Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Красноярский государственный торгово-экономический институт»
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
Методические указания
к проведению практических занятий
для студентов всех специальностей
всех форм обучения
Красноярск 2008
УДК 65.291.212.8я7
Печатается по решению Редакционно-издательского совета института
Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. – Красноярск, 2008. – 92 с.
УДК 65.291.212.8я7
Учебно-методическое издание
Составитель
Галина Борисовна Блау
Организационно-распорядительные
документы
Методические указания
к проведению практических занятий
Редактор З. В. Малькова
Подписано в печать 05.02.2008 г. Формат 60×84/16.
Бумага офсетная. Печать плоская.
Усл. п. л. 5,35. Уч.-изд. л. 6,65.
Тираж 300 экз. Заказ 13
Редакционно-издательский отдел КГТЭИ
660075, г. Красноярск, ул. Л. Прушинской, 2
Отпечатано в Техническом центре КГТЭИ
© ГОУ ВПО «Красноярский государственный
торгово-экономический институт», 2008
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………….………
|
4
|
|
|
1. Классификация документов.
Понятие классификации,
виды классификации документов…………………….…….
|
6
|
|
|
2. Организационные документы.
требования к составлению……………………………….……
|
15
|
2.1. Назначение и состав организационно-правовой документации.…
|
15
|
2.2. Устав, виды уставов, правила составления…………………….…..
|
16
|
2.3. Учредительный договор, требования
к составлению и оформлению……………………………………….
|
18
|
2.4. Положение, основные виды, правила составления………………..
|
19
|
2.5. Инструкция, основные виды инструкций, правила составления…
|
22
|
2.6. Штатное расписание, правила составления и оформления……….
|
26
|
2.7. Правила внутреннего трудового распорядка………………….……
|
27
|
2.8. Регламент, правила подготовки и оформления…………………….
|
28
|
Задания для самостоятельной работы……………………………………...
|
29
|
|
|
3. Распорядительные документы.
требования к составлению………............................................
|
30
|
3.1. Назначение и состав распорядительной документации…….……..
|
30
|
3.2. Процедура издания распорядительных документов
в условиях единоличного принятия решений……………….……..
|
31
|
3.3. Процедура издания распорядительных документов
в условиях коллегиальности………………………………………….
|
34
|
3.4. Составление и оформление распорядительных документов……....
|
35
|
3.4.1. Постановление, правила оформления………………………...
|
36
|
3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению………….
|
37
|
3.4.3. Распоряжение, требования к оформлению…………………...
|
40
|
3.4.4. Решение, правила составления и оформления……………….
|
42
|
3.4.5. Указание, правила оформления……………………………….
|
44
|
3.4.6. Протокол, правила составления………………………………
|
45
|
Задания для самостоятельной работы………………………………….……
|
49
|
|
|
Тесты…………………………………………………………………………
|
50
|
|
|
Библиографический список…………………………………..……
|
56
|
|
|
Приложения……………………………………………………………….
|
59
|
Введение
В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции.
Некоторые функции являются типовыми, присущими любому аппарату управления (например, организационно-распорядительную деятельность).
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.
Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.
Однако в любой организации используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт [5] определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
В силу своего повсеместного применения система организационно-распорядительной документации имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Предлагаемые методические указания к проведению практических занятий – результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами.
В работе использованы исследования известных авторов в сфере делопроизводства: Т. В. Кузнецовой, М. В. Кирсановой, Т. В. Печниковой, М. В. Стенюкова, М. И. Басакова, В. А. Кудряева, Н. В. Березиной и др.
Использованы также следующие нормативные документы:
– Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
– ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов;
– ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– Российская Федерация. Законы. Об информации и о защите информации : федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.
Основное внимание в методических указаниях уделяется подготовке и оформлению организационных и распорядительных документов как базовому процессу в реализации управленческих функций.
Задача методических указаний сформировать у студентов умения и навыки оформления всех видов организационных и распорядительных документов (уставы, учредительные договоры, приказы, распоряжения, решения, протоколы и т. д.).
Методические указания предназначены для студентов вузов всех специальностей.
1. Классификация документов. Понятие классификации,
виды классификации документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» понятие «документ» определено следующим образом: «Документированная информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель» [2].
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, надпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).
Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов» [6]. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего тридцать), но и зоны, и последовательность их размещения на документе. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности составляют формуляр документа [5].
Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому, для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. По мнению авторов учебника «Организация работы с документами» [28], наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков организационно-распорядительных документов (рис. 1).
Кол-во печатных
знаков 0 5 16 24 32 40 48 56 64
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
1 2 3 4 5 6 7 8
Контроль
Заголовочная Эмблема фирмы
часть Наименование фирмы Гриф утверждения
документа Юридический адрес Адресат
Вид документа Резолюция
Дата №
На № _____ от _____
Заголовок к тексту
Начало текста (абзаца)
Основная часть Т Е К С Т Д О К У М Е Н Т А
документа
Приложение
Должность лица
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
Печать
Оформляющая Гриф согласования
часть Виза
документа Фамилия исполнителя и телефон
Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении
и направлении его в дело
Идентификатор электронной копии документа
Рис. 1. Формуляр-образец документа
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними [5]. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.
В результате проведенного анализа учебников, учебных пособий по делопроизводству разных авторов выявлено несколько видов классификаций документов.
Классификация, предложенная М. В. Стенюковым [37-43], строится на следующих признаках.
1. По способу документирования:
– рукописные;
– электронные;
– графические;
– кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
– организационно-распорядительные;
– финансово-бухгалтерские;
– научно-технические;
– по труду;
– отчетно-статистические.
3. По месту составления:
– входящие (поступившие в организацию);
– исходящие (отправляемые из организации);
– внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
– открытые (несекретные);
– с грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
– «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
– личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).
7. По юридической значимости:
– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
– копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
– заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.
9. По срокам хранения:
– постоянного хранения;
– долговременного хранения (свыше 10 лет);
– временного хранения (до 10 лет).
Данная классификация документов приведена на рис. 2.
В учебном пособии «Курс делопроизводства» М. В. Кирсановой [19] исключен из классификации признак ограничения доступа к документам. Вероятно, на основании того, что реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» исключен из перечня основных реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003 [6]. Однако были выделены дополнительные классификационные признаки:
– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
– по содержанию – простые и сложные;
– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
Несколько отличная классификация была представлена в учебнике «Делопроизводство» [26]. Данная классификация более объемная: использовано одиннадцать признаков классификации (в предыдущих – восемь-девять). Автором дополнительно введены следующие классификационные признаки:
– по назначению – организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические;
– по способу передачи документов – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.
– по сфере деятельности – управленческие, научные, технические, производственные.
В учебном пособии «Современное делопроизводство» [18] приведена классификация документов по пятнадцати признакам. В данной классификации дополнительно использованы следующие признаки:
– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;
– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);
– по юридической силе – подлинные, подложные;
– по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;
– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По способу документирования
По количеству рассматриваемых вопросов
По месту
составления
По ограничению доступа
Рис. 2. Классификация документов
Используя приведенные классификации коллектив кафедры коммерции и внешне-экономической деятельности разработал классификацию документов с учетом появления новых видов документов (электронных, аудио-, видеодокументов и др.). Для этого было использовано одиннадцать признаков.
1. По способу фиксации информации:
– письменные (рукописные и печатные);
– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);
– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);
– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);
– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
2. По месту составления:
– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
– входящие документы, поступившие в организации;
– исходящие документы, отправляемые из организации.
3. По содержанию:
– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
4. По степени гласности:
– обычные (открытые, несекретные);
– секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
5. По форме изложения:
– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).
6. По стадиям создания:
– черновик – предварительная редакция документа;
– беловик – чистовик;
– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
– автограф – документ, написанный рукой автора.
7. По юридической значимости:
– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;
– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);
– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
9. По срокам хранения:
– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);
– документы временного хранения – до 10 лет;
10. По происхождению:
– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).
11. По срокам исполнения:
– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
Данная классификация документов представлена на рис. 3.
Рассмотрим классификацию организационно-распорядительных документов (ОРД) подробно (рис. 4). В состав ОРД входят следующие группы управленческих документов: организационные распорядительные и информационно-справочные.
Организационные документы предприятия включают устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка. К распорядительной документации относят постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Информационно-справочная документация – одна из наиболее многочисленных групп ОРД (служебные письма, акты, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и другие документы).
Рис. 3. Современная классификация документов
Рис. 4. Классификация организационно-распорядительных документов
2. Организационные документы.
требования к составлению
Достарыңызбен бөлісу: |