Комитет басшылығының онлайн-қабылдауына түскен жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау

Комитет бассшылығының виртуалды қабылдауына жазылу үшін Министрліктің интернет–ресурсында Комитеттің бөлігіндегі тиісті бөлімінде осы Қағидалардың 19-қосымшасында көрсетілген формат бойынша

176. Комитет басшылығының қабылдау бөлмесінің қызметшісі:

1) порталдарды көру күн сайын 09-00-ден 18-30 сағат аралығында жүзеге асырады;

2) тиісті журналда портал өтінішінің түсіруін және оның тіркелуін жүргізеді;

3) қабылдаудың күні мен уақытын келісу үшін Комитет басшылығының қарауына портал өтінішін енгізеді;

4) өтініш беруге интернет-ресурста ақпаратты не өтініш берушінің телефоны бойынша (телефон байланысының нөмірлері бар болған кезде) орналастыруға жауапты Комитеттің құрылымдық бөлімшесі арқылы қабылдау күні туралы жауапты жолдайды.

177. Онлайн-режимде азаматтарды қабылдау Төрағамен бекітілетін Кестеге сәйкес мерзімде және Комитет Регламентінің талаптарына сәйкес ЖЕЖ техникалық құралдарының көмегімен жүзеге асырылады.

13. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау
178. Қызметтік мөрлерді сақтауға және дұрыс қолдануға:

1) елтаңбалы мөр –Бухгалтерлік есеп және есептілік басқармасының басшысы;

2) «пошта үшін» мөрі және Комитеттің мөртабандары – ҚҚЕМТДБ басшысы;

3) «Кадр бөлімі» мөрі – Құқықтық және кадрлық жұмыс басқармасының бас сарапшысы жауапты болып табылады.

«Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс______парақ_______қолы» мөртаңбаларының қолдану мен сақталуына ҚҚЕМТДБ жауапты болады.

179. Хаттардың, бұйрық бланкілері, іссапар куәліктерінің бланкілері типографиялық әдіспен дайындалады және нөмірленеді.

Хаттар мен бұйрықтардың бланкілерін есепке алу және беру Бухгалтерлік есеп және есептілік басқармасына жүктеледі.

Комитеттің құрылымдық бөлімшелері хат бланкілерін есепке алу және беру ҚҚЕМТДБ қызметшісіне жүктеледі және қатаң есептілік бланкілерін есепке алу және беру журналында осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес тіркеледі.

Басқа лауазымды тұлғаға қорғауға алынған қолданбаған баспа-бланктік өнімдерді, мөрлерді, мөртаңбаларды, және де тіркелінетін үлгілер мен құжаттарды сақтайтын өнімдерді оларға актімен ресімделетін сақтауға қорғауға алынған алыс-беріс баспа-бланктік өнімдерді, мөрлерді, мөртаңбаларды, тіркелінетін үлгілер мен құжаттарды сақтайтын өнімдерді беру Ереженің 21-қосымшасына сәйкес.

180. Бүлінген қатаң есептілік бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды жою тиісті актілер бойынша осы Қағидаларға 22, 23-қосымшаларға сәйкес жүзеге асырылады.

181. Қорғалуға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдерін жою акт бойынша осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес жүзеге асырылады.

182. Шұғыл полиграфия құралдары арқылы қатаң есептілік бланкілерін көбейту және олардың көшірмелерін жасауға жол берілмейді.

183. Комитеттің қызметшілері қатаң есептілік бланкілерін дұрыс пайдалануға және сақтауға жеке жауапкершілік тартады.

14. Комитеттің қызметшісі жұмысынан босаған немесе басқа

жұмысқа ауысқан кезде істер мен құжаттарды қабылдап алу, беру
184. Комитет қызметшісі жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Комитеттің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзіндегі орындауға арналған барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметшісіне береді және Комитеттің ҚҚЕМТДБ жауапты қызметшісіне кілттік тасығышты қайтарады.

Бұл жағдайда құжаттарды беруші қызметші екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акт жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беруші және қабылдап алушы қызметшілер қол қояды және құрылымдық бөлімше басшысы бекітеді. Бір данасы Комитеттің ведомстволық мұрағатына сақтауға беріледі, ал екінші данасы Комитеттің құрылымдық бөлімшесі құжаттарының есебін жүргізу және сақтау үшін жауапты адамда қалады.

188. Істердің номенклатурасын әзірлеген кезде Комитет туралы ережені, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерді, қызметшілердің лауазымдық нұсқаулықтарын, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік тізбелерін, құрылымды (штаттық кестені) басшылыққа алады.

189. Комитеттің Істер номенклатурасы осы Қағидаларға
26-қосымшаға сәйкес Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің істерінің номенклатуралары негізінде ҚҚЕМТДБ әзірленеді.

Комитеттің құрылымдық бөлімшелері істерінің номенклатурасы (ағымдағы жылдың 15 қарашасынан кешіктірмей) Комитеттің құрылымдық бөлімшелерімен әзірленеді, ҚҚЕМТДБ келіседі, бөлімшенің басшысы қол қояды және ҚҚЕМТДБ ұсынылады.

190. Істердің номенклатурасына Комитеттің ҚҚЕМТДБ басшысы қол қояды, Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары виза қояды, ол Комитеттің орталық сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – ОСК), Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі және Комитеттің төрағасымен (ағымдағы жылдың аяғына дейін кешіктірілмей) бекітіледі. Істердің номенклатурасы егер Комитеттің функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатымен 5 жылда бір рет келісіледі.

191. Істердің номенклатурасы 4 данада басылып шығарылады. Бірінші данасы – Комитеттің кеңсесінде сақталады, екіншісі – құрылымдық бөлімшелерде жұмыс үшін қолданылады, үшіншісі – Комитеттің ведомстволық мұрағатына, төртіншісі – Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына тапсырылады.

192. Істердің номенклатурасының бөлімдерінің атаулары Комитеттің бекітілген құрылымымен (штаттық кестеге) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады.

193. Орындалған құжаттар, оларды істердің номенклатурасына сәйкес іске қалыптастыру үшін, құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізуге жауапты орындаушы тұлғаларға беріледі. Құжат тіркелуге тиіс істің нөмірін істердің номенклатурасына сәйкес құрылымдық бөлімшенің басқарушысы немесе орындаушы айқындайды. Істердің номенклатурасынан тыс істерді қалыптастыруға жол берілмейді.

194. Істердің қалыптастырылуын бақылауды ҚҚЕМТДБ жүзеге асырады.

196. Құжаттар мәселенің шешу ретіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе іске бірінші бастамашылық құжат, содан кейін – мәселесі толық шешімін тапқан құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

197. Жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы мен актілердің орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар жоғарыда тұрған ұйымның тапсырмасы бойынша негізгі орындаушы болып табылатын Комитетте жеке істерде тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылдағы хат алмасуға тігіледі.

198. Өкімдік құжат пен оған қосымшалар бір іске салынады.

199. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерге салынады.

200. Хаттамалар істе нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен және оған қатысты барлық құжаттармен орналастырылады.

201. Хат алмасулар, әдетте іс жүргізу жылымен топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленеді, мұнымен бірге сұраным-құжаттан кейін жауап-құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша басталған хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың ісіне енгізіледі.

202. Қызметшілердің жеке істері құжаттары келіп түсуіне сәйкес хронологиялық ретпен орналасады.

203. Еңбек ақы бойынша дербес есеп шоттары жеке істерге салынады және оларда қызметкерлердің фамилиялары әліпбилік ретпен орналасады.

204. Еңбек шарттары жеке істер құрамында немесе қызметшілер тегінің әліпбилік ретімен жеке жасақталады.

205. Жеке тұлғалардың тізімдері және жинақтау зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарна аударуға төлем тапсырмалары бір іске салынады.

206. Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік төлем тапсырмалары бір іске салынады.

207. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері жасалған, бекітілген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып құрастырылған болса, сол жылдың тиісті істеріне салынады.

209. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе жартылай ресімделеді. Толықтай ресімделуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша

211. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі: Комитеттің атауы; құрылымдық бөлімшенің атауы; Комитеттің орналасқан елді мекеннің атауы; істің нөмірі (индексі); істің тақырыбы; істің (томның, бөлімнің) уақыты; істегі парақтар саны; істің сақталу мерзімі; істің мұрағаттық шифрі.

212. Іске енгізілген құжаттардың орналасу тәртібін бекіту мен сақталуын қамтамасыз ету мақсатында оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға ресімделген бұрыштамалар (фишкалар), куәландырма парақтары мен ішкі тізбеден басқа парақтардың барлығы нөмірленеді. Парақтар қара қарындашпен нөмірленеді және парақтың оң жақ жоғарғы жағына қойылады.

213. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

7) Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландырма жазба жазылады, онда оны құрастырған тұлғаның қолы қойылады және қолының толық мәні мен лауазымы және құрастырған уақыты көрсетіледі;

8) «Істің сақтау мерзімі» деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесімен салыстырғаннан кейін ғана тасымалданады;

9) Тұрақты сақталатын істерге «Тұрақты сақтау керек» деген сөз жазылады;

10) Тұрақты істің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен құрылады), бұл істерді жиынтық тізімдемеге енгізгеннен және СТК бекіткеннен кейін мұрағатпен (оған дейін карандашпен қойылады) қойылады;

11) Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбалар нақтыланады: егер мұқабадағы тақырып, істе тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмесе істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

12) Құжаттардың ерекшелігінен туындайтын (аса бағалы, жеке істер және басқалары) белгілі бір дәрежедегі тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін, істегі құжаттарға ішкі тізімдеме құрастырылады;

13) Істі құрастыратын құжаттар, барлық құжаттарды мәтіні оқыла алатындай түптеледі немесе қатты картон мұқабада төрт тесік шығару арқылы тігіледі. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады;

14) Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді жабдықталған мұқабаға (скоросшивательге) сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландырма жазбаларын құрастырмауға рұқсат етіледі.

16. Істерді құрылымдық бөлімшелерден Комитеттің ведомстволық мұрағатына тапсыру және дайындау
214. Құжаттардың сақталу мерзімі аяқталғанда Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің іс жүргізушілері бекітілген кестеге сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізілген істерді тұрақты сақтауға, жеке құрам бойынша және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау Комитеттің ведомстволық мұрағатына тапсырылады. Уақытша сақталатын құжаттар (10 жылға дейін қоса) оларды жою туралы акті жасалғанға дейін Комитеттің құрылымдық бөлімшесінде сақталады. Істерді тапсыруды осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарына жауапты Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің қызметшілері жүзеге асырады.

215. Комитеттің құрылымдық бөлімшесі таратылғанда немесе қайта құрылғанда құжаттар тарату немесе қайта құру басталған сәттен екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан қалыптастырылып, ресімделеді және Комитеттің ведомстволық мұрағатына тапсырылады. Егер жұмысты жалғастыру үшін кейбір істерді құрылымдық бөлімшелерде қалдыру қажет болған жағдайда, ведомстволық мұрағат қызметшілері өңдеуге сәйкес тіркеу-бақылау кәртішкелерін құжаттарды тексергеннен кейін, бұл істерді уақытша пайдалануға беруге дайындайды.

216. Iстердi Комитеттің құрылымдық бөлiмшелерінен Комитеттің ведомстволық мұрағатына тапсыру осы Қағидаларға
29-қосымшаға сәйкес iс жүргiзiлуi аяқталған құжаттар мен iстер құндылығына сараптама нәтижелері бойынша құрастырылған iстер тiзiмдемелерi бойынша жүзеге асырылады.

217. Мұрағатқа істі тапсырмас алдында Комитеттің құрылымдық бөлімшелерінің қызметшілері келесі дайындау жұмыстарын орындайды:

тапсырылатын істе құжаттардың дұрыс тігілгені тексеріледі (істер номенклатурасы бойынша тақырыпқа құжат мазмұнының сәйкес келуі);

артық көшірмелер, қажетсіз қағаздар алып тасталады (қағаз қыстырғыштарды құжат тігілмей алынбайды).

218. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстерге тiзiмдемелер нысанға сәйкес жеке жасалады.

219. Iстер тiзiмдемесiнiң бағандары iс мұқабасына жазылған мәлiметтерге дәл сәйкестiкпен толтырылады. Тiзiмдемеге тақырыптары бiрдей iстер қатарынан енгiзiлген кезде бiрiншi iстiң тақырыбы толық жазылып, қалған бiртектес iстер «бұл да сондай» сөзiмен белгiленедi де, олар туралы басқа мәлiметтер тізімдемеге толығымен жазылады. Тізімдеменің жаңа парағына біртектес істердің тақырыптары толық көшіріледі.

220. Тізімдемеге әрбiр iс (iстiң томы, бөлiмi) жеке реттiк нөмiрiмен енгiзiледi.

221. Тiзiмдеменiң «Ескерту» бағаны iстiң физикалық жай-күйi ерекшелiктерi туралы, басқа құрылымдық бөлiмшеге (басқа ұйымға) iстiң берiлгенi туралы белгiлердi қою үшiн пайдаланылады.

222. Iстер тiзiмдемесi екi данада жасалып, олардың бiреуi iстермен бiрге ведомстволық мұрағатқа берiледi, ал екiншiсi - бақылау құралы ретiнде құрылымдық бөлiмшеде қалады.

223. Комитетте мұрағат бойынша ұйымдастыруға жауапты тұлға:

1) Есептеуді жүзеге асырады және құжаттар мен істердің толық сақтауға қабылдануын қамтамасыз етеді;

2) ведомстволық мұрағатқа іс қабылдауды жүзеге асырады;

3) ведомстволық мұрағат құжаттарын белгіленген мерзімде мемлекеттік сақтауға Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына дайындауды жүргізеді және тапсыруды жүзеге асырады;

4) мұрағаттан уақытша берілетін істі жүзеге асырады;

5) мұрағаттағы істің қозғалысын есепке алуды жүргізеді;

6) әдістемелік жетекшілікті және істің дұрыс қалытастырылуын бақылауды жүзеге асырады.

Осы Қағида талабы бұзыла отырып ресімделген істер, тиісті құрылымдық бөлімшеге қайта қарау үшін қайтарылады.

224. Егер Комитеттің ведомстволық мұрағатына өткізілген құжаттар Комитет қызметшілеріне қажет болған жағдайда, осы Қағидаларға

225. Ведомстовлық мұрағаттан тұрақты сақталатын істерді шығарып алуға, сондай-ақ оларға өзгерістер енгізуге рұқсат етілмейді.

226. Комитет өзінің қызметінде қалыптасатын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты қорының құжаттарын сақтауды, есепке алуды, іріктеуді, реттеуді және пайдалануды қамтамасыз етеді, оларды Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына тұрақты сақтауға уақытында тапсыруды жүзеге асырады. Мұрағат құжаттарын мемлекеттік сақтауға дайындау, тасымалдау және тапсыруға байланысты барлық жұмыстар Комитеттің күшімен жүзеге асырылады.

Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды жоғалтқаны және бүлдіргені үшін Комитеттің жауапты тұлғасы Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапкершілік арқалайды.

227. Мұрағат материалдарын тұрақты, уақытша сақтауға және жоюға түпкілікті іріктеуді Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының СТК келісімі/бекітуі бойынша Төрағаның бұйрығымен құрылған Комитеттің сараптамалық комиссиясы жүргізеді.

17. Құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына мемлекеттік сақтауға тапсыру тәртібі

228. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорына жатқызылған Комитеттің құжаттары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тұрақты сақтауға тапсырылуы тиіс.

Ғылыми-техниқалық өндеу және құжаттардың тапсырысы Комитеттің өз күші және қаражаты есебінен орындалады.

229. Құжаттарды тапсыру мерзімділігі «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртiбi мен мерзiмi туралы нұсқаулықты бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағат және құжаттарды басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2000 жылғы 26 желтоқсандағы № 83 бұйрығымен бекітілген «Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттағы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры уақытша сақталатын құжаттардың реті және мерзімдері туралы нұсқаулықтарына» сәйкес жүзеге асырылады (тіркеу № 1355).

230. Өңдеу нәтижелері бойынша осы Қағидаларға 31-қосымшаға сәйкес тұрақты сақталатын істердің, жеке құрам бойынша істердің уақытша сақталатын істердің жиынтық тізімдемелері және осы Қағидаларға 32. 33. 34-қосымшаларға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті жасалынып Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының СТК бекітуге (мақұлдауға) жіберіледі. Ұлттық мұрағат бекіткеннен кейін Комитеттің төрағасымен бекітіледі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт Комитеттің ОСК мақұлданады.

231. Тапсыру Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының кестесіне сәйкес тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің негізінде жүзеге асырылады.

232. Тізімдемедегі қорытынды жазу бойынша істердің саны мен олардың болуы арасында айырмашылық болған жағдайда, тізімдемеге жаңа қорытынды жазу жазылады, онда іс жүзінде тапсырылғандардың нақты саны мен жоқ істердің нөмірлері көрсетіледі.

233. Тапсыру істерді қабылдап алу-тапсыру актісімен ресімделеді, бұнда жоқ істердің нөмірлері қосымша қойылады, олардың жоқ болуының себептері - актіге қоса берілетін анықтамада іздестіру бойынша шараларды көрсете отырып жазылады.

234. Іздестіру нәтиже бермеген жоқ істерге осы Қағидаларға
35-қосымшаға сәйкес жоғалғандығы туралы акті жасалынады, оны Комитеттің төрағасы бекітеді.

235. Құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған (расталған) көшірмелерімен алмастырылады.