Қазақстан республикасы Президентінің мұрағаты тұлғалар туралы құжатты жинақтарды жеке тектік қорлар негізінде дайындау жөніндегі жадуал

Құрастырушы:

Ә. Т. Сүлейменова,

Жеке тектік қорлар басқармасының бас сарапшысы, т. ғ. к.

ҚР Президенті Мұрағатының

СТӘК хаттамасы
3 желтоқсан 2010 ж. № 30


Алматы, 2010

мазмұны:

Тараулар мен тараушалардың атаулары	Бет №
Кіріспе	3
1. Дайындық жұмысы	4, 5
1. 1. Библиографиялық тізім құрастыру, әдебиеттерді зерттеу 1. 2. Құжаттарды жарыққа шығару көздерін анықтау
1. 3. Проспект-жоспар құрастыру
1. 4. Құжаттарды іздеп табу
2. Кинофотофоноқұжаттарды іздеп табу	5
3. Құжаттарды жарияланымға іріктеу	6, 7
3. 1. Құжаттарды баспаға іріктеудің негізгі қағидалары
3. 2. Тұлғаның құжаттарын басылымға іріктеу
3. 3. Мерзімді басылымдарда жарияланған құжаттарды іріктеу
3. 4. Жеке тектік құжаттарды іріктеу	7–10
4. Құжат мәтінін іріктеу және беру
4. 1. Мәтінді іріктеу
4. 1. 1. Мәтінді іріктеу
4. 1. 2. Ресми және ресми емес құжаттардың негізгі мәтіндері
4. 1. 3. Хаттардың негізгі мәтіндері
4. 2. Мәтінді беру
4. 2. 1. Мәтінді беру тәсілдері
4. 2. 2. Мәтінді берудің ғылыми-сыни тәсілдері
Негізгі қағидалар
4. 2. 3. Әркелкі оқылулардың, кірістірмелердің және сызып тастаулардың нақты көшірмесін алу4. 2. 5. Автордың ескертулері, жазудың немесе көшірме тәсілінің өзгеруі туралы белгілер
4. 2. 4. Мәтіннің кейбір жерлерінің астының сызылуы, құжатқа қосып жазулар
4. 2. 6. Бұрыштамалар мен белгілер, конверттердегі мәліметтер
5. Құжаттың мәтіні мен мазмұнын қысқартып беру	10–12
6. Құжатты археографиялық рәсімдеу	12
6. 1. Тақырып
6. 2. Баяндар
7. Құжаттарды жүйлеу және басылымның құрылымы	13
8. Ғылыми-анықтамалық аппарат	14

Кіріспе

Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағатына (бұдан әрі ҚР ПМ) мемлекеттік сақтауға қабылданған жеке тектік қорлардың құжаттары ҚР Ұлттық мұрағат қорының бір бөлігі болып табылады және саяси, экономикалық, ғылыми және әлеуметтік-мәдени мақсаттарға, сонымен қатар азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз ету үшін пайдаланылады.

Жеке тұлғаға деген қызығушылық жоғары деңгейге көтерілген бүгінгі таңда еліміздің мәдениетіне, өнеріне, әдебиетіне еңбегі сіңген өкілдерінің, мемлекет және қоғам қайраткерлерінің жеке тектік қорлары басты назар аударады.

Жеке тектік қайнаркөздер ресми құжаттарда баяндалған тарихи деректерді толықтырып, нақтылай түсуге мүмкіндік береді.

1998 жылы Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағатында (бұдан әрі ҚР ПМ) Қазақстанның кеңестік кезеіндегі және қазіргі заманғы қоғам, мемлекет және саяси қайраткерлердің жеке мұрағаттарының құжаттарымен толықтыру мақсатында құрылымдық бөлім ұйымдастырылды. Қазіргі таңда ҚР ПМ-на мемлекеттік сақтауға 80-нен астам жеке тектік қор қабылданды.

Жеке тектік қорлар басқармасы жеке тектік қорлардың құжаттарына ғылыми анықтамалық аппарат құру, ғылыми сипаттау жұмыстарынан басқа 2007 жылдан бастап қор жасаушылардың мерейтойларына, олардың өмірі мен қызметіне қатысты басқа да атаулы күндерге орай ҚР ПМ сақтауға алынған жеке тектік қорлардың материалдары негізінде құжатты жинақта-рын шығаруды қолға алды.

2007–2010 жылдар аралығында Басқарма 6 құжатты жинағын дайындады. Құжаттар жинақтарының құрамына, негізінен ҚР ПМ-да сақталған жеке тектік қорлардың құжаттары пайдаланылды. Жинақтардың барлығы көпшілік оқырмандар назарына арналған ғылыми-көпшілік басылым болып табылады.

Ә. Әлімжанов, Х. Бақауов, С. Жандосов, М. Исиналиев, Д. Керимбаев, М. Оспанов туралы естеліктер мен құжаттар жинақтары ҚР ПМ-да сақталған жеке қорлардың негізінде дайындалды.

Жинақтардың басты ерекшелігі, олардың жедел дайындалуы мен шағын көлемділігі және олардың арасында анағұрлым маңызды құжаттардың болуы. Бұл жадуал Басқарманың жұмыс тәжірибесінің өзіндік сипатына қарай жеке тектік қорлардан алынған деректерден жеке тұлғалар туралы құжатты жинақтарды құрастыру жөніндегі жұмыстарды тиімді ұйымдастыруды жолға қою мақсатында ұсынылуда.

Құжаттар жинақтарының құрамындағы деректердің басым бөлігінің орыс тілінде болуына байланысты, мысалға келтерілген деректер құжаттың дайындалу тілінде берілді.

Дайындық жұмысы қолға алынғанда редакциялық алқа, құрастырушылар ұжымы құрылады және жауапты құрастырушы тағайындалады.

Құжаттарды іздеп табу жөніндегі жұмысты жүргізудің алдында басылымның тақырыбына сай толық библиографиялық тізім құрастырған жөн.

Толықтырылуы мүмкін библиографиялық тізімге сәйкес дайындалатын басылымның мазмұнына орай жинақты құрастырушының тиімді жұмыс жүргізуі үшін тақырыпқа сай әдебиеттер, тарихнамасы және оның дереккөздік базасы зерттеледі.

Жеке тектік қорлардың құжаттарын жарияланымға дайындау барысында оның жұмыс жоспары мен кестесі анықталуы керек. Жұмыс барысында төмендегі шарттар басшылыққа алынуы тиіс.

Құжаттарды іздеп табу көздерінің аясы жеке тектік қорлар мен қор жасаушының тарихына, өмірбаянына қатысты басқа да мұрағаттық қорлармен шектеледі. Дереккөздердің аясын қалыптастыру әдебиетті, ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін, қор жасаушының тарихын, жеке тектік қорлардың толықтырылу тарихын, олардың сақталуын, құжаттардың баспасөзде пайдаланылу деңгейін білуді қажет етеді.

ҚР ПМ әзірлеп, енгізген «Мұрағаттық қор», «Қазақстан Республикасы Президентінің актілері», «Мұрағаттың толықтырушы көздері – мекемелер», «ҚР ПМ жеке тектік құжаттармен толықтыру көздері», «Партия комитеттерінің шешімдері», «Жеке істер», «Жеке тектік құжаттардың атаулы каталогы», «Жеке тектік құжаттардың атаулы картотекасы» сияқты автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру деректер базаларын Жеке тектік қорлар басқармасы өз жұмыс тәжірибесі барысында кеңінен қоладанады.

1. 3. Проспект-жоспар құрастыру

Дереккөздер аясын қалыптастыру мен әдебиетті зерттеудің негізінде басшылыққа арналған басылымды дайындау барысы туралы бағдар беретін проспект-жоспар дайындалады, бұл жерде тізімдемелердегі жеке тектік қорлардың құжаттарының жүйелену сызбасы пайдаланылады.

Құжатты жинақтардың проспект-жоспары – құжатты жинақта көрсетілетін мәселелер мен оқиғалар кеңінен таратыла көрсетілетін, іздеп табу әдістемесінің, құжаттарды іріктеу, беру және археографиялық рәсімделуінің өзіндік ерекшеліктері айтылатын, дереккөздерді жүйелеу, ғылыми анықтамалық аппаратты дайындау тәсілдері анықталатын, жарияланым бойынша жұмыстардың библиографиясы көрсетілетін құжат.

Жұмыс барысында проспект-жоспар түзетіледі және толықтырылады.

Проспект-жоспар мен оны дайындау бағдарламасын құжаттарды іздеп табу жөніндегі жұмыстар басталар алдында редакциялық алқа құрастырып, бекітеді.

Проспект-жоспарда негіздеме, мақсаттылық, тақырыптың маңыздылығы, жинақты басылымға дайындаудың мақсаты мен міндеттері, оқиғаның хронологиялық шегі, мұрағат қорларының аясы, жинақтың құрылымдық үлгісі көрсетілуі тиіс.

Құжаттарды іздеп табу аталған жарияланым үшін анықталған тарихи дереккөздердің аясына, ғылыми-көпшілік басылым міндеттеріне сәйкес жан-жақты және толық болуы керек.

Жарияланымға арналған суреттер басқа қорлардан, мұрағаттардан, топтамалардан жарыққа шығарылуы мүмкін.

Фоноқұжаттар (аудио, бейнекассеталар), лазерлік дискілер аталған тұлғаның өмірінің кейбір маңызды сәттерін көрсету үшін пайдаланылуы мүмкін.

Басылымға жариялау үшін суреттер жеке тектік қорлардың істерінен сонымен қатар «ҚР ПМ жеке тектік құжаттармен толықтыру көздері», «Жеке істер», «Жеке тектік құжаттардың атаулы каталогы», «Жеке тектік құжаттардың атаулы картотекасы» сияқты автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру деректер базаларынан іздеп табылады.

Мысалы: жоғарыда аталған М. Т. Оспановтың құжаттар жинағында оның анасының аудииокассетаға жазылып алынып, тізімдемені құрастырушының қағазға түсірген әңгімесі пайдаланылды.

«Даниял Керимбаев. Государственный и общественный деятель. К 100-летию со дня рождения (30 марта 1899 г. – 6 января 1982 г.): Сборник воспоминаний и документов. \Отв. редактор З. С. Айдарбеков. Алматы: Print Exspress, 2009. – 192 с.» атты құжаттар мен естеліктер жинағында 92 құжат енгізілді, оның ішінде Д. Керімбаевтың жеке, отбасылық және достарымен, әріптестерімен, мәдениет қайраткерлерімен бірге түскен 58 суреті пайдаланылды.

Құжаттарды баспаға іріктеудің әдіснамалық негізі тарихилық және объективтілік қағидалары болып табылады. Тарихилық қағидасын жүзеге асыру төмендегілерді міндеттейді:

әр дереккөзді оның пайда болуының себептері мен оның атқаратын қызметін ескере отырып нақты тарихи дәуірдің өнімі ретінде қарастырған жөн;

зерттеліп отырған мәселенің дамуын көрсету;

әрбір тарихи үдерістің жалпы және ерекше, өзіне тән қатынасын айқындау;

тарихи құбылысты бірізді көрсететін өзара байланысқан құжаттар кешенін ұсыну.

Тарихи құбылыстың күрделілігі, жан-жақтылығы және қарама-қайшылығына қарамастан жан-жақты зерттеуді талап ететін объективтілік қағидасы нақты шындықтың түрлерін көрсететін және құжат авторының бағаларын беретін әр түрлі дереккөздерді іріктеп алу жолымен жүзеге асырылады.

Құжатты жинақтарды дайындау барысында жоғарыда баяндалған алға қойылған әдіснамалық қағидалар мен міндеттер негізінде құжаттарды жариялауға іріктеп алу мақсатында іздеп табылған дереккөздердің ғылыми және іс-тәжірибелік құндылықтарын деректанушылық талдау жүргізіледі.

Деректанушылық талдау құжаттың түпнұсқалылығын, уақытын, орнын, қалыптасу жағдайын және сырт ерекшеліктерін, оның ішінде техникалық, мәтіннің авторлығын, пайда болу себептерін, нақтылығын айқындау, құжат мәтінінің сақталу дәрежесі мен жасалу тәсілін анықтауды қарастырады. Жүргізілген талдаудың негізінде құжаттардың нақты басылымның тақырыбы мен міндеттеріне орай іріктеудің сипаттарына сәйкес келетіндігі айқындалады. Іріктеу барысында жарияланымға ұсынылған дереккөздердің түрлері мен әртүрлілігі толықтығы ескеріледі.

Жарияланымға құжаттарды іріктеу барысында төмендегідей кезеңдер жүзеге асырылады: біріншіден, жарияланымға ұсынылған мәтіндер анықталады, екіншіден, жарияланымға жіберуге жатпайтын, бірақ ғылыми-анықтамалық аппаратта пайдаланылатын құжаттар белгіленеді, үшіншіден толығымен жарияланбайтын құжаттар тобы бөлініп алынып, оларды жариялау түрі туралы мәселе шешіледі.

Бір тұлғаның құжаттарын ғылыми-көпшілік басылым түріне жариялау немесе қандай қорға қатыстылығына қарамастан аталған тұлғаның өмірі мен қызметі туралы жарыққа шығарылған барлық материалдарды (оның ішінде оның қатысуымен жасалған құжаттар) немесе аталған тұлғаның өмірі мен қызметінің кейбір тұстарын көрсететін құжаттардың бір бөлігін қамтиды.

Бір тұлғаның барлық материалдарын жариялау жарыққа шығарылған материалдарды (баспа және қолжазба) ғылыми-сыни зерделеуге, ең алдымен оларды атрибуттау, яғни шығарманың авторлығын, уақыты мен орнын анықтауға негізделеді. Іріктеу жинақтағы жарыққа шығарылған құжаттардың пайдаланылу тәсілін анықтаумен қорытындыланады.

Материалдардың бір бөлігі жарияланған жағдайда, оларды іріктеу ғылыми көпшілік сипаттағы басылымның міндеттерімен белгіленген маңыздылығына қарай анықталады.

Мерзімді басылымдарда жарияланған құжаттар олардың түпнұсқалары болмаған жағдайда немесе мерзімді баспасөзде жарияланған басылым ресми болған жағдайда басылымға жариялауға іріктеліп алынады. Мерзімді баспасөзде жарияланған құжаттың түпнұсқасы болған жағдайда құжаттың мәтіндері салыстырылуы қажет.

Ғылыми-көпшілік сипаттағы басылымдарға қор жасаушының шығармашылық немесе өндірістік қызметін, ол қарым-қатынас жасаған ортаны, адамды, нақты оқиғаны көрсететін, сипаттайтын құжаттар іріктеліп алынады. Бұл жерде құжат авторының оқиғаға қатыстылық дәрежесі, оның ақпарат алу көздері, деректерді қорыту қабілеттілігі есепке алынады. Ең алдымен өзінің мазмұнына қарай ресми дереккөздерде көрсетілмеген мәліметтерден тұратын құжаттар іріктеледі.

Жарияланатын құжаттың негізгі мәтінін іріктеуде дереккөз ретінде мұрағаттарда қолжазба және баспа түрінде немесе түрлі техникалық құралдармен (шимайжазба және таза түпнұсқалар, тізімдер, төлнұсқалар, куәландырылған және куәландырылмаған көшірмелер, гектограф, микрокөшірмелер) сонымен қатар баспа басылмдарында (газеттердегі, журналдардағы, монографиялардағы және жинақтардағы түзету бедері түріндегі дереккөздің алғашқы толық және дәлме-дәл жариялануы жағдайындағы және т. б.) құжаттардың дербес барлық түрі іріктелуі тиіс.

Бұл жерде анағұрлым толық мәтін жарияланады.

4. 1. 2. Ресми және ресми емес құжаттардың негізгі мәтіндері

Билік пен басқару органдарының заңнамалық актілері, нормативтік және басқарушы құжаттары ресми басылымдар, олар болмаған жағдайда түпнұсқалар негізінде жарияланады.

Ресми емес құжаттардың негізгі мәтіні ретінде (ғылыми, көркем, публицистикалық, мемуарлық және басқа шығармалардың) автордың идеялық ойын және оның құжатпен жүргізген соңғы жұмысын асқан дәлдікпен және толық көрсететін түрі іріктеліп алынады.

Негізгі мәтінді іріктеу барысында мәтіннің редакторлық, цензорлық және басқа түзетілу мүмкіндіктерін ескеру қажет. Автор жарияламаған мәтіндер соңғы таза қолжазба (қолтаңба немесе авторлық көшірме), ал егер ол сақталмаған жағдайда шимай қолжазба негізінде жарияланады. Авторлық емес көшірмелер олар атрибутталғаннан кейін жарияланады, бұл туралы мәтіндік ескертуде айтылады.

Хаттар жіберілген адресаттар мәтіндері (таза қолтаңба, машинажазба түпнұсқа) олар болмаған жағдайда шимайқолтаңба немесе куәландырылған (авторлық) көшірмелер негізінде жарияланады. Куәландырылған көшірмелер негізінде хаттарды жариялау тиісті негіздемені талап етеді.

Автордың ана тілінде жазылып, жіберу үшін аудармашы аударған хат авторлық түпнұсқа бойынша жарияланады және аудармамен салыстырылады. Егер түпнұсқа сақталмаған жағдайда хаттың аударма мәтіні оның жоқ екендігі және аударманың жасалған уақыты туралы мәтіндік ескертуде міндетті түрде айтылып, жарияланады.

Ғылыми-көпшілік басылымдарда негізгі мәтіннің шимайжазбаларындағы әркелкі оқылуы мәтіндік ескертулерде айтылады.

Ғылыми-көпшілік сипаттағы басылымдардың барлығында құжаттардың мәтіндері стилистикалық және тілдік ерекшеліктері дәлме-дәл сақтала отырып беріледі.

Басылымның ғылыми-сыни тәсілдерінде құжаттардың мәтіндері стилистикалық және фонетикалық ерекшеліктері дәлме-дәл сақтала отырып беріледі. Қазіргі заманғы орфография мен пунктуацияға сәйкес мәтіндер сөздер мен сөйлемдерге бөлінеді, мағынасы бойынша тыныс белгілері, бас әріптер қойылады.

Ғылыми-көпшілік басылымдардағы құжаттың негізгі мәтінін жариялауда жекелеген сөздер мен сөйлемдердің кірістірмелері құжаттың мәтінінің тиісті жеріне қойылады және мәтіндік ескертуде айтылады. Бұдан басқа, мүмкіндігінше кірістірменің авторы көрсетіледі.

Мысалы: «Вместе с тем, при значительном расширении международных связей Казахстана, деятельность МИД республики ограничена только протокольными, консульскими и информационными функциями, т. е. застыла в рамках той структуры, которая была выработана 1*.

_________________________

1* Вставка М. И. Исиналиева.



(Михаил Иванович Исиналиев. Государственный, общественный деятель Республики Казахстан. К 80-летию со дня рождения (15 сентября 1928 г. – 19 августа 1999 г.): Сборник документов. Алматы: Архив Президента РК, 2008. – 162 с.).
Мәтіндегі сызылып тасталған сөздер көрсетілмейді, олар мәтіндік ескертуде «Одан әрі сызылып тасталған ....» деп көрсетіледі.

Мәтіндегі сызылып тасталған сөздер графикалық белгімен, мысалы бұрышты жақшалармен берілуі мүмкін, бұл жөнінде археографиялық алғысөзде айтылады.

Құжатқа автордың немесе басқа тұлғаның қосып жазуы авторлық мәтіннің қай жерінде орналасқанына қарамастан, құжат мәтінінің жалғасы ретінде беріледі. Олардың құжатта орналасуы және авторлығы мәтіндік ескертуде айтылады.

«... хранилищием древних рукописей, здание построено в 1956 г., но в стиле архитектуры ХІ в. Почему нам бы не подумать хотя бы о строительстве музея в стиле разрушенного веками архитектурного памятника Айша Биби 1*.

_________________________

1* Здесь и далее: выделенное курсивом дописано М. И. Исиналиевым карандашом или ручкой.
(Михаил Иванович Исиналиев. Государственный, общественный деятель Республики Казахстан. К 80-летию со дня рождения (15 сентября 1928 г. – 19 августа 1999 г.): Сборник документов. Алматы: Архив Президента РК, 2008. – 162 с.).

4. 2. 5. Автордың ескертулері, жазудың немесе көшірме тәсілінің өзгеруі туралы белгілер

Автордың немесе құжатты құрастырушының жолма-жол ескертуле-рінде жақшада: «Құжаттың ескертуі», «Автордың ескертуі» деп көрсетіледі.

Құжаттың жалпы көлеміндегі мазмұнына сәйкес бұрыштамалар мен белгілер (жіберілуі, алуы, құжатты тіркеуі және т. б. туралы) хронологиялық тәртіппен (егер уақыты көрсетілген болса) қойылған қолдардың соңынан жаңа жолдан беріледі. Белгілердің авторлары, сонымен қатар жазылу тәсілі көрсетіледі. Бұрыштама мәтіні қосылып берілетін редакциялық мәтін оны бөліп көрсету мақсатында басқа шрифтпен жазылады.

«Құпия», «шұғыл» және басқа да гриф-белгілері құжат мәтінінің оң жақ бұрышына мәтіннің алдында қойылады.

Анкета, марапаттау қағаздары, қызметтік тізімдері формулярлары және т. б. оларға берілген жауаптар түрлі қаріптермен беріледі. Бір тұрпатты бірнеше құжат бірінен кейін бірі орналастырылатын болса, формуляр бір рет қана көрсетіледі. Кей жағдайларда анкеталар, тізімдер, мінездемелер және тағы басқа біртектес құжаттар кесте түрінде беріледі.

Хаттамалардың мәтіндері бағансыз, бір жолдың бойына жазылады. Хаттамаларда кездесетін сұрақтар орыннан берілген репликалар және т. б. негізгі мәтін сияқты беріліп, азатжолдан қарпі өзгертіліп «сұрақ», «орыннан берілген реплика», «қол шапалақтау» және т. б. сөздермен беріледі. Азатжолдан бәсеңдікпен «Тыңдалды» формуласы беріледі, бұл жерде тармақтың реттік санын көрсету керек, «Қаулы қабылданды» формуласында оны көрсетпесе де болады.

Құжаттардың мәтінін толық беру мүмкін болмаған немесе қажеттілігі жоқ болған жағдайда 1) олардың мәтінін қысқартып беру, 2) олардың мазмұнын қысқартып беру тәсілдері қолданылады.

Құжаттың мазмұнын қысқартып беруде құжат мазмұны регестерде, андатпаларда, кестелерде баяндалады.

Құжат мәтінін үзінді түрінде беру жинақтың тақырыбы мен мақсатты бағытына және сонымен қатар жарияланатын құжаттардың әркелкілігіне байланысты болады. Құжаттың мәтінінің үзінді түрде жариялануын таңдау оның дереккөзтанушылық талдауына негізделеді. Құжаттың мәтінін үзінді түрде беруге ғылыми-көпшілік, оқу құралдарында, журналдар мен газеттердегі тақырыптық іріктеулерде рұқсат етіледі.

Құжаттарды үзінді түрінде жариялау мына жағдайларда мүмкін болады:

құжаттың мазмұны басылымның тақырыбына ішін-ара сәйкес келгенде;

құжаттың кей жерлері басқа құжатты қайталағанда;

құжат мәтінінің кей жері аталған тақырып бойынша ғылыми мүддеге сай келмесе;

құжатта оқиғаның болған жерінің кең географиясы көрсетілген, бұл тақырыптың ашып көрсетілуіне қажет болса (әкімшілік-аумақтық бөліністің өзгеруіне байланысты);

құжаттың нашар сақталуына байланысты.

Құжат үзінді түрінде жарияланған кезде қойылған қолдар, бұрыштамалар, белгілер қойылады.

Мәтіндердің үзінді түрде жариялануының жалпы себептері археографиялық алғысөзде негізделеді.

Құжаттың мазмұнының қысқартылып берілуі (регестер, андатпалар, кестелер) басылымның көлемінің шағындығына байланысты дереккөздердің аясын барынша молынан ғылыми айналымға енгізу мақсатынан туындайды. Регестер, андатпалар, кестелер жарияланатын құжаттармен бірлесе отырып тақырыптың анағұрлым толық ашылу мүмкіндігін, құжаттарда көрсетілген бір сарынды оқиғалар мен деректердің салыстырылуын қамтамасыз етеді, құбылыстардың кең таралуын, қайталануын және заңдылығын көруге мүмкіндік береді.

Мәтіннің қайталанатын бөліктерін шартты белгілермен ауыстыру жаппай құжаттарды, мәтіннің қайталанатын бөліктерін қамтитын құжаттарды жариялау барысында қолданылуы мүмкін (бір рет құжат толығымен жарияланады).

Құжаттарды үзінді түрінде жариялау тақырыпта «... нан, нен» жалғаулары арқылы беріледі. Құжаттың түсіріліп тасталған бөліктері төртбұрыш жақшаларда көп нүктемен белгіленеді. Мәтіндік ескертулерде түсірілген бөліктердің мазмұны және олардың алынып тасталу себептері баяндалады.

Мысалы:

[…] 2*

1* Так в тексте, правильно – Алибий.

2* Здесь и далее текст опущен, как не относящиеся к теме сборника.
(Даниял Керимбаев. Государственный и общественный деятель. К 100-летию со дня рождения (30 марта 1899 г. – 6 января 1982 г.): Сборник воспоминаний и документов. \Отв. редактор З. С. Айдарбеков. Алматы: Print Exspress, 2009. – 192 с.»)
6. Құжатты археографиялық рәсімдеу

6. 1. Тақырып

Әр құжаттың мазмұны басылым барысында құжаттың жалпы сипаттамасын беретін редакциялық тақырыппен жарақтандырылады.

Тақырыпта құжаттың реттік саны, әртүрлілігі, авторы, адресаты, қысқаша мазмұны, құжаттың уақыты, егер құжатта көрсетілген болса іс жүргізу нөмірі, жазылған орны көрсетіледі.

Мысалы:

Жарияланатын әрбір құжат құжат туралы бақылау-анықтамалық мәліметтерден: іздестіру деректері (шифр); түпнұсқалық; тілі (шет тілдеріндегі құжаттар үшін); берілу тәсілі; құжаттың ерекшеліктері туралы мәліметтер, оның ішінде мөрлердің сипаттары, құжаттың бұрынғы жарияланымына сілтемелерден тұратын баяндармен жарақтандырылады.

Баян құжат мәтінінің соңынан орналастырылады.
№ 16

Постановление политического совета республиканской партии «отан» об избрании бюро партии

г. Алматы 11 мая 1999 г.
Избрать Бюро Политического Совета Республиканской партии «Отан» (Отчизна) в следующем составе ...
АПРК. Ф.176-Н. Оп.1. Д.11. Л. 32–33. Подлинник.

(Марат Турдыбекович Оспанов: Государственный, общественный деятель Республики Казахстан. К 60-летию со дня рождения (17 сентября 1949 г. – 23 января 2000 г.): Сборник воспоминаний и документов. Алматы: Архив Президента РК, 2009. – 111 с.+ 36 с. вкл. с фотографиями).
Шығармашылық және өмірбаяндық материалдар басылымдарында, сонымен қатар мерзімдік баспасөзде және жалғастырылатын басылымдарда бақылау-анықтамалық мәліметтер мен алғашқы жарияланымына сілтемелер алғысөздерде, тарауларға кіріспеде және томның немесе тараудың соңындағы ескертулерде орналастырылуы мүмкін.
7. Құжаттарды жүйелеу және басылымның құрылымы

Құжатты басылымның құрылымы құжатты жарияланымның тұрпатына, түріне және нысанына, жарияланатын құжаттардың тақырыбы мен сипатына байланысты болады.

Ғылыми-көпшілік сипаттағы бір томдық басылымдарға алғысөз (тарихи және археографиялық бөлімдерден тұрады), құжаттардың мәтіндері, мәтін және мазмұны бойынша жолма жол ескертулер, көрсеткілер, тізбелер, қысқартулар тізімі, жарияланатын дереккөздердің тізбесі берілген мазмұн енгізіледі. Басылымға оқиғалар хроникасын, библиографияны және қосымшаларды енгізу туралы мәселе нақты жинақтың әрбіріне енгізу жеке дара шешіледі.

Құжатты басылымдардың кейбір бөліктері төмендегідей тәртіппен орналастырылады: алғысөз, қысқартулар тізімі, қосымшалар, мазмұны бойынша ескертулер, хроника, көрсеткілер, пайдаланылған дереккөздер тізбесі, мазмұны.

Жинақтағы құжаттарды жүйелеу түрлі белгілері бойынша жүргізілуі мүмкін (тақырыптық-хронологиялық, атаулы- хронологиялық және т. б.).

Басылымдағы құжаттардың орналастырылуы реттік санмен бекітіледі.

Мысалы: Ә. Т. Әлімжановтың мерейтойына арналған құжатты жинақ үш тараудан тұрады: 1. Ә. Т. Әлімжановтың өмірбаянына қатысты құжаттар, 2. Ә. Т. Әлімжановтың қоғамдық, саяси қызметтерінің құжаттары, публицистикасы.

Аталған құжаттар жинағында ҚР ПМ-да сақталған құжаттардың барлығының ішінен қағазды негіздегі 29 құжат іздеп табылып, іріктеліп алынды және Ә. Т. Әлімжановтың отбасы мүшелерімен, достарымен, әріптестерімен бірге түскен 29 суреті енгізілді.

Жинақтың құжаттарын жүйелеу хронолгоиялық және қисынды белгілері бойынша жүргізілді.
8. Ғылыми-анықтамалық аппарат

Құжаты басылымдардың барлығы да ғылыми-анықтамалық аппаратпен жарақтандырылуы тиіс.

Ғылыми-көпшілік сипаттағы басылымдардағы ғылыми-анықтамалық аппараттың негізгі міндеті – іздеп табылған және жарияланған құжаттардың негізінде зерттеушіге мол мағұлмат беру.

Ғылыми-көпшілік сипаттағы басылымдардағы ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамына алғысөз; мәтін мен мазмұны бойынша ескертулер; көрсеткілер, хроника, қысқартулар тізімі; терминологиялық сөздік, жарияланған құжаттардың тізбесі; мазмұны және т. б. енгізіледі.

2. Памятка по выявлению документов для сборника «Из истории народов депортированных в Казахскую ССР (1936–1960 гг.)». Алматы: 1999.

3. Методические рекомендации по подготовке научно-справочного аппарата при публикации документов по истории новейшего времени. Алматы: 2008.

4. Обзор археографической продукции и справочно-информационных изданий за 1994–2010 гг. Алматы: Архив Президента Республики Казахстан, 2010.