совершенствование документооборота организации

совершенствование документооборота организации

на основе интеграции lotus-notes/domino и sap/r3

ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» является головной организацией по информационно-технологическому обеспечению деятельности Группы «ЛУКОЙЛ». В его задачи входит разработка, внедрение и сопровождение информационных систем в вертикально-интегрированной нефтяной компании «ЛУКОЙЛ», систем управления производством и технологическими процессами, обеспечение корпоративной информационной безопасности, развитие и обслуживание телекоммуникационной инфраструктуры в регионах деятельности предприятий. Бизнес «ЛУКОЙЛ» – вертикально-интегрированный и имеет обширную географию. Состав компании насчитывает 9 филиалов в регионах деятельности предприятий Группы ОАО «ЛУКОЙЛ» на всей территории РФ. Филиалы ведут разработку, внедрение и поддержку корпоративных информационных систем, автоматизированных систем управления производством и технологическими процессами.

Одной из приоритетных задач на данном этапе развития является организация централизованной бухгалтерии для всех филиалов в головном офисе компании, представляющая собой единую систему информации о финансовом положении за определенный период времени, где бы хранились результаты хозяйственной деятельности организации. Для этого в компании реализована система электронного документооборота с использованием программно-технической среды Lotus Notes/ Domino и ERP-системы SAP/R3. Среда Lotus Notes/ Domino позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы административного управления в части подготовки документов, их регистрации, направления на согласование, исполнение, контроля сроков исполнения и просмотра результатов исполнения документов и поручений. Lotus Notes – совершенно незаменимая технология для того, чтобы все пользователи корпоративной системы документооборота чувствовали себя также уверенно, как в офисе среди коллег, всегда и в любом месте земного шара. ERP-система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени.

В компании ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» в процессе работы с документами все их первичные экземпляры проходят процедуру сканирования в обеих системах, что приводит к дублированию документации и затратам значительного времени на их обработку. Для устранения этих недостатков предлагается провести интеграцию программно-технологической среды Lotus Notes/ Domino и ERP-системы SAP/R3, что позволит обеспечить не только связь между ними, но и совершенствование процесса документооборота.

В рамках данной интеграции для поддержки документированной процедуры управления документами в системе электронного документооборота предлагается создать специальный программно-функциональный модуль с использованием среды разработки приложений Lotus Domino Designer. Тем самым, будет осуществлен доступ из Lotus Notes к решениям SAP, позволяя пользователям, знакомым с интерфейсом Notes, иметь доступ к данным и процессам SAP, не изучая новый пользовательский интерфейс.

Таким образом, данный программно-функциональный модуль доступа из системы электронного документооборота программно-технологической среды Lotus Notes/ Domino к решениям ERP-системы SAP/R3 обеспечит компании ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» переход от ведения бухгалтерских операций отдельных филиалов к единой централизованной бухгалтерии головной организации, тем самым обеспечивая контроль за финансовыми операциями всей организации, максимально облегчая доступ к данным и оптимизируя процессы документооборота.

А.В. Гилева

НОУ ВПО Омский филиал «Московская финансово-промышленная академия»,

факультет «Финансы и кредит», 2 к.

Научный руководитель: доц. О.О. Князева

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ КАК СРЕДСТВО ПОВЫШЕНИЯ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ

Процесс принятия управленческого решения занимает одно из главных мест в деятельности любой организации. Сегодня, когда значительно обострилась конкуренция на всех рынках, а большинство ресурсов повышения эффективности уже исчерпано, предприятия и организации обращают свое внимание на резервы повышения эффективности с использованием новых методов подготовки управленческих решений. Развитие компьютерной методологии и техники позволило значительно удешевить и упростить процессы сбора, хранения и передачи производственной и экономической информации. Практически на каждом предприятии появились базы данных, в которых фиксируются различные производственные, финансовые и другие показатели деятельности.

Известно, что управленческие решения различаются по своим масштабам, срокам принятия и реализации, последствиям и другим признакам. Соответственно, различна потребность в уровне и характере информации. И если для принятия одних решений необходим минимум информации и времени, то для принятия других – всесторонний системный анализ ситуации.

Выделяются отдельные группы информации: информация для оперативного управления, информация для тактического управления и информация для стратегического управления. В результате строится информационная пирамида, в основании которой лежат информационные запросы по текущей и перспективной деятельности.

На практике использование информации обнаруживает противоречие. Оказалось, что на самом деле полезна и функциональна не сама информация, а знания, получаемые на основе анализа этой информации. Сложилась ситуация, когда информации в распоряжении предприятий много, а знаний, которые можно использовать для повышения эффективности работы, мало.

С использованием компьютерной техники некоторые инструменты удалось приспособить из арсенала математических вычислений и линейного программирования, но нужны были новые алгоритмы, позволяющие автоматически извлекать знания из накопленной информации. Так появились первые информационные системы поддержки принятия решений.

Научно обоснованный подход к формированию и функционированию систем управления предполагает детальное изучение объекта управления. Разработка вопросов управления экономическими системами вообще и промышленными предприятиями в частности предполагает рассматривать промышленное предприятие как сложную открытую динамическую экономическую систему. Совокупность средств информационной техники и работников, объединенных для достижения определенных целей, в том числе для управления, образует информационную систему.

Построение специальных моделей позволяет отобрать оптимальные варианты управления. А возможности анализа экономических систем позволяют использовать кибернетические подходы для оценки свойств экономических систем, прогнозирования вариантов их развития, результатов деятельности экономических систем. Построение подобных моделей сопряжено с рядом определенных сложностей количественной и качественной оценки информации, учетом временного фактора, необходимостью производить помодульное развитие и совершенствование экономических систем.

Н.В. Мясникова, В.В. Шаныгина

ГОУ ВПО «Ульяновский государственный технический университет,
факультет информационных систем и технологий, 5 к.

Научный руководитель: доц. О.Н. Евсеева

жүктеу/скачать 2.82 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: