Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Организация документирования информации и делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

С 12 февраля 2020 года вступил в силу Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Действующее ранее Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" было отменено на основании Постановления Правительства РФ от 01.02.2020 N 71 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации".

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее - Правила делопроизводства) разработаны в соответствии со п. 2 ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", устанавливающей, что "в государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства", и п. 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 <3>.

Рассматриваемые Правила делопроизводства состоят из 7 разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация документооборота; управление документами в системе электронного документооборота; контроль исполнения документов (поручений); документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления и подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Важным дополнением является и то, что требования Правил делопроизводства могут применяться не только к организационно-распорядительной документации, но и к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

В п. 1.11 Правил делопроизводства сформулирована основная цель деятельности структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, исполняющего функции по ведению делопроизводства, которое обобщенно называется Службой делопроизводства. Здесь же сформулированы положения об ответственности службы делопроизводства за организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, а также ответственность руководителя государственного органа, органа местного самоуправления за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства <6>. Обязательными внутренними организационными документами также называются Положение о службе делопроизводства и должностные регламенты или должностные инструкции специалистов службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления.

Во втором разделе "Документирование управленческой деятельности" изложены самые общие требования к созданию документов, включая подготовку бланков, шаблонов документов, согласование и подписание документов. Правилами делопроизводства установлена необходимость придерживаться требований Национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Пункт 2.5 Правил делопроизводства делает обязательным использование именно гербовых бланков при оформлении документов государственного органа, органа местного самоуправления, отдельные требования к которым более нигде не приведены. Требования к составу реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, и правила их оформления в Правилах делопроизводства не приводятся, а делается ссылка на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Таким образом, использование ГОСТ Р 7.0.97-2016 при разработке инструкции по делопроизводству в части оформления документов государственного органа, органа местного самоуправления становится обязательным.

При этом новыми Правилами делопроизводства регламентируется порядок работы с документами на бумажном носителе, электронными документами и электронными копиями документов, полученными в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Правилами делопроизводства установлен общий порядок удостоверения документов на бумажном носителе и электронных документов. В частности, электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица государственного органа, органа местного самоуправления, однако для внутренних документов могут использоваться иные виды электронной подписи. Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного им должностного лица. Интересно также, что п. 2.12 Правил делопроизводства по-прежнему предусматривает возможность использования печати государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления для удостоверения собственноручной подписи руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица.

В разделе "Организация документооборота" определены основные традиционные технологические этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами, такие как прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение входящих документов; регистрация документов; рассмотрение документов руководством; доведение документов до исполнителей; подготовка проектов документов; согласование проектов документов; подписание проектов документов; обработка и отправка исходящих документов. Правила выполнения каждого технологического этапа обработки документа предусматриваются как для документов на бумажном носителе, так и для электронных документов с учетом обработки всего массива документов в системе электронного документооборота государственного органа, органа местного самоуправления.

В разделе 4 "Управление документами в системе электронного документооборота" установлен общий порядок включения документов в систему электронного документооборота, которое осуществляется посредством заполнения полей электронной регистрационной карточки, создания электронной копии документа, если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к электронной регистрационной карточке, размещения документа в системе электронного документооборота в соответствии с ее классификационной схемой <13>. Правила делопроизводства содержат обязательный состав сведений о входящих документах (22 показателя), об исходящих документах (16 показателей), о внутренних документах (15 показателей), об обращениях граждан и ответах на них (22 показателя). В то же время в электронную регистрационную карточку документа могут вноситься дополнительные сведения, а также создаваться связи документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений. При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей <14>.

В пункте 4.10 рассматриваемых Правил делопроизводства названы рекомендуемые к использованию в системе электронного документооборота классификаторы и справочники, в том числе: классификаторы корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления; справочники сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

Заключительный 7-й раздел Правил делопроизводства "Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения" регламентирует общие правила проведения экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления; сроки и порядок передачи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления; порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

Сравнивая Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, и действующие в течение предыдущих десяти лет Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 <17>, можно отметить следующее:

Безусловно, оценить эффективность новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в самое ближайшее время предстоит в первую очередь специалистам-практикам, которые будут перерабатывать свои инструкции по делопроизводству с учетом данного нормативного правового акта. Однако уже очевидно, что объем базовых принципов организации документооборота и управления документами в системах электронного документооборота в новых Правилах делопроизводства существенно расширен по сравнению с предыдущим нормативным правовым актом.