірі;

- берілген беттердің саны

Егер алынған факсте маңызды ақпарат болса және ұзақ уақыт қолдануға арналса, оларды көшіріп алу керек, өйткені көптеген факс аппараттарының пайдаланатын қағазы жұқа болып келеді. Ал кәдімгі қағазды пайдаланатын қымбат факстерді көшірмесе де болады.

Электронды хабарлама – компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электрондағы нұсқадағы құжат.

Электронды хабарлама электронды почта адресатынан, қызметтік ақпарат атауынан және мәтіннен тұрады.

Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады:

● құжаттар Word мәтін редакторының немесе Excel кеслеік редактордың көмегімен Times New Roman, Arial шрифтерін пайдалана отырып дайындалады және графикалық бейнелерден тұрмауы тиіс;

● құжаттың жоғарғы бөлігінде «Электронды почта арқылы жіберілді» деген белгі болуы тиіс;

● файлдың атауы латын қарпімен жазылады.

Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат.
Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар мәтіні толық келтіріле бермейді. Әйтсе де хаттамаға мәжілістің стенограммасы тіркелгені жөн.
Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да ресімделе береді. Мынадай деректемелерден тұрады:
Құжат түрінің атауы және оның рет тік нөмірі;
Күні;
Хаттама жасалған орын;
Мәтіннің тақырыбы;
Мәтін;
Төраға мен хатшының қолдары.
Мәтіннің тақырыбы әдетте жиналыстың атауынан тұрады, мысалы:
Оқу кеңесінің мәжілісі
Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы
Кәсіподақ комитетінің мәжілісі
Хаттама мәтіні екі бөліктен – кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.
Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады.
Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады: ТЫҢДАЛДЫ – СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ)
ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының аты-жөні, (лауазымы көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады.
СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі.
ҚАУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады.
Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды.

Бақылау сұрақтары:



  1. Қызметтік хаттар, олардың түрлері.

  2. Жеделхаттар, олардың өзіндік ерекшеліктері.

  3. Анықтама және акт, олардың үлгілері.

Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.
Дәріс 10-11. Еңбек қатынастарын құжаттау.

1. Еңбек құжаттарын рәсімдеу.

2. Өтініштер, түйін, олардың өзара айырмашылықтары мен деректемелері, құжат үлгілері.

3. Еңбек келісімі, оның түрлері мен үлгілері.

4. Мінездеме, өмірбаян, еңбек кітапшасы, олардың еңбек қатынастарын құжаттауға қатысты іс қағаздарына ену себептері.
Мекеменің басқару қызметі кадрларды іріктеуді және орналастыруды, азаматтарды жұмысқа қабылдауды, басқа жұмысқа ауыстыруды және босатуды да қамтиды. Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, босату, кезекті еңбек демалысын беру, көтермелеу кезінде ресімделетін құжаттар жеке құрам бойынша құжаттар тобын құрайды. Бұл жеке құрам бойынша бұйрықтар, өтініштер, мінездемелер, еңбек кітапшалары, жеке карточкалар, сондай-ақ жеке іске тігілетін барлық құжаттар.

Кадрларды есепке алуға байланысты құжаттар нысанына мыналар жатады:

√ Қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);

√ Мемлекеттік қызметшінің жеке карточкасы;

√ Штаттық кесте;

√ Кезекті еңбек демалысының кестесі;

√ Ғылыми, ғалым-педагог қызметкерлерді есепке алу карточкасы;

√ Қызметкерді басқа жұмысқа ауыстыру туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерге кезекті еңбек демалысын беру туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкермен жасалған еңбек шартын тоқтату (бұзу) туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерді іссапарға жіберу туралы бұйрық (өкім);

√ Іссапар куәлігі;

√ Іссапарға жіберуге арналған қызметтік тапсырма және оның орындалуы туралы есеп;

√ Қызметкерді көтермелеу туралы бұйрық (өкім).

Жеке құрам бойынша құжаттарға төмендегілер жатады:

● түйіндеме (резюме);

● өтініш (жұмысқа қабылдау, босату, ауыстыру туралы);

● жеке құрам бойынша бұйрықтар;

● еңбек кітапшалары;

● жеке істер;

● жеке карточкалар;

● еңбекақысы жөніндегі жеке шоттар және басқалары.

1   2   3   4   5   6


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет