Тема 8. Проектирование организации. Типы организационных структур

8.1. Функциональная структура

Функция управления - это особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку. Наибольшее распределение получила классификация по общности предмета управления (качество, труд и зарплата, НТП, охрана труда) и производственных ресурсов (трудовые, материальные, технические, финансовые и др.), обычно выделяется от 10 до 25 функций.

Комплекс задач является частью функции управления и выделяется по признаку основных функций (нормирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование). Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к конкретной функции, и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением (отделом, бюро, группой). Число комплексов задач составляет не более 200 для уровня предприятия. Например, планирование подбора персонала для предприятия.

Задача управления представляет собой совокупность организованно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения. Например, расчет потребности в персонале на год по предприятию. Задача является основным элементом процесса управления, а в ее реализации участвуют, как правило, несколько работников управления. В управлении предприятием решается несколько тысяч задач.

Операция управления представляет собой совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств. Операция конкретизирует содержательную часть задачи и может быть представлена в виде типовой схемы. Взаимосвязь операций управления показана на рисунке 1.
 

В практике управления актуальной задачей является рациональное распределение функций управления меду руководством предприятия, функциональным и линейным подразделениями. Наиболее простым и наглядным методом является матричный.

Матрица распределения функций управления между структурными подразделениями представляет собой таблицу, строками которой являются конкретные функции управления производством, а столбцами - структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк показываются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечает структурное подразделение. Условные обозначения операций:

        Ц - постановка цели, формирование задачи;

        Р - принятие решения, утверждение, координация;

        П - подготовка решения, составление, расчет:

        С - согласование, рассмотрение;

        И - исполнение, доведение, выполнение, контроль;

        У - участие, информирование, сбор данных;

        "-" - неучастие в выполнении операции.

Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством предприятия и подразделения аппарата управления, определить технологическую последовательность операций управления и четко закрепить операции за конкретными руководителями или специалистами.

В НИМБ разработаны классификаторы функций управления:

        Промышленного предприятия:

        Строительной организации;

        Образовательного учреждения:

        Оздоровительного учреждения:

        Органа государственной власти (администрации).

8.2 Виды ролевых структур

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, поиск альтернативных решений и вариабельности мышления.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией, процессе принятия решений.

Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, работе, в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирование, наблюдение, анализ биографических и кадровых данных, материалы аттестации персонала, результаты проведения ролевых игр.

Умение руководителя правильно использовать ролевую структуру в управлении коллективом способствует повышению эффективности совместной деятельности коллектива, уменьшению деструктивных и психологических конфликтов, гибкому применению "мозгового штурма" при принятии сложных решений.

Характерные роли коллектива показаны в таблице 1.
Социальная структура

Социальная структура характеризует трудовой коллектив предприятия как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.

Исходными данными для анализа социальной структуры являются:

        Листки по учету кадров:

        Результаты социологических исследований;

        Материалы аттестационных комиссий;

        Приказы по кадровым вопросам.

Для получения достоверных и сопоставимых данных наиболее подходит листок по учету кадров, поскольку содержит наибольшее число сведений, подтверждаемых другими документами (паспорт, копия документа об образовании, трудовая книжка, список научных трудов, свидетельство о браке и др.). Однако листок по учету кадров не содержит ряд важных социальных показателей, что вынуждает привлекать социологические методы исследования, которые точны только в пределах высказывания респондента.

Регламентация управления

Термин "регламент" французского происхождения - это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения, организации, а также порядок проведения заседаний и конференций.

Существующие регламенты можно классифицировать для предприятия в зависимости от элементов системы управления:

        Регламенты, регулирующие деятельность предприятия в целом как единого юридического лица (устав, договор учредителей, философия, правила внутреннего трудового распорядка и др.);

        Регламенты, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);

        Регламенты по информационному обеспечению (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);

        Регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);

        Регламенты, нормирующие процесс управления (матрица функций, график процессов, технологические карты и др.).

8.3 Построение организационно-функциональной структуры компании

                     Древовидные модели (классификаторы) - точные иерархические списки выделенных объектов управления (организационных звеньев, функций, ресурсов (в том числе исполнительных механизмов для бизнес-процессов), документов и их структуры, и т.п.). Каждый элемент классификатора может быть дополнительно охарактеризован рядом атрибутов: тип, шкала, комментарий и т.п. Фактически, классификаторы представляют собой набор управленческих регистров, содержащих, в основном, неколичественную информацию, совокупность которых задает систему координат для описания деятельности компании. Количество таких списков-классификаторов определяется целью построения модели.

                     Матричные модели (проекции), задающие систему отношений между классификаторами в любой их комбинации. Связи могут иметь дополнительные атрибуты (направление, название, индекс, шкала и вес).

Причем, в начальной модели применяется всего несколько классификаторов предметной области:

                     Основные группы продуктов и услуг компании

                     Ресурсы, потребляемые, компанией в ходе своей деятельности

                     Функции (процессы), поддерживаемые в компании

                     Организационные звенья компании

В самых простых моделях этого типа отсутствует даже классификатор ресурсы.

Зато в классификаторе функций, обычно, выделяют три базовых раздела:

                     Основные функции – непосредственно связанные с процессом преобразования внешних ресурсов в продукцию и услуги предприятия.

                     Функции менеджмента – или функции управления предприятием.

                     Функции обеспечения – поддерживающие производственную, коммерческую и управленческую деятельность. Эти функции создают условия для реализации основных функций и функций менеджмента.

Надо также иметь ввиду, что главной функцией Компании является предоставление продуктов и услуг. Поэтому сначала производится формальное описание, согласование и утверждение руководством предприятия перечня его бизнесов (направлений коммерческой деятельности), продукции и услуг. Из этого классификатора внешним контрагентам должно быть понятно, чем предприятие интересно рынку, а для внутренних целей - ясно для чего нужен тот или иной функционал компании.

В результате этих операций производится идентификация функционала и создается единая терминология описания функций предприятия, которая должна быть согласована всеми ведущими менеджерами.

Составление классификатора оргзвеньев достаточно прозрачно и на этом можно не останавливаться – важно только, чтобы уровень детализации функций соответствовал уровню детализации звеньев.

После формирования всех базовых классификаторов производится их закрепление за оргзвеньями предприятия. Делается это с помощью матричных проекций:

                     Основные группы продуктов и услуг компании - > Организационные звенья компании

                     Функции (процессы), поддерживаемые в компании -> Организационные звенья компании

По – научному это называется формирование матрицы-распределителя функций по оргзвеньям. А на практике напоминает игру в крестики- нолики (Рис. 2)

После расстановки всех связей может быть использован специальный генератор отчетов, который формирует окончательный вид документов, готовых для утверждения (в том числе и организационную диаграмму компании)

Приведенный пример построения организационно – функциональной модели компании продемонстрировал только минимальный набор необходимых возможностей по конструированию бизнес-модели. Для эффективного построения бизнес -моделей необходим гораздо более мощное множество операций. Кроме того, эти операции постоянно совершенствуются и пополняются (в том числе и по предложениям многочисленных пользователей продукта!)

Каждое предприятие пронизано сложнейшей системой отношений и связей. И, тем не менее, все задачи принятия решений по закреплению ответственности, средств и т.п. решаются методом парных проекций регистров-классификаторов.

Выбирая количество классификаторов и глубину иерархии, мы можем получать модель бизнеса той или иной степени точности.