изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет
направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство предпринимает шаги к децентрализации
организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей
более низких звеньев
отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему
руководству. Аналогично, если произошло изменение целей, например, вследствие решения выпускать новое
изделие, нужно так изменить и модернизировать ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях
и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новые
распоряжения относительно
налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п.,
необходимо модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой
информации. В одном отчете в этой связи говорится: «По самой природе их профессии руководящие работники
не
могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента,
возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить
управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для
принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые
неожиданные вопросы».
Резюме
1. Контроль — это
процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для
обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может
также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
2. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он
применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда
работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.
3. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.
Управляющие системы в
организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению
к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
4. Первый этап процесса контроля — это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению
целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей
результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при
планировании.
5. На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется
масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения
от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и
неустойчивой.
6. Следующий этап — измерение результатов — является обычно самым хлопотным и дорогостоящим.
Сравнивая измеренные результаты с
заданными стандартами, менеджер получает возможность определить,
какие действия необходимо предпринимать.
7. Такими действиями могут быть изменение некоторых внутренних переменных системы, изменение
стандартов или невмешательство в работу системы.
8. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные
системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к
удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также
привести к выдаче неверной информации.
9. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая
осмысленные
приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но
достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая "за достижение заданных
стандартов контроля.
10. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение
конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
11. Контроль в международном масштабе является особенно трудным
делом из-за большого числа
различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно
улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и
за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех
проблем, которые от них не зависят.
12. Информационно-управляющая система (ИУС) — это формальная система, снабжающая руководящих
работников информацией, необходимой им для принятия решений. Эффективная ИУС принимает во внимание
различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому
руководящему работнику информацию только того типа и качества, которая ему необходима.
13. Основными этапами создания ИУС являются анализ системы принятия решений, анализ требований к
информации, агрегирование (группировка) решений, проектирование системы обработки информации, а также
создание системы управляющих воздействий и ее контроль.