Документационное обеспечение управления
Подготовка и выдача копий документов
жүктеу/скачать 57.09 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- . Порядок рассмотрения заявлений граждан о выдаче копий документов
- Заверенная копия документа организации
- Подготовка копий документов для налоговых проверок
| 2. Подготовка и выдача копий документов
2.1 Нормативное регулирование выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав граждан Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в существующем порядке. Учитывая особенности кадровых документов, с них снимаются нотариально заверенные копии. Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п. . Порядок рассмотрения заявлений граждан о выдаче копий документов Все поступающие обращения граждан регистрируются (учитываются) в день их поступления и заносятся в Книгу регистрации или электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Первый экземпляр карточки, на которой должностное лицо структурного подразделения, ответственное за делопроизводство, расписывается в получении документов, помещается в контрольную картотеку, второй экземпляр вместе с документами передается в структурное подразделение для исполнения. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. В этом случае в электронной картотеке базы данных и карточке делается отметка о том, что обращение повторное. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер. По каждому обращению граждан, поступившему после регистрации или после рассмотрения руководства на исполнение в соответствующее структурное подразделение, в течение трех дней должно быть принято одно из следующих решений: - о принятии обращения к рассмотрению; - о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение. Ответ автору обращения оформляется на бланке в соответствии с нормативными правовыми актами. Подготовленный данный документ поступает в секретариат для регистрации. Индекс документа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. Если письменный ответ не требуется, а подготовлена копия документа, отметка об этом также вносится в Книгу регистрации или электронную картотеку базы данных и во вновь распечатанную карточку. Контролю подлежат все зарегистрированные заявления граждан, требующие исполнения. Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации ответа его автору. Началом срока рассмотрения обращений граждан считается день их регистрации, окончанием - день регистрации письменного ответа или устного сообщения автору, если письменный ответ не требуется, с обязательной пометкой ответственного исполнителя. Снятие документов с контроля осуществляет руководство или по его поручению канцелярия. 34. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан». Заверенная копия документа организации Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Государственный стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Подготовка копий документов для налоговых проверок Порядок засвидетельствования верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации, определен Федеральной налоговой службой в письме ФНС России от 2 августа 2005 г. N 01-2-04/1087. Согласно пункту 1 статьи 93 Кодекса, должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента необходимые для проверки документы. Лицо, которому адресовано требование о представлении документов, обязано направить или выдать их налоговому органу в пятидневный срок. Документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Пунктом 1 статьи 11 Кодекса установлено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом. Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В соответствии со статьей 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества (директором, генеральным директором) или единоличным исполнительным органом общества (директором, генеральным директором) и коллегиальным исполнительным органом общества (правлением, дирекцией). К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров или совета директоров (наблюдательного совета) общества. Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества. Таким образом, в пункте 1 статьи 93 Кодекса под словами «заверенных должным образом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, то есть печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. Вместе с тем сообщается, что возможен также нотариальный порядок засвидетельствования копий документов в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате. Таким образом, чтобы копии приобрели юридическую силу, заверить их может единоличный исполнительный орган плательщика (директор, генеральный директор). То есть лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности. При передаче заверенных копий налоговой инспекции целесообразно составить документ, подтверждающий этот факт. Если документы передаются лично инспектору, это может быть акт приема-передачи. Если же документы направлены по почте, подтвердить исполнение требования может опись вложений заказного почтового отправления. Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в налоговых (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13 августа 2002 г. по делу № А12-2712/02-с36). жүктеу/скачать 57.09 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|