Лекция: 30 сағ. Зертханалық сабақтар: 15 сағ. СӨЖ: 45 сағ обсөЖ: 45 сағ Барлық сағат саны: 135 сағ

Лекция 3

1.Excel-де ұяшықтағы мәліметтерді қорғау

2.Функцияларды қолдану.

Бұл сабақта Excel-дегі пайдаланылатын сан форматтарымен,таблицадағы информацияны қорғау тәсілдерімен және кестені кағазға басып шығару жолдарымен танысамыз. Информацияны қорғау мәселесін қарастыру кезінде Ex21.xls файлын пайдаланамыз.

Excel-де бүкіл жұмыс кітабын, кез келген парақты немесе кейбір ұяшықтарды өзгертуден қорғап қоюға болады. Информацияны қорғап қою оны өзгертуден қорғалу қасиетін алып тастаганға шейін сақталады. Әдетге жиІ озгермейтін мәліметтер (есептеу формулаларды, кесте тақырыптары) ғана өзгертуден қорғалуға тиіс.

Мәліметгерді қорғау екі бөліктен тұрады:

1. 
   өзгертілуге тиіс ұяшықтардың бұрынғы қорғалу қасиеттері алынады;
   
2. 
   ағымдағы параққа немесе оның кейбір блоктарына қорғалу қасиеті енгізіледі.
   

Белгілі тәсілдердің бірімен блокты ерекшелеп алайық. Содан кейін Формат=Ұяшық=Қорғау командасын орындап, шыққан сұқбат терезесіндегі Бекіту (Заблокировать) параметрін іске қосамыз немесе алып тастаймыз.

Парақты немесе жұмыс кітабын толық қорғау үшін: Сервис=*Қорғау=Парақты (кітапты) қорғау (Сервис=Защита=> Защитить лист) командасын орындау қажет. Ал, керісінше, қорғау қасиетін алып тастау үшін Сервис=Қорғау=> Парақты (кітапты) корғауды алу (Сервис=Защита=>Снять зашиту листа) командасы орындалады. Мысалдар:

1. 
   H4:J4 блогын ерекшелеп, оның қорғау қасиетін алып
   тастайық. Ол үшін Формат=>Ұяшық=> Қорғау командасын орындап, экранға шыққан Бекіту (Блокировка) терезесінің |х] белгісін алып тастаймыз.
   
2. 
   Жұмыс парағын өзгертуден қорғау үшін:
   Сервис=>Қорғау> Парақты қорғау=>ОК командасын орындаймыз.
   

Енді А4 ұяшығындағы 1-ді 10-ға өзгерткіміз келсе, ол әрекетіміз орыңдалмайды. Бірақ қосалқы кестедегі 0,2-ні 0,5-ке өзгерткіміз келсе, ол әрекет орындалады да, негізгі кестеде де есептеулер нәтижесінде жаңа пәндер пайда болады.

Қадам мәнінің алғашқы санын 0,2-ні қайта жазайық та, файлды бұрынғы атымен қайта сақтайық. Ол үшін Стандартты аспаптар тақтасының Сақтау батырмасын басу қажет.

2. Функцияларды қолдану

Функциялар есептеулерді жеңілдетеді. Олар у=f(х) түрінде жазылады. мұндағы у — есептелуге тиіс функция мәні, х -аргумент, f — функция.

Функция енгізілген ұяшық мысалы ретінде: =A5+sin(C7) формуласын келтіруге болады, мұндағы А5 - ұяшық адресі, sin() - функция аты, жақша ішінде оның аргументі тұрады, С7 аргумент (сан, мәтін және т. б.), бұл сәтте С7 ұяшығында сан болуы тиіс.

Excel программасынын кейбір фунциялары:

• 
  SQRT(x) - х санының оң мәнді квадрат түбірін анықтайды,
  мысалы, sqrt(25)=5.
  
• 
  SIN(x) - радианмен бериіген х бұрышынын синусын
  аныктайды. Мысалы: sin(O.883)=().772646.
  

Функция аттары орыс тіліне аударылған Excel нұсқаларында орысша беріліп, басқаша жазылуы мүмкін.

Жиі пайдаланылатын қосынды табу функциясы үшін аспаптар тақтасында арнайы батырма бар.

Функция атын формулаға кірістіру үшін Функция шеберін пайдалануға болады, ол Кірістіру=Функция (Вставка=>Функция) командасымен немесе fx бейнеленген батырма арқылы іске қосылады. Батырма басылғанда экранға функциялар бейнеленген сұқбат терезесі шығады. Соның ішінен керектісін таңдап алып Қадам (Шаг) батырмасын басу керек. Сонда Функция шеберінің екінші терезесі экранға шығады да одан аргументті таңдап алуға болады.

Енді Excel функцияларымен танысайық. Жоғарғы жақтағы fx батырмасын басайық та, Бәрі (Все) деген категорияны тандап, Х7,min,Қадам(Шаг) функциялары қалай белгіленетінін қарастырайық.

Есептелген у мәндерінің қосындысын тауып, оны F25

Есептелген у мәндерінің арифметикалық орта мәнін (қосындысы тәрізді етіп) анықтаймыз, ол үшін Е26 ұяшығына түсінік беретін мәтінді, ал F26 ұяшығына - арифметикалқ орта мәнін жазамыз.

Е25;Ғ28 ұяшықтар блогын былай қалыптастырамыз:

1. 
   Е25: Ғ28 блогын тіктөртбұрышты жақтаулармен қоршаймыз;
   
2. 
   Бүл блокты кесте тақырыбы тәрізді фонмен толтырамыз;
   
3. 
   Е25:Е28 блогындағы түсінік беретін мәтінді Times/Kazakh қарайтылған қаріппен жазып, оны оң жақ шетке туралап орналастырамыз.
   

4. 
   Диаграммаларды даярлау
   
5. 
   Диаграмма мөлшерін өзгерту
   
6. 
   Диаграмма типін өзгерту
   

Excel-дің ең көзге түсер ерекшеліктерінің бірі оның сандар қатары мен бағаналарын информацияны толық кернекі түрде кескіндей алатын графиктер мен диаграммаларға айналдыруы болып саналады.

Ехсеl-де 14 түрлі екі және үш өлшемді диаграмма түрлері бар. Excel графикасын үйрену кезінде Дәулетқұлов Әлем деген оқушының өз компьютерін апта бойы қалай пайдаланатыны туралы мәліметгерін қарастырып өтеміз.

Диаграмманы немесе графикті даярлау үшін Диаграмма шебері деген функцияны пайдаланған жөн.

Excel-дің бұл функциясы бес сұқбат терезесі арқылы диаграмма (график) тұрғызуға және оны жұмыс парағына салып шығуға керекті мәліметтерді сұрап алады.

Стандартты аспаптар тақтасындағы Диаграмма шебері батырмасын бассақ, Excel диаграмма кестенің қай маңында орналасуы керектігін сұрайды. Біз, мысалға, А18 ұяшығын курсормен көрсетіп, тышқан батырмасын басулы күйде ұстап тұрып A18:G35 блогын ерекшелеп шығайық та, батырманы қоя берейік.

1-қадам

Мұнда Excel Диаграмма шеберінің "5-тен 1-қадам" (Шаг 1 из 5) деген сұқбат терезесін шығарады. Осы терезе арқылы диаграмма болып тұрғызылатын мәліметтер орналасқан ұяшықтар ерекшеленеді. Егер ерекшеленген блокты терезе жауып тұрса, оны белгілі тәсіл бойынша басқа орынға жылжытамыз. Тышқанмен І3:І6 блогын ерекшелеп алып, Диаграмма шеберінің Келесі> (Далее>) сөзі тұрған батырмасын басамыз. Егер ұяшықтар дұрыс ерекшеленбесе, онда осы 1-қадам терезесінде оны қайта ерекшелеп аламыз.

Үшінші сұхбат терезесі қандай диаграмма түрін тандауымызға байланысты болады. Біз Гистограмма деген типті таңдап, үшінші ашылған терезеден 7-формат түрін таңдап алып, Қадам> батырмасын тағы да басу керек.

Бұл Excel-дің бұрын ерекшелеп алған мәліметтерді қалай пайдалана алатынын көрсетеді.

Бұл қадамда мәліметтердің қайда орналасқанын — жолда ма, бағанада ма — көрсетіп, олардың түсіндіру мәліметтерін (түсініктеме — легенда) қай аралықтан алатынымызды да керсету керек. Түсініктеме диаграммадағы мәліметтердің аттарын және оң жақта орналасатын нұсқауыштарын — маркерлерін бейнелейді.

Егер шыкқан нәтижеге көңіліңіз толмаса, қайтадан алдыңғы терезеге "<Кейін" батырмасы арқылы оралуыңызға болады.

Мысалға, біздің экранымызда, Диаграмма шебері мәліметтердің жолдарда орналасқанын дұрыс анықтағандықтан, ешнәрсені өзгертудің қажеті жоқ.

Түсініктеме беретін мәлімет ретінде біз ешнәрсе енгізбегендіктен, оң жақтағы белгі тұратын орында келісім бойынша алынатын "1-қатар" (1-ряд) деген сөз тұр (оның орнына АЗ:А6 мәліметтерін беруге болатын еді). Түсінік беретін мәтін үшін бағаналар санын өзгерту қажет емес.

Сонымен, бәрі ойдағыдай болса, "Келесі>" батырмасын тағы басамыз

5-қадам

Бұл - Excel-дің соңғы сұқбат терезесі. Мұнда түсініктемеге (легенда) қосымша атаулар, нүсқауыштар қажет болса соларды және диаграмма атын, X пен У осьтері бойынша жазылуға тиіс мәлімет енгізу талап етіледі.

Түсініктеме қосу (Добавить легенду) деген сұраққа түсінік беретін мәлімет қосқымыз келсе, Иә батырмасын, әйтпесе Жоқ деген батырманы басып жауап береміз.

Диаграмма аты деген өріске "Компьютерді пайдалану (сағат)" деген сөз енгіземіз де, Аяқтау батырмасын басамыз. Біз жұмыс парағына салынған диаграмма алдық.

Көбінесе ендірілген диаграмманың қажетті мөлшерін дәл анықтау қиын, оны тек диаграммаға берілген мәліметтерді көргенде ғана айтуға болады. Сондықтан ендірілген диаграмманың мөлшерін, пропорциясын өзгерте отырып, оны ойдағыдай түзетуге тура келеді.

Диаграмма мөлшерін өзгерту үшін оны ерекшелеу керек, яғни диаграмма бойынша тышқанды бір рет шерту керек. Диаграмма жақтауларының бұрыштарында және оның сызықтарының ортасында белгілеу маркерлері пайда болады.

Тышқан курсорын пайдаланып, диаграмманың он жақ шетін I бағанасына дейін жылжытайық, ол үшін тышқан курсорын оң жақтаудың ортасындағы маркерге жеткізіп (тышқан сілтемесі екі жаққа бағытталған тілсызыкқа айналады), оны I бағанасына дейін созамыз.

Диаграмма жақтауының ортасындағы маркерді жылжыту оның ұзындығы мен енін өзгертуге мүмкіндік береді. Ал оның бұрышындағы маркерді жылжыту диаграмманың ұзындығы мен енін бірдей өзгертеді.

3.Диаграмма типін өзгерту

Диаграмма шебері арқылы диаграмма типі тандау алынғаннан кейін, Excel оның ішіндегісін де өзгертуге мүмкіндік береді.

Диаграмманы түзету үшін оны тышқанды екі рет шерту арқылы ерекшелеп аламыз. Сонда диаграмма айналасыңда сұр штрихталған жақтаулар пайда болады. Мұнан кейін Диаграмма аспаптар тақтасы көмегімен диаграмма типін өзгертуге болады: — экранға диаграмма аспаптар тақтасын шығарамыз, ол үшін: Түр=>Аспаптар тақтасы=^Диаграмма (Вид=^Панель инструментов=Диаграмма) командасы орындалады, сонда экранға бөлек батырмалар тақтасы шығады;

- шыққан тақтадан Диаграмма типі деген батырманы шертіп, диаграмма түрлерін шығарамыз.

1. Алғашқы мәліметтер

2.Электрондық кестені сандық модельде пайдалану.

Электрондық кесте тек қана есептеулерді автоматтандыру функцияларын орындамайды. Ол әртүрлі жағдайларды немесе обьектілерді сандық модельдеуде өте қажетті құрал болып саналады. Обьектілердің математикалық моделін жасау үшін, яғни оларды математикалық түрде сипаттау мақсатында бір сыпыра параметрлерді пайдаланады. Бұл параметрлердің кейбірі белгілі, ал кейбірі формуллалар арқылы есептелінеді. Параметрлердің алғашқы мәндерін бір-бірімен сәйкестендіре отырып өзгертсек, есепте параметрлердің қалай өзгертетінін бақылап отырып,алатын нәтижелерді талдауға ие болады. Электрондық кестелер осындай есептеулерді өте тез қатесіз жүргізіп, санаулы минуттарда көптеген варианттарды қарастырып, солардың ішінен ең тиімдісін таңдап алуға мүмкіндік береді.

Мынадай есепті шығарып көрейік. “А” деген қаланың халқы үшінші мыңжылдық басында қанша болады?

(Әрине бұл есепті шығару үшін “А” қаласының халқы жыл сайын қалай өзгеріп отыратынын, яғни оның өзгеру заңдылығын білу керек.) Бұл заңдылықты уақытқа байланысты өзгеруге тиіс f(t) функциясымен белгілейік. Бірақ бұл функция әзір белгісіз өйткені халықтың өсуі көптеген факторларға байланысты болады. Негізінде жалпы демогарфиялық мәліметтерге сүйеніп, ол функцияның жалпы түрін былайша өрнектеуге болады.

F(t)=a*e^bt

Мұндағы а,b-коэфициенттері әрбір мемлекет қала үшін өзіндік мәні бар параметрлер ал е-натуралдық логарифм негізі. Осы формула нақты болмысты жуықтап көрсете алады. Оның үстіне мұндай есептеуде өте үлкен рәлдіктің керей де шамалы, мұндайда халық санын орындаған мыңдық дәлдікпен болжауда жаман емес.

а,b-параметрлерін қалай анықтауға болады?

Мұның идеясы мынада: а мен в белгісіз болғанымен, f(t) функциясның бұрынғы мәндерін статистикалық анықтамалардан алуға болады. t мен f (t) мәндерін білсек, а мен в мәндерін жуық шамамен алуға болады. Яғни белгілі бір мәндерді қойып функцияны есептеуде оның теориялық мәндерімен анықтамадағы мәндеріндегі алшақтың өте үлкен бошлмауы тиіс. Әрбір алшақтың-ол екі санның, яғни f (t) функциясының нақты мәнімен теориялық мән айырмасының модулі.

Ең үлкен алшақтау мән-қателік деп аталады. А мен в мәндерін осы қателік шамасы барынша кіші болатындай етіп алу керек. Сонымен халық санының өзгеру процесінің математикалық моделі мынадай болуы тиіс:

1. 
   Халық санының уақытқа байланысты өзгеруі. F(t)=a*e^bt формуласымен өрнектеледі.
   
2. 
   Тек берілген белгілі (онша үлкен емес) уақыт аралығында (40 жылдай) а=const және b=const болып есептеледі.
   
3. 
   а мен в мәндері қателік шамасы кіші болатындай етіп таңдалады.
   

1. 
   а мен в мәндері;
   
2. 
   “А” қаласының халқының 2000 жылғы саны (t=100). Оған қоса алғашқы мәліметтермен алынатын нәтиженің өзара байланысы тағайындалған деп есептелік те,алдымен қателіктердің ең кіші шамалары үшін а мен в мәндерін анықтап және сол мәндерді пайдаланып f (100) мәнін есептейік. Сонымен математикалық модель қарастырылады.
   

1. Excel – де берілгендер ќорыныњ анализі.

2. Берілгендер формуласын пайдалану.

3. Жазуларды ќосу жєне жою.

4. Жазуларды іздеу.
Excel – де берілгендерді ендіру бірнеше маќсатты есепке алып, ж‰ргізіледі. Мысалы ‰шін оларѓа негізделіп бірнеше шешімді ќабылдау жєне т.б. Осы маќсатќа жетудіњ ењ ќолайлы бір ќ±ралы б±л берілгендер формуласын жєне есеп беруден пайдалану.
Берілгендер формуласын пайдалану.

Берілгендер формуласы тєжірибелі жєне онша тєжірибеге ие болмаѓан пайдаланушылар ‰шін берілгендерді ендіру немесе іздеудіњ оњай тєсілі болып табылады.

Берілгендер ќорына кез- келген ±яшыќты тањдап алып, Данные форма командасын орындањыз. Формада берілгендер ќорыныњ 1- ші жазуы экранѓа шыѓады. Мысалы ‰шін “ Отгрузка книг по городом ”.

Берілгендер ќоры ‰шін берілгендер формасы 6- шы суретте бейнеленген.

Сонымен бірге берілгендер формулалар вертикаль ариентацияѓа ие. Олар берілгендер ќорында, єсіресе баѓандар экранѓа сыймаѓан жаѓдайда µте ќажет болады. Формадан пайдаланып, берілгендер ќорын барлыќ µрісін кµруі м‰мкін. Мазм±нына сєйкес текстік µрісті т‰зетіп, µріс мазм±нын µзгерту м‰мкін. Есептелген µрістер мазм±ны текстік µріссіз бейнеленеді жєне оларды редакторлауѓа болмайды. М±нда есептелген µріс негізінде мєнін µзгертуді болдырмау ‰шін келесі жазуѓа µткенге дейін вернуть батырмасын басу керек.

Жазуларды ќосу жєне жою.

Добавить батытмасын шертіњіз немесе“новое запись” формасын ашу ‰шін тізімніњ ењ соњѓы жазуына бару керек.

Текстік µрістерге сєйкес ќажетті информацияларды ендіріњіз. Информацияларды ендіріп баѓандардан соњ ењ соњѓы µрісте Enter батырмасын басыњыз немесе Добавить батырмасын ќаита басыњыз.Форманы жабу ‰шін <↑> батырмасын басыњыз. Берілгендер ќорындаѓы жазуларды жою ‰шін Удалить батырмасын басыњыз. Жазу жойылатыны туралы экранѓа с±хбат терезе шыѓады. Б±л жерде Отменить батырмасын басып, жазуларды ќайта тіктеуге м‰мкіндік жасамауѓа нашар аударылѓан. Берілгендер ќорыныњ жазуларды жою ‰шін ОК батырмасын басу керек.

Берілгендер формулаларында берілген шартты ќанаѓаттандыратын жазуларды іздеу м‰мкін. Б±л с‰згілеуге µте ±ќсас болып, жазулар єрбір ќатарѓа біреуден жазылѓан болады. Форма критерийлерін шешу ‰шін критерий батырмасын шерту керек. Сєйкес текстік µріске µріс мазм±нын ендіріњіз. Берілген шартты ќанаѓаттандырушы 1- ші жазуды іздеу ‰шін Далее батырмасын басыњыз.Б±л батырманы жєне 1 рет шерткенде келесі осыѓан сєйкес келетін жазуѓа µтеді. Назад батырмасы алдыњѓы жазуѓа µтуге м‰мкіндік жасайды. Критерий формасын жою талап етілген жазуларды іздеу ‰шін ќолайлы аспап болып табылады.

Іздеу шартын ендіргеннен соњ Далее немесе Назад батырмаларын пайдалану м‰мкін. Егер іздеу шартын болдырмау ќажет болса, Очистить батырмасын басыњыз, сонан соњ формаѓа ќайту ‰шін Правка батырмасын басыњыз.

Жазуды іздеу ‰шін тµменгі єрекеттерді орындау керек.

1. 
   Берілгендер ќорын ашыњыз.
   
2. 
   Критерий батырмасын шертіњіз.
   
3. 
   Текстік µріске 1 немесе бірнеше µрістер ‰шін іздеу шартын ендіріњіз.
   
4. 
   Берілген шартты ќанаѓаттандырушы 1- ші жазуды іздеу ‰шін Далее батырмасын басыњыз.Іздеу шартын ќанаѓаттандырушы жазуларды іздеу ‰шін далее немесе назад батырмасын пайдаланыњыз.
   

1. Excel жұмыс кітабы , кестелер байланысы.

2. Жұмыс парқтарының өзара байланысы.

3. Файлдар арасындағы байланыс.

Біз осыған дейін жұмыс кітабының тек парағымен яғни тек бір кестемен ғана жұмыс істеп келдік. Көбінесе бірнеше кестені бірге пайдаланып кітаптың бірнеше парағын бір уақытта қарастыра отырып пайдалану қажеттілігі туады.

Экранның төменгі жағында парақ жарлықтары көрініп тұрады. Егер бір жарлықта тышқанның сол жақ батырмасын шертсек, көрсетілген парақ басымдылыққа ие болып, үстіне орын ауыстырады. Жарлықта тышқанның оң жақ батырмасын шерту кістені орнын ауыстыру, Атон өзгерту және он жою сияқты әрекеттерді орындайтын менаді экранға шығарады.

Экранның сол жақ төменгі бұрышында жарлықтарды ауыстыру батырмасы бар, олар арқылы бір парақтан екінші параққа жылдам ауысуға болады. Ауыстыру батырмасында тұрып, тышқанның оң жақ батырмасын шертсек, онда өзімізге коректі кез келген парақты таңдап алуға мүмкіндік беретін контексті тәуелді менаді шақыра аламыз.

Парақ жарлықтарының үстінде тұрып тышқан манигуляторының оң жақ батырмасын шертсек экранға контекстік мәзір шығады. Бұл контекстік мәзір көмегімен кестенің орнын ауыстыру, атын өзгерту және оны жою сияқты әрекеттерді орындау мүмкін. Контестік мәзірдің Скопировать переместить командасын орындау арқылы кестені бір беттен екінші бетке көшіру мүмкін. Бұл жерде парақ алдында (перед листом) деген тізім қажет болған парақты ерекшелеп көшірме даярлау, (создать копию) деген төмендегі жолды таңдап <ОК> батырмасын шерту керек.
Жұмыс парақтарының өзара байланысы.

Excel-де бір кестеге басқа парақтардан немесе басқа кестелерден мәліметтер алып енгізуге болады Екі парақ арасындағы байланыс олардың біреуіне екіншісінің адресі көрсетілген формула енгізу арқылы орнатылады. Мысалы : Ұяшыққа”=парақ аталуы :ұяшықтар адресі”формуласын ендіру қажет. Жұмыс парағын жою үшін алдымен оны ерекшелеп контекстік мәзірді шақырамыз да Жою (Удалить) командасын орындаймыз. Бірнеше жұмыс парақтарын жою үшін Ctrl батырмасын басулы күйінде ұстап тұрып алдын ала оларды ерекшелеу керек, сонан соң Жою (Удалить) командасын орындау керек. Excel-де бірнеше терезелермен жұмыс істеу мүмкін. Жұмыс парағының ақпараты бір ғана экранды алып тұрса бір терезе жеткілікті. Егер оның көлемі ұлғайса онда бірнеше терезе ашуға тура келеді және экранда бір мезгілде файлдың әртурлі аймақтарын көруге мүмкіндік бар. Кейбір мысалдарда әр терезеге әр түрлі парақтарды орналастырған ыңғайлы. Мысалы тағы бір қарап шығуға арналған терезені жаңа терезе (окно новые) мәзір командалары арқылы ашайық. Жаңа терезеде қажет парақты таңдап терезе орналастыру (окно расположить) мәзір командасын орындаймыз. Бұл терезеден терезе орналастыру тізіміндегі қатарлар (рядом) деген сөзді белгілесек экран бейнесі бірнеше терезе қатар орналасқан көрініске өтеді.

Екі файл арасындағы байланыс бір файлға екінші файл ұяшығында мәліметтерге сілтемесі бар байланыс формуласын енгізу арқылы жүргізіледі. Басқа орнынан мәліметтер алатын файл қабылдауыш файл деп аталады да мәліметтер беретін файл жөнелткіш файл деп аталады .Байланыс орталығымен Excel жөнелткіш файлдағы ұяшық мәндерін қабылдауыш файлға көшіріп алады да қабылдауыш файл ұяшықтарындағы мәндер автоматик түрде өзгеріске ұшырайды .Мұнда әр түрлі жұмыс кітабының арасында байланыс орнатылады. Жұмыс прақтарының арасында байланыс орнатылғанда турлі формулалардан және функциялардан пайдалану мумкін.Excel-де ашылған жұмыс кітаптармен байланысты жасау үшін төмендегі әрекеттерді орындау керек.

1. Қажетті болған жұмыс кітаптарын , яғни бастапқы және бағыныңқы болған жұмыс кітаптарын ашыңыз.

2. Бағыныңқы жұмыс кітабында формула ендіріңіз.

3. Сілтемені қою үшін (Окно)мәзірінде бастапқы жұмыс кітапты таңдаңыз.

4. Формулаға қосылатын ұяшықты іздеп тауып оны таңдаңыз.

5. Формуланы ендіруді аяқтаңыз.


Лекция 8

(Дәріс 8)
Тақырыбы: Мәліметтер базасының негізгі түсініктері.

Жоспар:

6. 
   Мәліметтер базасының негізгі түсініктері
   
7. 
   Қарапайым мәліметтер базасының құрылымы
   
8. 
   Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері
   
9. 
   Мәліметтер типі
   
10. 
    Мәліметтер базасының объектілері
    

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым. Ең алғаш мәліметтер базасы ұғымы жаңадан қалыптысқан кезде онда шындығында мәліметтер сақталатын. Бірақ қазіргі кездегі көптеген мәліметтер базасын басқару жүйелері өздерінің құрылымдарында тек мәліметтерді ғана емес, сонымен қатар олардың тұтынушымен және басқа да ақпараттық - программалық кешендермен қарым қатынасының әдістерін де қамтиды. Сондықтан біз қазіргі заманғы мәліметтер базасында тек мәліметтер ғана емес, ақпарат та сақталады деп айта аламыз.

Осы айтылғанды мысалмен түсіндіре кетелік. Үлкен банкінің ммәліметтер базасын қарастыралық. Мұнда тұтынушы туралы, оның адресі жайлы, қаржылық амалдары, несие алу тарихы және т.б. мәліметтер бар. Бұл мәліметтер базасына көптеген банк қызметкерлері қатынай алады, бірақ олардың іштерінде тұтастай базаға кіріп, оған өзгерістер енгізе алатын қызметкерлер жоқ. Сонымен қатар әрбір қызметкердің өзіне берілген нақты мәліметтермен жұмыс істеуін қамтамасыз ететін мәліметтер базасының әдістері мен құралдары да бар.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтер мен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені.

Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әрбіреуінің түрлі объектілермен жұмыс істеу ерекшеліктеріне қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Сондықтан бізге бір ғана мәліметтер базасын басқару жүйесін қарастырсақ жеткілікті. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамына енетін Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдық.
Қарапайым мәліметтер базасының құрылымы

Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда да олардың мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар – бұл мәліметтер базасының құрылымы. Ол мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген объектілерден тұрады, бірақ солардың ең негізгісі кесте болып табылады. Ең қарапайым мәліметтер базасы бір ғана кестеден тұрады. Сәйкесінше, ең қарапайым мәліметтер базасының құрылымы сол кестенің құрылымымен анықталады.

Біз білеміз, екі өлшемді кестенің құрылымы жолдар мен бағандардан тұрады. Олардың аналогы ретінде қарапайым мәліметтер базасында өрістер мен жазбаларды аламыз. өрістердің құрамы мен қасиеттерін өзгерту арқылы, мәліметтер базасының құрылымын өзгертеміз.

Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері.

Конструктор бланкісіндегі өріс қасиеттері.

• 
  Өріс атауы (Наименование поля) – мәліметтер базасына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрістің элементтеріне қандай қатынаста болу керектігін анықтайды (жалпы жағдайда өріс атауы кесте бағандарының тақырыптары ретінде қолданылады);
  
• 
  Өріс типі (тип поля) – берілген өрістегі мәліметтер типін анықтайды.;
  
• 
  Өріс өлшемі (размер поля) – берілген өріске енгізілетін символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды;
  
• 
  Енгізу қалқасы (маска ввода) – енгізудің түрін анықтайды (енгізуді автоматтандыру құралы);
  
• 
  Қолтаңба (подпись) – берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын анықтайды (егер қолтаңба көрсетілмесе, онда баған тақырыбына өріс анықтауы қасиеті пайдаланылады.
  
• 
  Үнсіз келісім бойынша қабылданатын мән (значение по умолчанию) – ұяшыққа автоматты түрде енгізілтін мән енгізуді автоматтандыру құралы);
  
• 
  Мәнге қойылатын шарт (Условие на значение) – мәліметтерді енгізудің дұрыстығын тексеру үшін қолданылатын шектеу;
  
• 
  Қате туралы хабар (Сообщение об ошибке) – қате мәліметтерді енгізу кезінде пайда болатын ескерту (Мәнге қойылатын шарт қасиеті берілген кезде тексеру автоматты түрде жүзеге асырылады);
  
• 
  Міндетті өріс (Объязательное поле) – мәліметтер базасын толтырғанда берілген өрісті міндетті түрде толтыру қажеттілігін анықтайтын қасиет;
  
• 
  Бос жолдар (Пустые строки) – бос жолдан тұратын мәліметтерді енгізуге рұқсат беретін қасиет;
  
• 
  Индекстелген өріс (Индексированное поле) – егер өріске осы қасиет берілсе, онда осы өрісте сақталған жазбаларды сұрыптаумен, іздестірумен байланысты амалдар жылдамдатылады. Индекстелген өрістер жазбалардағы мәндердің қайталануын тексеруді ұйымдастыруға болады.
  

Мәліметтер типі

• 
  Мәтіндік (Текстовый) - өлшемі ақырлы кәідімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі (255 символға дейін);
  
• 
  МЕМО өрісі (Поле МЕМО) – (65535 символға дейінгі) үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі. Шын мәнінде мәтін өрісте көрсетілмейді, ол мәліметтер базасының басқа жерінде сақталады да, өрісте оның тұрған жері көрсетіледі, бірақ қолданушыға мұндай айырмашылық білінбейді;
  
• 
  Сандық (Числовой) – нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі;
  
• 
  Мерзім/уақыты (Дата/время) – күнтізбе бойынша күнін, айын және уақытты сақтауға арналған мәліметтер типі;
  
• 
  Қаржылық (Денежный) – қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі;
  
• 
  Санауыш (Счетчик) – жазбаларды автоматты түрде нөмірлеуге арналған мәліметтер типі;
  
• 
  Логикалық – логикалық мәліметтерді сақтауға арналған тип (ИӘ немесе ЖОҚ деген мәндерді қабылдайды);
  
• 
  OLE объектілер өрісі (Поле объектов OLE) - әр түрлі объектиілерді (мультимедиялық, графикалық, символдық
  

Кестелер. Бұл кез – келген мәліметтер базасының негізгі обьектісі болып табылады. Біріншіден, кестелерде мәліметтер базасындағы барлық ақпараттар сақьалады, екіншіден кестелер мәліметтер базасының құрылымын анықтайды.

Сұраныс. Бұл объекті кестедегі мәліметтерді қолдануға ыңғайлы түрде шығарып береді. Сұраныстың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгілеу амалдары орындалады. Сұраныстың көмегімен бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі.

Жаңадан қолданушылар сұраныстың рөлін аса терең түсінбейді, өйткені ол операцияларды кестемен де жүргізуге болады деп ойлайды. Бірақ жай кестелермен жұмыс істегенде кез – келген уақытта ондағы мәліметтерді байқаусызда жоғалтып алуымыз мүмкін. Ал сұраныстың көмегімен ол кестелерге қатынау шектеледі. Мысалы, банкілерде қызметкерлердің біреуі клиеттер туралы мәліметі бар кестеге, ал екіншісі олардың есеп – шотына, үшіншілері банктегі активтер кемтесіне қатынай алады.

Реттелген кестелік құрылымдардың ең басты кемшіліктері – оны жаңарту, яғни оған қосымша жаңа жазбалар енгізу болып табылады. Себебі ол кезде бүкіл кестенің реті бқзілады, оны қайта құру қажет болады. Бұл мәселе (СУБД) Мәлеметтер базасын басқару жүйесінде өз шешімін тапқан.

Мұндағы негізгі кестеден ешқандай реттілік талап етілмейді. Жазбалар негізгі кестеге түсу ретімен енгізіле береді. Егер қолданушы қандай да бір шарттар мен сұрыпталған, сүзгіленген мәліметтер алғысы келсе, онда ол сәйкес сұранысты пайдаланады. Егер қажетті сұраныс болмаса, онда ол жобалаушыға тапсырыс береді.

Қалыптар. Егер сұраныстар мәліметтері сұрыптау мен анализдеудің арнаулы құралдары болса, ал қалыптар мәліметтерді енгізу құралы болып табылады. Оның мәні мынада – ол қолданушыға тек толтыруға рұқсат етілген өрістерді толтыру құралдарын ұсынады.

Қалыптардың көмегімен мәліметтерді экранға бейнелеп беруге болады. Сұраныстың көмегімен де мәліметтерді бейнелеуге болады, бірақ қалыптың көмегімен экранға шығарылған мәліметтерді безендіруге болады. Ол үшін мәліметтерді енгізу кезінде арнаулы безендіру құралдарын қолдану қажет.
Есептер. Өзінің қасиеттері мен құрылымы есептер қалыпқа өте ұқсас келеді. Бәрақ ол мәліметтерді тек баспаға шығаруға арналған. Сондықтан есептерде баспа құжаттарына арналған арнаулы безендіру элементтері бар (жоғарғы және төменгі колонтитулдар, беттердің көшірмелері, есептің құрылуы жайындағы мәліметтер).

Беттер. Мәліметтер базасының осы арнаулы объектілері тек Microsoft Access 2000-да ғана жүзеге асырылған. Бұл Web-бетте орналастырылатын және қолданушыға сол Web – беттен берілетін, HTLM кодында жазылатын өте айрықша объект. Жеке өзін алсақ бұл объект мәліметтер базасы болып есептелінбейді, бірақ бұл сервердегі мәліметтер базасын жіберілген Web – бетпен байланыстыратын компоненттерді қамтиды. Осы компаненттерді қолдана отырып Web – тораптағы қолданушы мәліметтер базасындағы жазбаларды көре алады.

Макростар мен модульдер. Бұл категориядағы объектілер осы СУБД – мен жұмыс істеу кезінде қайталанатын операцияларды автоматтандыруға және программалау арқылы жаңа функцияларды құруға арналған. Microsoft Access мәліметтер базасын басқару жүйесіндегі макростар СУБД-нің ішкі командалар тізбегінен тұрады және мәліметтер базасымен жұмыс істеуді автоматтандыру құралы болып табылады. Модульдер сыртқы программалау құралдарының көмегімен құрылады.

Лекция 9

(Дәріс 9)
Тақырыбы: Мәліметтер базасын жобалау.

Жоспар:

3. 
   Мәліметтер базасымен жұмыс істеу режимі
   
4. 
   Мәліметтер схемасын даярлау
   

Әдетте мәлңметтер базасы мен жұмыс істейтіндерді екі категорияға бөлуге болады:

1-категориясы – жабалаушы. Олардың міндеті тапсырыс берушінің мақсатына сай мәліметтер базасының кестелерінің құрылымын анықтап беру. Жобалаушы мәліметтер базасын нақты мәліметтермен толтырмайды.

2-категориядағы мәліметтер базасы мен жұмыс асқарушы –қолданушылар. Олар жодалаушы құрған дайын мәліметтер базасын толтырумен айналысады.

Осыған сәйкес мәліметтер базасымен жұмыс істеудің екі режимі бар: біріншісі мәліметтер базасын құрып, оның құрылымын өзгертіп, оның объектілерін құруға арналған болса, екіншісі дайын мәліметтер базасын пайдалануға арналған.

Бұл оқулық гуманитарлық және заң мамандарына арналғандықтан, оның мақсаты оқырманға мәліметтер базасын құруды үйрету емес. Соған қарамастан біз мәліметтер базасын жобалауды қарастырып кеткенді жөн көрдік. Жоғарыда айтылған маман иелері көбінесе мәліметтер базасын қолданушы, мәліметтер базасына тапсырыс беруші рөлін атқарады. Бірақ мәліметтер базасын дайындаудың бұрын жобалаушы мен тапсырыс беруші оны жан-жақты талқылап, өзара тығыз байланыста болуы қажет. Қазіргі кезде ақпараттардың толассыз көбеюі салдарынан мәліметтер базасы технологиясын кез-келген мекеме мен өндіріс орнына пайдалану қажеттілігі туып отыр. Сондықтан қай саладағы маман иесі болмасын ол ерте ме, кеш пе, қолданушы, не тапсырыс беруші болып табылады.

Тапсырыс берушінің тұтынатын мәіліметтерінің негізгі бөлігін анықтап алып, мәліметтер базасының құрылымын дайындауға кірісеміз. Мәліметтер базасын оның негізгі объектісі – кестелерінің құрылымын дайындаудан бастаймыз.

1. 
   Жұмыс негізгі өрістер тізімін құрудан басталады. (олардың саны жүздеген өрістерді қамтуы мүмкін)
   
2. 
   Әр өріске қандай мәлімет орналасқанына қарай ондағы мәліметтердің типтері анықталады.
   
3. 
   Жалпы тізімдегі өрістерді негізгі кестелерге орналастырады. Егер кестенің қайсыбір өрісіндегіжазбалар қайталатын болса, онда бұл кестені екі бөлікке бөледі.
   
4. 
   Әрбір кестеде түйінді өріс белгіленеді. Мұндай өріс ретінде мәліметтері қайталануы мүмкін емес өріс алынады. Мысалы, студенттер туралы кестеде мұндай өріс ретінде РНН – нің нөмірін алуға болады. Егер өрістер тізімінде мұндай өріс болмаса, оны әдейілеп құруға болады.
   
5. 
   Кестелер арасындағы байланыс бірнеше типті болады: бірден біреуге және бірден көпке. Бір жағында әрқашанда түйінді өріс тұрады (қайталанбайтын, айрықща мәнді). Көп жағында сол өрістің мәні бірнеше рет қайталанады.
   
6. 
   Мәліметтер схемасын жасаумен мәліметтер базасын құрудың негізгі негізгі қағазға түсірілген сатысы аяқталады. Осы схеманы тапсырыс беруші жобалаушымен келісіп, бекітіп алғаннан кейін барып, мәліметтер базасының электрондық нұсқасын құруға кіріседі.
   

5. 
   Access мәліметтер базасымен жұмыс істеу.
   
6. 
   Кестелермен жұмыс істеу
   
7. 
   Сұраныстармен жұмыс істеу
   
8. 
   Сұрыптау шартын пайдалану
   

• 
  Конструктор режімі (қолмен енгізу құралы);
  
• 
  Шебердің көмегімен (автоматтандыру құралы);
  
• 
  Қарапайым обьектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.
  

Егер мәліметтер базасының құрылымы бұрыннан дайындалып, кестелер арасындағы байланыстар белгіленіп қойылған болса, онда кестеаралық қатынастырды құру қиынға түспейді. Ол үшін Сервис-Мәліметтер схемасы (Схема данных) командасын орындап немесе аспаптар панеліндегі батырмасын басып, ашылған Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде кестеаралық байланыстарды орнатамыз.

• 
  Біріншісі-мәліметтердіңтұтастығын қамтамасыз ету;
  
• 
  Екіншісі-мәліметтер базасына қызмет көрсетуді автоматтандыру.
  

• 
  Бірінші аймақта енгізілетін формула немесе өрнек орналасады. Ал төменгі үш аймақ дайын стандартты функцияларды таңдап алу үшін қолданылады:
  
• 
  Екінші аймақта сұранысқа арналған барлық түптектер тізімі көрсетіледі;
  
• 
  Үшінші аймақта- екінші аймақтан таңдалынған түптектің элементтері бейнеленеді;
  
• 
  Төртінші аймақта –үшінші аймақтан таңдалынып алынған элементтің ішкі элементтер жиыны жатады.
  

1. 
   Жаңа ақпараттық технологиялар. Б.Бөрібаев, Е. Балапанов, Г. Мадьярова, Р. Дузбаева. Алматы 2001 ж “ Ғылым” ғылыми баспа орталығы.
   
2. 
   Информатика М.Қ. Байжұманов Л.Қ. Жапсарбаева Алматы 2004 ж.
   
3. 
   Информатика для юристов и экономистов. Под редакцией С. В. Симоновича.
   
4. 
   Хаританова И. Самаучитель Ассеss 2000. Санкт-Петербург: Питер, 2001,383 с.
   
5. 
   Борланнд Р. Знакомство с Windows 98.-M.: Microsoft Press, Русская редакция, 1997,376 с.
   
6. 
   Павлова Н.Т. Компьютерный курс лекций. Астана 2001.,38 с.
   
7. 
   Лентьов Ю. Microsoft Office 2000: краткий курс. Санкт-Петербург: Питер, 2000, 288 с.
   
8. 
   Сагман С. Эффективная работа с Power Point 7.0. Санкт-Петербург: Питер, 1997,496 б.
   
9. 
   Пфаффенберген Б.Эффективная работа с Microsoft Internet Explorer 4.0. Санкт –Петербург,1998,416 с.
   
10. 
    Қазақ тілі терминдерінің салалық ғылыми түсіндірме сөздігі. Информатика және компьютерлік техника. Алматы,” Мектеп”, 2002, 453 б.
    

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі

“Сырдария” университеті

“Жаратылыстану” факультеті

“Информатика” кафедрасы