2008 жылдың 9 айлығындағы Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау туралы есеп

Басқарма бастығы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпараттар министрлігі Алқасының отырысына және ҚР Ақпарат және мұрағат комитетінің облыстық мұрағат қызметтері басшыларының мәжілісіне қатысты.

ШҚО Әкімі аппаратымен және облыстың мемлекеттік органдарымен өзара әрекет аясында ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының ішкі саясат саласындағы әрекетінің жоспары; Қазақстан Республикасы Президентінің 2008 жылдың 06 ақпанындағы Қазақстан халқына «Қазақстан азаматтарының хал-ахуалының артуы – мемлекеттік саясаттың басты мақсаты» Жолдауын жүзеге асыру бойынша ісшаралар жоспары; 2007 жылға «электрондық басқару» құру бағдарламасын орындау туралы есеп, 2007-2010 жылдарға арналған «электрондық мұрағат» жасау бағдарламасын жүзеге асыру туралы, 2007-2009 жылдарға арналған ШҚО мұрағат ісі мен құжаттама жүйесін дамыту бағдарламасы; 2007 жылғы мұрағат қызметінің әрекеттері туралы есеп, 2008 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары, облыс мұрағат мекемелері көрсететін мемлекеттік қызметтер тізбесі жасалды, сонымен қатар келесі ақпараттар жолданды: облыстың мұрағат саласының өзекті сұрақтары (ШҚО мемлекеттік мұрағаты ғимаратының құрылысы), «Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін жасау бойынша ашық конкурс өткізу туралы, ШҚО әкімінің 2007 жылғы жұмысын қорытындылау бойынша іс-шаралар жоспарының орындалуы туралы, ШҚО әкімі сайтына материалдар тапсыру туралы, мемлекеттік тілді іс жүргізге ендіру туралы, мұрағатшылардың шет елдік іссапарлары туралы, сыбайлас жемқорлықтың алдын алу туралы, Ақпараттық теңсіздікті төмендету бағдарламасын жүзеге асыру бойынша мұқият жоспар-кестенің орындалуы туралы, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасында электрондық құжат айналым жүйесін (ЭҚЖ) ендіру туралы, бюджеттік классификация мен жергілікті бюджет коды кесіндісіндегі еңбек ақы қоры бойынша, жергілікті бюджет қаражатын ШҚО мемлекеттік мұрағаттарының материалдық-техникалық базасын нығайтуға бағыттау туралы, заңды нормативтік-құқықтық актілер мониторингін өткізу туралы, мемлекеттік тілді оқыту туралы, мұрағатшылардың «Қайрымдылық жаса» қайырымдылық марафонына қатысу туралы және басқа ақпараттар.

Басқарма басшысы ШҚО әкімінің облыс активімен және Көкпекті ауданының халқымен есепті кездесуіне, Семей қаласында Қазақстан Республикасы Қаржы Министрлігі Қаржылық бақылау және мемлекеттік сатып алу комитетімен өткізілген практика жүзінде мемлекеттік сатып алу туралы заңнамаларды қолдануды түсіндіру жөнінде кустолық семинар-мәжіліске, әскери міндеттілер есебі мен броньдауды ұйымдастыру бойынша семинарға қатысты. Басқарма басшысы және қызметкерлері Қазақстан халықтарының бірлік Күніне арналған «Ортақ шанырақ астында» атты достық Форумына, Серікбаев атындағы ШҚМТУ-де өткен «Абай мен Шәкәрім мұрасының әлемдік маңызы» атты ғылыми-практикалық конференцияға қатысты.

2008 жылғы маусымда басқармада «Русский регистр» сертификациясы бойынша Ассоциацияның бас аудиторымен 9001:2000 ИСО ХС талаптарына сәйкес МЖС инспекциялық тексеру өткізілді, менеджмент жүйесінің сапасы талапқа сай деп танылды.

2008 жылдың 9 айында басқарманың барлық қызметкерлері мемлекеттік қызметшілер арасында компьютерлік теңсіздіктің төмендігін жою бойынша «электронды әкімдік» бағдарламасы шеңберінде компьютерлік білім алу курстарында оқыды.

Шығыс Қазақстан облысындағы «электрондық үкімет» мемлекеттік бағдарламасын орындау аясында электрондық қызмет орталығы (ЭҚО) құрылды, басқармада виртуалды қабылдау бөлмесі жұмыс істейді – бұл азаматтардың өтініштерін, сұрақтарын қабылдауды және жауапты тұлғалардың оларды өңдеуін қамтамасыз ететін электрондық қызмет көрсету.

2008 жылғы қаңтардан бастап басқармада жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін есепке алудың бірыңғай автоматтандырылған жүйесі (ААЖ ЕУОЛ) енгізілген, оның негізінде № 1-ОЛ нысанды «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау туралы» статистикалық есеп қалыптасады, өтініштер жөнінде мәліметтер ай сайын электронды түрде ҚР бас прокуратурасының ШҚО бойынша құқықтық статистика және арнаулы есепке алу басқармасына ұсынылады. 2008 жылдың І жартыжылдығында виртуалды қабылдау арқылы азаматтардан, олар: тұрған жерлерін куәландыру фактілері, жұмыс өтілі, еңбек жалақылары, марапаттау деректері туралы және т.б. 81 өтініш түсті, өтініштер қаралып, орындалуда, оның ішінде 77-сі заңмен белгіленген мерзім ішінде орындалды, 4-і орындалуда.

Қазақстан Республикасы Президентінің 2008 жылдың 06 ақпанындағы Қазақстан халқына «Қазақстан азаматтарының әл-ауқатының артыруы – мемлекеттік саясаттың басты мақсаты» Жолдауын жүзеге асыру мақсатында облыс мұрағат ұжымдарында Жолдау қағидаларын зерделеу ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау бойынша облыстық ведомствоаралық ақпараттық-насихаттау тобының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысы Ұлан ауданының елді мекендерінде халықпен кездесу өткізді. Басқарма басшысы және қызметкерлері Қазақстан Республикасы Президентінің 2008 жылдың 06 ақпанындағы Қазақстан халқына «Қазақстан азаматтарының әл-ауқатының артыруы – мемлекеттік саясаттың басты мақсаты» Жолдауын ҚР ауыл шаруашылық министрі А.К. Күрішбаев түсіндіру жөніндегі облыстық актив отырысына қатысты.

2008 жылғы мамырда облыс әкімінің ауысуына байланысты, жаңадан тағайындалған ШҚО әкімі А.С. Бергенев облыстық басқармалардың басшыларымен кездесіп, олардың қызметі туралы есебі тыңдалды, басқарма басшылары мен қызметкерлері штаттық құрылым, кесте, функционалдық міндеттері туралы айтты, бағдарламаларды және жоспарларды орындау барысында басқарма жұмыстарын меңгеру бойынша ұсыныстар енгізді.

Осы кездесуде берілген облыс әкімінің тапсырмаларын орындау кезінде ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасымен қызмет көрсету орталығы арқылы халықтарға «Мұрағат анықтамаларын беру» мемлекеттік қызмет көрсету бойынша жұмыс өткізілді. Мысалы: халықтарға қызмет көрсету орталығы арқылы халықтарға мемлекеттік қызмет көрсету тізбесіне барлық басқармаға қарасты мемлекеттік мұрағаттарды, мұрағаттар және құжаттама басқармасын енгізу туралы ШҚО бойынша әділет департаментіне хат жіберілді, № 1 ХҚКО және № 2 Өскемен қаласының ХҚКО басшыларымен мәжіліс және сұраным берушілерге теріс, негізсіз жауап беруді болдырмауға байланысты ХҚКО жұмыскерлері және олардың филиалдары үшін 4-күндік оқып-үйрену семинары өткізілді.

Шығыс Қазақстан облысы Әкімі сайтының құрылымдық айдарын жаңалау үшін 2008 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары, 2007 жылғы, 2008 жылғы І тоқсанға, 2008 жылдың І жартыжылдағы Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағаты ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау туралы есеп, облыс мұрағат мекемелерінің басшыларының облыстық мәжілісін өткізу туралы ақпарат және т.б. тапсырылды.

2008 жылғы 9 айының ішінде «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-сайты белсенді жұмыс істеді, онда облыс мұрағат мекемелерінің әрекеттері туралы материалдар, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін жасау бойынша мемлекеттік сатып алулар конурсын өткізу туралы, облыстық мемлекеттік мұрағаттарының 2008 жылғы 1-тоқсанға, 2008 жылғы І жартыжылғы жұмыс қорытындылары туралы және т.б. ақпараттар орналастырылды.

Есепті тоқсанда мұрағатшылар күшімен Шығыс Қазақстан обылыс Әкімі Ж.С. Кәрібжановтың облыс активімен есепті кездесуіне, облыс мұрағат мекемелері басшыларының облыстық мәжілісіне, Шығыс Қазақстан Халықтарының Достық Үйінің қабырғасында дивизия комиссары Е.П. Рытовтың құрметіне қойлыған мемориалдық тақтаның ашылуына, «29 тамыздағы Полигон» халықаралық қайырымдылық қоры кеңесінің төрағасы И.Н Половинкиннің қатысуымен және Орталық қалалық кітапхананың қызметкері А.К. Ахметжановамен жазушы А.С. Иванов туралы сұхбатқа, Қазақстан Республикасының еңбек сіңірген әртісі О.П. Маципулоның 60 жылдығына «Қызықты адамдармен кездесу» циклінен «Адам жанының жасампазы» кешіне, келесі шығармашылық кештерге: «Ертіс жеріндегі із» (жазушы, драматург Оралхан Бөкейдің 65 жылдығына, жазушы А.С. Ивановтың 80 жылдығына, Шемонаиха қаласында А.С. Ивановқа ескерткіштің ашылуы және оның жесірі Г.Л. Ивановамен кездесуі, ақын, философ, ойшыл Шәкәрім Құдайбердіұлына 150 жыл толуына арналған), әйгілі қылқалам Аманкелді Шәкеновтың дербес көрмесіне, КСРО суретшілер Одағының мүшесі Е.П. Долбилкинге, облыстық «Рудный Алтай» газетінің 90-жылдығына арналған іс-шараларға, «Еркін музаларға қайырымдылық» атты өңірлік 4-ші конкурстың жеңімпаздарының парадына, соғыс ардагерлерінің кездесуіне, Кенигсберг қаласын алған қатысушыларға, ардагерлер кеңесінің Пленумына, Астана қаласының 10-жылдығына байланысты ҰОС ардагерлерін марапаттауға, облыстық А.С. Пушкин атындағы кітапханада «18-ғасырдың аяғы 20-ғасырдың басында Шығыс Қазақстанда тау-кен істерінің дамуы» құжаттары жинағының тұсау кесеріне бейнетүсірімдер жасалды.

Мәдениет және ақпарат министрілігіне 2009-2011 жылдарға арналған Мәдениет министрлігінің салалық бағдарламасы аясындағы инвестициялық жобалар тізбесіне «Өскемен қаласындағы ШҚО мемлекеттік мұрағатының мамандандырылған ғимаратының құрылысы» жобасын енгізу туралы қолдаухат жолданды, ҚР Мұрағат және ақпарат комитетіне «2008 жылға арналағн Шығыс Қазақстандағы мұрағат ісін дамытудң негізгі бағыттары», «2007 жылғы Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау туралы есеп», «01.01.2008 жыл жағдайындағы облыс мұрағат мекемелеріндегі мемлекеттік сақтаудағы мұрағат қорының төлқұжаты», 2008 жылға арналаған мұрағат ісі мен құжаттама саласындағы ғылыми проблемаларды қарау бойынша кеңестің және әдістемелік кеңестің жұмыс жоспарына енгізу үшін ұсыныстар, ШҚО Мемлекеттік мұрағаттарында сақтаулы құжаттардың тізбесі, ХІХ-ХХ ғасырларда Қазақстанда өмір сүрген латыш ұлтының азаматтарының өмірі мен қызметіне қатысты ШҚО мемлекеттік мұрағаттарында сақтаулы құжаттар тізбесі жолданды. «Мұрағаттық анықтамаларды беру» стандарты туралы пікір, ҚР Үкіметінің 2007 жылғы 29-желтоқсандағы «Азаматтық қызметшілерге, мемлекеттік бюджет қаражаты есебінен ұсталатын ұйымдардың қызметкерлеріне, қазыналық кәсіпорындардың қызметкерлеріне еңбекақы төлеу жүйесі туралы» № 1400 қаулысын практикада қолдану туралы сұраным, арнайы Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарымен және мемлекеттік мұрағаттармен ҚР ҰМҚ құжаттарын пайдалану және есепке алу және басқа да мұрағаттық құжаттарды жинақтау, сақтау, есепке алуды ұйымдастыру ереже жобасына ұсыныстар.

Мемлекеттік мұрағаттарды жабдықтау саласында 2008 жылдың 9-айлығындағы облыстық басқарманың Сараптау-тексеру комиссиясының және ШҚО ҚТҚО СТҒӘК отырыстарында 12789 сақтау бірлігі басқарма құжаттамаларының және 18970 сақтау бірлігі жеке құрам бойынша құжаттардың, 530 сақтау бірлігі жеке бас текті құжаттардың, 342 іс ЕБҚ, 202 фотонегетивтердің, 100 сақтау бірлігі фотоқұжаттардың, 38 фотопозитивтердің (45 позиция), басқару құжаттамалары тізімдемелерін қайта өңдеу қорытындысы 2736 сақтау бірлігіне, жаңартылғаннан кейін басқару құжаттарының тізімі 665 сақтау бірлігіне көбейді және оларға ғылыми-анықтамалық ақпарат қаралып, бекітілді.

225 істер номенклатурасы: «Қазақстанның халық жинақтау банкі» Қ ШҚО филиалының аудандық басқармаларының, Мамырсу ауылдық округі Әкімі аппаратының, Аягөз аудандық аумақтық инспекциясынң, әр бағыттағы 4 колледждің, қылмыстық-атқару жүйесінің 4 мекемесінің, Шығыс әскери округінің әскери прокуратурасының және Семей қаласының прокуратурасының, қартайған және жұмысқа жарамсыз азаматтарға үйінде әлеуметтік қызмет көрсету тұрпатты істер номенклатурасы, Семей қаласының экономика және бюджеттік жоспарлау бөлімінің, Бесқарағай аудандық сотының, цемент зауытының, Ұлттық ядро орталығының, «Шығыс Қазақстан халықтар достығы Үйінің кіші ассамблеясы» КМҚК, оның ішінде: 29 – құпиялық іс жүргізуі, 1 – «Құпия» белгісімен, 7 – «ҚБПҮ» белгісімен, 86 – мемлекеттік тілде келісілді.

Әдістемелік сипаттағы сұрақтар қаралды: ШҚОММ 5 филиалдарын және ШҚО ҚТҚО жинақтау көздерінің тізімдері, 2007 жылдың 1 қазанындағы облыс мемлекеттік мұрағат мекемелерін жабдықтау көздерінің және әлеуетті жабдықтау көздерінің Жиынтық тізімі, Тұрғазы Нұқайұлының өмірі мен шығармашылығына арналған кітапшалар макеті, «Олар 1939-2008 жж., Шығыс Қазақстан облысын басқарған», «Біз біздің өлкенің тарихын сақтаймыз» көрмесінің тақырыптық-экспозияциялық жоспары, «Разақов Нұрсұлтан - әскер-интернационалист» (кеңес әскеріінң Ауғаныстан жерінен шығарылғанына 17 жыл толуына арналған). Тізімдемелерді жетілдіру мақсатында Семей қаласы Калинин аудандық атқару комитетінің білім бөлімімен және Жоспарлы комиссияның қорына 201 сақтау бірлігі тарихи анықтамалар құрылды және бекітілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарының дирекция мәжілістерінде 2007 жылға арналған ұжымдардың жұмыс қорытындысы мен 2008 жылға қойылған міндеттер, істердің бар жоғы мен физикалық жағдайын тексеру кестесі, мемлекеттік мұрағаттардың өрт қауіпсіздігі бойынша жоспарының орындалу барысы қаралды.

Басқарманың басшысы мен қызметкерлері Астана, Аягөз, Зайсан, Риддер, Семей қалаларына, Абай, Бородулиха, Глубокое, Катон-Қарағай, Көкпекті, Ұлан, Тарбағатай, Үржар аудандарына, Ресей Федерациясына (Барнаул қаласы) іссапарлармен барып қайтты.

1. 
   Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және олардың мемлекеттік есебі.
   

2008 жылдың 9 айлығында облыстық мемлекеттік мұрағаттарында тұрақты түрде сумен, жылумен, электрмен қамту жүйесінің жұмыстары қатаң қадағаланып отырды. Құжаттарды сақтаудың қажетті жағдайын ұстап тұру үшін мұрағат қоймаларында желдету және дымқыл түрде сүртіп алу жолымен температуралық-ылғалдық режимді оңтайландыру бойынша іс-шаралар, құжаттарды мемлекеттік сақтауда бейімдеу, мұрағат қоймаларын дезинфекциялау, дезинсекциялау іс-шаралары (арнайы қызметтер көмегімен) жүргізілді.

Облыс ҚТҚО-да ғимараттың 4 қабатындағы өртсөндіру жүйесін монтаждау жүргізілді, сақтау мерзімі өтіп кеткен өрт сөндіргіштер жаңаға ауыстырылды, бос алаңдарға жаңа стеллаждар жасалды.

Облыс мемлекеттік мұрағатының Крылов көшесіндегі ғимаратында апат жағдайынан – жылу жүйесінің вентилі сынып, су алу жағдайынан кейін қызмет бөлмелеріне ағарту, сырлау, сонымен қатар пластикалық терезелерді орнату жұмыстары жүргізілуде. Потанин көшесі, 12а ғимаратында мұрағат қоймаларының, қызметтік жайлардың және бірінші қабаттың фойесінде ағымдағы жөндеу жұмыстары аяқталды, Головкова көшесі, 26/1 мемлекеттік мұрагаттар ғимаратында ақпараттық технологиялар бөлімінде уәжді жабдықтарын орнатуына байланысты электрмен қамту жүйесінің жөндеу жұмыстары басталды.

Мұрағат қоймаларында 151456 сақтау бірлігіне құжаттарды шаңнан тазарту жүргізілді.

2008 жылдың 9-айлығында облыс мұрағат мекемелері 2110 істе қағаз негіздегі 24664 парақты қалпына келтірді, 15872 сақтау бірлігі тігілді, 305 іс тізімдемелерімен тігілді, 33 газет тігіндісі тігілді, 208 тізімдеме мұқабасы рәсімделді.

42254 сақтау бірлігі картондалды, 3838 қорап қолдан жасалды. Облыстық мемлекекттік мұрағат 2120 тозған жапсырманы ауыстырды, 304 қорап шифрленді, 3517 бума құрастырылды, 77755 парақ нөмірленді, 964 өшуге айналған мәтін парағы қалпына келтірілді, 903 аз қолданатын қорларға сүргі соғылды.

ЕБҚ анықтау мақсатында 2008 жылдың 9-айлығында 7 қор бойынша 4374 сақтау бірлігі қаралды (парақ бойынша 257 іс және тақырыбы бойынша 4117 іс): Еңбекшілер депутаттарының Киров аудандық Кеңесінің атқару комитетінің жоспарлау комиссиясы, ШҚ атқару комитетінің жергілікті және отын өнеркәсібі бөлімі, Үльбі және Октябрь аудандық кеңесінің еңбекшілер депутаттары, Таврия ауданының әкімі, Ұлан аудандық әкімшілігінің экономика басқармасы. Облыс мемлекеттік мұрағатымен 207 ерекше бағалы құжат анықталды, облыстық ҚТҚО Семей мемлекеттік медицина академиясы қорынан 20 ЕБҚ анықтады, ЕБҚ анықтау қорытындысы есептік құжаттарға кіргізілді, тізімдемелерге, істерге және қораптарға «ЕБҚ» белгісі қойылды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты мен ҚТҚО ЕБҚ-ға сақтық қорын жасау бойынша жұмысты жалғастыра бермек, облыс мемлекеттік мұрағаты 11 сақтау бірлігін – 812 бетті – 170 МБ – ШҚ облыстық статистика басқармасы қорынан: 1969, 1975 жылдардағы облыс кәсіпорындарындағы жұмысшылар инженерлік-техникалық қызметкерлерді дайындау және біліктілігін арттыру туралы құжаттар, 1969-1970, 1972, 1975-1976 жылдарға облыс халық шаруашылығында жұмыс істейтін жұмысшылар мен қызметшілердің орташа еңбекақысы және еңбекақы қоры, ауыл шаруашылық жағдайы туралы баянхаттар, 1970-1977 жылдардағы еңбек және еңбекақы статистика бойынша талдау анықтамалығы және т.б. лазерлі табаққа ауыстырды. Жеке бас текті қорларынан ғылыми еңбектер жиынтығы, қолжазбалардан үзінділер және басқа өте құнды құжаттар сканерден өткізілді. Сақтандыру тізімдемелеріне 720тақырып енгізілді. Облыстық ҚТҚО Семей губерниялық халыққа білім беру бөлімімен және Семей қалалық атқару комитетімен - 49 сақтау бірлігі, 7329 параққа сақтық қоры толықтырылды.

Жоспарлы түрде құжаттар мен істердің бар-жоғы және физикалық жағдайы - 115931 сақтау бірлігі тексерілді. 2007 жылы пайдалануда болған істер – 36966 сақтау бірлігі тексерілді және 6502 істердің санитарлық-биологиялық жағдайы тексерілді: облыс мемлекеттік мұрағаты: 1556 с.б., Аягөз филиалы 1013 сақтау бірлігін, облыс мемлекеттік мұрағатының Зырян филиалы – 1252 сақтау бірлігін, Жарма филиалы - 783 сақтау бірлігін, Зайсан филиалының мемлекеттік мұрағаты – 1898 сақтау бірлігін тексерді. Тексеру қорытындысы бойынша құжаттардың есебі мен физикалық жағдайы бойынша карточкалар мен актілер толтырылды.

Сұраныстарды орныдау үшін, оқу залында жұмыс істеу үшін, тізімдемелерді қайта өңдеу, ҒАА жетілдіру үшін мұрағат қоймаларынан 2008 жылдың 9-айлығында 297848 сақтау бірлігі, 21203 іс тізімдемелерімен берілді. Облыстық мемлекеттік мұрағаттармен уақытша пайдалануға 157 іс берілді.

Оңтайлы орналастыру мақсатында мемлекеттік мұрағаттар қоймаларында 106358 сақтау бірлігінің, 5438 бума мен қораптардың орны ауыстырылды.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты кітапша және құжаттар жинағын басу үшін ақын, жазушы, өлкетанушы Тұрғазы Нұқаевтың, Қазақстан жазушылар Одағының мүшесі, «Дидар» газеті редакторының орынбасары, Жамыл атындағы облыстық мектеп-интернатының бұрынғы директоры Байдельдинов Валиахмет Нұрахметовичтің және т.б. жеке бас текті қорынан 587 құжат және фотолар сканерден өткізіліп алынды. Әлеуметтік-құқытық сипаттағы сұраныстарды орындау үшін және облыстық мемлекеттік мұрағаттың оқу залында зерттеушілердің жұмысы үшін құжаттың 13749 парағы ксерокөшірмеленді.
Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры

құжаттарының мемлекеттік есебі
Есепті кезеңде облыс мемлекеттік мұрағатымен 2007 жылы болған қор құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер, 2008 жылдың 1-қаңтарына облыстық мұрағат қорының жағдайы бойынша төлқұжат жасалды.

Облыстық мемлекеттік мұрағатпен 52 жаңа қор парағын жасады 92 қор парағы жалғастырылды, 10 нысаны бойынша 30 карточка жасалды, түсуді есепке алу кітабына 52 қор енгізілді, тізімдемелер тізіліміне 73 жаңа тізімдеме енгізілді, топографиялық көрсеткіге арналған 197 карточка жасалды.

185 қорға есепке алу құжаттарын айналдыра тексеру жүргізілді: ШҚО мемлекеттік мұрағатымен 27 қор, Зайсан филиалымен – 10 қор, Лениногор – 120 қор, аудандық қалалық мұрағаттармен – 28 қор.

Облыстық мемлекеттік мұрағат облыстық мемлекеттік мұрағаттың және аудандардың мемлекеттік мұрағаттарының мұрағатшыларымен мемлекеттік мұрағаттардағы есептік құжаттарды жасау әдістемесі бойынша семинар өткізді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен есепті кезеңде 9695 тұрақты сақтау ісін, 17059 жеке құрам істері, 389 жеке басының шығу тегін анықтау істері тәртіпке келтірілді.

Өскемен қаласының 14 жеке нотариустарымен іс жүргізу және мұрағат саласындағы өзара ынтымақтастық пен қарым қатынас туралы келісім шарт жасалды.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты 304 ұйымның құжаттаманы басқару қызметі және ведомствалық мұрағаттарына істер номенклатурасын жасау, СК туралы ереже, іс жүргізу бойынша нұсқаулық, фирмалық бланк, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу бойынша әдістемелік және практикалық көмек көрсетті (оның ішінде 24 ұйымға бару арқылы): Өскемен қаласы әкімінің аппараты, Глубокое, Ұлан, Зайсан аудандары әкімінің аппараттары, 10 ауылдық округ әкімдерінің аппараттары, облыстық энергетика және коммуналды шаруашылық департаменті, жұмылдыру дайындығы, азаматтық қорғаныс, апаттар мен зілзаланың алдын алу және жоюды ұйымдастыру, мемлекеттік сәулет-құрылыс бақылау, кәсіпкерлік пен өнеркәсіп, денсаулық сақтау, әділет департаменттері; облыстық басқармалар: ҚР мемлекеттік қызмет істері бойынша Агенттігі, Қылмыстық-атқару жүйесінің комитеті және оның 13 мекемесі, сәулет және қала құрылысы, ақпараттандыру мен байланыс, орман және аңшылық шаруашылығы; Өскемен және Семей қалаларының қаржы, экономика және бюджеттік жоспарлау бөлімдері, он төрт сот және ШҚО соттар әкімшісі, тоғыз орта мектептер, «Казцинк» АҚ және оның кен байыту кешендері, «Наурызбанк» және «Темірбанк» АҚ Өскемендік филиалдары, «Қазақтелеком» АҚ ШҚ бөлімшесі, «Қазпошта» АҚ, ШҚМТУ және ШҚ аймақтық университеті, Семей қаласының үш колледжісі, Әуезов және Шәкірім атындағы университеттері және басқа заңды тұлғалар.

Есепті кезеңде 39 істер номенклатурасы жасалды: Семей қаласының көгалдандыру және аббаттандыру бойынша КМҚК, «Семей», экономика және қаржы колледждері, Курчатов қаласындағы мемлекеттік тілді оқыту орталығы, Өскемен қаласының №3 Халыққа қызмет көрсету орталығы (ХҚКО), жалпы орта білім беретін мектептер үшін шамалау номенклатурасы; мемлекеттік және мемлекеттік емес заңды тұлғалармен 215 істер номенктурасы келісілді, оның ішінде 29- құпия іс жүргізу, 1 – «Құпия» белгісімен, 7 – ҚБПҮ белгісімен, 92- мемлекеттік және орыс тілдерінде, 86 мемлекеттік тілде.

Сараптау комиссиялары құрылды, 13 ұйымның ведомстволық мұрағаттарында ведомстволық мұрағат және олар туралы ереже бекітілді: Өскемен қаласы Әкімінің аппараты, Олимпиядалық резерв дайындығы орталығы, Өскемен қаласының №3 Халыққа қызмет көрсету орталығы (ХҚКО), «Семей» цемент зауыты» ЖШС, қылмыстық-атқару жүйесінің мекемелері, экономика, бизнес және құқық колледжі, Балалар-жасөспірімдер спорттық мектебі және т.б.

Семей қаласындағы Әуезов атындағы педагогикалық колледжінде құжаттандыру және құжаттарды сақтау сұрақтары бойынша, № 6 мектеп-гимназиясында мектеп мұражайларының жұмысына арналған семинар өткізілді.

22 заңды тұлғаларға: Өскемен қалалық мәслихатына, ШҚО Әкімінің аппаратына, жұмылдыру дайындығы бойынша, АҚ, апаттар мен зілзаланың алдын-алуды және жоюды ұйымдастыру, өнеркәсіп пен кәсіпкерлік, энергетика мен коммуналды шаруашылық, денсаулық сақтау, құрылыс департаменттеріне; гидрометралогияның ШҚ орталығына, Өскемен қаласының кадастрлық бюросына, екі орта мектепке ұйымдастыру өкімдік құжаттамалар бланкілеріне келісілді.

2008 жылдың 9-айлығында облыстық мемлекеттік мұрағаты «Қазақстан» республикалық телерадиокорпорация» АҚ ШҚ филиалымен бейнефонограммаларды және киноқұжаттарды мемлекеттік сақтауға беру туралы ұйымдастыру жұмыстарын жүргізді. «Реал-тайм» студиясы» ЖШС мемлекеттік сақтауға «Зілзаланы меңгере біл», «Шығыс Қазақстан», «Армения менің жүрегімде», «Жолдардың қарауылшысы», «Шәкәрім» фильмдерімен 5 диск тапсырылды. Телестудияның бұрынғы қызметкері Ю.Т.Богатырев мемлекеттік сақтауға «Ра жөнінде аңыз», «Ильичпен шайқасқа ертілген», «Славканың теңізі», «Алтайдың орманы», «Ерлік жалғасуда», «Үшеуі және теңіз», «Кемпірқосақтың артынан», «Қарлар кеткенде», «Салқын, ерке көл», «Ұшып бара жатқан бұғының артынан» фильмдерімен 3 диск және 3 бейнежазбалары тапсырылды.

Есеп беру кезеңінде мұрағатшылар күшімен Шығыс Қазақстан облысының әкімі Ж.С. Кәрібжановтың облыс активімен есепті кездесуіне, облыс мұрағат мекемелері басшыларының облыстық мәжілісіне, Шығыс Қазақстан Халықтарының Достық Үйінің қабырғасында дивизия комиссары Е.П. Рыковтың құрметіне қойлыған мемориалдық тақтаның ашылуына, «29 тамыздағы Полигон» халықаралық қайырымдылық қоры кеңесінің төрағасы И.Н Половинкиннің қатысуымен және Орталық қалалық кітапхананың қызметкері А.К. Ахметжановамен жазушы А.С. Иванов туралы сұхбатқа, Қазақстан Республикасының еңбек сіңірген әртісі О.П. Маципулоның 60 жылдығына «Қызықты адамдармен кездесу» цикілнен «Адам жанының жасампазы» кешіне, келесі шығармашылық кештерге: «Ертіс жеріндегі із» (жазушы, драматург Оралхан Бөкейдің 65 жылдығына, жазушы А.С. Ивановтың 80 жылдығына, ақын, философ, ойшыл Шәкірім Құдайбердіұлына 150 толуына арналған), әйгілі қылқалам шебері Амангелді Шакеновтың дербес көрмесіне, КСРО суретшілер Одағының мүшесі Е.П. Долбилкинге, облыстық «Рудный Алтай» газетінің 90-жылдығына арналған іс-шараларға, «еркін музаларға қайырымдылық» атты өңірлік 4-ші конкурстың жеңімпаздарының парадына, соғыс ардагерлерінің кездесуіне, Кенигсберг қаласын алған қатысушыларға, ардагерлер кеңесінің Пленумына, Астана қаласының 10-жылдығына байланысты ҰОС ардагерлерін марапаттауға, облыстық А.С.Пушкин атындағы кітапханада «18-ғасырдың аяғы 20-ғасырдың басында Шығыс Қазақстанда тау-кен істерінің дамуы» құжаттары жинағының тұсау кесерінен бейнетүсірімдер жасалды.

Жеке бас текті қор ұстаушылармен облыс мемлекеттік мұрағатын ШҚМТУ доценті В.А. Егоровтың, халыққа білім беру ардагері, Риддер қаласының құрметті азаматы П.С.Тихоновскаяның, ҰОС қатысушылары И.И.Вилковтың, Н.И.Чуркинның, И.Абеновтың жеке бас текті құжаттарымен жабдықтау бойынша ұйымдастыру жұмыстары жүргізілді.

«Рудный Алтай» газетінің фототілшісі В.В. Смирнов облыс мемлекеттік мұрағатына Алматы қаласындағы өзінің дербес көрмесінің фотосуреттері жинақталған альбомды, көрме туралы пікірлер кітабын, дипломдар мен грамоталарды берді.

Қ.О. Бітібаева, КСРО халық мұғалімі, КазСРО еңбек сіңірген мұғалімі, ағарту саласының үш съездің делегаты мемлекеттік сақтауға өзінің сабақтарының бейнежазбасы мен жеке құжаттарын өткізді.

ҚазССР еңбек сіңірген мұғалімі, халыққа білім беру үздігі, С.Карандашованың, еңбек ардагері, ҰҚК подполковнигі К.У.Әбілпановтың, ғалым-абайтанушы Г.Мұхамеджановтың жеке қорларының құжаттарының тізімдемелері бекітілді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты 6161 с.б. басқару құжаттамаларын, 2092 с.б. жеке құрам бойынша құжаттарды, 250 с.б. фотоқұжаттарды, 476 с.б. жеке бас текті құжаттарды, 333 с.б. ҒТҚ, 25 с.б. киноқұжаттары, 8 с.б. бейнеқұжаттары, 1 с.б. фоноқұжаттары тізімдемеледі.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты Халық депутаттарының Верх-Березовка поселкелік Кеңесінің тізімдемелерін (304 с.б.), Төлеген Тоқтаров атындағы ауылдық кеңестің (568 с.б.), Азов ауылдық кеңестің (275 с.б.), Қалалық электр қуатын қадағалау басқармасының Алтай өңірлік кәсіпорнының (221 с.б., 10 іс жеке құрам бойынша), халық депуттаттары Өскемен қалалық кеңесінің атқару комитетінің сауда бөлімінің жеке құрам бойынша тізімдемелерін қалпына келтірді. Лениногор филиалы «Лениногорсксвинец-строй» (23 с.б.) трест жұмысымен қамту бөлімінің істер тізімдемелерін қалпына келтірді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты Өскемен қаласы Октябрь (1300 с.б.) және Үлбі (1550 с.б.) бастауыш партия ұйымдарының қорларын қайта өңдеуге жатқызды, Шемонаиха ауданының (650 с.б.) және Лениногор қаласының партия ұйымдарының қорларын қайта өңдеуді аяқтады.

Облыстық мемлекеттік мұрағатының Аягөз филиалы халық депутаттарының Үшарал ауылдық кеңесінің тізімдемесін (596 с.б.) қайта өңдеді.

Жұмыс процесінде істердің бет бойынша құндылығын сараптау жүргізіліп, іс атаулары редакцияланды, істердің жаңа тізімдемелері, тізімдемелердің алғысөздері, қайта өңдеу қорытындысы бойынша актілер, сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөлу туралы актілер, қорлар істеріне анықтамалар жасалды.

ШҚО ҚТҚО-мен Калинин аудандық атқару комитетінің білім беру бөлімінің (104 с.б. және 97 с.б. сәйкес) және жоспарлау комиссиясының қорлары жетілдірілді, тарихи анықтама жасалды. Облыстық мемлекеттік мұрағатының Жарма филиалымен «Ақсуат ауданының ауылшаруашылық артелдерін (колхоздарын)» (400 с.б.), Облыстық мемлекеттік мұрағатының Зайсан филиалымен «Кендірлік» совхозы қорының жеке құрам бойынша істерінің тізімдемесі, Зайсан қаласының наубайхана комбинатының, май зауыдының, заготконтораның, автобазаның – барлығы 319 с.б. бірлескен мұрағат қорлары істерінің тізімдемелері жетілдірілді, мемлекеттік мұрағаттың Лениногор филиалымен Лениногор полиметалл комбинатының РМБ және оның рудниктері қорлары істерінің: 1365 басқару істерінің құжаттамалары, 3819 жеке құрам бойынша істер тізімдемесі жетілдірілді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты каталогтау мақсатында басқарма құжаттамаларының 1721 с.б., 2339 карточка жасады, бұл халық депутаттарының Өскемен қалалық Кеңесінің және оның атқару комитетінің, Аягөз қаласы Әкімі аппаратының, халық депутаттарының Зайсан қалалық Кеңесінің, Қазақстан компартиясының Семей қаласының Киров және Октябрь аудандық комитеттерінің, Жаңа Семей аудандық халық бақылау комитетінің құжаттары, халық шығармашылық Үйінің, сонымен қатар, «Лениногорская правда», «ЛЗ сегодня», «Вечерка», «Вестник «Казцинка» газеттерінің тақырыптық әзірленіміне 30 карточка жасалды, жеке бас текті құжаттар қорында 150 іс қаралды, 170 карточка жасалды.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты «Дидар» облыстық газетінің редакторы Т. Нұқаевтың өмірі мен қызметі туралы «Шығыс Қазақстанның өлкетанушылары» сериясынан құжаттар жинағын, «Олар 1939-2008 жылдары Шығыс Қазақстан облысын басқарды» библиографиялық анқытамалықты баспаға әзірледі.

ШҚО ҚТҚО облыс мемлекеттік мұрағатымен бірге әзірленген «Шығыс Қазақстандағы тау-кен ісін дамыту. XVIII ғ.- XX ғ. 40-шы жылдары» құжаттар жинағы шықты, оның тұсау кесері Өскемен қаласында А.С.Пушкин атындағы облыстық кітапханада өтті.

Облыстың мұрағатшыларымен 26 ақпараттық құжаттар әзірленді: облыстағы алғашқы газеттің шығуына 90 жыл толуына арналған («Рудный Алтай» облыстық газетінің редакциясына), Зайсан, Күршім, Тарбағатай, Шемонаиха аудандарының құрылуына 80 жыл толуына, Зайсан қаласының 140 жылдығына және халық депутаттарының Зайсан қалалық кеңесінің 90 жылдығына, Семей қаласы құрылыс материалдары зауытының 50 жылдығына, Семей қаласы кеме жөндеу зауытының 100 жылдығына арналған және т.б.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттар есепті кезіңде 56 мақала жарияланды, олар: «Майдан мен тыл бірге», «Алтай большевигі», «Құрылыста», «Сіздердің Леонид Кривощеков», «Асудан өту», «Мұрағат ісінің ардагері», «Алыс та жақын 30-шы қайта құру жылдары», «Бақытқа құштарлық», «Комсомол Ревчун сөйлеп тұр», «Өмір бойы фотомен бірге», «Никандр Александрович Петровский», «Мәдениет әлемі»-«Құрметті Анатолий Степанович», «Жеке қорлар мәдени мұраны зерттеу көздері», «Орыс жеке есімдер сөздігін құрастырушы», «Батыр атындағы көше», «Зауал», «Біздің қалада әлемге танымал жерлес-жазушы» (жазушы А.С. Ивановтың мерейтойына), «Тарихи байлықты сақтап қалу – біздің қолымызда!», сонымен қатар, Семей телевидениесінің мерейтойына арналған, Орыс география қоғамының Семей бөлімшесінің 105 жылдығына, «Аягөз ауданына – 80 жыл» және т.б.

«Қазақстан мұрағаттары» республикалық бюллетеніне облыс ҚТҚО құжаттары бойынша әзірленген Шәкәрім Құдайбердіұлының туғанына толуына арналған, мемлекеттік мұрағаттың Зырян филиалымен әзірленген Шығыс Қазақстанға жер аударылған, қуғын-сүргінге ұшыраған еврей ұлтының азаматтары туралы мақалалар жолданды. «Қазақстанда іс жүргізу» жұрналына басқарма бастығының «Электронды және қағаз жүзіндегі құжат айналымдарының тіршілігі» атты мақала жолданды.

«Өлкетанулық оқулар» кітапшасын басуға арнап облыс ҚТҚО мұрағатшылары Семей губОНО және губатқару комитетінің құжаттары, ҚТҚО қорынан фотосуреттері негізінде 2 мақала әзірленді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты Күршім ауданының әкімі аппаратының қызметкерлеріне ауданның бірніші басшылары туралы құжаттарды анықтауға көмектесті, Шығыс Қазақстан аумақтық геология және жер қойнауын пайдалану басқармасына және ҚР Минералды ресурстар Академиясына Шығыс Қазақстанның еңбек сіңірген геологтары туралы ақпарат әзірленді.

2008 жылдың 9-айлығында облыстық мұрағатшылармен 11 телехабары әзірленді: облыстық ҚТҚО директоры Г.Т. Қасымовамен сұхбат, Семей телевидениесінің мерейтойына арналған екі телехабар, Семейдің 290 жылдық тарихы туралы «Қайырлы таң» бағдарламасы, қуғын-сүргінге ұшырағандарды еске түсіру Күніне 2 телехабар («Хабар», «Қазақстан-Өскемен» телеарнасы).

Облыстық мемлекеттік мұрағаттары 10 фотоқұжатты көрме әзірленді: Семей қаласының тарихы бойынша, 1941-1945 жылдардағы ҰОС қатысушы А.А.Садықов (Жарма филиалы) туралы, «Біз өлке тарихын сақтаймыз» (ШҚО ММ Зырян филиалы), кеңес әскерлерінің Ауғанстаннан шығарылу күніне арналған, Шәкәрім Құдайбердіұлының туғанына 150 жыл толуына арналған «Ақиқат ідеуде» және «Өмірбаян құжаттарда», Аягөз, Жарма, Зайсан аудандарының құрылуына 80 жыл толуына, Зырян бөлімшесінің 45 жылдығына «Біз өлке тарихын сақтаймыз» атты көрмелер.

Облыс мемлекеттік мұрағаты келесі тақырыптар бойынша мектеп сабақтарын өткізді: «Өлкетану. Ресей Федерациясының мұрағаттарынан мұрағат құжаттарын анықтау», «Мұрағат құжаты – Шығыс Қазақстан тарихын зерделеу көзі», «Кеңес Одағының Батыры – Т.Тоқтаров», «Тарихты адамдар жасайды, ал мұрағат сақтайды», «Өскемен қаласы мешіттерінің тарихы». ШҚО мемлекеттік мұрағатының Аягөз филиалы 941-1945 жылдардағы ҰОС қатысқан Е.Ф.Жұматаевамен мектеп оқушыларының кездесуін өткізді.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты жергілікті ақын Г.Н. Пуссептің «Достардың кездесуі» атты шығармашылық кешіне қатысты.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында 586 зерттеуші жұмыс істеді, 965 келушілер болды. Өлкетанушылар, оқытушылар және жоғары оқу орындарының, колледждің студенттері, мұражай қызметкерлері, журналистер, жеке адамдар мынадай тақырыптар бойынша: облыстық елді мекендер, ұйымдар мен кәсіпорындардың тарихы, әйгілі жазушы-жерлестеріміздің, ғалымдардың өмірі мен қызметі, туған өлке тарихшылары, қырғыз миссиясының тарихы, Қарақаралы және Көкпекті округтерінің, саяси қуғын-сүргінге ұшырағандар туралы, «Алаш» партиясының тарихы, Алматы темір жолының құрылысы, 1910-2008 жылдардағы автомобиль шаруашылығын дамыту, Жарма ауданының тарихы туралы және т.б. құжаттамаларды зерделеді.

2008 жылдың 9-айлығында облыстық мемлекеттік мұрағаттарына әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 44652 сұраныс түсті, оның 42627 (Қазақстан азаматтарынан – 36676, ТМД елдерінен – 5951) орындалды: оның 38090 оң жауаппен. ҚР СІМ тарапынан 23 сұраныс, СІМ-нен тыс - 3 сұраныс түсті.

2008 жылдың 9-айлығында 2551 тақырыптық сұраныс орындалды. Бұл сұраныстар жергілікті атқару органдарының шешімдерінің көшірмелерін беру, жою туралы, заңды тұлғалардың қайта құрылулары мен қайта аталулары, тұрғын объектілерін сату-сатып алу туралы және т.б. туралы.

2008 жылдың наурызында облыстық мемлекеттік мұрағаттары «Мұрағат анқытамаларын беру» мемлекеттік қызмет көрсету стандарты басшылыққа алынды. Бұл стандарт бойынша жұмыс істеуді енгізігенде оның мазмұны мен пайдаланылуы туралы көптеген сұрақтар туындады. Мемлекеттік мұрағаттардың және ҚТҚО директорларымен тікелей стандартта қарастырылған мемлекеттік қызмет көрсету туралы мұрағатшылардың пікірлерінің негізінде стандарт мазмұны туралы қызметтік хат әзірленді.

4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлар біліктілігін көтеру. Ұжымды әлеуметтік дамыту.
2008 жылдың 9 айында мұрағаттар және құжаттама басқармасында Шығыс Қазақстан облысы әкімі аппаратының Lotus Notes электрондық құжатайналым жүйесіндегі жұмыс жалғасты, «Шығыс Қазақстан облысы электрондық мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін жасау мақсатында мемлекеттік мұрағат пен облыс ҚТҚО ғимараттарында локальді ішкі жүйені, электрторабын құру және ішкі мини-АТС орнату жұмыстары жүргізілді, мемлекеттік мұрағаттардағы мұрағат процесстерін компьютерлендіру жалғасты – облыстық мемлекеттік мұрағат және ҚТҚО үшін 2 «Элар Планскан» атты қуатты сканер, түрлі-түсті лазер принтер, 12 компьютер, сонымен қатар 5 – аудандық мұрағатқа, 14 принтер, сканерімен және принтерімен 2 көшірме аппараты (үшеуі біреуде), 2 сандық фотоаппарат, облыстық мемлекеттік мұрағаттың Аягөз филиалына телефакс, бейнекамера, сонымен қатар жұмыс бөлмесінің жиһаздары, күнперде және т.б. алынды.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарында жалпы қызметкерлермен 2007 жылдың қорытындысы бойынша, 2007 жылдың ұжымдық келісім шартын орындау және 2008 жылға ұжымдық келісім шартты бекіту бойынша кәсіподақ жиналысы өткізілді. Облыстық мұрағаттар басқармасының бастығының қатысуымен директорлар отырыстары және мәжілістері өткізілді. Жоспарға сәйкес өндірістік оқу мен мемлекеттік тіл сабақтары жүргізілді. Басқарма қызметкерлері ШҚО әкімдігі ұйымдастырған компьютерлік сауаттылық курстарында оқыды.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының, облыстық мемлекеттік мұрағатының және оның Зырян, Зайсан, Лениногор филиалдарының, Глубокое және Көкпекті аудандық мұрағаттарының қызметкерлері “Мұрағат ісі және іс жүргізу” мамандықтары бойынша колледждер мен жоғары оқу орындарында оқиды.

Облыстық мұрағатшылар жұмыссыздық пен кедейлікті азайту, мүгедектерге қолдау көрсету жөніндегі облыстық бағдарламаны жүзеге асыру мақсатында “Қайырымдылық жасау” атты облыстық қайырымдылық марафоны шеңберінде аз қамтылған азаматтарды қолдау қорына ақша қаражатын аударды.