Исправление. Если проблема решалась быстрее, чем за две минуты, мой коллега исправлял все тут же.
Регистрация. Если проблема была серьезней, он помогал клиенту составить электронное сообщение и отправить его системе регистрации запросов. Эта группа клиентов не привыкла отправлять запросы и побаивалась делать это. Под руководством системного администратора процедура не казалась им такой страшной.
Сочувствие. Иногда клиенты обращались с невыполнимыми просьбами или сообщали об известной проблеме, решение которой было уже запланировано на будущее. Мой коллега обнаружил, что в этом случае самое лучшее - выразить сочувствие, но без снисхождения. «Да, - вздыхал он, - весьма неудобно, что система работает таким образом». Клиент соглашался и был доволен тем, что на его жалобу отреагировали. Затем мой коллега говорил: «Не думаю, что здесь можно что-то исправить, но, вероятно, кто-нибудь найдет решение». Клиент выигрывал от того, что получал подтверждение неустранимости проблемы, а не оставался в неведении. Мой коллега
выигрывал от того, что нерешаемые вопросы не попадали в систему регистрации, а он лучше понимал положение дел. Он регистрировал такие запросы в своем органайзере. Если решение все-таки находилось, он возвращался к клиенту и выглядел чудотворцем.
Важный момент заключался в том, что этот системный администратор не пытался решить каждую проблему на месте. Иногда обход клиентов был просто самым эффективным способом сбора запросов, которые выполнялись позже. В других случаях мой коллега устанавливал с клиентами хорошие отношения, позволявшие лучше понять их нужды в долгосрочной перспективе. А иногда это был просто способ выразить сочувствие людям, столкнувшимся с неразрешимой проблемой.
Я подозреваю, что когда мой коллега приступил к своим обходам, он был ошеломлен огромным количеством вопросов, с которыми к нему обращались. Как я уже сказал, не используйте этот метод, если вы не умеете говорить людям «нет». Он требует самодисциплины, иначе вы весь день проговорите с первым клиентом. Однако со временем первоначальный наплыв нерешенных вопросов рассосется, и регулярный обход станет сродни процедуре обслуживания техники.
Процедура 6: предварительная компиляция действий системного администратора
В предисловии я рассказал историю о замене магнитных лент для резервного копирования. Это была нелегкая задача, поскольку имелось восемь ленточных серверов, и на любом из них в любой день могла потребоваться новая лента (а могла и не потребоваться). Каждый день я принимался высчитывать, на каких лентах накопилось достаточно информации, чтобы нужно было установить пустую ленту (иными словами, на каких лентах не осталось места для резервных копий, которые будут созданы сегодня вечером). Затем я брал новые ленты и обходил восемь серверов, разбросанных по всему зданию.
В конце концов я осознал, что могу избежать мороки с расчетами, если буду менять ленты на «больших» серверах каждый день, а на «маленьких» один или два раза в неделю. Это привело к огромной экономии не только моего времени, но и ресурсов моего мозга.
Это был тот случай, когда надо было «не думать, а действовать». Конечно, лента при этом расходовалась не самым экономным образом, но мое время дороже ленты.
В продолжение этой истории замечу, что я обычно заменял ленты в конце рабочего дня. Если я был поглощен проектом (а почти всегда так оно и было), я вспоминал о замене лент достаточно поздно. Я и так засиживался допоздна, а из-за необходимости менять ленты уходил с работы еще позже. Когда я направлялся после работы домой или на одно из многочисленных общественных мероприятий, в которых неизменно участвовал, я злился на «эти чертовы ленты, из-за которых опять опаздываю».
Требовалось разработать более удачное расписание, и я придумал такое заклинание:
Ежедневные дела надо делать в начале дня.
Впоследствии, когда каждое мое утро стало начинаться с планирования согласно системе Цикл, наивысший приоритет я назначал делу «Замена лент».
В результате у меня стало одной головной болью меньше (в том смысле, что мне больше не нужно было весь день размышлять, какую ленту заменить), и я смог сосредоточиться на работе и меньше беспокоиться. Я приходил домой в хорошем настроении и не очень поздно. В начале каждого рабочего дня я испытывал ощущение, что сделал что-то важное, да так оно и было.
Процедура 7: в случае сбоя связывайтесь с руководством
Однажды в фирме, где я работал, произошел сбой электропитания. Ситуация усугублялась отсутствием связи между системными администраторами, с одной стороны, и руководством и клиентами, с другой. Руководство считало, что его следовало известить о проблеме раньше, а системные администраторы считали, что им не дают спокойно разобраться в проблеме. Я уверен, что с вами ничего подобного не случалось. Или все-таки случалось?..
После этого события мы разработали процедуру на будущее. В конце концов, не последний же это сбой.
Процедура была проста: в течение часа сообщить о сбое конкретному менеджеру (шефу старшего системного администратора), даже если это случилось поздно ночью. Системные администраторы далее должны каждые полчаса докладывать этому менеджеру о состоянии дел до тех пор, пока проблема не будет устранена. Он со своей стороны должен известить более высокое руководство и клиентов (если сбой не привел к нарушению связи с ними), чтобы системные администраторы могли сосредоточиться на проблеме.
Это была простая процедура, и она хорошо работала. Жаль, ее не существовало во время той первой аварии.
Если ваша компания работает на виду у всех (приветствую тружеников Amazon, Google и Yahoo!), подобная процедура должна охватывать и отдел по связям с общественностью. Важно разработать эту процедуру до первого серьезного сбоя, даже если дискуссия обещает быть напряженной. Иногда сбои столь грандиозны, что привлекают внимание прессы. Нетрудно представить себе, какая шумиха может подняться. Несколько лет назад достаточно было сказать «Интернет» или «компьютерная безопасность», чтобы сбежались представители всех средств массовой информации. (Теперь они пресытились, и сообщения типа «Дыра в системе безопасности Microsoft принесла убытки миллиону фирм» больше не считаются новостями.) Тем не менее, если ваш бизнес достаточно широк, важно заранее совместно с отделом по связям с общественностью разработать стратегию общения с прессой. Вы должны знать, к кому направить журналистов, если они станут вам звонить. Если такого плана нет, самое лучшее- отвечать «Без комментариев» и класть трубку еще до того, как вам захочется что-нибудь добавить. Поговорить с журналистом весьма заманчиво, но многие системные администраторы считают, что во время аварии следует решать технические проблемы. Пусть прессой занимаются те, кому положено.
Процедура 8: автоматическая проверка при выполнении некоторых действий
Чтобы не запереть ключи в машине, я выработал такую привычку: закрывая дверцу правой рукой, я сжимаю левый кулак, чтобы почувствовать ключи. Я захлопываю дверцу, только если держу в левой руке ключи. Аналогичный ритуал я выполняю, выходя из дома.
Нельзя сказать, что я часто оставлял ключи за запертой дверью, но случалось это каждый раз в самое неподходящее время, и на решение проблемы уходило несколько часов.
Полезная настройка команды ping
Очень удобно, если ping издает звуковой сигнал после каждой успешной попытки. Вы можете находиться в любом месте комнаты и отсоединять кабели, не подбегая то и дело к экрану для проверки ping.
В Linux звуковой сигнал включается с помощью опции -а команды ping.
В ОС Solaris и других UNIX-подобных системах, где отсутствует опция -а, можно прибегнуть к следующему трюку. Вывод программы ping содержит двоеточие только в тех строчках, которые сообщают об удачной попытке. Направьте вывод на вход команды tr, транслирующей каждое двоеточие в символ Ctrl-G (то есть звуковой сигнал).
$ ping -s 64.32.179,56 | tr : "G
(Чтобы «пингование» было непрерывным, в Solaris1 нужно задать переключатель -s. В других системах это не требуется.)
Чтобы последовательность Ctrl-G отобразилась в командной строке, вам, возможно, придется предварить ее последовательностью Ctrl-V. To есть вы должны напечатать:
S pino -s 64.32.179.56 | ТЯ ; CTRL-V CTRL-G
И в Windows тоже. - Примеч. науч. ред.
Какое отношение это имеет к системному администрированию? Есть множество автоматических проверок, которые мы можем сделать частью своей работы:
-
Выходя из комнаты, запирающейся на кодовый замок, я проверяю, находится ли электронный ключ у меня в кармане. (Смежное правило: я никогда ни на секунду не кладу электронный ключ на стол, на пол, куда-то еще. Он всегда у меня в кармане, а карман всегда при мне.)
-
Находясь рядом с оборудованием, я всегда проверяю поток воздуха. В частности, смотрю, не перекрыты ли вентиляторы посторонними предметами.
-
Всякий раз, когда в фирме появляется новый сотрудник, я знакомлюсь с ним, решаю его текущие проблемы, если таковые имеются, и объясняю, как запрашивать помощь в будущем. Если я тут же решу его проблемы, он быстрее приступит к работе, а чем раньше я научу его пользоваться системой регистрации запросов (а не звонить мне напрямую), тем лучше я смогу планировать свое время.
-
Встречая незнакомого человека, я всегда улыбаюсь, представляюсь и спрашиваю его имя. Я прошу разрешения изучить его бейдж, объясняя это тем, что моя зрительная память работает лучше. Новые сотрудники думают, что это я такой приветливый. На самом деле я слежу, не проник ли в фирму злоумышленник.
-
Прежде чем отсоединить сетевой кабель, я запускаю программу ping (с ежесекундной проверкой), которая зарегистрирует обрыв связи, если я отсоединю не тот кабель.
-
Каждый раз, когда я добавляю новое правило для брандмауэра, я сначала запускаю демонстрацию того, что собираюсь блокировать, чтобы убедиться, что этой блокировки еще нет. Затем я создаю правило для брандмауэра. Я снова повторяю демонстрацию, чтобы проверить, работает ли правило. (Если я не запущу демонстрацию до создания правила, я не смогу удостовериться, что оно работает, как задумано.)
Процедура 9: создание резервной копии перед редактированием файла
Собираясь редактировать файл конфигурации, я всегда создаю его резервную копию. Я никогда не размышляю о том, достаточную ли ценность он представляет. Если возник такой вопрос, на него следует ответить «Да». Я всегда создаю резервные копии по единому правилу, не тратя время на поиски оптимального решения. Моя система состоит в том, чтобы имя копии включало в себя сегодняшнюю дату. Например, файл named.conf копируется в файл named.conf-20060120 (20 января 2006 года). Я пробовал использовать дату последнего изменения файла, но пришел к выводу, что лучше включать в имя файла сегодняшнюю дату. Это позволяет отследить, когда я редактировал файл. В UNIX я могу просмотреть файл в репозитории RCS и увидеть историю изменений, практически уходящую в бесконечность (более подробно об этом сказано в главе 13).
Всегда есть соблазн сказать себе: «Я вношу незначительное изменение, которое всегда смогу отменить вручную» или «Я эксперт; я ничего не перепутаю». Однако опыт показывает, что все-таки лучше создать резервную копию. Особенно если через три недели придется ломать голову над тем, почему одна из служб прекратила функционирование.
Процедура 10: список вещей в дорогу
Я много путешествую. Раньше я то и дело забывал что-нибудь взять в дорогу, а если и не забывал, то все равно нервничал: а вдруг все же что-то забыл? Кому нужен такой стресс?
Теперь я записываю все, что нужно взять в поездку, в правой части странички органайзера, на которой стоит дата поездки. В течение нескольких недель (или месяцев), предшествующих поездке, я записываю в органайзер все, что мне может понадобиться. Поскольку с органайзером я не расстаюсь, ни одна идея не пропадает.
Когда я пакую чемодан, я постепенно зачеркиваю пункты этого списка.
Я создаю второй список, куда включаю вещи, которые необходимо иметь под рукой в момент выхода из дома. Это билеты, бумажник, чемоданы и т. д. Такой список помогает мне уложить все в багажник. Если меня подвозит приятель, я ставлю все эти вещи у дверей, чтобы не терять время, когда он за мной заедет.
Я использую эти списки как для командировок, так и для неделовых поездок. Я не хочу отказываться от привычки только потому, что отправляюсь в путешествие ради удовольствия. На основе старых списков я составляю новые. Базовый список хранится в моем органайзере.
Как разрабатывать собственные процедуры
Вы рассмотрели несколько процедур, которые служат мне верой и правдой. Как вам разработать собственные? Вот некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.
• Повторяющиеся события, не включенные в расписание. Часто бывает, что какое-то дело или совещание повторяется несколько раз в неделю (или месяц), но в план не включается. Улучшится ли ситуация, если вы включите это дело в расписание? Не уходит ли у вас больше энергии на то, чтобы договориться о встрече, чем на подготовку к ней? Если это так, то разработайте расписание. Предложите день и час (либо какую-то последовательность дней) для регулярных совещаний и добейтесь согласия остальных участников.
-
Обслуживание техники. Работа системного администратора во многом похожа на работу садовника. Вы должны понемногу полоть сорняки каждую неделю. Нельзя сделать всю прополку за пару выходных в начале лета и потом загорать до конца сезона. Если вам приходится выполнять какую-то работу ежедневно (еженедельно, ежемесячно), превратите ее в процедуру. Если вы затеяли выбрасывать хлам, посвятите этому делу один час ежедневно. Если вы проводите ревизию пользовательской базы данных, проверяя записи уволившихся сотрудников, просматривайте по 100 учетных записей ежедневно, пока не закончите.
-
Поддержка дружеских и деловых взаимоотношений. Человеческие взаимоотношения требуют поддержки, и здесь тоже уместна аналогия с работой садовника. (Они расцветают, если вы трудолюбивы, чахнут, если забыли о них, и погибают, если вы чересчур усердны.) Необходимо поддерживать взаимоотношения с четырьмя группами: клиенты (или представители групп клиентов), подчиненные, системные администраторы других компаний и начальство. Регулярно ли вы общаетесь с представителями этих групп? Ключ к профессиональному росту в том, чтобы поддерживать взаимоотношения круглый год, а не только подыскивая новую работу. Включите в свое расписание ежемесячный ланч с вашим руководителем или с кем-то из вашего общества.
-
Когда размышления отнимают больше времени, чем само дело. Если вы заметили, что на размышления о каком-то деле уходит больше времени, чем заняло бы его выполнение, сделайте его. (Не следует путать размышления о деле и размышления по ходу его выполнения.)
-
Веши, которые вы часто забываете. Столкнувшись в очередной раз с неприятностями из-за своей забывчивости, выработайте процедуру на будущее. Каждый вечер, приходя домой, вешайте ключи на одно и то же место, и у вас появится привычка брать их оттуда, выходя из дома. Если, например, вы должны что-то взять с собой, выходя из дома, ставьте этот предмет так, чтобы он мешал открыть дверь, и вы точно его не забудете. Необходимо согласовать эти процедуры с членами вашей семьи. Нет смысла всегда класть бумажник и ключи на столик в прихожей, если ваш(а) супруг(а) все равно уберет их куда-нибудь.
-
Незначительные или низкоприоритетные дела, которые можно (но не стоит) игнорировать. Бывают дела, которые можно иногда проигнорировать, и ничего плохого не случится. Однако если вы поступите так неоднократно, у вас начнутся проблемы. Примерами таких дел являются замена лент для копирования, заказ расходных материалов и т. д. Занесите пункт «заказать расходные» (или что там у вас) в список дел на каждый понедельник. Лучше проигнорировать это напоминание в тот раз, когда нет необходимости ничего заказывать, чем забыть сделать заказ.
-
Обучение. Некоторые жалуются, что у них нет времени на повышение профессионального уровня. Другие планируют посещение одних курсов в год, даже если не знают, что там будет. Короче, ничего не произойдет само собой, если вы не приложите усилий.
-
Быть в курсе. Лучше запланировать один час в неделю на чтение журналов, чем пытаться «догнать поезд» раз в несколько месяцев. Выбрасывайте все непрочитанные журналы раз в месяц. Если вы не смогли прочитать журнал до выхода следующего номера, вы никогда его не прочитаете. Если у вас нет отдельного кабинета, где бы вы могли запереться и спокойно почитать, найдите другое место, где клиенты вас не достанут.
Регулярно встречайтесь с представителем клиентов
Когда я работал в Bell Labs, каждый системный администратор обслуживал две-три группы клиентов (мы все оказывали техническую поддержку всем сотрудникам, но предполагалось, что за каждым системным администратором закреплен конкретный контингент пользователей). Мы должны были встречаться с представителем группы клиентов и начальником отдела, где эта группа работала.
Была нелегко «втиснуть» эти совещания в расписание начальников отделов, но те в конце концов сдавались, если получали обещание, что совещание начнется вовремя и продлится не дольше 15 минут.
Начальники отделов считали крайне необычной ситуацию, в которой они общались непосредственно с системными администраторами, а не «играли в кошки-мышки». Они часто просили продлить совещание или в течение 15 минут ставили задачи, чтобы потом представитель клиентов и системный администратор обсуждали решение этих задач друг с другом.
Некоторые начальники отделов сопротивлялись, заявляя, что делегировали все эти вопросы представителям клиентов. Однако мы обнаружили, что совещания без представителя администрации просто неэффективны. В конце концов мы добились регулярных совещаний с каждым представителем группы клиентов в присутствии начальника отдела, потому что наше умение слушать и наши последующие действия демонстрировали ценность подобных встреч.
Удаление старых процедур
Иногда приходится обновлять процедуры.
В истории с заправкой автомобиля, рассказанной ранее в этой главе, я отметил, что в какой-то момент забыл, с чего началась эта процедура, но продолжал выполнять ее. Это вызывает некоторую тревогу. Правильно ли придерживаться процедуры, если не помнишь ее происхождение?
Я считаю, что надо доверять себе. Раз процедура установлена, значит, я взвесил все «за» и «против», в том числе и этические. В конце концов, речь идет о замене магнитных лент и заправке автомобиля, а не о жизненно важных вопросах.
Я заметил, что морально устаревшие процедуры исчезают сами собой. Когда я получил повышение, и отвечать за смену лент стал другой сотрудник, надобность в процедуре отпала естественным образом.
Процедуры способны самостоятельно модифицироваться и эволюционировать. Это вам не сценарии на языке Perl, которые, если их не отредактировать, перестают работать после переноса файлов на другой сервер. Процедуру выполняете вы. Вы человек, и всегда можете адаптироваться к новой ситуации.
Конечно, я стараюсь вести себя гибко. Если кто-то критикует мою приверженность той или иной процедуре, я внимательно выслушиваю его аргументы. Иногда оказывается, что мой собеседник прав.
Резюме
-
Хорошая процедура позволяет вам экономить усилия и сокращает время на принятие решений.
-
Процедуры дают вам возможность «один раз подумать и много раз сделать».
-
Разработайте процедуру, согласно которой вы будете всегда записывать назначенные встречи и необходимые дела в органайзер и повсюду носить его с собой.
Чем больше процедур вы разработаете, тем меньше умственной энергии вы будете расходовать на решение незначительных вопросов и тем лучше вы сможете сосредоточиться на творческой стороне вашей профессии. Просмотрите свой рабочий день на предмет возможности создания собственных процедур. Указателями на такие возможности являются:
-
Повторяющиеся события, не включенные в расписание.
-
Задачи технического обслуживания.
-
Поддержка взаимоотношений и рабочей обстановки.
-
Ситуации, в которых размышления о каком-то деле отнимают больше времени, чем оно само.
-
Вещи, которые вы часто забываете.
-
Одноразовые или низкоприоритетные задачи, которые нельзя все время игнорировать.
-
Повышение профессионального уровня.
-
Информированность о новинках.
Запланируйте время на чтение
Вы не успеваете прочитать все компьютерные журналы, на которые подписались? Запланируйте один час на чтение каждую неделю. Найдите укромное место и читайте, сколько сможете. Выбрасывайте то, что не удалось прочитать; интересуйтесь только самой свежей информацией.
4
Система Цикл
В 1997 году я получил награду за свою общественную деятельность. В дополнение к работе системного администратора и активному участию в общественной жизни я много времени уделял четырем некоммерческим организациям, в одной из которых я был президентом, а в другой - основателем. Меня тогда спросили, как я везде успеваю. Я улыбнулся, поблагодарил за комплимент и удержался от того, чтобы сказать: «Я системный администратор! Я борюсь с хаосом, чтобы жить!»
В действительности я еще задолго до того события выяснил, как справляться с потоком запросов и делать все дела, ничего не забывая. Легко выглядеть уверенным в себе, владея тем, что в спорте называется завершающим броском.
Ваши клиенты ценят вашу способность доводить дело до конца выше, чем любые другие ваши качества. Ничто так не подрывает вашу репутацию, как невыполненное обещание. Секрет владения завершающим броском состоит в том, чтобы регистрировать все запросы и сопровождать каждый вплоть до полного завершения. Моя система заключается в методе, который я называю Цикл, поскольку он повторяется ежедневно, и выходная информация одного дня является входной для следующего. Помните, на школьных уроках биологии вы рисовали круговую диаграмму: из икринки появляется головастик, у него вырастают лапки, он превращается в лягушонка, а затем во взрослую лягушку, которая откладывает икринки, и все начинается сначала? Моя система - примерно то же самое, разве что каждый цикл длится 24 часа, и мне не приходится жить в пруду.
Для Цикла требуются три инструмента: список дел, скомбинированный с расписанием на текущий день, календарь и список долгосрочных жизненных целей. Храните все эти инструменты в одном месте. Сам процесс не зависит от того, используете ли вы карманный компьютер или бумажный органайзер, купленный в канцелярском магазине.
Важно держать эти три инструмента в одном месте, потому что:
-
Все три базы данных взаимосвязаны. У вас должна быть возможность легко переключаться с одной на другую.
-
Всегда легче отыскать один предмет, чем три.
-
Вам необходимо всегда держать эти базы данных при себе, а с одним пакетом это проще, чем с тремя отдельными предметами.
В этой главе Цикл описан в общих чертах, а главы 5, 6 и 7 посвящены его составляющим: спискам дел и расписанию, календарю и жизненным целям. Возможно, это будут самые важные главы из того, что вы прочитали за всю свою бытность системным администратором.
Не доверяйте своему мозгу
Системные администраторы, вообще говоря, умны. Вы - умный. Я - умный. Мы все умные. Мы достигли нашего положения, работая головой, а не мускулами. Конечно, крепкие мускулы в нашей работе не помешают, но по сути это умственный труд. У среднего человека емкость кратковременной памяти составляет семь единиц (плюс/минус две). А как насчет среднего читателя этой книги? Держу пари, у вас она равна восьми или девяти, а у кого-нибудь и десяти (плюс/минус три).
Взглянув на свой список дел, я вижу 20 пунктов. Черт. Это намного больше десяти.
Я никоим образом не могу надеяться, что мой мозг удержит 20 пунктов в памяти. Мне нужна внешняя память. Вам тоже.
Надеюсь, вы не очень обиделись, когда я сказал: «Не доверяйте своему мозгу».
Я своему не доверяю. Поэтому я всегда записываю все просьбы. У меня даже есть такое заклинание:
Всегда записывать все просьбы.
Мой мозг обижается на такое недоверие. Когда кто-то обращается ко мне с просьбой, мой мозг кричит: «Я запомню! Том, убери свой органайзер! Доверься мне на этот раз!» Однако, чтобы не послушаться его, мне достаточно вспомнить, как я, столкнувшись с клиентом, чью просьбу не выполнил, пытался оправдаться фразой «Я забыл».
В главе 2 я описал методику «Делегируйте, регистрируйте или действуйте». Когда мы делегируем задание, у нас нет необходимости его записывать, хотя иногда полезно сделать запись, чтобы проследить за тем, как оно будет выполнено. (Став, так сказать, сторожем своему брату.)
Кроме того, если мы собираемся выполнить задание тут же, записывать его тоже не нужно. Когда меня просят «Передайте соль, пожалуйста», я не записываю эту просьбу в список дел, чтобы тут же вычеркнуть ее. Это было бы глупо. Однако если ко мне обращаются с просьбой, а я отвечаю: «Конечно, вот только закончу с этим делом», я записываю просьбу. Не следует путать «когда я закончу» и «прямо сейчас». Я, например, испытываю огромное искушение не записывать просьбу в органайзер, потому что надеюсь не забыть о ней, когда справлюсь с текущей работой.
Бедные наши мозги! Они так страдают из-за предположения, что именно в мозгу находится наше эго. Иногда оно переходит все границы и перехваливает своего приятеля - мозг. Когда вы думаете «Мне не нужно это записывать» или «На этот раз можно сделать исключение; я ничего не забуду», знайте, это ваш мозг - эго размером с Монтану - обещает вам невозможное, подобно сотруднику отдела продаж Microsoft, старающемуся отработать свой оклад.
Я долго думал, что мозг - самая важная часть моего организма.
Потом я понял, кто внушает мне эту мысль.
— Эмо Филипс (Emo Philips)
Если это поможет вашему мозгу справиться с обидой, вспомните, что освобождая его от запоминания списка дел, вы сберегаете энергию мозга для более важных задач. В главе 1 я упомянул исторический анекдот об Альберте Эйнштейне, который пытался сохранить, насколько это возможно, максимум умственной энергии для физики, избавляя свой мозг от всяческих посторонних размышлений, к примеру о том, что сегодня надеть. Рассказывают также, что Эйнштейн не запоминал адреса и номера телефонов, даже собственные. Наиболее важные он записывал на листочке, который хранил в бумажнике, чтобы не загромождать свою драгоценную память. Когда кто-нибудь спрашивал его номер телефона, Эйнштейн отвечал, что номер есть в телефонном справочнике, и учтиво предлагал поискать его там. Берите пример с Эйнштейна; берегите умственную энергию для системного администрирования.
Если у меня нет при себе органайзера, а кто-то обращается ко мне за помощью (обычно это случается, когда я иду в туалет), я решительно перекладываю ответственность за регистрацию просьбы на клиента. Например, я говорю: «Я спешу на собрание, и мне очень не хотелось бы забыть о Вашей просьбе. Обещайте, что вы отправите электронное
сообщение на адрес help [которое автоматически создаст запись в системе регистрации запросов] и опишете в нем свою проблему». Я считаю, что ответственность за запоминание просьбы должна быть возложена на мой органайзер или на клиента. Но только не на мой мозг.
Я не доверяю мозгу запоминание подробностей. Зато бумаге я доверяю. Если на листе бумаги имеется список дел из десяти пунктов, я не беспокоюсь, что один из них пропадет. Исчезающие чернила существуют только в фильмах про шпионов, и не было случая, чтобы мой блокнот сгрызла собака.
Я также доверяю портативным компьютерам (PDA). Конечно, я допускаю, что карманный компьютер может сломаться или данные в нем каким-то образом потеряются, но он синхронизирован с файл-сервером, где хранятся резервные копии. Учитывая, сколько раз мой мозг забывал информацию, можно сказать, что карманные компьютеры почти так же надежны, как бумага.
Идеальная PDA-среда
Когда карманные компьютеры PDA (Personal Digital Assistant - персональный цифровой помощник) еще только появились и моделей было мало, я работал в среде, стандартизированной для одной конкретной модели. Команда системных администраторов настраивала PDA так, что он синхронизировался с домашним каталогом пользователя на файл-сервере. Таким образом, для этих пользователей регулярно выполнялось резервное копирование.
На случай поломки имелся запасной PDA. Чтобы он тут же включился в работу, достаточно было синхронизировать его с данными пользователя. Поскольку PDA у всех были одинаковые, пользователь получал резервный, пока мы устраняли неисправность.
Это было роскошно. Сегодня разнообразие моделей карманных компьютеров достаточно велико, и предоставить такой сервис затруднительно, но с некоторыми оговорками все же возможно.
Почему другие системы не работают
Прежде чем я расскажу о системе Цикл, мне хотелось бы остановиться на других методах, которые широко используются системными администраторами, но результатов не дают. Это Система Беспорядочных Записей и Бесконечный Роковой Список.
Система Беспорядочных Записей заключается в том, что ее приверженец делает записи на случайных обрывках бумаги или ведет несколько списков дел и разбрасывает их, где попало. Меня особенно умиляет вид монитора, обклеенного желтыми прямоугольными листками. Что
на этих самоклеющихся бумажках? Списки дел? Напоминания о встречах? Телефонные номера? Никто не знает. Каковы их приоритеты? А вдруг какая-нибудь отклеится? Полный хаос.
Когда начальство на совещании ставит перед вами задачи, вы начинаете новый список. Теперь у вас их, как минимум, два. Потом вы один список теряете, например, он отправляется в корзину вместе с другими ненужными бумагами. После этого вы пропускаете встречи и нарушаете сроки. Ситуация не из приятных.
Другая крайность- Бесконечный Роковой Список. Обычно человек приходит к выводу, что много списков или разбросанные бумажки с записями не позволяют рационально вести дела. Он покупает блокнот и объявляет, что это его единственный список дел. Больше не будет путаницы, не так ли? Он усердно носит блокнот с собой, записывает в него все новые дела, а завершенные дела вычеркивает. Поначалу все идет прекрасно, но затем процесс начинает давать сбои. Трудно расставлять приоритеты. Старые пункты забываются, потому что глаз к ним привыкает и реагирует только на новые.
Самый серьезный недостаток этой системы, из-за которого я и называю ее Роковым Списком, состоит с том, что она порождает депрессию. Список никогда не кончается. Вы работаете и работаете, а он не становится короче! Вы вычеркиваете выполненные дела, а в конце списка появляются новые. Количество страниц начинает понемногу уменьшаться по мере того, как вы вычеркиваете пункты в середине списка, но где-то в начале стоит маленький пунктик, который, похоже, никогда не будет вычеркнут. Вы перелистываете страницы с вычеркнутыми пунктами в поисках того невычеркнутого. Вы испытываете стресс, поскольку боитесь пропустить несделанное дело, затерявшееся среди сделанных.
Хуже всего то, что такой метод убивает ваше самоуважение. Вы не испытываете удовлетворения от того, что выполнили все дела в списке, потому что это невозможно в принципе. Это Роковой Список.
Ньюмен: Я - американский почтальон.
Джордж: Вы один из этих парней, которые постоянно сходят с ума, хватают ружье и палят в окружающих? Ньюмен: Бывает. Джордж: Но почему ?
Ньюмен: Потому что поток писем никогда не прекращается. Они приходят, и приходят, и приходят, и нет просвета. Это бесчеловечно. Каждый день гора писем становится все выше! И ты должен их разносить, но чем больше ты их разносишь, тем больше их приходит. А потом ломается сканер штрих-кода, и это в день рассылки Publisher's Clearing House!
— «Сейнфельд», 418-я серия «Старик»
Если Система Беспорядочных Записей слишком хаотична, а Бесконечный Роковой Список порождает депрессию, то система Цикл, как говорится, «в самый раз». В ней используется инструмент (бумажный органайзер или портативный компьютер), который можно носить с собой, что позволяет держать все компоненты вместе. Цикл дает вам ощущение завершенности дел в конце каждого рабочего дня, когда вы видите, что обработали весь список.
Успешные системы
Я уже сказал, как важно доводить любое дело до конца (делать «завершающий бросок») и что не следует полагаться на свой мозг, а также описал свойства провальных подходов к ведению дел. Теперь я объясню, что делает систему успешной.
Хорошая система характеризуется следующими качествами:
|