Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы

141. Мұрағат құжаттары мұрағат қоймасында оларды кешенді есепке алу және сақтауды, сондай-ақ жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Мұрағаттық қорларды орналастыру тәртібі мұрағат басшылығы бекіткен оларды орналастыру жоспарымен (кестесімен) айқындалады. Жоспарда (кестеде), қажет болған жағдайда стеллаждың нөмірі көрсетілген мұрағаттық қордың қоймада таралуы ескеріледі. Жоспар (кесте) мұрағат құжаттарын есепке алатын бөлімшеде немесе есепке алуға жауапты қызметкерде, ал оған тиісті бөліктері – мұрағат қоймасында болады.

142. Мынадай мұрағаттық құжаттар:

1) құпия құжаттар. Құпия мұрағаттық құжаттарды орналастыру құпиялықты қамтамасыз ету жөніндегі заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.

Құпиялылығы алынған істер және құпия құжаттарды бірге сақтау ерекше жағдайда, яғни құпиялылығы алынған құжаттар үшін орын табылмаған жағдайда рұқсат етіледі;

2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ есепке алуда немесе қосымшасында құнды металдары және тастары бар мұрағаттық құжаттар жатады. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын құжаттар және ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металдар мен тастары бар мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор құрамынан бөлініп алынып, сейфтік сақтауға тапсырылады. Алынған мұрағаттық құжаттың орнына ізбасар карта және қажет болған жағдайда мұрағаттық құжаттың көшірмесі қойылады;

3) нитронегіздегі мұрағаттық құжаттар;

4) биологиялық зиянкестермен зақымданған мұрағаттық құжаттар;

5) мұрағатты толықтыру көзі – ұйымның таратылуына байланысты мұрағатқа сақтауға тапсырылған уақытша сақтаудағы құжаттар жеке сақтауға жатады.

143. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттар ақпарат тасығыштың нормативтік режиміне байланысты жеке сақталады.

Бір мұрағат қоймасында бірдей сақтау режимін талап ететін (мысалы, магниттік таспадағы құжаттар және магниттік қабаты бар диск тасығыштағы мұрағаттық құжаттар; киноүлдірдегі және микронысандағы мұрағаттық құжаттар және тағы басқа) әртүрлі мұрағаттық құжаттар сақталуы мүмкін.

144. Пайдалану қоры көшірменің тасымалдау түріне қарай орналастырылады.

Қағаз негіздегі пайдалану қорының көшірмесі (оның ішінде фотокөшірме) әдеттегідей, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірге, бөлек стеллаждарде немесе шкафтарда, мұрағаттық іс және қор нөмірі ретімен сақталады.

Үлдір негізді пайдалану қорының көшірмесі қоймаларда оларға арналған сақтау режимінің нормативтері орналастырылады.

Бір істің немесе оның бөлігі түсірілген үлдір бюкстерге жеке салынады. Ерекше жағдайларда көлемі үлкен болмағанда істер бір бөлікте көшірілген үш істен көп болмауы тиіс.

145. Негізгі (міндетті) және қосымша есептік мұрағат құжаттары оқшауланған үй-жайларға немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің (қызметкерлердің) үй-жайына орналастырылады.

146. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің бірінші данасы қағаз негіздегі мұрағат құжаттарының түпнұсқасы үшін белгіленген сақтау режимдерін міндетті түрде сақтай отырып оқшауланған үй-жайда немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің үй-жайында орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің екінші данасы қойманың оқшауланған бөлігіндегі стеллаждарда немесе шкафтарда орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің үшінші данасы оқу залына қойылады.

147. Мұрағаттың барлық бөлмелері (ғимараттар, қабаттар, ярустар, қоймалар, бөлмелер), сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар және сөрелер нөмірленеді.

Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберіс жерден солдан оңға қарай жеке нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы қабаттар жоғарыдан төмен қарай және солдан оңға қарай нөмірленеді.

148. Сақтау жерін бекіту және қоймадан құжаттарды іздестіру мақсатында мұрағат қоймаларында қордың және сөренің топографиялық көрсеткіші жасалады (16-17-қосымшалар).

Қордың топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір мұрағат қорына бөлек дайындалады; бұл карточкалар қордың реттік нөмірімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір мұрағат қорына жалғастырылатын карточка арналады.

Сөренің топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір сөреге жасалады; бұл карточкалар сөре нөмірінің ретімен оқшауланған жерде сақталады. Топографиялық көрсеткіштердің бір көшірмесі есепке алуға жауапты қызметкерде болады, екінші көшірмесі қоймада сақталады.

Топографиялық көрсеткішті жүргізу белгіленген деректемелерге сәйкес қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттардың орнын алмастыру барлық топографиялық көрсеткіштерге, сонымен қатар мұрағаттық қорды орналастыру жоспарына (кестесіне) әсерін тигізеді.

149. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралдары (қорап, папка және тағы басқа) мұрағаттық қордың нөмірі мен атауы жазылған, сондай-ақ іс тізімдемесінің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің нөмірі жазылған жазба қағазымен қамтамасыз етіледі.

Жазба қағазындағы жазулар баспа тәсілімен, тушьпен немесе арнайы суға төзімді қара сиямен жасалады. Мөртабандарды және басқа да ұқсас құралдарды пайдалануға жол беріледі.

151. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру жұмыстары жоспарлы түрде жүзеге асырылады:

1) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылықтар объектісіне жататын Ұлттық мұрағат қорының құжаттары – жыл сайын;

2) қағаз негіздегі аса құнды құжаттар – 10 жылда бір рет;

3) дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар – 5 жылда бір рет;

4) нитронегізді киноқұжаттар – 2 жылда бір рет тексеріледі.

Қалған мұрағат құжаттарының бар болуын тексеру циклі мұрағат құжаттарын пайдалану қарқындылығына және есепке алынуына байланысты кем дегенде 20 жылда бір реттен, ауданның, қаланың мемлекеттік мұрағаттарында және мұрағат бөлімшелерінде 10 жылда бір рет мұрағаттың сараптама-әдістемелік комиссиясының (немесе басқа кеңесші органның) шешімі негізінде айқындалады.

Құпия құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру құпия құжаттарға белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады.

Апатты жағдайларда, жаппай ауыстыру жағдайында және басқа да іс-әрекет нәтижесінде мұрағаттық құжаттардың жоғалуы немесе зақымдануы мүмкін жағдайларда, сондай-ақ мұрағат қоймасының меңгерушісі ауысқан жағдайда мұрағаттың барлық құжаттарына немесе олардың бөліктеріне (топтарына) кезектен тыс болуын және жай-күйін тексеру жүргізіледі.

152. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында есептік құжаттар салыстырыла отырып тексеріледі және төмендегілерді қамтиды: тексерілетін мұрағаттық қорлар мен мұрағаттық құжаттардың есептік құжаттарының толықтығын анықтау, олардың салыстырмалы көрсеткіштерін салыстыру, құжаттар, іс тізімдемелері бойынша сақтау бірлігінің нөмір реттілігін (есепке алу және сипаттау кітабы) нақтылау және олардың қорытынды жазбаларының дұрыстығын тексеру жүргізіледі. Есептік құжаттамаларын салыстыру және олардың бар болуын тексеру дербес жұмыс түрі ретінде де жүргізілуі мүмкін.

153. Мұрағатта мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеруді әдетте, екі қызметкер жүргізеді.

Сақтау бірліктерінің бар болуын тексеру барысында, ішкі тізімдеме бойынша есепке алынған құжаттар ішкі тізімдемемен салыстырыла отырып тексеріледі, сондай-ақ сақтаудағы сақтау бірліктеріндегі парақтар саны түптелмеген (тігілмеген) түрде салыстырылады.

Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылықтар объектісіне жататын мұрағаттық құжаттар жеке парақтап тексеріледі.

Оқу залына және қызмет орнына қолдануға берілген мұрағаттық құжаттар жалпы тексеріледі, олардың шифры ілеспе картамен және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасымен айқындалады. Уақытша пайдалануға берілген мұрағаттық құжаттар тапсыру кітапшасымен және тапсыру актісімен тексеріліп, құжаттар бар болып есептеледі.

154. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында:

1) мұрағаттық құжаттардың стеллаждарда және алғашқы сақтау құралдарында орналастыру тәртібін сақтау;

2) тексеру кезінде берілген мұрағаттық қордағы қате орналасқан сақтау бірліктерін өз орнына қою;

3) тексеріліп жатқан мұрағаттық қордан (мұрағаттық құжаттардың жиынтығын) басқа мұрағаттық қорға қате салынған сақтау бірліктерін алып сақтаушыға тапсыру;

4) көгере бастаған немесе биологиялық зиянкестермен зақымданған сақтау бірліктерін алып, дереу оқшаулау;

5) құжаттардың, істің тізімдемесіне (есепке алу және сипаттау кітабына) кірмеген сақтау бірліктері алынып, оларды мұрағаттық қордың (мұрағаттық құжаттар жиынтығының) соңына орналастыру және мұрағат басшысы бекіткен мерзімде өңдеуге жіберу;

6) есептен шығарылған, бірақ мұрағат қоймасынан уақтылы алынбаған құжаттарды алу;

7) физикалық ақаулары бар құжаттарды табу керек.

155. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында мыналарға:

1) есепке алынбаған сақтау бірліктерін құжаттардың, істің тізімдемесіне (есепке алу және сипаттау кітабына) енгізуге;

2) құжаттарға, істер тізімдемесіне және басқа да есептік құжаттарға белгі қоюға, жөндеуге немесе жазуға тыйым салынады.

156. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексерудің нәтижесі және тексеру барысында табылған кемшіліктер тексеру парағына осы Қағидалардың 18-қосымшасына сәйкес және осы Қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру актісіне жазылып алынады.

Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру парағы тексеру барысында құжаттарға, істер тізімдемесіне әрқайсысына бөлек жасалады. Көлемі шағын мұрағаттық қорды тексеруде барлық құжаттардың, істің тізімдемесіне бір ғана тексеру парағы жасалады.

Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында тексеру парағының бағандарында көрсетілмеген кемшіліктер анықталғанда және істерді парақтап тексергенде параққа нақтылаулар мен қосымша деректемелер енгізіледі. Әрбір тексеру бойынша мұрағат қоры шегінде тексеру парақтары жалпы тәртіппен нөмірленеді және орындаушының қолы қойылады.

157. Осы Қағидалардың 18-қосымшасына сәйкес тексеру парағының (парақтарының) негізінде осы Қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйі туралы акт жасалады. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жағдайы туралы актімен қоса, осы Қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес қажет болған жағдайда есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы; осы Қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжаттарды тауып алғандығы туралы; осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы және басқа да актілер жасалады.

158. Мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйін тексеру аяқталған соң, істер тізімдемесінің, құжаттардың (есепке алу және сипаттау кітабының) соңына «тексерілді» деген мөр басылады, уақыты, тексеру жүргізген қызметкердің қызметі және қолы қойылады.

Істің, құжаттар тізімдемесінің (есепке алу және сипаттау кітапшасының) қорытынды жазбасында есепке алынбаған әріптер және кіргізілмей қалған реттік нөмірлер, белгіленген тәртіпке сәйкес алып тасталған сақтау бірліктері табылған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады.

159. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында осы Қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасы жасалады. Табылмаған мұрағаттық құжаттардың картотекасы қағаз тасығышта бір орталықтан жасалады немесе табылмаған мұрағаттық құжаттар есептік карточкаларының деректемелеріне сәйкес автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру нәтижесі осы Қағидалардың 23-28-қосымшаларына сәйкес мұрағаттық құжаттардың физикалық (техникалық) жай-күйін есепке алу картотекасына (кітапшасына) жазылады.

160. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген соң барып аяқталған болып есептеледі. Мұрағат құжаттарының бар болуын және жай-күйін тексеруден соң сирек қолданылатын мұрағат құжаттары қорабына мөр басылады.

161. Мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында табылмаған құжаттарды іздестіруді ұйымдастыру олардың жоқ екендігі анықталған сәттен бастап ұйымдастырылады және бір жыл көлемінде тікелей мұрағатта және басқа ұйымдарда бірдей жүргізіледі. Мұрағаттың басшылығы мұрағаттың тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының баянхаты негізінде құжаттарды іздестіру мерзімін ұзартуға құқылы.

162. Іздестіру барысында табылған мұрағаттық құжаттар, оны орнына қоятын қойма қызметкеріне беріледі. Тексеру парағының «Ескертпе» бағанына табылмаған мұрағат құжаттарының картотекасында мұрағат құжаттарының табылғандығы туралы белгі қойылып, мұрағат қоймасы меңгерушісінің қолымен расталады.

163. Жоғалған себебі құжатаиалық түрде дәлелденген мұрағаттық құжаттар белгіленген тәртіппен есептен алынып тасталады.

Іздеу барысында табылмаған мұрағаттық құжаттарды іздестіру тоқтатылған жағдайда, осы Қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес табылмағандығы туралы акт жасалады, мұндай құжаттарды есептен алып тастау туралы түпкілікті шешім қабылдау үшін іздестіру жүргізілгені туралы нақты ақпарат мұрағат құжаттарының бар болуын және жай-күйін тексеру актісімен бірге уәкілетті органға беріледі.

164. Мұрағаттық құжаттарды есептен алып тастау туралы шешім уәкілетті органның жазбаша рұқсатының негізінде мұрағат басшысының бұйрығымен ресімделеді.

Табылмаған мұрағаттық құжаттар картотекасында мұрағат құжаттарының есептен алынғандығы туралы белгі қойылады. Өзгерістер барлық есепке алу құжаттарына енгізіледі және «Мұрағаттық қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерге» де енгізіледі, белгіленген тәртіппен қор каталогына хабарланады.

165. Мұрағат басшылығы белгілеген мерзімдерде жыл бойына мұрағат қоймасынан берілетін істердің, мұрағаттық құжаттардың бар болуы және жай-күйіне (толық, ішінара) жүйелі түрде тексеру жүргізеді. Аталған тексерулердің нәтижесі мынадай түрде:

1) істің бар болғаны расталған жағдайда – бар болуын тексеруді ұйымдастыруға жауапты қызметкердің баянхаты;

2) құжаттық негізі жоқ қандай да бір істер болмағанда – белгіленген тәртіппен ресімделеді.

Мұрағат құжаттарының дәлелсіз жоғалуы анықталған жағдайда оларды жедел іздестіру жүргізіледі. Іздеу нәтижесіз болған жағдайда табылмаған мұрағаттық құжаттар әрі қарай іздестіру үшін табылмаған құжаттар картотекасына енгізіледі.

166. Мұрағатқа түскен мұрағат құжаттарын олардың алдымен физикалық жай-күйін тексермей мұрағат қоймаларына қабылдауға және орналастыруға жол берілмейді. Мұрағатқа келіп түскен мұрағаттық құжаттар қоймаға беруден бұрын қабылдау және уақытша сақтау үй-жайына орналастырылады және тасымалдау қорабынан ажыратылып, стеллаждар мен үстелдерге қойылады.

167. Келіп түскен мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін, сондай-ақ олардың сақтандыру көшірмелерін бағалау мұрағат құжаттарын мұрағатқа қабылдаған сәттен бастап 3 айдан кешіктірілмей жүргізіледі.

168. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін бағалаудың нәтижесінде мынадай:

1) биологиялық зиянкестермен зақымданған;

2) жоғары дәрежеде ылғалдылық белгілері бар;

3) қағазы және мәтіндері бүлінген;

4) шаң басқан мұрағаттық құжаттар анықталады.

Бұл ретте істегі, папкалардағы және қораптардағы барлық бөгде заттар: металл, қатырма, қағаз қаттамалар және басқа салмалар, бөлгіштер, қыстырғыштар, және басқа да осыған ұқсас нәрселер алынып тасталады.

169. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың, сондай-ақ олардың сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйін бағалау кезінде материалдық тасығыштардағы ақпараттың оқылуы, техникалық жай-күйі туралы актідегі мәліметтің техникалық сипаттамасымен сәйкес келуі белгіленеді. Сонымен бірге кинофотоқұжат негізінің түрі анықталады. Нитронегіздегі мұрағат құжаттары соңынан қауіпсіз негізге қайта көшіру тұрақтылығын шұғыл тексеруге, қажет болған жағдайда – эмульсиялық қабатын қайта өңдеуге жатады

170. Ақау табылған жағдайда ақаудың түрі және оны жоюдың жолдары көрсетілген еркін нысанда акт жасалады. Ақауларды жою толықтыру көздерінің есебінен жүргізіледі.

171. Келіп түскен биологиялық зиянкестермен зақымданған (жәндіктер, белсенді зең) мұрағат құжаттары санитариялық-гигиеналық (залалсыздандыру, дәрілеу) өңдеуге жіберіледі.

Дымқылданған мұрағаттық құжаттар табылған жағдайда олар толық кепкенге дейін міндетті бейімдеу жүргізіледі. Бейімдеуді қабылдау және уақытша сақтау үй-жайында ауаны қарқынды желдетіп, сақтау бірліктерін теріс орналастырып, стеллаждар мен үстелдерге жайылған күйінде 7-14 тәулік ішінде (ылғалдану дәрежесіне қарай) жүргізеді.

Келіп түскен мұрағаттық құжаттардың мәтіні мен қағаз сапасының жалпы жағдайын бағалау үшін арасынан таңдап тексеріледі.

172. Келіп түскен құжаттарды шаң-тозаңнан тазартуды керме шкафтарды пайдалану арқылы және санитариялық және гигиена шараларын сақтай отырып жүргізеді. Түптелген құжаттардың қораптары, папкалары, мұқабалары және түптері міндетті түрде шаңнан тазартылуы тиіс.

173. Келіп түскен дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар:

1) магниттік таспадағы мұрағаттық құжаттар – шаңнан тазартылуға және таспаны қайта айналдырып тексеруге;

2) дискідегі тасығыштардағы мұрағаттық құжаттар, грампластинкалар, мұрағаттық фотоқұжаттар – шаңнан тазартылуға;

3) температуралық-ылғалдылық жағдайларға бейімдеуге;

4) буып-түюге жатады.

Үлдір және диск негізіндегі дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар қоймаға алынбас бұрын бейімдеу ашық түрде 20±3С температурада және ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 35±15% болғанда жүргізіледі; ал түрлі-түсті кино және фотоқұжаттар үшін ауаның ылғалдылығы 35±15% болуы тиіс. Киноқұжаттар мен рулондағы микрофильмдерді бейімдеу 10 тәуліктен аз болмауы, ал магниттік таспадағы және дисктік тасығыштегі мұрағаттық құжаттарға 3 тәуліктен аз болмауы, фотоқұжаттар мен микрофиштер үшін 24 тәуліктен аз болмауы тиіс.

174. Сақтау барысында мұрағаттық құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйін тексеру зақымданған мұрағаттық құжаттарды анықтау және физикалық немесе биологиялық жай-күйі зиян төндіретін құжаттарды анықтау мақсатында жасалады және мынадай:

1) мақсатты тәртіппен; мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында. Мақсатты тексеруге төтенше жағдайда зардап шеккен барлық құжаттар жатады;

2) мұрағаттық құжаттарды мұрағаттық қоймалардан беруге дайындық барысында;

3) мұрағаттық құжаттарды жекелеп (парақтап) қараумен байланысты барлық басқа жұмыстарда жүзеге асырылады.

175. Сақтау барысында қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру ылғалмен, биологиялық зиянкестермен (жәндіктермен, өңезденген) зақымданған, қағаздары мен мәтінінде зиян келген мұрағаттық құжаттарды анықтау мақсатында жүргізіледі.

Дымқылданған мұрағаттық құжаттар (істер, іс жиынтығы) бөлініп алынып, кезектен тыс өңдеуге жіберіледі (кептіру, бейімдеу). Мұрағаттық құжаттар жаппай дымқылданғанда, қойманы кептіру және сақтау режимін қалпына келтіру шаралары жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестермен (өңез, жәндіктер) зақымданған мұрағаттық құжаттар тез арада бөлек алынады.

Мәтіндегі және қағаздағы кемшілікті анықтау, істі парақтап қарау барысында визуальды түрде анықталады. Кемшіліктер жалпы әріптік-цифрлық индекстеу негізінде әдістемелік өңдеулерге осы Қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес қағаздағы (әріптік индекстеу) және мәтіндік (мәтіндік индекстеу) кемшіліктің үлгілік белгілері бойынша жүйеленеді.

Егер мәтіннің жартысынан көбі оқылмайтын дәрежеде зақымданған және қайта өңдеу мүмкін болмайтын құжаттар жойылуға жіберілуі мүмкін. Зақымданған құжаттардың мәтінін ішінара қалпына келтіру мүмкін болса, олар мемлекеттік сақтауда қалдырылады, сканерден өткізіледі, өңделеді немесе фотокөшірмесі түсіріледі.

176. Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттардың техникалық жай-күйін тексеру:

1) буып-түю жағдайын;

2) стандарттық ракордтардың болуын;

3) үстіңгі қабатының және перфорация жолақтарының және жапсырмалардың техникалық жай-күйін;

4) ластанудың және механикалық бүлінулердің болуын;

5) нитронегіздің тұрақтылығын;

6) киноүлдірдің перфорациясының айналымын және ені 35 және 16 мм магнитті таспаның жолағын;

7) физикалық-механикалық сипаттамасы (эмульсиялық қабаттасуы, қыртысталуы немесе жұмыс қабатының сусуы және басқалары);

8) химиялық және биологиялық ақаулардың бар болуы (микроорганизммен, жәндіктермен және кеміргіштермен зақымдануы, тұздың кристалдануының іздері және химиялық-фотографиялық өңдеуде қалдықтардың ыдырауы);

9) фоно және бейнеқұжаттардың электроакустикалық сипаттамасын;

10) бейне арнадағы бейнеқұжаттардың параметрін;

11) кино, фото, бейнеқұжаттардың көріну сапасын;

12) электронды құжаттарды сипаттау параметрінің деңгейін (мысалы, уақыт бірлігінде ақпаратты оқу кезіндегі үзілістердің саны);

13) электронды құжаттарда «вирустардың» болуын;

14) магниттенген аймақтардың және машиналық тасығыштардағы механикалық бүлінулердің орын алуын;

15) триацетатты үлдірдің сіркесу синдромын анықтау үшін жүргізіледі.

177. Киноқұжаттардың (кескіннің негативін, контратипін (дубль-негатив), позитивтік көшірмелерін) техникалық жай-күйін тексеру фильмді тексеру немесе дыбысты монтаж үстелінде монтаж парағымен салыстыра отырып жүзеге асырылады.

Позитивтік көшірмені оптикалық проекция жағдайында экранда көру арқылы тексеру барысында көріну сапасына, ішкі бөліктерінде көріністің тығыздығы мен түсінің бірқалыптылығына көшірмелерінің көру және есту бағасы бойынша бөліктерінің бірқалыптылығына, кадрдың тұрақтылығына, кескіннің контрастілігіне, кескінде ақаулардың орын алуына осы Қағидалардың 26-қосымшасына сәйкес назар аудару қажет.

Аралық позитивті (лаванда), фонограмманың қайта жазғандағы негатив фонограмманың магнитті түпнұсқасын, шу мен музыканың магнитті фонограммасын бақылау фильм тексеретін үстелде тексеру арқылы жүргізіледі.

Киноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулар 2-кестеде көрсетілген.

178. Фоноқұжаттардың электроакустикалық сипатын (жиіліктің бұрмалануы, копирэффекті деңгейі, фонның және шудың деңгейі, шытынаулар мен тақылдаулардың бар болуы, кідірістің шуы) бақылау агрегаттары бар, қуат күшейткіші, дыбыс күшейткіші және басқа да жабдықтары бар кәсіби магнитофонда есту арқылы тексеріледі. Бұл жағдайда беті (ферромагниттік жабын, үлдірдің қыртысталуы, жиегінің қисаюлары, механикалық зақымдар және химикалық немесе биологиялық ластанудың іздері), бастапқы және соңғы ракордтардың бар болуы, фоноқұжаттардағы жапсырулардың сапасының жай-күйі осы Қағидалардың 27-қосымшасына сәйкес анықталады.

Фоноқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі 3-кестеде көрсетілген.

3-кесте

179. Фотоқұжаттарды бақылау фотоқұжаттарды және бақылау таңбаларды монтаж немесе жарық үстелінің үстінде қарау арқылы жүргізіледі. Бұл жағдайда үстіңгі бөлігінің техникалық жай-күйі (сызаттардың, кірдің, қажалудың және басқа да ақаулардың болмауы); фотографиялық сапасы (ашықтық, контрастілігі, оптикалық тығыздық диапазоны, бетперденің болмауы, басып шығаратын ақаулардың орын алуы және сол сияқты) анықталады.

Ақау түрлерін көзбен көріп анықтау қиын болған жағдайда, фотоқұжатты лупамен немесе микроскоппен осы Қағидалардың 28-қосымшасына сәйкес көреді.

Фото және бейнеқұжаттарда кездесетін негізгі ақаулардың тізімі

180. Бейнеқұжаттардың техникалық параметрлерін тексеруді бақылау-өлшеу аппараттар кешенінің көмегімен жүргізеді: осы Қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес бейнежазбалардың жазба тұрпатын, стандарттарын және жүйесін анықтайтын бейнемагнитофондардың тиісті түрімен.

181. Электронды құжаттардың техникалық параметрлерін тексеру тиісті мұрағаттық құжаттардың тиісті түрімен жұмыс істеуге арналған арнайы аппаратураны және бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалана отырып жүргізіледі.

182. Ұлттық мұрағат қорының физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар деп материалдық тасығыштарының бүліну деңгейі жоғары, мұрағаттық құжаттардың физикалық біртұтастығына қауіп төндіретін құжаттар танылады.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарының физикалық жай-күйін қанағаттандырғысыз деп тану және оны тез арада арнайы өңдеу жүргізу үшін арнайы есепке алу туралы шешім осы Қағидалардың 186-190-тармақтарына сәйкес өңдеушінің сараптамалық қорытындысы және мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін жауапты бөлім басшысының қорытындысы негізінде мұрағат басшысы қабылдайды.

183. Физикалық жай-күйі материалдық тасығыштарды қайта қалпына келтіре алмайтын және ақпараттары оқылмайтын құжаттар өңдеуге келмейтін, бүлінген мұрағаттық құжаттар болып танылады.

Мұрағаттық құжаттарды қайта қалпына келмейтіндей зақымданған деп тану және оны есептен шығару туралы шешімді мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін жауапты бөлімше басшысының және өңдеушінің сараптама қорытындысына және осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес зақымданған құжаттар туралы актіге сүйене отырып уәкілетті орган және жергілікті атқарушы орган қабылдайды. Уәкілетті органның жазбаша рұқсаты негізінде жарамсыз мұрағаттық құжаттарды есептен шығару туралы мұрағат басшылығының бұйрығы шығарылады.

Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын Ұлттық мұрағат қорының қайта қалпына келмейтіндей бүлінген құжаттарын жоюға және есептен шығаруға жол берілмейді.

184. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу мынадай жолдармен:

1) осы Қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес куәландыру парағында;

2) осы Қағидалардың 18-19-қосымшаларына сәйкес мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру актісінде және парағында;

3) осы Қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес тасығышы бүлінген мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасында;

4) осы Қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес мәтіні зақымданған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.

185. Дыбыс-бейнелік құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу:

1) осы Қағидалардың 26-қосымшасына сәйкес киноқұжаттың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

2) осы Қағидалардың 28-қосымшасына сәйкес фотоқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

3) осы Қағидалардың 27-қосымшасына сәйкес фоноқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында;

4) осы Қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес бейнеқұжаттардың техникалық жай-күйін есепке алу карточкасында жүзеге асырылады.

Ұлттық мұрағат қорының физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттарын есепке алу үшін карточкалардың орнына бақылау-есептік карточканың белгілеген деректемелеріне сәйкес есепке алу кітаптары қолданылады.

Тиісті белгілер мұрағаттық құжаттардың физикалық-техникалық жай-күйін есепке алу құжаттарына да қойылады.

Мұрағаттық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйін есепке алу бақылау-есепке алу құжаттарының деректемелеріне сәйкес белгіленгендей қағаз тасығыштарда немесе автоматтандырылған режимде жүзеге асырылуы мүмкін.