Істер номенклатурасын жасау бойынша әдістемелік қҰрал

Орындаушы

1 санатты мұрағатшы

Э. Зиновьева

Шығыс Қазақстан облысы

мұрағаттар басқармасының

СТК _______2000 ж/ғы № __

хаттамасымен

МАҚҰЛДАНДЫ

Өскемен қаласы

2000 жыл

ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫН ЖАСАУ
1. Істер номенклатурасын жасауға қойылатын негізгі талаптар
Мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың (заңды тұлғалардың) іс-әрекеті процесінде көптеген түрлі, әр қилы сипаттағы, мазмұндағы және мақсаттағы құжаттар пайда болады. Олардың барлығы ақпарат тасылмалдаушы болып табылады және басқарма аппаратының қызметінде пайдаланылады.

Пайдаланылып болған соң құжаттар белгілі бір сұраққа қатысты немесе мекеме әрекетінің қандай да бір учаскесіне қатысты құжаттар жинағы ретінде істерге топтастырылады.

Құжаттарды істерге дұрыс топтастыру орындалған құжаттардың түрлері және мазмұны бойынша тез табуды қамтамасыз етеді. Құжаттарды жан-жақты пайдалануға іс жүргізудегі арнайы классификациялық анықтамаларда – істер номенклатурасында бекітілген барынша маңызды ұқсастық және айырмашылық белгілері бойынша ғылыми негізделген алғашқы топтастыру көмегімен қол жеткізіледі.

Істер номенклатурасы – бұл ұйымда басталған сақталу мерзімі көрсетілген, бекітілген тәртіпте хатталған істердің жүйелі тізбесі. Істер номенклатурасы құжаттардың мекеме ішіндегі негізделе отырып, таралуы және қалыптастырылуы, құжаттарды табуды қамтамасыз ету және істерді есепке алу мақсатында жасалады. Істер номенклатурасының көздегені орындалған құжаттарды іске топтастыру, істерді жүйелендіру, істерді индекстеу және сақталу мерзімін тағайындау, сонымен қатар істер номенклатурасы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау істерінің тізімдемелерін жасауға негіз және іс жүргізудегі негізгі есептік құжат болып табылады.

Үш түрлі істер номенклатурасы болады: тұрпатты, үлгі және ұйымның (нақты) істер номенклатурасы.

Тұрпатты номенклатура әрекетінің сипаты және ұйым құрылымы бойынша бір тектес ұйымдар үшін жасалады. Ол саладағы бір индекстеу жүйесіндегі істердің тұрпатты құрамын анықтайды және нормативтік құжат болып табылады.

Істердің үлгі номенклатурасы әрекетінің сипаты бойынша бір тектес, бірақ ұйымның құрылымы бойынша әр құрылымның индексі көрстілген істерінің үлгі ретіндегі құрамын анықтайды және кеңес беруші сипатта болады.

Ұйымның істер номенклатурасы – бұл белгі күнпарақ жылына ұйымның іс жүргізуінде басталуы көзделген істердің нақты атауларының жүйеге келтірілген тізбесі.

Ұйымның істер номенклатурасы ұйымның әрекеті барысында пайда болған құжаттардың мазмұны мен санын, құжаттар құрамын зерделеу негізінде жасалады.

Ұйымның істер номенклатурасын жасағанда ұйымның жарғысын немесе ережесін, штаттық кестесін, ұйым жұмысы туралы жоспарлар мен есептерді, тұрпатты және үлгі істер номенклатурасын, сақталу мерзімі көрсетілген тұрпатты және ведомствалық тізбені, Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін (М., 1986), алдыңғы жылдардың істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша сақталатын істер тізімдемелерін басшылыққа алған жөн.

Номенклатурада жұмыстың барлық құжаттандырылатын учаскесін бейнелейтін құжаттарды топтастыруға арналған істер атаулары, оның ішінде қоғамдық ұйымдар (кәсіподақтар, ерікті қоғамдар) әрекеті барысында пайда болған және қоғамдық бастамамен әрекет ететін (комитеттер, комиссиялар, Кеңестер) құжаттарын топтастыру үшін іс атаулары қарастырылуы керек.

Істер номенклатурасына «Қызмет бабында пайдалану үшін» (ДСП) белгісі бар құжаттарды топтастыруға арналған атаулар, анықтамалық және бақылау картотекалары, істер номенклатурасы, жеке істер, «ДСП» белгісі бар құжаттарды есепке алу журналы енгізіледі.

Бір жыл ішінде шешілмеген мәселелер бойынша істердің атауы ауыспалы болып табылады және сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ауысады.

Істер номенклатурасына құқықтық мұрагері ұйым болып табылатын, жойылған ұйымдардың іс жүргізуінде аяқталмаған істердің атауы енгізіледі.

Істер номенклатурасына баспа басылымдарының (кітапшалардың, анықтамалықтардың, бюллетеньдердің және т.б.) атаулары кіргізілмейді.

Іс атауы істегі құжаттардың негізгі мазмұнын және құрамын анық бейнелеуі қажет.

Іс атаулары келесі ретпен орналасқан элементтерден тұрады:

- құжат түрінің атауы (бұйрықтар, хаттамалар, т.б.), басталған істің тегі (хат алмасу, құжаттар, істер);

- құжат авторы (ұйымның немесе құрамдас бөлімшенің атауы);

- хат алушы және хат жіберуші (хат-хабар жіберлген ұйымның және хат-хабарды алатын ұйымның атауы);

- іс құжатының қысқаша мазмұны;

- істегі құжаттың мазмұнына қатысты мекеннің (аумақтың) атауы;

- істегі құжаттың датасы (кезеңі);

- істегі құжаттың көшімесінің бар-жоғы туралы.

Іс атауында нақты емес мәліметтерді көрсетуге жол берілмейді («әр түрлі материалдар», «жалпы хат алмасу», «кірісі құжаттары», «шығыс құжаттары» және т.б.).

Іс атауында құжат атауы жеке немесе көпше түрде көрсетіледі (бір аттас құжаттарды іске топтастырғанда), мысалы:

«Диплом беруді есепке алу журналы».

«Кәсіпорын акционерлері жиналысының хаттамалары».

«Құжаттарды орынуды бақылау бойынша мәліметтер».

« . . . жіберілген ғылыми жұмыстарға пікірлер және қорытынды»

« . . . ғылыми кеңес мәжілістерінің стенограммалары мен хаттамалары».
Бір сұрақ бойынша, бірақ іс жүргізуде реттік тәртіптегі байланысы жоқ құжаттары бар іс атауында іс түрі ретінде «құжаттар» термині қолданылады, ал атау соңында құжаттың негізгі түрлері көрсетіледі.

Мысалы: «Сала аралық және салалық тақырыптық көрмелерді өткізу бойынша құжаттар (жоспарлар, тізімдемер, бяндамалар, экспонаттар сипаттамалары).

Мысалы: «Әдістемелік кеңес мәжілісінің хаттамаларына қосымша құжаттар».

Мысалы: «Институттың ғылыми кеңесі мәжілісінің хаттамалары».

Егер хат алмасу бір тектес хат алушылармен бір сұрақ жөнінде жүргізілсе, онда іс атауында нақты атау көрсетілмейді, олардың жалпы атауы беріледі:

«Аудандық мұрағаттармен ғылыми-практикалық конференциялар өткізу туралы хаттар»

«Трестермен құрылыс жұмыстарын механикаландыру туралы хаттар».

Мысалы: «Ғылыми-ұйымдастыру сұрақтары бойынша хат алмасу».

Мысалы: «Топаз» өндірістік бірлестігімен шикізатпен қамтамасыз ету бойынша келісім шартты орындау туралы хат алмасу».

Мысалы: «Ректордың жеке құрамды жинақтау және өзгерту бойынша бұйрықтар. Көшірме».

Егер іске белгі бір формадағы статистикалық есеп көрсетілсе, іс атауында оның формасы, оның номері немесе шартты белгісі (шифрі) көрсетіледі. Форманың номері негізгі элемент ретінде емес, атауға қосымша ретінде жақшаның ішінде көрсетіледі.

Мысалы: «Еңбек және қызметкерлердің жұмыстан шығуы туралы болжау бойынша тоқсандық және айлық статистикалық есептер (ф. 1-ТВ)».

Егер іс бірнеше томнан немесе бөлімнен тұратын болса, онда істің жалпы атауы жасалады, содан соң қажетінше ортақ атаудың мазмұнын нақтыландырушы болып табылатын әр томның (бөлімнің) өз атауы жасалады.

Істер номенклатурасының тараулары дегеніміз ұйымның бекітілген құрылымына сәйкес орналасқан бөлімшелердің аты болып табылады. Істер номенклатурасының бірінші тарауы ретінде құжаттама басқармасы қызметін көрсету қажет, себебі дәл сонда негізгі ұйымдастыру-өкімдік құжаттамаларының түпнұсқалары шоғырландырылады. Істер номенклатурасы тарауларының реті нормативтік құжаттарда бекітілген ретке (бекітіліген құрылым, штаттық кесте) сәйкесуі керек. Мысалы: құжаттаманы басқару қызметі, жоспарлы бөлім, өндірістік-техникалық бөлім, қауіпсіздік техникасы бөлімі, бухгалтерия, кадрлар бөлімі және т.б. Ұйымда құрамдас бөлімшені жіктеуші болған жағдайда ол істер номенклатурасының жіктеу схемасы ретінде пайдаланылады, яғни оның тараулары қызметін атқарады.

Құрамдас бөлімшелерден кейін маңызына қарай қоғамдық бастамада әрекет ететін органдар мен бөлімшелер (кәсіподақ комитеті, қоғамдық комиссия, қоғамдық инспектор) және қоғамдық ұйымдар орналасады.

Құрамдас бөлімшелер болмаған жағдайда істер номенклатурасының тараулары ретінде ұйымның әрекет бағыттары пайдаланылуы мүмкін. Мысалы:

1. 
   Басшылық.
   
2. 
   Жоспарлау.
   
3. 
   Өндірістік әрекетті ұйымдастыру.
   
4. 
   Қаржыландыру.
   
5. 
   Есеп жүргізу және есеп беру.
   
6. 
   Кадрлармен жұмыс.
   
7. 
   Басқарманы құжаттамамен қамтамасыз ету.
   

Істер атауларының номенклатураның тараулары ішіндегі орналасу реті істі құрайтын құжаттардың маңыздылық дәрежесімен және олардың өзара байланысымен анықталады. Егер номенклатура тарауының ішінде тараушалар болмаса ұйымдастыру-өкімдік құжаттаманы іс жүзіндегі басқарма құжаттамаларының алдына орналастырған жөн.

Бірінші ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалары бар істер атаулары орналасады. Жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердің атаулары ұйым басшысының бұйрығы бар істердің алдында орналасады. Бұдан әрі ұйымның өзінде жасалған немесе мекемеге жіберілген ережелер, қағидалар, нұсқаулар, әдістемелік кеңестер орналасады. Содан соң жоспарлық және есептік құжаттары бар істер атаулары орналасады. Бұл топтардың ішінде де істер маңыздылық дәрежесіне орай орналасады: бірінші жылдық жоспар, содан кейін тоқсандық, айлық жоспарлар. Есептер де әл сол сияқты орналасады: жылдық, тоқсандық, айлық.

Өкімдік құжаттар жобалары және оларды дайындау бойынша басқа да құжаттар, жоспарға енгзілген өзгерістер, бұйрыққа негіздемелер іс номенклатурасында негізгі құжаттың артынан қойылады.

Хат алмасулар енгізілген істер тобында бірінші жоғары тұрған органдармен хаттары бар істер, содан соң ведомствоаралық хат алмасулар, ары қарай бағынышты мекемелермен хат алмасулар кіргізілген істер орналасады.

Мәліметтер машинамен басылған тасымалдаушыдағы ұзақ мерзімді маңызға ие Тізбенің өзіне сәйкес бабымен анықталатын құжаттық ақпарат та істер номенклатурасына кіреді.

Машиналық тасымалдаушыдағы ақпараттық құжатты есепке алу және сақтаудың негізгі бірлігі мәліметтер файлы болып табылады.

Істер номенклатурасында файлдардың жүйелендірілуі мәліметтер базасының ішкі құрылымына сәйкес болуы керек.

Мәліметтер базасының құрылымына, файлдардың саны мен мазмұнына өзгерістер енген жағдайда ол туралы істер номенклатурасында аталып өтілуі қажет.
4. Істер номенклатурасының формасын толтыруға қойылатын талаптар
Істер номенклатурасы бекітілген форма бойынша жасалады (1 қосымша).

Істер номенклатурасының мазмұнды бөлігі 5 бағанадан тұратын графа болып келеді:

• 
  іс индексі
  
• 
  істер (томдар, бөлімдер) саны
  
• 
  істердің (томдардың, бөлімдердің) сақталу мерзімі және тізбе бойынша бап нөмірі
  
• 
  ескерту.
  

Жаңа заман тәжірибесінде көбінесе сандық индекстеу қолданылады. Индекс ұйымда бекітілген құрамдас бөлімшені, қоғамдық ұйымның сандық белгісінен және құрамдас бөлым шегіндегі істер номенклатурасы бойынша атаудың реттік нөмірінен тұрады.

Мысалы: 10-01, мұндағы 10 құрамдас бөлімшенің нөмірі болса, 01- номенклатура бойынша істің реттік нөмірі.

Істер индексінің тұрақтылығын сақтау мақсатында істер номенклатурасының әр бөлімінде бұрын қарастырылымаған жаңа істер басталатын жағдайды есепке алып бос индекстер қалдырылады.

Номенклатураның екінші бағанасында істер атауы беріледі. Бұнда істер атауының келесі ретін пайдаланылуы мүмкін:

ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалар;

жоспарлық құжаттама;

есептік құжаттама;

негізгі іс әрекет сұрақтарын орындауға қатысты құжаттама;

негізгі іс әрекетті орындауды тексеруге қатысты құжаттар;

құжаттармен есептік-анықтамалық жұмысқа қатысты құжаттар.

Құжаттардың әр бөлінген кешенінің ішінде істер аттарын деңгейі бойынша жүйелеуге кеңес беріледі: жоғары тұрған ұйымдардың құжаттамалары, қор құраушы ұйымның құжаттамалары.

Номенклатурада бірінші жоғары тұрған органдардың өкімдік құжаттары топтастырылған істер көрсетіледі, одан кейін өз басшысының, алқалы органның өкімдік құжаттары жинақталған іс көрсетіледі.

Бір ұйымның номенклатурасының әр тарауында істер атауларын орналастырудың бірдей ретін қолданған жөн.

Істер номенклатурасының 3 графасы күнпарақ жылының аяқталуы бойынша толтырылады. Әр іс 250 беттен аспуы тиіс. Сондықтан бір іске қатысты құжаттардың көлемі үлкен болған жағдайда томдар мен бөлімдерге бөлуге жол беріледі.

4 графада «Мемлекеттік комиттеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар әрекетінде пайда болған сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың тұрпатты тізбесі» (М., 1989) негізінде істің сақталу мерзімі, бап нөмірі көрсетіледі. Бұл тізбе сақталу мерзімін анықтауға негіз болатын нормативтік құжат болып табылады. Ведомствалық тізбе тұрпатты тізбеде көрсетілмеген нақты жүйенің (саланың) арнайы құжаттарына арналған сақталу мерзімін тағайындауға қолданылады.

«... тұрпатты тізбеде» құжаттардың сақталу мерзімі ұйымдардың екі тобы бойынша берілген. Бірінші топқа мемлекеттік мұрағат пен оның филиалдарын және аудандық мұрағаттарды жинақтау көзі болып табылатын ұйымдар (Тізбенің №3 графасын қара) жатады. Екінші топқа мемлекеттік мұрағат пен оның филиалдарына құжаттары түспейтін ұйымдар жатады (Тізбенің 4 графасын қара). Істер номенклатурасын жұмыста бұл ұйымның облыс мемлекеттік мұрағатын немесе оның филиалдарын жабдықтау көзі болып табыла ма, жоқ па екендігін анықтау қажет, тек содан кейін ғана Тізбенің қай графасына жататындығына сәйкес (3 немесе 4 графасы) сақталу мерзімін қою керек.

Сондай-ақ сақталу мерзімін анықтау барысында кейбір баптардың әр түрлі сақталу мерзімдеріне бөлінетінін есепке алу қажет, мысалы:

«Қаржыландыру және несие беру»

а) жылдық – тұрақты;

б) тоқсандық – 3 жыл;

в) айлық – 1 жыл.

Сондықтан ұйымның номенклатурасына тізбе баптарынан нақты құжат санатының сақталу мерзімі жазылады.

Іс атауының негізінде және олардың тізбе баптарына жатуына байланысты ғана сақталу мерзімін дұрыс анықтау мүмкін емес. Істердегі құжаттардың нақты мазмұнына талдау жасак керек. Құжаттың заңдылық күші, түпнұсқалылығы, телқұжаттылығы (қайталануы) және т.б. ерекшеліктері есепке алынады. Егер істе бір сұрақ бойынша, маңыздылығы әр түрлі және сақталу мерзімі әркелкі (мысалы, 3 жыл, 5 жыл, 10 жыл) құжаттар топтастырылса, онда ол істің сақталу мерзімі сақталу мерзімі ең ұзақ құжаттың мерзімі бойынша тағайындалады (біздің жағдайда 10 жыл).

Сақталу мерзімі тұрпатты немесе ведомствалық құжаттар тізбесінде қарастырылмаған құжаттар істер номенклатурасына кіргізілген жағдайда олардың сақталу мерзімін уақытша ұйымның сараптау комиссиясы және мемлекеттік мұрағаттың сараптау комиссиясы анықтайды.

Ұйымның істер номенклатурасына тізбеден сақталу мерзіміне қатысты арнайы белгілер көшіріліп жазылады. Тізбеде нақты құжат түрінің сақталу мерзімімен бірге қойылған «СТК» (сараптау-тексеру комиссиясы) белгісі бұл құжаттардың бір бөлігінің ғылыми-тарихи маңызы болуы мүмкін және құндылықты сараптау қорытындысы бойынша бұл құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға беру туралы шешім қабылдануы ықтимал дегенді білдіреді. Істер номенклатурасында сақталу мерзімін қойғанда «СТК» белгісін алып тастауға тыйым салынады.

Кейбір құжаттар санатының сақталу мерзімі туралы келесі белгілер қойылады. өкімдік, Ұйым автор болып табылмайтын нормативтік, әдістемелік сипаттағы құжаттарға істер номенклатурасында «Жаңамен ауыстырылғанға дейін», «Қажеттігі өткенге дейін» белгілері қойылады. «Мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенше сақталады, қабылданбағандары қажеттігі өткен соң жойылады» белгісі бұл санаттағы істердің сақталу мерзімі мемлекеттік мұрағаттың шешуі бойынша анықталады дегенді білдіреді.

«Ескерту» деп аталатын 5 графада сақталу мерзімін анықтауда қолданылған құжаттар тізбесінің аты, істің басталуы туралы, ауыспалы естер туралы, жоюға бөлу туралы, белгілер қойылып, істер мерзіміне «Тексеру аяқталған жағдайда», «Келісім шарт мерзімі аяқталғанға дейін» және т.б. қосымша жазбалар жазылады.

Күнпарақ жылының аяқталуы бойынша номенклатураға басталған істердің саны туралы тұрақты және уақытша сақтауға жеке-жеке қорытынды жазба жасалады (1 қосымша).

Ағымдағы іс жүргізу жылында аяқталған құжаттардың сақталу мерзімін есептеу келесі жылдың 1 қаңтарынан басталады.

Құрамдас бөлімшелердің істер номенклатурасы негізінде құжаттаманы басқару қызметі ұйымның жиынтық істер номенклатурасын жасайды. Ұйымның жиынтық істер номенклатурасына оны пайдалану бойынша нұсқаулар жасалады (№2 қосымша).

Ұйымның істер номенклатурасына ведомствалық мұрағат (егер ол бар болса) виза қояды, құжаттама басқару қызметінің басшысы қол қойғаннан кейін Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар басқармасының сараптау-тексеру комиссиясының келісіуне ұсынылады, келісілгеннен соң ұйым басшысы бекітеді.

Жиынтық істер номенклатурасы күнпарақ жылының 1 қаңтарында іске қосылады және 5 жыл бойы жарамды болады. Ол тек ұйымның (немесе оның құрамдас бөлімшесінің) функциясы мен құрылымы түбегейлі өзгергенде ғана қайта жасалып, қайта бекітуге ұсынылады. Бұндай өзгерістер болмаған жағдайда әр жылдың соңында ол туралы анықталады, қажет болған жағдайда толықтырып, түзетіп келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап іске қосады. Егер ұйымның әрекеті маусымдық сипатта болса (іс жүргізу жылы сезондық қызметке байланысты басталып, аяқталатын экспедициялар, театрлар, оқу орындары және т.б.) келесі жылдың істер номенклатурасы адлыңғы маусымның алдында жасалады.

Істер номенклатурасы қажеттінше дана санымен жасалады. Бірінші данасы іске салынып, құжаттама басқару қызметінде сақталады, екіншісін құжаттама басқару қызметі жұмыс барысында пайдаланады, үшінші данасы ведомствалық мұрағатта есептік құжат ретінде сақталады, төртінші данасы келісілген соң мемлекеттік мұрағатта қалады, бесінші данасы үзінді қалпында ұйымның қажетті құрамдас бөлімшелеріне жұмыста пайдалану үшін беріледі.

Құжаттарын мемлекеттік сақтауға өткізбейтін ұйымдар істер номенклатурасын жоғары тұрған органның сараптау комиссиясымен келіседі.

Істер номенклатурасын жасау бойынша әдістемелік құрал мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың (заңды тұлғаларадың) құжаттама басқару қызметінің қызметкерлеріне арналған.

1 қосымша
«БЕКІТЕМІН»

Ұйымның аты Ұйым басшысы

Қолы Тегі

ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

0. 
   № 01-17
   

200__ жылға

қызметі басшысының

лауазымының атауы Қолы Тегі

КЕЛІСІЛДІ КЕЛІСІЛДІ

Ұйым СК 00.00.00. №00 Шығыс Қазақстан облысы

Хаттамасы мұрағаттар басқармасы СТК

00.00.00. №00 хаттамасы

1 қосымшаның жалғасы

(ұйымның аты)

Құжаттаманы басқару

қызметі басшысының

лауазымының атауы Қолы Тегі

берген тұлғаның

лауазымнң атауы Қолы Тегі
00.00.00

2 қосымша

Ұйымның атауы
Құрамдас бөлімшенің атауы
Істер номенклатурасы

0. 
   №00
   
1. 
   Өскемен қаласы
   

Бөлімшенің басшысы Қолы Тегі

КЕЛІСІЛДІ

Мұрағат меңгерушісі

(мұрағатқа жауапты) Қолы Тегі

3 қосымша
__________________________________

ұйымның атауы

1. 
   Жалпы ереже
   
   1. 
      _________________________________________________ істер
      

номенклатурасы бөлімнің іс жүргізуінде басталған құжаттардың жүйеге келтірілген тізбесі.

Істер номенклатурасы құжаттардың іске қалыптастырылуының тәртібін, іс жүргізудегі есепті, олардың жүйелілігін қамтамасыз ету үшін жасалады.

Сонымен қатар, істер номенклатурасы тұрақты (мәңгі) және ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақтау істерінің тізімдемесін жасауға негіз және іс жүргізудегі негізгі есептік құжат болып табылады, ал ведомствалық мұрағатта уақытша сақтау (10 жылға дейін) істерін есепке алу үшін пайдаланылады.

Орындалған құжаттардың іске топтастырылуы, істердің индекстелуі және олардың сақталу мерзімі¹ барлық бөлімдер үшін міндетті болып табылады.

1.2. Ұйым қызметі мен құрылымында түбегейлі өзгеріс болмаса істер номенклатурасы 5 жыл бойы жарамды. Егер ондай өзгерістер болып жатса, істер номенклатурасы қайта жасалады.

Істер номенклатурасы жыл сайын міндетті түрде мемлекеттік мұрағатпен келісіліп тұруы керек. Егер істер номенклатурасының құрамы өзгермесе, ол туралы мемлекеттік мұрағатқа жазбаша хабарланады, осыдан соң келесі іс жүргізу жылына қалдырылады. Істер номенклатурасында болымсыз ғана өзгеріс болса ол анықталып, мемлекеттік мұрағаттың келісуіне ұсынылады. Істер номенклатурасын мемлекеттік мұрағатқа кезекті рет тапсыруда оны пайдалану бойынша нұсқау қайта басылмаса да болады.

Істер номенклатурасы мемлекеттік мұрағатпен келісіледі және ұйым басшысымен бекітіледі. Істер номенклатурасы бекітілген соң бөлімдер өздеріне сәйкес тарауларының көшірмесін іс жүргізуде қолдану үшін алады.

Істер номенклатурасы 4 дана болып басылады. Бір данасы құжаттаманы басқару қызметінде немесе «Басшылық» тарауында сақталады және тұрақты сақталатын құжат болып табылады. Екінші дансы көшірмелер түрінде бөлімдерге таратылады, үшінші данасы есептік құжат ретінде ведомствалық мұрағатқа
_______________________
1 – Жаңа нормативтік құжаттардың шығуымен сақталу мерзімінің өзгеруі мүмкін

беріледі, төртінші данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі.

Істер номенклатурасы «Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-құқықтық бірлестіктеріндегі (кәсіпорындарындағы), мекемелеріндегі және ұйымдарындағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері» (А., 1992) талаптарына сай, ұйым іс-әрекеті барысында пайда болған құжаттар құрамын, мазмұнын және көлемін зерделеу негізінде жасалады. Істердің сақталу мерзімін анықтау үшін «Сақталу мерзімі көрсетілген мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар іс-әрекеттерінде пайда болған тұрпатты құжаттар тізбесі» (М., 1989) және құжаттардың ведомствалық тізбесі пайдаланылады.

Қазақстан Республикасының (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 26 сәуірдегі №2235 Жарлығы), «Бухгалтерлік есеп туралы» (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 26 желтоқсандағы №2732 Жарлығы) және «Банклер және банкілік іс-әрекеттер туралы» (Қазақстан Республикасы Президентінің 1995 жылғы 31 тамыздағы №2444 Жарлығы) салық заңдарына сәйкес есептік құжаттардың ең аз сақталу мерзімі 5 жылға дейін ұзартылған.

Ұйым іс-әрекеті барысында « ... тұрпатты құжаттар тізбесінде» қарастырылмаған құжаттар пайда болады, сондықтан мұндай істердің сақталу мерзімі осы номенклатурамен ғылыми және практикалық маңызына қарай, мұндай құжаттар санатының мазмұныны алдын-ала зерделеуден соң, сонымен қатар, қажетті бөлімдердің мамандарының кеңестерін есепке ала отырып анықталады. Бұл істердің сипаттау мақаласында тізбе бойынша бапты көрсетпей сақталу мерзімі көрсетіледі.

Сақталу мерзімін есептеу іс жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан басталып есептеледі.

Мысалы, 200, жылы іс жүргізу аяқталған жылдың сақталу мерзімі 2001 жылдың 1 қаңтарында басталады.

2. 
   Істер номенклатурасының құрылымы
   

Істер номенклатурасы құрылымдық принциппен жасалған. Істер номенклатурасының тарауларының аттары бөлімдер аттары болып келеді, олар штаттық кестеге сәйкес орналасады.

3. 
   Істер номенклатурасын пайдалану тәртібі
   

3.1. Істер номенклатурасында істерді екі қайтара индекстеу қолданылады. Әр іске бөлімнің индексінен және істің реттік номерінен тұратын индекс беріледі (01-02, 02-03). Істің индексі істер номенклатурасының бірінші графасында орналасады.

3.2. 2 графада істердің атаулық және авторлық белгілері бойынша аттары жазылады. Номенклатураның тарауларында істер мен құжаттар құжаттар сұрақтары мен түрлерінің маңыздылық дәрежесі бойынша, логикалық ретпен бөлімдегі жұмыс учаскесін құжаттардыруға сәйкес орналасады.

Істердің атауларында іс түрі ретінде «құжаттар» термині қолданылады, атау соңында жақшаның ішінде құжаттың негізгі түрі көрсетіледі.

3.3. 3 графа «Істердің, томдардың саны» нақты іс жүзінде жүргізілген істер бойынша күнпарақ жылының соңында толтырылады. Жыл көлемінде қандай да бір іс басталмай қалса ескерту графасына «қалыптастырылған жоқ» деген белгі қойылады. Іс жүргізу жылының аяқталуы бойынша істер номенклатурасының соңында жеке-жеке тұрақты және уақытша сақтау істеріне басталған істердің (томдардың, бөлімдердің) сандары туралы қорытынды жазба жасалады.

3.4. 4 графада істердің сақталу мерзімі мен бап нөмірлері көрсетіледі.

3.4.1. Ұйым іс-әрекетінің негізгі бағыттарын көрсететін құжаттар үшін «тұрақты» сақтау мерзімі бекітілген, яғни бұл құжаттар мемлекеттік сақтауда мәңгі сақталады.

Кейбір құжат түрлеріне қойылған «СТК» белгісі құжаттардың бір бөлігі ғылыми-тарихи маңызға ие болуы мүмкін дегенді білдіреді. Бұл істердің құрамынан жекелген істер алынып, тұрақты сақтауға қалтырылуы мүмкін.

Құжаттардың ғылыми-тарихи маңызы жоқ болса ғана, тек мемлекеттік мұрағат мамандары құжаттардың құндылығына сараптама жасағаннан кейін, «СТК» белгісін алып тастауға жол беріледі.

Сақталу мерзімі 75 жыл – «В» СТК (жеке істер, жеке карточкалар) тағайындалған құжаттар үшін сақталу мерзімі істің аяқталу сәтіне адамның жасын есепке ала отырып («В» әріпімен белгіленген) анықталады. Іс жүргізу аяқталған соң істі сақтау ұзақтығы 75 жылдан «В» мәнін шегергендегі сан болып табылады, мұндағы «В» істің аяқтау сәтіндегі адамның жасы.

«Қажеттігі өткенге дейін» белгісі (ҚӨД) құжаттардың практикалық маңызының шектеулілігін білдіреді. Оның сақталу мерзімін ұйымның өзі анықтайды.

Істер номенклатурасымен тағайындалған сақталу мерзімін азайтуға тыйым салынады. Қызметкерлер ауысқан жағдайда істер номенклатурасына кірген істер акт бойынша беріледі. Сондай-ақ, өз бетінше құжаттар мен істерді жоюға да тыйым салынады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 27 бабы 1 тармағына сәйкес (1998 жылғы 22 желтоқсандағы) «мұрағат ісі бойынша заңның бұзылуына кінәлі жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауапкершілкке тартылады».

3.5. 5 «Ескерту» графасында істердің қалыптастырылу сұрақтары, бірнеше істерді бастаудың дұрыстығы айтылады, сақталу мерзіміне қосымша ескертпелер жасалады.

Ескертулердің маңыздылығын еске ала отырып, істер номенклатурасын кезекті рет басқанда оны міндетті түрде көрсету керек.

1. 
   Қазақстан Республикасындағы бірлестіктердегі (кәсіпорындардағы), мекемелердегі және ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері (Алматы, 1992 жыл);
   
2. 
   Сақталу мерзімі көрсетілген мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомствалар және басқа мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар іс-әрекеті барысында пайда болған тұрпатты құжаттар тізбесі (М., 1998).
   
3. 
   Основные правила работы ведомственных архивов (Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1986 жыл);
   
4. 
   М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов «Курс делопроизводства» (Іс жүргізу курсы) (М., Н., 1997).
   
5. 
   В.И. Андреева «Образцы документов по делопроизводству» (Іс жүргізу бойынша құжаттар үлгілері) (М., 1998).
   
6. 
   «Организация работы с документами» (Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру) оқулығы (., 1998).