4-сабақ.
2.3.тақырып.Құжаттардың бір ізге келтірілген жүйелері.
Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың тұрпатты нысандары мен
дайын үлгі мәтіндерін, оларды құрастыру және ресімдеу ережелерін әзірлеу
болып табылады. Құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндері
жинақ түрінде ресімделеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге
келтірілген құжаттар жүйесі нысандары Қазақстан Республикасының 1042-2001
стандарты негізінде жасалады.
Әртүрлі құжаттарды жасау, ресімдеу ережелерін, олармен жұмыс
жүргізу тәсілдерін, нысандары мен әдістерін айқындау мақсатында құжаттар
жіктеледі және бір ізге түсіріледі. Бұл ағымды іс жүргізуде құжаттармен жұмыс
жеделдігін арттырып, оларды тез іздеп табуды қамтамасыз етеді және құжат
айналымы ауқымын қысқартады.
Құжаттарды жіктеу олардың түрлері (қаулылар, бұйрықтар,хаттамалар,
хаттар, актілер, баяндау хаттар, шарттар және басқа құжаттар) , нысаны ( жеке,
тұрпатты), мазмұны ( қарапайым, күрделі) , шығу тегі ( ресми, жеке), жасалған
орны ( сырткы, ішкі), сақталу мерзімдері ( тұрақты, уақытша), қол жеткізуге
шек қойылу деңгейі ( ерекше маңызды, өте құпия, құпия, «Қызметте пайдалану
үшін » белгісімен ) бойынша жүргізіледі.
Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады. Жіктегішті
әзірлеу кезінде ұйымның құрылтайшылық құжаттары, оның құрылымдық
бөлімшелері туралы ережелері, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулары,
істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасы, ұйым істерінің номенклатурасы,құ-
жаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тізбелері, тұрақты сақтаудағы
істердің және жеке құрам бойынша істердің тізімдемелері пайдаланылады
Бақылау сұрақтары:
1. Құжаттар қай мақсатта жіктеледі және бір ізге түсіріледі?
2. Құжаттарды бір ізге түсіру деген не?
3. Құжаттарды жіктеу жұмыстары қалай жүргізіледі?
4. Құжаттардың түрлерін атаңыз.
5. Қол жеткізуге шек қойылу деңгейі бойынша құжаттар қалай топтасады?
Достарыңызбен бөлісу: |
