Новітні технології в документаційному забезпеченні

Принципи документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами у вищих навчальних закладах України були розглянуті у статтях Ю. Юхименко[Якимюк] [4–7], С. Наєнко[2], О. Виноградової [1]. Ю. Юхименко [Якимюк] у червні 2011 р. захистила кандидатську дисертацію на тему «Комунікаційна система документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом». Метою цього дослідження є обґрунтування доцільності переходу від діловодства до комунікаційної системи документаційного забезпечення управління вищого навчального закладу, що має забезпечити комплексне управління усіма видами документації, яка циркулює у виші [7].

На сьогодні в Україні пропонуються такі системи електронного документообігу: Documentum, LanDocs, БОСС-Референт, Docs Fusion, Docs Open, Optima Workflow. Цікавою є пропозиція компанії ТОВ «Юнітех+», яка є розробником та системним інтегратором великих корпоративних інформаційних систем, на українському ринку працює з 1992 року [3].

Компанія пропонує «Автоматизовану систему управління вищим нав­чальним закладом (ВНЗ) III–IV рівня акредитації (далі – АСУ «Університет»)» [3]. АСУ «Університет» складається із автономних модулів: Структура ВНЗ – 01 (Впроваджено в експлуатацію); WEB – сайт ВНЗ (Впроваджено в експлуатацію); Навчальна частина – 01 (Впроваджено в експлуатацію); Кафедра – 01 (Впроваджено в експлуатацію); Навчальний розклад – 01 (Впроваджено в експлуатацію); Абітурієнт – 01 (Впроваджено в експлуатацію); Документообіг ВНЗ – 01 (В стані розробки); Деканат – 01 (В стані розробки); Кафедра – 02 (В стані розробки); Вчені ради ВНЗ – 01 (В стані розробки).

Вони працюють в локальній комп’ютерній мережі ВНЗ, мають спільне сховище даних, систему довідників та візуалізацію певного зрізу даних на WEB–сайті ВНЗ http://DNS(IP)/web/uams.php.

Кожен модуль має серверну та клієнтську складову доступ до яких захищений паролем. Конструктивно клієнтські складові виготовлені на зразок MS Windows XP прикладних програм (наприклад MS Office 2003) і інтуїтивно зрозумілі для користувача з досвідом навчально-методичної роботи у ВНЗ.

Впроваджені в експлуатацію модулі АСУ «Університет» доступні для використання через захищену паролем сторінку WEB–сайту ВНЗ.

WEB–сайт ВНЗ конструктивно виготовлено, як рядовий модуль АСУ «Університет», який виконує специфічні функції WEB–публікації інформації, що знаходиться у сховищах АСУ. Одна частина інформації, що підлягає опублікуванню, заповнюється дистанційно в спеціальні таблиці сховища даних відповідальними співробітниками ВНЗ, а інша – генерується в процесі роботи спеціалізованих модулів АСУ.

Навігатори тематичних розділів, в свою чергу, мають деревоподібну структуру (структуровані подібно до провідника MS Windows XP). Кількість сторінок WEB–сайт необмежена. Як правило більшість із них має вільний дос­туп із мережі Інтернет. На інших розташована службова інформація для співро­бітників ВНЗ різного рангу. Для доступу до службової інформації встановлена гнучка система авторизації користувачів різного рівня доступу, в залежності від його адміністративного рангу. WEB–сайт ВНЗ має інструментарій для дистанційного адміністрування, створення та редагування змісту WEB–сторінок.

Отже, активне використання новітніх технологій у діяльності ВНЗ, безумовно, сприяє вдосконаленню роботи з документами, підвищенню рівня діловодства, зокрема таких його процесів як реєстрація документів, контроль за виконанням документа, облік документів, розсилання текстів нормативно-правових актів, а також надає можливість електронного обміну документами та інформацією про документи з іншими ВНЗ України.

1. 
   Виноградова О. Б. Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності вищих навчальних закладів – об’єктивна необхідність / О. Б. Виноградова // Вісник Книжкової палати. – 2002. – № 5. – С. 34–38.
   
2. 
   Наєнко С. Удосконалення організаційної структури управління державним вищим навчальним закладом / С.Наєнко // Освіта і управління. – 2007. – Т.10. – С. 61–67.
   
3. 
   Офіційний сайт компанії ТОВ «Юнітех+» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.unitex.com.ua.
   
4. 
   Юхименко [Якимюк] Ю. П. Проблеми інформатизації документообігу у вищих навчальних закладах України / Ю. П. Юхименко [Якимюк] // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. – № 3. – С. 50–53.
   
5. 
   Юхименко [Якимюк] Ю. П. Сучасні технології документаційного забез­печення управління вищими навчальними закладами / Ю. П. Юхименко[Яки­мюк] // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2009. – № 4. – С. 38–43.
   
6. 
   Юхименко [Якимюк] Ю. П. Формування електронної документно-інформаційної бази вищого закладу освіти – важливий чинник його розвитку / Ю. П. Юхименко [Якимюк] // Бібліотечний вісник. – 2009. – № 6. – С. 43–47.
   
7. 
   Якимюк Ю. П. Комунікаційна система документаційного забезпечення управління вищим навчальним закладом: автореф. дис. на здобуття наук. ступеня канд. наук із соц. комунікацій: спец. 27.00.02 «Документознавство, архівознавство» / Ю. П. Якимюк. – К., 2011. – 19 с.
   

УДК 174:651.4–051(043) Н. Г. Любченко

На сьогоднішній день до працівників служби інформації висуваються певні вимоги, а саме: наявність професійних знання, вмінь і навичок, спеціальної освіти, володіння комп'ютерною грамотністю, мовною культурою, моральними професійними та етичними якостями. Основною проблемою на шляху своєї професійної діяльності, з якою стикається зазначена група спеціалістів, є суперечливі інтереси власників і користувачів інформації, з незаконними вимогами, зокрема з порушенням конфіденційної інформації [2, с.81]. Для запобігання будь–яких конфліктних ситуацій, призначаються різні рекомендації з виконання посадових і професійних обов'язків, які містять специфічні етичні принципи, щодо роботи з інформацією. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь–якими іншими організаціями.

1. 
   підтримання вільного потоку інформації і протистояння цензурі обов'язково доступної інформації. Даний принцип говорить про те, що професіонали в галузі управління інформацією усвідомлюють, що інформація та знання є необхідною умовою інформаційного та освіченого суспільства, тому вони підтримують найширший з можливого доступ до суспільної інформації;
   
2. 
   підтримування створення, збереження і використання точної інформації, а так само підтримування розвитку систем управління інформацією, в яких пріоритетними є її точність і повнота. Інформаційні працівники з метою забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню та використанню інформації;
   
3. 
   осуд і перешкода незвичайного і аморального використання або приховування інформації. Цей принцип означає перешкоду і відмову професіоналів у галузі інформації, що приєднаються до приватних осіб або організацій, які дозволяють або сприяють такій діяльності;
   
4. 
   підтвердження, що збір, зберігання і розповсюдження та використання інформації про приватних осіб вимагають особливої відповідальності, а також підтримання та забезпечення права всіх індивідуальних осіб на забезпечення конфіденційності інформації про приватне життя. Зазначений принцип включає в себе належну забезпеченість з боку інформаційних працівників застосування ефективних правил, систем, технологій захисту персональних даних від неавторизованого розкриття;
   
5. 
   підтримка відповідності письмової інформації статутним і регулятивним законодавчим актом. Мова йдеться про те, що при управлінні інформацією необхідно, перш за все, дотримуватися законодавства. Отже, керуючі інформацією спеціалісти повинні знати всі нормативні вимоги до письмової інформації у сфері їх повноважень, що в свою чергу є базою для етичних засад діяльності [1, с.148].
   

Наступним є Закон України «Про рекламу», де головним принципом, який вказується в статті 7, є такий, що реклама не повинна містити інформації або зображень, які порушують етичні, гуманістичні, моральні норми, нехтують правилами пристойності. А у статті 8, однією з головних вимог до реклами є заборона вміщувати зображення фізичної особи або використовувати її ім'я без письмової згоди цієї особи.

Ще одним, не менш значним, у визначенні основних етичних норм та принципів в діяльності інформаційного працівника, є Закон України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», де в статті 3 прописується заборона використання друкованих засобі масової інформації для втручання в особисте життя громадян, посягання на їх честь і гідність.

Таким чином, наявність всіх професійних та особистісних якостей, які на сьогоднішній день вимагає суспільство від інформаційних працівників, а так само застосування в діяльності всіх принципів та норм у роботі з інформацією, згідно з законодавством, дозволяє зазначеній категорії працівників вести успішну професійну діяльність, що в свою чергу призводить до успіху підприємства в цілому.

1. 
   Бреннен Л. Новая энциклопедия этикета: деловой этикет 21 века / Л. Бреннен; пер. с анг. Ю. О. Анохина. – М.: Рипол Классик, 2004. – 278 с.
   
2. 
   Кибанов А. Я. Этика деловых отношений: учеб. / А. Я. Кибанов, Д. К. Захаров, В. Г. Коновалова. – М.: ИНФРА – М., 2005. – 352 с.
   
3. 
   Матвієнко О. В. Інформаційна культура особистості: освітньо – виховний контекст: Навчально–методичний посібник/ О. В. Матвієнко. – К.: Університет економіки та права «КРОК», 2006 – 116 с.
   

УДК 019. 911 (477) (043) Д. О. Машошина

Об’єктом роботи виступає інформаційно-аналітична діяльність як особливий напрямок інформаційної роботи. Дослідження ролі процесів аналітико-синтетичної переробки інформації в інформаційно-аналітичній діяльності є предметом роботи.

Метою дослідження є характеристика інформаційно – аналітичної діяльності, аналіз процесів аналітико – синтетичної переробки інформації та їх ролі в інформаційній інфраструктурі.

Дослідженням цієї проблематики займаються такі вчені, як Н. Я. Зайченко[2], Р. С. Сорока[8],Г. Т. Артамонов[1], Л.В. Кочубей [3], І. Н. Кузнєцов[4], В. Д. Пархоме-ко[5], Г. В. Сілкова[7]. В роботах вищезазначених вчених представлена характеристика інформаційно-аналітичної діяльності, як особливого напряму інформаційної діяльності, пов'язаного з виявленням, опрацюванням, збереженням та поширенням інформації переважно у сфері управлінської, політичної та економічної діяльності. Крім того, визначаються методи інформаційно-аналітичної діяльності та значення процесів аналітико-синтетичної переробки інформації в інформаційному просторі. Розглядаються реферативні видання України (РЖ «Політика. Політичні науки», «Економіка. Економічні науки», Медичний РЖ, «Агропромисловий комплекс України», «Депоновані наукові роботи», УРЖ «Джерело», «Збірник рефератів фахових видань МОН України»), як продукти інформаційно-аналітичної діяльності. Вибір саме цих реферативних видань, обумовлений їх значенням в українській інформаційній інфраструктурі. Адже, реферативні журнали повинні вчасно здійснювати оперативне інформування різних категорій споживачів інформації про літературу, яка видається, сприяти включенню української наукової інформації до світового документарного потоку, інформувати про інтеграцію наукових напрямів і дисциплін. Проте ці функції не виконуються повною мірою, отже актуальним є дослідження ролі існуючих реферативних видань України в державній інформаційній інфраструктурі.

Реферативне видання – це документ, що містить сукупність рефератів з тієї чи іншої галузі знань [8, с. 7]. Реферативні видання слід розглядати як інформаційно-пошукову систему, користуючись якою можна здійснювати пошук інформації і документів. Завдяки систематизуючій властивості реферативне видання усуває роздробленість та невпорядкованість інформації при відображені в ній потоку первинних документів. Ця функціональна властивість також пов’язана з тим, що реферативне видання допомагає споживачам інформації орієнтуватися в первинному потоці [5, с. 148].

В Україні здійснюються підготовка та випуск реферативних видань гуманітарного, медичного, сільськогосподарського напряму (РЖ «Політика. Політичні науки», «Економіка. Економічні науки», Медичний РЖ, «Агропромисловий комплекс України», «Депоновані наукові роботи», УРЖ «Джерело», «Збірник рефератів фахових видань МОН України»).

«Український медичний журнал» - Одним з головних недоліків цього видання є обмежений обсяг інформації, що підлягає реферуванню, та спрямованість, перш за все, на відображення зарубіжних публікацій. Існує онлайнова версія «Українського медичного журналу», яка дозволяє оперативно отримувати інформацію про останні наукові досягнення українських вчених, завчасно дізнаватися про майбутні наукові конференції, брати участь в дискусії, залишивши свій коментар до будь-якої публікації.

Український реферативний журнал «Джерело» - недоліки: замість рефератів можуть використовуватись авторські резюме або анотації, тобто всі реферати представлені в УРЖ не відповідають стандарту ДСТУ 7.9 – 2009 «Реферат і анотація. Загальні вимоги» [6]; недосконалість допоміжного довідково-пошукового апарату також є важливим недоліком цього видання, тому що за відсутності універсальних та багатогалузевих наукових тезаурусів українською мовою немає можливості створювати предметні покажчики.

РЖ "Депоновані наукові роботи" містить реферати,які потребують оперативного опублікування. Основна частина рефератів складена авторами первинних документів, тому можна говорити про не відповідність РЖ вимогам.

РЖ «Економіка. Економічні науки» - Кожний запис в РЖ містить порядковий номер реферату, ключові слова. Також в рефераті по пунктах розписані основні питання першоджерела.

Отже, такий підхід до створення реферативного видання та особливості оформлення рефератів свідчить про якість підготовки даного журналу. Тому РЖ «Економіка. Економічні науки» займає значне місце в українській інформаційній інфраструктурі.

РЖ «Агропромисловий комплекс» містить розгорнені інформативні реферати з пріоритетних напрямків розвитку аграрної науки й виробництва, які складені за державним стандартом України. Журнал має довідково-пошуковий апарат, який складається з покажчика авторів, алфавітно-предметного покажчика, покажчика використаних періодичних і продовжуваних видань.

Основним недоліком РЖ «Агропромисловий комплекс» є обмежений тираж (500 прим.), РЖ «Екологія» - Структура РЖ складається зі: змісту, коротких відомостей про укладачів, та з короткої характеристики журналу. Також, реферати розміщені за окремими проблемами, що полегшує пошук необхідної інформації. Кожний запис РЖ містить порядковий номер, номер реферату у випуску, реферат, а також ключові слова й бібліографічний опис складений двома мовами, українською та англійською. Проте реферати у виданні є короткими та в багатьох випадках замінені анотаціями. Тому, незважаючи на досить зручну структуру журналу, його не можна назвати якісним.

«Збірник фахових видань МОН України» видається з різних галузей наук. В кожному записі міститься індекс УДК, бібліографічний опис, реферат. Реферати є короткими та не відповідають вимогам ДСТУ 7.9 – 2009 «Реферат і анотація. Загальні вимоги» [6].

Реферати, які знаходяться у виданнях в багатьох випадках замінені анотаціями або авторськими резюме. Можна відзначити тільки РЖ «Політика. Політичні науки», «Економіка. Економічні науки», «Агропромисловий комплекс України», які містять індикативні або інофрмативні реферати та ключові слова. Реферати публікуються декількома мовами (англійською – українською) у таких РЖ: «Політика. Політичні науки», «Екологія», «Економіка. Економічні науки». Всі інші РЖ містять україномовні або російськомовні реферати, що робить їх недосяжними споживачам зарубіжних країн. Мовний бар’єр не дає змогу використовувати РЖ для обміну з країнами далекого зарубіжжя. Отже, залишається досить актуальним і вимагає термінового вирішення питання створення англомовної реферативної бази даних відповідно до міжнародних стандартів для включення інформації, створеної в Україні, у світовий документальний потік.

Огляд вітчизняних реферативних видань, як результатів аналітико-синтетичної переробки інформації свідчить про те, що значна частина роботи, яка стосується інформаційного забезпечення наукових досліджень в Україні та розвитку української інформаційної інфраструктури ще не виконана. Існуючі на цей час реферативні видання характеризуються певними обмеженнями щодо видового або тематичного наповнення, реферати та бібліографічні описи, які містять реферативні видання складені не за державними стандартами України. Отже, не виконання ряду функцій, покладених на реферативні видання та не відповідність їх якості стандартам впливає на роль продуктів аналітико-синтетичної переробки інформації в інформаційній діяльності держави.

Для вирішення цих проблем необхідно створити єдину модель підготовки реферативних видань України, яка має максимально повно охопити потік української наукової інформації. В основу цієї моделі повинні бути покладені принципи галузевої спеціалізації провідних бібліотек та органів НТІ при аналітико-синтетичній переробці документального потоку і централізації технологічної обробки інформації у процесі формування загальнодержавного реферативного банку даних та виданні реферативних журналів.

Крім того, не менш важливим є залучення провідних галузевих бібліотек до видання загальнодержавного реферативного журналу. Тому що об’єднавши зусилля провідних бібліотек України та інформаційних служб можна досягти 100%-го відображення у загальнодержавному реферативному журналі друкованих в Україні наукових видань [2].

На сучасному етапі формування та практичного використання інформаційного потенціалу України особливо важливо сконцентрувати зусилля вітчизняних інформаційних установ на впровадженні нових технологій створення інформаційних масивів, їх збереження і передачі. Необхідно розробляти та удосконалювати онлайн доступ до реферативних журналів, адже це полегшить пошук матеріалу та зробить наукову комунікацію більш ширшою та ефективною. Також, електронна версія журналів повинна бути забезпечена потужним пошуковим апаратом, що гарантує швидкість, повноту та точність пошуку. Тобто, видавництва повинні створювати реферативні видання, орієнтовані на розвиток української інформаційної інфраструктури.

Література

1. 
   Артамонов Г. Т. Информационно-аналитическое обеспечение безопасности/Г. Т. Артамонов// Информационно-аналитический журнал Факт. – 1999. - №4. – С. 13-20.
   
2. 
   Зайченко Н. Я. Реферативні ресурси — інформаційний продукт сучасної наукової бібліотеки / Н. Я. Зайченко // Бібл. вісн. - 2005. - №. 1. - С. 28-35.
   
3. 
   Кочубей Л. До проблеми створення реферативного журналу України «Політика» / Л. Кочубей // Вісн. Кн. палати України. - 1997. - N 7. - С. 20-23.
   
4. 
   Кузнецов И. Н. Информация: поиск, анализ, защита: учебник по информационно-аналитической работе/ И. Н. Кузнецов. – М.: Яуза, - 2002. – 320 с.
   
5. 
   Пархоменко В.Д., Пархоменко О.В. Інформаційна аналітика у сфері науково-технічної діяльності: Монографія. – К.: УкрІНТЕІ, 2006. – 224 с.
   
6. 
   Реферат і анотація. Загальні вимоги (ISO 214 – 76): ДСТУ 7.9. 2009. – Чинний від 2010-01-01 – К.: Держстандарт України, 2010. – IV, 7 с. – (Національний стандарт України)
   
7. 
   Сілкова Г. В. Інформаційно-аналітична діяльність, як напрям інформаційної діяльності/Г. В. Сілкова// Вісн. Кн. Палати. – 2001. - № 2. – С. 14-15.
   
8. 
   Сорока М.Б. Система реферування українських наукових видань (основні концептуальні положення) /М. Б. Сорока // Бібл. вісн. - 1999. - N 3. - С. 5-7
   

УДК 006.035.036(477:651.4.9(043) В. І. Скуратова

З метою стандартизації діловодних процесів була затверджена серія державних стандартів: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення [1]; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови [2]; ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [7]; ДСТУ 2732:2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення [3]; ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документація. Керування документацій ними процесами. Частина 1. Основні положення[5]; ДСТУ 4423-2:2005 Інформація та документація. Керування документацій ними процесами. Частина 2. Настанови [6] та інші.

Організація документообігу повинна починатися із розуміння сутності того чи іншого терміну. Для цього було розроблено державний стандарт Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:2004 [3]. Цей стандарт розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діловодства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та документації. З іншого боку, до стандарту внесено тільки основні лексичні одиниці, пов'язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи, а визначення понять ґрунтується переважно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в зазначених сферах діяльності. У стандарті немає термінів, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики (наприклад, поняття процесів електронного документування та електронного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного циклу в цілому (наприклад, з класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства (наприклад, що стосуються науково-технічної, картографічної, гідрометеорологічної та інших систем документації).

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 [7]. Цим стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

ДСТУ 4423-1:2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення надає рекомендації у сфері визначення обов’язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов’язаних із ним процедур систем і процесів. Стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами в організаціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

ДСТУ 4423-2:2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови – це настанови щодо впроваджування ISO 15489-1 для використовування фахівцями з керування документаційними процесами та особами, які керують службовими документами в своїх організаціях. Вони надають єдину методологію, що полегшить впроваджування ISO 15489-1 в усіх організаціях, яким потрібно керувати своїми службовими документами.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління, підприємств, установ, організацій сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тя­ганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням до­кументів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.