ОСОБЛИВОСТІ УДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Мета дослідження – охарактеризувати основні напрямки удосконалення функціонування документообігу на торговельних підприємствах на основі інформаційно-аналітичної системи.

Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення. Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від одержання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту буває занадто тривалим. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження часу.

На даний момент серед методів, спрямованих на вдосконалення документування торгівельної галузі, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу. До першої групи відносять всі процедури проходження документів в торговельній установі: створення моделей документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, схем руху торговельних документів та ін. Скорочення обсягу документообігу пов'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації, розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків. Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства в торгівельній галузі.. На практиці в торговельних установах це виражається в створенні різних систем документації, суворого встановлення переліку застосовуваних документальних форм і регламенті їх застосування. При уніфікації вилучаються зайві ланки, таким чином, вона дозволяє упорядкувати торговельні документи і, тим самим, скоротити обсяг документообігу. У зв'язку з тим, що обсяг документації зростає через неякісне або несвоєчасне виконання рішень та доручень, велика роль у справі скорочення документообігу належить контролю виконання.

В умовах інформатизації суспільства потрібно приділяти більше уваги вдосконаленню технології документообігу торгівельних підприємств шляхом впровадження автоматизованої системи документообігу; комп'ютеризації операцій складання і обробки торговельних документів. Принциповим розв'язанням проблем є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в різних підрозділах організації у єлину локальну мережу. У цьому випадку відомості про роботу з документами, вводяться з робочих місць в підрозділах, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу торговельної організації. Для організації такої роботи з використанням мережі організації розробляються спеціальні програми, які дозволяють організувати, контролювати та відслідковувати переміщення по мережі електронних торгівельних документів.

Вважаємо, що на торгівельних підприємствах доцільно впроваджувати інформаційні аналітичні системи (ІАС), які дозволяють отримувати інформацію, створювати її та здійснювати її обробку та аналіз. Технологічна платформа ІАС дозволяє торговельному підприємству (організації) здійснювати інтеграцію та координацію бізнес-процесів. Крім того, ІАС забезпечує для організації єдиний інформаційний простір і гарантує, що ця інформація буде доступна на всіх функціональних рівнях ієрархії та управління. ІАС  розглядається ще й як бізнес-додаток, що дозволяє вести облік співробітників (адреса, кваліфікація, посада, відпустки, зарплата, лікарняні листи, реєстрація, пільги, час, витрачена на роботу), бухгалтерський облік, контроль за матеріальними цінностями торговельного підприємства. Система дозволяє вносити й ефективно відслідковувати будь-які зміни. ІАС може використовуватися в корпораціях і великих компаніях торговельної галузі, де необхідний механізм гнучкого обліку персоналу й ресурсів.

Отже, завдяки використанню ІАС в документообігу на торговельних підприємствах прогнозуються наступні результати:

• 
  формування централізованої бази документів та інформації про хід їхнього виконання, яка доступна в будь-яктй момент часу;
  
• 
  зменшення часу на виконання рутинних операцій, особливо щодо пошуку документів і повязаної з ними інформації;
  
• 
  одержання адміністрацією торговельного підприємства своєчасної та об’єктивної інформації про стан виконання торговельних документів;
  
• 
  збільшення прозорості документообігу, підвищення оперативності технологічної обробки документів і контролю за їх виконання;
  
• 
  зменшення документів, що ведуться у паперовій формі, за рахунок поступового впровадження електронної форми для торговельних документів внутрішнього призначення, а також за рахунок виключення деяких технологічних документів.
  

УДК 004.91:651.5(043) М. А. Дьячкова

Питання автоматизації діловодства, впровадження електронного документообігу знайшло своє відображення в дослідженнях Г.Г. Асєєвої, Г. О. Перехреста, Л. Я. Філіпової, Ю. П. Якимюк, М. Шейко О.В. Шпортько та В.В. Ступницького, Г. Сельченкової, В. Рудюка.

Метою дослідження є аналіз впливу інформаційних технологій на сучасне діловодство та характеристика основних принципів електронного документообігу і автоматизованих систем управління документами.

На сьогодні, інформаційні технології – це сукупність методів, засобів і прийомів, що використовуються для забезпечення ефективної діяльності людей в різноманітних виробничих і невиробничих сферах [1]. Одним з результатів використання інформаційних технологій у діловодстві є використання систем електронного документообігу. Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [4].

До основних принципів електронного документообігу належать:

• 
  однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи;
  
• 
  можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
  
• 
  безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу);
  
• 
  єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів;
  
• 
  ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;
  
• 
  розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних із звітів [3].
  

• 
  системи автоматизації діловодства (САД);
  
• 
  системи електронного документообігу (СЕД);
  
• 
  корпоративні системи управління документами (КСУД).
  

В Україні користувачам пропонуються такі системи електронного документообігу:

• 
  Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів Megapolis.DocNet;
  
• 
  Система електронного документообігу «MasterDoc»;
  
• 
  Система електронного документообігу «ДІЛО»;
  
• 
  Програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) - ІНТАЛЄВ: Корпоративні документи і процеси;
  
• 
  Система електронного документообігу ru:FossDoc;
  
• 
  Система електронного документообігу АСКОД.
  

• 
  Система електронного документообігу, контролю виконавчої дисціпліни і керування підприємством «ДІЛО»;
  
• 
  Підсистема ДІЛО-Web призначена для роботи з документами, проектами документів системи «ДІЛО» через мережу Іnternet;
  
• 
  «Мобільний кабінет» працює з документами поза офісом в умовах відсутності постійного підключення до мережі, з ноутбука, з Інтернет-Кафе й за допомогою мобільних обладнань, таких як iPad, iPhone, смартфони, комунікатори, а також мобільні телефони;
  
• 
  Система автоматичного пересилання «Діло - Post» призначена для синхронізації, реплікації документів декількох БД «ДІЛО». 
  

Отже, на сучасному етапі життя значення діловодства важко недооцінити. За вимогами часу в діловодних процесах використовуються інформаційні технології, які дають можливість удосконалити процес документообігу. Зараз для все більшого числа документів електронна форма стає постійною або майже постійною, що зумовлює розвиток і розповсюдження електронного документообігу. Саме через це в установах та на підприємствах встановлюють системи електронного документообігу. Вони допомагають слідкувати за всіма стадіями життя документа, корегувати його та вести облік. Сучасне підприємство важко уявити без автоматизованих систем управління документами, бо це зручно та ефективно.

1. 
   Буйницька О.П. Інформаційні технології та технічні засоби навчання: навч. посіб / О. П. Буйницька . – К.: Центр учбової літератури, 2012. – 240 с.
   
2. 
   Електронне діловодство: Навч.посібник / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В. Шпортька. – Рівне: РДГУ, 2006. – 88 с.
   
3. 
   Литовченко О.О. Правове регулювання електронного документообігу в Україні// Литовченко О.О., Проценко Н.К. – Кременчук, 2012. – 32 с.
   
4. 
   Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003р. №851-IV. [Електронний ресурс] - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgibin/laws/main.cgi?nreg=851-15.
   
5. 
   Система «ДІЛО». [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.eos.com.ua/eos/ua/products/delo. - Назва з екрану.
   

УДК 328.47(043) І. В. Куракіна

Теоретичну основу дослідження інформаційного забезпечення становлять роботи сучасних українських вчених М. Згуровського, А. Колодюка. Працюють у цьому напрямку російські вчені В. Іноземцев, Т. Єршова та ін. Питанням інфoрмаційнoгo забeзпeчeння в систeмі дeржавнoгo управління приділяють увагу М. Дітковська, П. Клімушин, O. Крюков, О. Орлов, А. Панчук. [2]

Метою статті є визначення ролі інформаційних ресурсів в діяльності сучасних підприємств, що обумовлена їх безпосередньою участю в економічних процесах та постійно зростаючим рівнем інформатизації ринкового середовища та суспільства в цілому.

Об'єкт дослідження – інформаційне забезпечення установи в умовах розвитку економіки та інформаційних технологій.

Предмет дослідження – складові інформаційного забезпечення та їх вплив на діяльність установи.

Інформатизація зокрема є процесом широкомасштабного використання ІТ у всіх сферах соціально-економічного, політичного і культурного життя суспільства з метою підвищення ефективності використання інформації та знань для управління, задоволення інформаційних потреб громадян, організацій і держави і створення передумов переходу держави до інформаційного суспільства.[1]

У процесі основної діяльності кожна установа повинна отримувати, оброблювати, передавати різні види інформації за призначенням, а саме : планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну та ін. Ця інформація потрапляє до організації з різних джерел: листи, накази, новини законодавства. У наш час об`єми інформації зростають з кожним днем , їх важко оброблювати та використовувати без допомоги спеціального програмного забезпечення (ПЗ) та застосування інформаційних систем (ІС), наприклад:

• 
  для інформування про новини законодавства широко використовується ІС «Ліга:Закон»;
  
• 
  для ведення бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати впроваджують ПЗ фірми «1С»;
  
• 
  для зручності обробки інформації для звітів найбільше застосування має Microsoft Excel;
  
• 
  в тому разі, якщо організація має велику базу клієнтів, контрагентів доцільно зберігати інформацію про них у СУБД, таких як Microsoft Accesses, та ін.
  

Інформатизація важлива у багатьох сферах життєдіяльності людини та її доцільно впроваджувати як у державних, так і в установах приватної форми власності. Зокрема, в університетах (наприклад ,Донецький національний університет) із появою інформатизації з`явилися електронні архіви бібліотек, централізована БД студентів, викладачів та ін. співробітників, портали факультетів та кафедр (веб-сайти), де кожен, в кого є доступ до інформаційних ресурсів, має можливість оперативно отримувати потрібну інформацію.

У не державних установ з`явилася можливість ведення бізнесу в мережі Інтернет (за допомогою веб-сайтів), налагодження зв`язків із закордонними партнерами (листування через електронну пошту), дослідження діяльності конкурентів у мережі, пошуку цільової аудиторії для придбання того чи іншого товару або послуги та ін.

Слід відмітити, що працівники установи повинні мати визначений рівень кваліфікації для роботи з засобами обробки інформації, мати достатній рівень комп`ютерної грамотості , інакше усі впроваджені ІС та ПЗ не матимуть очікуваного ефекту, так як не будуть використовуватися повною мірою. Також впровадження процесу інформатизації вимагає від установи значних коштів на придбання апаратного та програмного забезпечення.

Отже, інформаційне забезпечення установи є ключовим фактором ведення діяльності, який спрощує виконання багатьох функцій, допомагає оброблювати, передавати і отримувати потрібну інформацію вчасно, забезпечує високий рівень конкурентоспроможності.

ЛІТЕРАТУРА

1. 
   Відкрита енциклопедія «Вікіпедія» [Електронний ресурс]. – Режим доступу : URL : http://uk.wikipedia.org/wiki . – Назва з екрана.
   
2. 
   Луценко С. М. Пріоритетні напрями розвитку інформаційного забезпечення органів влади/ С.М.Луценко // Держава та регіони : зб. наук. пр. – Запоріжжя : Класичний приватний університет, 2010. – № 2. – С. 41–45.
   
3. 
   Орлов В.М. Теоретичні основи інформаційного забезпечення діяльності підприємництва на сучасному етапі / В.М. Орлов, О.В. Орлова, Т.Я. Продан, Л.В. Шостак//  Вісник Волинського інституту економіки і менеджмента. - № 2, 2011. – С. 252-260.
   
4. 
   Шпак Н.О., Дулиба Н.Г. Сутність і складові інформаційного забезпечення систем управління підприємством / Н.О. Шпак, Н.Г. Дулиба // Науковий вісник НЛТУ України: Збірник науково-технічних праць.– Львів : РВВ НЛТУ України. – 2012. – Вип. 22.07. – 307-317 с.
   

УДК 303.44:007(043) С. С. Луцишин

Одна із найбільш використовуваних технологій вивчення природних, соціальних або інформаційних процесів є система моніторингових досліджень. Моніторинг, як метод з’явився відносно нещодавно, але швидко пристосувався до потреб науковців, бо в основі своїх досліджень він дає можливість отримувати оперативну інформацію про поточний стан системи або об’єкту дослідження і навіть зпрогнозувати майбутній його розвиток.

Головною метою моніторингу – систематичне спостереження за станом об’єктів, явищ, процесів з метою їхньої оцінки, контролю чи прогнозу. Таким чином, під час моніторингу будь-якої системи (екологічної, медичної, соціальної, педагогічної та ін.) відбувається збір інформації про систему, яка досліджується.

Сфери використання моніторингу є надзвичайно різноманітними. Основна сфера практичного застосування моніторингу – це інформаційне обслуговування в різних сферах діяльності суспільства. Сфери застосування інформаційного моніторингу, як уніфікованого методу для дослідження і вивчення різних галузей науки і практики.

Уперше поняття моніторинг (від лат. monitor – наглядовий) використано в ІІ половині ХХ т. у ґрунтознавстві, потім в екології й інших суміжних науках. Нині воно вивчається та використовується як у технічних, гуманітарних, так і в інших сферах практичної діяльності.

З розширенням використання інформаційного ресурсу пов’язується перехід суспільства до принципово нової фази свого розвитку — «інформаційного суспільства». Інформаційні технології, як засіб вирішення суперечності між тими знаннями, що накопичуються і можливостями та масштабами хнього застосування. З середини 90-х рр. ХХ ст. проблема побудови інформаційного суспільства стає в багатьох розвинених країнах світу одним із пріоритетних напрямків їхньої державної політики. Інформатизація суспільства являє собою перебудову життєдіяльності на базі використання інформації. Саме інформація, яка є частиною моніторингу, постає як мета моніторингу, охоплює будь-який продукт розумової діяльності.

Без існування самої інформації, та змоги її передавати та сприймати, використання моніторингу втрачає сенс. Під коммуникацією необхідно розуміти соціальний процесс передачі і сприйняття інформації по різних каналах, за допомогою комунікативних засобів. Тому можна сказати, що розуміння та сприйння надходженої інформації є головною метою і умовою проведення моніторингу, тому що саме інформація досліджується, вивчається та аналізується під час моніторингу.

Сучасний підхід до моніторингу й оцінки його значення для науково-дослідницької роботи, розвитку комунікаційних технологій, прийняття управлінських рішень та інших сфер соціального життя країни - дає змогу проводити порівняння досягнень цих самих країн. Активно розвиваються інформаційно-аналітичні установи для моніторингу середовища проживання і прогнозування розвитку соціального благополуччя, бо впевненість в завтрашньому дні, є запорука розвитку будьякої країни. У політиці системи інформаційного моніторингу пристосовують для (опрацювання результатів виборів, визначення рейтингів різних політичних партій та інше).

Моніторингові технології широко застосовують у вивченні стану довкілля, аграрної політики або природних чи техногенних явищ, які можуть в майбутньому можуть нанести шкоди навколишньому середовищу або населенню.

Інформаційний моніторинг – це самостійний науковий процес, тому можно виділити об’єкт та предмет. Численні системи моніторингу мають і спільні характеристики, що дозволяє говорити про моніторинг як цілісний самостійний науково-практичний феномен.

Об'єкт моніторингу – система, на яку спрямовані конкретні моніторингові процедури. Якщо проаналізувати характер можливих об'єктів моніторингу, можна відзначити, що ними можуть бути як складні системні об'єкти (наприклад, здоров'я, клімат, екологічний стан, засоби масової інформації, радіокомунікації, ціни та ін.), так і досить локальні (наприклад, переселення, міграція, вибори). Можна виділити таку основну особливість об'єктів моніторингу, як динамічність. Усі об'єкти, вивчення або обстеження яких здійснюється із застосуванням інформаційного моніторингу, постійно змінюються, розвиваються, зазнають зовнішніх впливів, що можуть викликати небажані зміни у функціонуванні об'єкта.

Предметом – є стан системи, яка досліджується, у певні періоди часу і конкретні зміни в рамках цієї системи. Це означає, що важливими є не лише аналіз окремих кількісних і якісних показників виміру станів системи через певні проміжки часу, але й сама динаміка, яка виявляється в підсумку порівняння змін, що відбуваються.

Можна сказати, що одним із завдань інформаційного моніторингу є попередження про те або інше неблагополуччя, небезпеку для ефективного функціонування об'єкта. Тим самим створюється можливість запобігти його можливому деструктивному розвиткові подій. Завдяки реалізації мети і завдань, інформаційний моніторинг є універсальним за своїми дослідницькими і практичними можливостями механізмом впливу і корекції діяльності суб'єктів управління системою. Таким чином, розглянувши сферу застосування інформаційного моніторингу, можна дійти таких висновків:

Інформаційний моніторинг покликаний покращіти традиційні способи аналізу отриманої інформації та стати уніфікованим методом для дослідження й вивчення різних галузей науки та практики. Його суть полягає в пошуку таких властивостей, ознак документа, експерименту, які відображали б істотні сторони їх змісту, вилучення з них суттєвої інформації, яка після обробки та аналізу слугуватиме базою для прогнозування подальшої діяльності. Саме тому необхідно вивчати методологію, вдосконалювати експерименти, проводити дослідження, поглиблювати процеси координації, розробляти і запроваджувати нормативні документи, узгоджені з міжнародними стандартами.