Грейсон Джексон К. младший, О'Делл Карла. " Американский менеджмент на пороге XXI века"

Возможность получить экономию на масштабах производ­ства дает, конечно, определенные преимущества крупным ор­ганизациям. Но далеко не всегда эти преимущества переве­шивают недостатки, которые имеют огромные производствен­ные системы.

Многие люди, как показали исследования, гораздо эффек­тивнее работают в рамках небольшой группы. Например, производительность в группе численностью менее 500 чело­век на 50% выше, чем в группе в 4500 человек. Немаловаж­ное значение имеет также и то, что небольшие предприятия требуют меньших объемов инвестиций и, следовательно, меньшего инвестиционного риска.

В своей известной, книге Т. Питерс и В. Уотерман приводят много примеров того, что небольшие рабочие группы дейст­вуют гораздо эффективнее, общаются лучше, обучаются быст­рее, чем огромные по численности подразделения. В заключе­ние они делают вывод, что независимо от отрасли промыш­ленности группы более 500 человек, действующие под одной крышей, имеют гораздо больше проблем и конфликтов, чем небольшие команды.

Компании, которые поняли преимущества такого подхо­да, разукрупнили свои гигантские подразделения и создали организационную модель, базирующуюся на относительно малых группах работников.

Конечно, конструирование и производство таких сложных в техническом отношении товаров, как автомобили и самоле­ты, невозможно наладить силами пятисот человек, однако они могут быть произведены в нескольких автономных под­разделениях, в которых работает менее пятисот человек.

Общее количество работников в той или иной компании здесь не имеет значения. Например, в компании "Моторола" занято 90 тыс. человек, а в "Дженерал Моторс" - 350 тыс. Независимо от общего количества наилучшим организационным решением будет создание на каждом участке работы групп численностью 15-20 человек, работающих в подраз­делении общей численностью не более 500 человек. Все эти подразделения могут объединяться вместе различными способами. Это может быть отделение, филиал, отдельный завод или территориальное отделение.

Прежде всего каждый производственный процесс должен быть разделен на полуавтономные подразделения, на которые возлагается полная ответственность за выполнение определен­ных задач. Затем все подразделения увязываются в единое целое одной задачей - ориентацией на потребителя.

Децентрализация и ликвидация функциональных барьеров помогают преодолеть по крайней мере два из перечисленных барьеров на пути создания эффективной организационной структуры. Третий барьер - это чрезмерное количество работников штабных подразделений и юристов.

Чрезмерная численность работников функциональных подразделений и уровней управления

Одно из исследований позволило выяснить интересный факт. Компании, где показатель роста объема продаж и при­былей был ниже среднего уровня, имели в четыре раза больше работников функциональных служб и уровней управления, чем успешно действующие передовые фирмы.

Обилие канцелярских работников неизбежно порождает обилие канцелярской работы, которая скорее мешает, чем помогает делу,

Точно так же, как слишком большие запасы на складах и на самом производстве маскируют ошибки и неэффективность производственных операций, чрезмерно большое число управ­ленческих и канцелярских работников скрывает ошибки в управленческих решениях. Бюрократическая система не мо­жет найти и исправить собственные ошибки.

Японская пословица говорит: "Если понизить уровень во­ды, то можно увидеть подводные камни". Многие проблемы можно было бы решить, делегировав право принятия опера­тивных решений на более низкие уровни и сократив число штабных и канцелярских работников.

Некоторые компании за последние 5 лет пошли по пути уменьшения числа административно-управленческих работ­ников и уровней управления. Так, по имеющимся оценкам, с 1981 г, около 35 % управленческих постов было просто лик­видировано. Например, компании "Форд" и "Крайслер" сократили примерно 40% штабных должностей,

Однако простое сокращение числа рабочих мест на среднем уровне управления еще не решает проблемы. Это имеет смысл только в случае изменения организационной структу­ры компании в целом, так как наряду с сокращением числен­ности управленцев необходимо перестроить и систему инфор­мационных потоков и принятия решений. В противном случае освободившиеся места вскоре снова окажутся занятыми. Один из руководителей компании "Бетлехем Стил" приводит пример того, как он сокращал число управленцев: "Я беру список работников и вычеркиваю всех, название должности которых начинается со слова "помощник".

Следует подчеркнуть, что проведение сокращений управ­ленческого аппарата требует тщательной предварительной проработки, и, конечно, эта проблема не может быть решена чисто механически - т.е. без реорганизации структуры компа­нии в целом.

В заключение можно выделить следующий ряд принципов создания эффективных организационных структур.

1. Структурные блоки должны быть ориентированы на то­вары, рынок или потребителя, а не на выполнение функций.

2. Базовыми блоками любой структуры должны быть целевые группы специалистов и команды, а не функции и отделы.

3. Необходимо ориентироваться на минимальное число уровней управления и широкую зону контроля.

4. Каждый работник должен нести ответственность и иметь возможности для проявления инициативы.

Американцы обнаружили, что без конкуренции даже самые перспективные изобретения не доходят до рынка и не стано­вятся товарами. Японцы буквально разгромили американс­кие компании, выпускающие бытовую электронику, когда первыми выбросили на рынок изделия, основанные на амери­канской технологии видеозаписи. В настоящее время биотех­нология, компьютеры и сверхпроводимость становятся новым полем битвы за новые рынки.

Успех здесь зависит от быстроты освоения новых изделий и доведения их до рынка и рациональной конструкции.

Традиционный подход к разработке новых продуктов под названием "фазовое планирование проекта"[Phased project planning (PPP).] был разработан НАСА в конце 60-х годов. В основе этого подхода лежало разделение всего процесса конструирования и создания образ­ца на отдельные фазы (этапы). За выполнение каждого этапа несла ответственность определенная группа специалистов - конструкторов, технологов, инженеров, которые действовали самостоятельно. Задачей управленческого аппарата являлась координация их деятельности.

По мере того, как жизненный цикл товаров становился все короче, традиционный подход к разработке новых изделий стал уступать место другому - основанному на создании целе­вых междисциплинарных групп. На эти группы или ко­манды возлагалась ответственность за проведение всех видов работ - от конструирования до производства и маркетинга. Этот подход получил название "одновременное создание про­дуктов и процессов" и в настоящее время широко и с успе­хом применяется ведущими американскими фирмами. Было обнаружено, что параллельная разработка изделий и технологии одной и той же целевой группой позволяет сэкономить не только время, но и средства.

Выводы

1. Они базируются на небольших группах специалистов с многопрофильной квалификацией, которые отвечают за все аспекты осуществления данного проекта от начала до конца.

2. Координация и интеграция осуществляются внутри каж­дой группы, а не между функциональными блоками.

3. Успех работы группы зависит от того, насколько эффек­тивно ее члены будут сотрудничать между собой и объединять усилия для достижения общей цели.

Однако здесь существуют и определенные отличия. Первое состоит в том, что команды по разработке новых продуктов могут создаваться на относительно короткое время. В отли­чие от этого операционные производственные системы дей­ствуют на стабильной основе и состоят из команд, которые длительное время работают совместно.

Второе отличие состоит в том, что если разработка новых товаров требует концентрации умственных усилий в течение коротких периодов времени, то операционные производствен­ные системы совершенствуются и изменяются постоянно, по мере возникновения новых задач и проблем.

Сегодня уже ясно, что традиционные структуры, исполь­зуемые американскими компаниями, претерпевают серьезные изменения, причем эти изменения охватывают все аспекты управленческой деятельности.

Любая реорганизация всегда является сложным и длитель­ным процессом, который может происходить почти постоян­но. Конкретные организационные формы, конечно, могут быть различными, однако общая тенденция направлена на обеспечение условий для всех работников действовать более свободно, творчески и эффективно на любом участке работы.

Глава XIII В поисках качества

Качество, реализованное в производственных процессах, товарах и услугах, может обеспечить фирме огромные конку­рентные преимущества на рынке. И наоборот, если потреби­тель решит, что он может получить за нормальную цену луч­шее качество в другом месте, его деньги быстро отправятся именно туда. Точно так же, как победитель Олимпиады 1972 г. Маркс Спитц не был даже включен в олимпийскую команду США, уровень качества, достаточный, например, 10 лет назад, сегодня совершенно неприемлем.

В то время как управленцы всегда говорили о том, что они "верят" в качество, что они "за" качество и всегда "боро­лись" за качество, большинство из них начинает понимать, что они ориентировались в основном на достижение некоего приемлемого уровня качества.

Несмотря на лозунги и призывы, качество пока еще не ста­ло для американцев первоочередной задачей. Большинство руководителей компании, управляющих, правительственных чиновников и экономических стратегов пока не думают о проблемах качества постоянно и ежедневно. Качество остается одной из важнейших проблем для американской промыш­ленности в период реорганизации, поскольку эта реорганиза­ция еще не закончена.

В то же время в последние пять лет все большее число компаний строят свою деятельность с использованием шести базовых принципов управления качеством.

1. Работа, направленная на повышение качества, должна выступать обязательной составной частью стратегии компании.

2. Гораздо более перспективно в плане сокращения издер­жек ориентироваться на совершенствование производственно­го процесса, чем просто на уменьшение затрат.

3. Для решения производственно-сбытовых проблем необ­ходимо проводить постоянную целенаправленную работу, а не ждать возникновения кризисной ситуации.

4. Поставщики должны быть партнерами, а не противника­ми, которых можно обвинить во всех неудачах.

5. Каждый работник компании должен постоянно повы­шать свою квалификацию.

6. Необходимо помнить, что каждый работник обслужива­ет своего потребителя как внутри компании, так и вне ее.

Эти уроки, как показывает практика, изучить нелегко, но необходимо.

Процесс повышения качества может быть организован точ­но так же, как и любой другой процесс, имеющий стратеги­ческое значение. Он должен осуществляться в рамках специально разработанной стратегии, так как в противном случае всегда существует опасность потратить силы и время впустую. В американских компаниях действовало и действует мно­жество конкретных программ, направленных на повышение качества. Однако подобные программы осуществляются обы­чно разрозненно, они недостаточно тесно увязаны с другими областями деятельности, что вызывает недовольство исполнителей, которые не видят достигнутых результатов.

Ряд крупных передовых компаний, таких, как "Форд", "Моторола", "Армко", "Ксерокс", "Федерал Экспресс", "Хьюлетт-Паккард" и ряд других, разработали более совер­шенные и глубокие программы повышения качества, что позволило им избежать хаоса и добиться существенных поло­жительных результатов.

Например, компания "Ксерокс" еще в начале 80-х годов начала проводить в жизнь специальную стратегическую прог­рамму тотального обеспечения качества, девизом которой стал лозунг: "Лидерство через качество". Для реализации этой цели была перестроена вся деятельность компании. В компании был создан специальный центр управления качест­вом, который координировал и направлял работу в этой об­ласти. В результате только за два года реализации этой прог­раммы качество сборочных операций возросло на 63%, надеж­ность продукции - на 20%, а издержки снизились на 20%. Повышение качества продукции обеспечило возможность на 10% увеличить долю рынка.

Успех компании "Ксерокс" во многом обусловлен не толь­ко использованием передовых теоретических разработок Джурана, Деминга и Кресби в области управления качеством, но и целенаправленной работой управленческого персонала компании, которому удалось создать единый механизм управления качеством.

Урок 2. Главное в управлении качеством - не контроль, а бездефектная работа

Высокое качество, как показывает опыт, обеспечивается главным образом путем налаживания бездефектного произ­водства, а не через контроль уже готовой продукции. Основ­ная идея такого подхода, целесообразность которого доказа­на практикой, состоит в том, чтобы все усилия направить на ликвидацию самой возможности появления брака в процессе производства и сборки. В результате возможные дефекты устраняются еще на промежуточных этапах, а не в готовом из­делии. В американских компаниях такой подход не получил пока массового распространения. Во многих случаях непроизводительная работа по проверке качества и устранению де­фектов, выпуску новых деталей взамен бракованных отвлекает от 15 до 40% производственных мощностей предприятия. Причем затраты на эти работы составляют от 20 до 40% на каждый доллар продаж.

Одним из подходов, который дает возможность решить эти проблемы, является разработанная японцами система организации производства, получившая название "точно вов­ремя" [Just-in-Time (JIT).] .

Базовая идея этой системы весьма проста. Материалы и детали должны поступать на каждое рабочее место точно в тот момент, когда в них возникает необходимость, а не хранить­ся в больших количествах возле каждого рабочего места. Все материалы и детали должны подаваться потребителям по соответствующим запросам в определенное время.

Главная цель такой системы состоит в постоянном совершенствовании процесса производства, ликвидации всех воз­можных потерь: времени, материалов и т.п.

В настоящее время сотни американских компаний с успехом применяют эту систему на практике - от "Кэмпбелл" и "Уорнер Ламберт" до "Моторолы" и "Интел". Например, применение этой системы в компании "Харлей энд Дэвидсон" позволило высвободить 22 млн. долл., которые ранее были фиксированы в материальных запасах.

Использование такой системы позволяет также резко сок­ратить расходы на аппарат управления, обнаруживать дефек­ты в ходе производства и устранять их сразу же на месте, обеспечить работу всех подразделений при минимальных зат­ратах.

Конечно, внедрение такой системы требует четко отлажен­ного механизма и ответственности каждого работника на сво­ем рабочем месте. Необходимо также преодолеть психоло­гическое сопротивление менеджеров, которые не привыкли работать без страховых заделов и запасов.

Преодолеть психологический барьер можно только в ходе постоянного усовершенствования производственного процес­са и организации производства.

Урок 3. Необходимо постоянное усовершенствование, а не ожидание авральной ситуации

"Мозговой штурм" может обеспечить получение ценных результатов при проведении научных разработок, однако для повышения качества товаров и услуг необходима ежедневная и кропотливая работа. Многие менеджеры все еще считают, что любую сложную проблему, включая проблему повышения конкурентоспособности, можно решить быстро, решительным штурмом. Они верят в результативность авралов при решении сложных проблем. Однако в то время как они ждут этих "авральных" ситуаций, японские компании расправляются с ними без больших усилий, совершенствуя ежедневно свои товары и производство.

Конечно, постоянная и скрупулезная работа по совершенст­вованию деятельности не столь привлекательна и эффективна, как, например, какой-нибудь "прорыв" в той или иной об­ласти.

Эта работа требует участия всех работников компании, делегирования ответственности и полномочий, готовности взять на себя ответственность и инициативу, проявить твор­ческий подход. В традиционной системе управления работни­ки предпочитают не делать этого, чтобы не отвечать за воз­можные неудачи.

Важным препятствием здесь является также действующая на многих фирмах система бухгалтерского учета. Эта система тщательно фиксирует все издержки и потери, которые уже произошли, но не учитывает тех средств, которые были сэкономлены, или предотвращенных убытков.

Для того чтобы решить эту проблему, передовые компании разрабатывают свои собственные критерии оценки эффек­тивности работы в области качества. Например, "Ксерокс" использует следующие три показателя: количество дефектов на миллион поступающих деталей, количество дефектов на сто готовых изделий и (для потребителей) процент оборудо­вания, установленного без дефектов.

Исторически американские компании никогда не доверяли одному поставщику и предпочитали иметь в орбите несколь­ко фирм, конкурирующих между собой за право осуществ­лять поставки. С другой стороны, поставщики в такой ситуации не были заинтересованы в том, чтобы постоянно учиты­вать интересы всех потребителей, - ведь они в любой момент могли отказаться от поставок.

Волна снижения цен, начавшаяся в первой половине 80-х годов, привела к тому, что многие компании стали оказывать давление на своих поставщиков, требуя снижения цен на сырье, материалы и полуфабрикаты. Такой путь, естественно, был более простым, чем проведение комплекса мероприятий по снижению издержек за счет повышения производительнос­ти и эффективности. С целью сокращения объемов материаль­ных запасов компании, выпускающие конечную продукцию, вынуждали своих поставщиков держать эти запасы у себя. То есть запасы как бы смещались из одного звена цепочки в другое, но не уменьшались по объему. А стоимость их хране­ния и транспортировки так или иначе включалась в себестои­мость продукции и отражалась на конечной цене изделия.

Наиболее прогрессивные компании начали привлекать сво­их поставщиков к совместной работе на самых ранних этапах создания того или иного изделия. Они предлагали им долго­срочные контракты, обучение новым методам управления, включая методы "работы с колес" и "поставок точно в срок". Такой подход, например, используют "Форд", "Ксе­рокс", которые резко, в 2 - 3 раза, сократили количество поставщиков и заключили с оставшимися контракты о сов­местной работе сроком на 2 и 3 года. Использование такого подхода позволило не только резко повысить надежность поставок, но и снизить затраты на входной контроль, устране­ние брака в поставляемых деталях и т.п. В результате, напри­мер, только в компании "Харлей энд Дэвидсон" такого рода издержки снизились после установления новых отношений с поставщиками на 60%.

Практически каждая компания, ставшая на путь повыше­ния качества, делает ставку на постоянное повышение квали­фикации своих работников. Это, без сомнения, правильный путь. Очень многие компании могли бы многому поучиться в плане организации подготовки своих работников у таких фирм, как "Вестингауз", "Моторола", "Ксерокс", "Форд", которые уделяют процессу повышения квалификации особое внимание.

При организации процесса подготовки специалистов целесообразно учитывать следующие моменты:

1. Руководители высшего уровня руководства нуждаются в специальной подготовке по управлению качеством. Такая подготовка необходима им для того, чтобы они могли гово­рить со своими подчиненными на равных и представляли себе, как организовать и поддержать процесс повышения эффективности.

2. Реальные проблемы гораздо сложнее тех, которые опи­саны в учебниках, и нужно, чтобы каждый был готов с ними справиться на своем рабочем месте.

3. Работники низовых звеньев должны иметь возможность использовать новый опыт и навыки.

Для сравнения с типичным подходом к повышению квалификации, принятым пока еще во многих американских ком­паниях, ниже приведен перечень проблем, включаемых в курс переподготовки высшего управленческого персонала в крупной японской компании, решившей внедрить у себя но­вую систему управления качеством (табл. 16).

Таблица 16

Тема	Количество часов
Роль высшего руководства в использовании концепции "кружков качества"	1, 5
"Кружки качества" и совершенствование выпускаемой продукции	2, 0
Статистические методы контроля качества	3, 5
Управление "кружками качества"	3, 5
"Кружки качества" в производственных подразделениях	3, 5
"Кружки качества" в закупках и продажах	3, 5
Качество и страхование	3, 5
"Кружки качества" в Японии и в мире	3, 5
Групповые обсуждения проблем внедрения "кружков качества" в компании	3, 0
Итоги групповых обсуждений	3, 0
Итого	30, 5

Можно утверждать, что очень немного управляющих выс­шего звена в американских компаниях прошли такие курсы подготовки перед началом реализации программ повышения качества.

Однако в некоторых компаниях успехи, достигнутые в области повышения качества, весьма впечатляют.

Например, довольно большие успехи в объединении усилий по повышению квалификации персонала с программой борь­бы за качество были достигнуты в. компании "Вестингауз",

Специальный "колледж качества" организовал подготовку в области качества 20 тыс. работников компании, объединенных в 2 тыс. "кружков качества". Это помогло компании увеличивать в последние 3 года производительность труда на, 7% в год. Кроме того, компания удваивает объем производства каждые 10 лет без привлечения дополнительных ресур­сов.

Компания "Моторола", столкнувшись с ожесточенной конкуренцией на рынке электронного оборудования и полупро­водников, начала осуществлять интенсивные программы по­вышения квалификации своих работников. За один год око­ло 30 тыс. работников компании отзанимались около 3 млн. часов. По оценкам руководства, каждый доллар, инвестиро­ванный в повышение квалификации, принес 30 долл. прибыли.

Урок 6. Каждый работник обслуживает своего потребителя

Журнал "Экономист" недавно определил "услуги" как "вещи, которые могут быть куплены или проданы, но которые нельзя уронить себе на ногу". Услуги могут быть неосязаемые, но многие методы управления качеством, применяемые в сфере производства, могут с таким же успехом использоваться и на предприятиях сферы услуг. Различия здесь часто надуманы.

Услуги, как и товары, могут предоставляться двум груп­пам потребителей - внешним и внутренним.

Внешние потребители. Иметь, удовлетворенного и преданного потребителя очень выгодно. Например, преданный одной марке автомобиля покупатель приносит за свою жизнь компании около 140 тыс. долл. Производители электроприборов оценивают приверженность одного потребителя в сумму 2800 долл. каждые двадцать лет.

Оценка уровня обслуживания и качества услуг имеет, ко­нечно, более субъективный характер. Например, Американское общество по контролю качества провело в 1985 г. спе­циальное обследование с целью определить качество услуг. Опрашиваемым предлагалось оценить различные виды услуг по десятибалльной шкале. К сожалению, процент потребитетелей, оценивших качество услуг от 8 и выше, был весьма невысок и составил для банков 52%; для больниц - 44; для гостиниц - 41; для страховых компаний - 34%.

Трудно поверить, но многие компании, выпускающие това­ры, а не услуги, даже не проводят оценок степени удовлет­воренности потребителей их деятельностью.

В отличие от этого довольно значительная доля фирм сфе­ры услуг использует показатель удовлетворенности потреби­телей как важнейший индикатор качества своей работы.

Внутренние потребители. Работники производственных узлов и подразделений компаний сферы услуг, не контакти­рующие напрямую с потребителями, могут забыть о том, что у каждого из них тоже есть свои потребители, которым они поставляют товары и услуги. Забывать об этом, однако, не стоит.

Например, когда компания "Корнинг гласс" начала прог­рамму, направленную на повышение качества, то одним из ее лозунгов был следующий: "Каждый имеет своего потре­бителя". Реакция на такой призыв была неоднозначной.

Работники инженерных подразделений и снабженцы не име­ли здесь больших проблем и легко выработали методы улуч­шения взаимодействия с потребителями и поставщиками сво­ей продукции и услуг. Работникам умственного труда, заня­тым в исследовательских подразделениях, пришлось несколь­ко труднее. Для того чтобы сделать связи между различными подразделениями в максимальной степени тесными, в компа­нии была создана система постоянной обратной связи между научными подразделениями и всеми потенциальными потре­бителями их продукции. Работники научных подразделений поняли,, что одной из наиболее важных "услуг", которые они могут предоставить другим службам, является объяснение результатов их экспериментов и возможностей использования этих результатов на практике. Это позволило существенно повысить уровень взаимодействия и эффективности работы.