Регламенті Жалпы ережелер 1 «Мұрағаттық анықтама беру»

№ _____қаулысымен

бекітілді

«Мұрағаттық анықтама беру»

мемлекеттік қызметтің регламенті
1. Жалпы ережелер
1) «Мұрағаттық анықтама беру» мемлекеттік қызметін (бұдан әрі – мемлекеттік қызмет) Павлодар облысының мемлекеттік мұрағаттары (бұдан әрі – қызмет көрсетуші) 1-қосымшаға сәйкес көрсетеді.

Құжаттарды қабылдау және мемлекеттік қызметті көрсету нәтижелерін беру қызмет көрсетуші арқылы; Халыққа қызмет көрсету орталығы (бұдан әрі – ХҚКО) арқылы; электрондық үкіметтің www.e.gov.kz веб-порталы (бұдан әрі – портал) арқылы іске асырылады.

2) Мемлекеттік қызметті көрсету нысаны: электрондық және (немесе) қағаз тасығышта.

3) Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесі мұрағаттық анықтама болып табылады.

2) Мемлекеттік қызметті көрсету процесінің құрамына жататын процедуралар (әрекеттер) мазмұны, оларды орындау ұзақтығы (құрылымдық бөлімшелер қызметкерлерінің іс-әрекеттер тәртібі мен жүйелілігі, соның ішінде барлық процедуралардың өту кезеңдері):

кеңсе қызметкерлерінің келіп түскен құжаттаманы қабылдап, тіркеуі, басшылыққа қарауға ұыснуы (келіп түскен сәттен 15 минут ішінде);

қаралған құжаттарды тиісті бөлім басшысының қарауына жіберу (келіп түскен сәттен күнтізбелік 1 күн ішінде);

қаралған құжаттарды бөлім қызметкеріне орындау үшін тапсыру (келіп түскен сәттен күнтізбелік 1 күн ішінде);

мұрағаттық анықтаманы немесе мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін, немесе бас тарту туралы негізделген жауапты қағаз тасығышта беруге дайындық, және нәтижені басшыға қол қою үшін жіберу (келіп түскен күннен күнтізбелік 10 күн ішінде);

басшылықтың нәтижеге қол қоюы және оны кеңсеге жіберу (қол қоюға түскен сәттен күнтізбелік 1 күн ішінде);

кеңсе қызметкерінің басшының қолы қойылған құжатты қызмет алушыға немесе ХҚКО-ға немесе портал арқылы жіберу (басшылықтан келген сәттен күнтізбелік 1 күн ішінде);

3) Мемлекеттік қызмет көрсету процедурасының нәтижесі мұрағаттық анықтаманы немесе мұрағаттық құжаттарды беру немесе мемлекеттік қызметті көрсетуден негізделген бас тарту болып табылады.
3. Мемлекеттік қызметті көрсету барысында қызмет көрсетушінің құрылымдық бөлімшелерінің (қызметкерлерінің) өзара іс-әрекет тәртібінің сипаттаасы
1) Қызмет көрсетушінің электрондық мемлекеттік қызметті көрсету барысына қатысатын құрылымдық бөлімшелердің (қызметкерлердің) тізімі:

кеңсе қызметкері;

басшы;

бөлім басшысы;

2) Құрылымдық бөлімшелер (қызметкерлер) арасында мемлекеттік қызметті көрсетуге қажетті әрекеттер жүйелілігінің сипаттамасы осы реламенттің 2-қосымшасына және 3-қосымшасына сай блок-схемада көрсетілген.

Мемлекеттік қызметті алу үшін қызмет алушылар ХҚКО және (немесе) басқа қызмет көрсетушілерге жүгінген кезде стандарттың 9-тармағына сәйкес құжаттарды ұсынады. Қызмет алушының сұранысын өңдеу ұзақтылығы – 15 минут.

2) Халыққа қызмет көрсету орталығы арқылы мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алу процесінің сипаттамасы, оның ұзақтығы:

мемлекеттік қызметті алушы қызмет алу үшін құжаттарды ұысанады;

инспектор құжаттарды қабылдайды, тіркейді және құжаттарды қабылдағаны туралы қолхат береді немесе себептерін түсіндіріп, құжаттарды қабылдаудан бас тарту туралы негізделген жауап қайтарады;

қабылдаған құжаттарды жинақтаушы секторға жібереді;

жинақтаушы сектордың инспекторы құжаттарды тіркейді, штрих-код сканерінің көмегімен бекітеді;

жинақтаушы бөлім құжаттарды курьерларға береді.

Өтініштерді қабылдау және электрондық мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижелерін беру «электрондық» кезек тәртібімен жүргізіледі, тездетіп қызмет көрсету әдісісіз, портал арқылы «электрондық» кезекті броньдау мүмкін, мұнда қызмет көрсету уақыты 15 минуттан аспайды.

Қызметті алушы барлық қажетті құжаттарды ұсынған кезде ХҚКО тиісті құжаттардың қабылданғандығы туралы қолхат беріледі, онда келесілер көрсетіледі:

құжатты қабылдау күні мен нөмірі;

сұратылып отырған мемлекеттік қызметтің атауы;

қоса берліген құжаттардың атауы мен саны;

мемлекеттік қызметті алу күні мен құжаттарды беру орны;

құжаттарды қабылдаған жауапты тұлғаның тегі, аты, әкесінің аты;

қызметті алушының тегі, аты, әкесінің аты (жеке тұлғалар үшін) немесе атауы (заңды тұлғалар үшін), хабарласу деректері;

Мемлекеттік қызметті көрсету жөнінде ХҚКО мен қызмет көрсетушінің өзара әрекеттер кезеңдері:

- курьер құжаттарды қызмет көрсетушіге ұсынады;

- сұраныс орындалғаннан кейін халыққа қызмет көрсету орталығының курьеры мемлекеттік қызметтің нәтижелерін алып кетеді.

3) Мемлекеттік қызметтің нәтижесін алу процессі мен оның ұзақтығының сипаттамасы:

- курьер алынған нәтижені орындаушы бөлімінің инспекторына береді;

- орындаушы бөлімінің инспекторы нәтижені штрих-код сканерінің көмегімен бекітеді, беру секторына тапсырады;

- беру секторының инспекторы қызметті алушыға мұрағаттық анықтаманы немесе мұрағаттық құжаттардың көшірмесін немесе қызметті көрсетуден бас тарту туралы негізделген жауаптыбереді.

Мемлекеттік қызметтің нәтижесін алу стандарттың 8-тармағы 2-тармақшасында қарастырылған тәртіп бойынша іске асырылады.

Мемлекеттік қызметті ХҚКО арқылы алу және халыққа қызмет көрсету орталықтарының интегралды ақпараттық жүйесіндегі (бұдан әрі – ХҚКО ИАЖ) ХҚКО қызметкерлерінің сұранысты тіркеу және өңдеу барысындағы іс әрекет схемасы 3-қосымшаға сәйкес блок-схемада және мемлекеттік қызметті көрсетуге қатысты ақпараттық жүйелердің функционалдық іс әрекеттер диаграммасында осы регламенттің 6-қосымшасында (№2 диаграмма) көрсетілген.

ХҚКО-ға жүгіну тәртібінің сипаттамасы, сұранысты өңдеу ұзақтылығы, мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін алу тәртібі:

1-процесс – орталық операторының ХҚКО-ға арналған ақпараттық жүйенің автоматтандырылған жұмыс орнына логин мен парольды енгізуі (авторизация процессі);

2-процесс – орталық операторының осы регламентте көрсетілген қызметті таңдап алу, экранға сұраныс үлгісін шығару, орталық операторының қызметті алушының деректерін немесе алушы өкілінің деректерін (нотариуспен расталған сенімхат болған жағдайда, басқа сенімхат болған жағдайда – бұл деректер енгізілмейді) енгізу;

3-процесс – сұранысты «электрондық үкімет» шлюзы арқылы (бұдан әрі – ЭҮШ) «Заңды тұлғалар» немесе «Жеке тұлғалар» мемлекеттік деректер базасына (бұдан әрі – ЗТ МДБ/ЖТ МДБ), сонымен қатар, бірыңғай нотариалды ақпараттық жүйесіне (бұдан әрі – БНАЖ) жіберу;

1-шарт – қызметті алушының деректерін ЗТ МДБ/ЖТ МДБ деректерімен салыстыру, БНАЖ сенімхат деректерінің болуы;

4-процесс – деректердің ЗТ МДБ/ЖТ МДБ қызмет алушы деректерінің, БНАЖ-да сенімхат деректемелерінің болмауына байланысты деректерді іздеп-табу мүмкіндігінің жоқтығы туралы хабарламаны құрастыру;

5-процесс – орталық операторының сұраныс нысанын қағаз тасығыштағы құжаттардың болуы бөлігі бойынша толтыруы, құжаттарды сканерлеу, оларды сұраныс нысанына жапсыру, оларды электрондық қолтаңбамен растау (бұдан әрі – ЭЦҚ);

6-процесс – орталық операторының ЭЦҚ расталған электрондық құжатты (алушының сұранысын) ЭҮШ арқылы қызмет көрсетушінің автоматтандырылған жұмыс орнына (бұдан әрі – АЖО) жіберу;

7-процесс – электрондық құжатты қызмет көрсетушінің АЖО-да тіркеу;

2-шарт – қызмет алушының қоса берген құжаттарының стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттар тізіміне, қызмет көрсету негіздемелеріне сай келуін тексеру (өңдеу);

8-процесс – қызмет алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

9-процесс – қызмет алушының қызмет нәтижесін (мұрағаттық анықтаманы) орталық операторы арқылы алу;

4) Мемлекеттік қызметтерді «электрондық үкімет веб-порталы арқылы көрсеткен кездегі жүгіну тәртібі мен процедуралар кезеңдерінің сипаттамасы:

Мемлекеттік қызметтерді «электрондық үкімет веб-порталы арқылы көрсеткен кезде жүгіну тәртібі мен процедуралар кезеңдерінің схемасы 5-қосымшаға сәйкес блок-схемада және 6-қосымшаға (№3 диаграмма) сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара әрекетерінің диаграммасында көрсетілген:

қызмет көрсетуші жеке сәйкестендіру номерінің/бизнес-сәйкестендіру нөмерінің (бұдан әрі – ЖСН/БСН) және парольдің (порталда бұрын тіркелмеген қызмет алушылар үшін) көмегімен порталда тіркеледі;

1-процесс – қызмет алушының ЖСН/БСН-ның және парольды (авторизация процесі) порталға енгізуі;

1-шарт – ЖСН/БСН мен пароль арқылы порталда тіркелген қызмет алушы туралы деректердің дәлелдігін тексеру;

2-процесс – қызмет алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

3-процесс – қызмет алушының осы регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, сұраныс нысанын экранға шығару және қызмет көрсетушінің оны толтыруы, сұраныс нысанына стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттардың көшірмелерін қоса беру, сонымен қатар қызмет алушының сұранысты растау үшін ЭЦҚ тіркеу куәлігін алуы;

2-шарт – порталда ЭЦҚ қызмет ету мерзімін және оның күші жойылған куәліктер тізімінде болмауын тексеру, сонымен қатар сәйкестендіру деректерінің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ тіркеу куәлігінде көрсетілген ЖСН/БСН) тексеру;

4-процесс – ЭЦҚ-ның түпнұсқа болмауына байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

5-процесс – сұранысты қызмет аулышының ЭЦҚ арқылы куәландыру және электрондық құжатты ЭҮШ арқылы қызмет берушінің АЖО жіберу;

6-процесс – электрондық құжатты қызмет берушінің АЖО тіркеу;

3 шарт – қызмет алушы қоса берген құжаттардың стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттарға сәйкестігін және қызмет көрсету негіздеменің болуына тексеру;

7-процесс – қызмет алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

8-процесс – қызмет көрсетушінің АЖО құрастырылған қызмет көрсету нәтижесін (электрондық құжат нысанындағы мұрағаттық анықтаманың дайындығы туралы хабарлама) қызмет алушының алуы. Электрондық құжат қызмет көрсетушінің уәкілетті тұлғаның ЭЦҚ пайдалана отырып құрастырылады.

Мемлекеттік қызметті көрсету кезінде қызмет көрсетушінің өңдеу тәртібі мен процедуралары кезеңдерінің сипаттамасы.

Мемлекеттік қызметті қызмет көрсетуші арқылы алу схемасы және жүгіну тәртібі мен процедуралар кезеңдері 2-қосымшаға сәйкес блок-схемада және 6-қосымшаға (№1 диаграмма) сәйкес мемлекеттік қызметті көрсетуге қатысатын ақпараттық жүйелердің функционалдық өзара әрекетерінің диаграммасында көрсетілген:

1-процесс – қызмет көрсетуші қызметкерінің қызмет көрсетушінің АЖО-на ЖСН/БСН мен парольды енгізуі;

2-процесс – қызмет көрсетуші қызметкерінің осы регламентте көрсетілген қызмет түрін таңдап алу, экранға сұраныс нысанын шығару және қызмет алушының деректерін енгізу;

3-процесс – қызмет алушының деректері туралы сұранысты ЭҮШ арқылы ЖТ МДБ/ЗТ МДБ енгізу;

6-процесс – электрондық құжатты қызмет алушының АЖО-да тіркеу;

2-шарт – қызмет алушы қоса берген құжаттардың стандарттың 9-тармағында көрсетілген құжаттарға сәйкестігін және қызмет көрсету негіздеменің болуына тексеру;

7-процесс – қызмет алушының құжаттарындағы бұзушылықтарға байланысты сұратылған қызметті көрсетуден бас тарту туралы хабарламаны құрастыру;

8 процесс – қызмет алушының қызмет нәтижесін (мұрағаттық анықтаманы) алуы.

«Мұрағаттық анықтама беру» мемлекеттік қызметін көрсету регламентіне 1-қосымша

Мемлекеттік мұрағаттардың мекенжайлары

№	Мекеменің атауы	Мекенжайы	Телефондар
1	Павлодар облысының мемлекеттік мұрағаты	Павлодар қ, Лермонтов к-сі, 51/1 Павлодар қ., Бектұров к-сі, 62/1 gosarchiv2011@mail.ru	8 (7182) 32-10-52 8 (7182) 62-18-51
2	Жеке құрам жөніндегі Павлодар қалалық мұрағаты	Павлодар қ, Кривенко к-сі, 25 kense.oar.ap@pavlodar.gov.kz	8 (7182) 32-72-48
3	Екібастұз қаласының мемлекеттік мұрағаты	Павлодар облысы, Екібастұз қ., Энергостроителей к-сі, 7 arh-ekb@mail.ru	8 (7187) 33-48-74
4	Ақсу қаласының мемлекеттік мұрағаты	Павлодар облысы, .Ақсу қ., Камзин к-сі, 14 aksu_arhiv@mail.ru	8 (718-37) 6-54-50
5	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Ақтоғай бөлімі	Павлодар облысы, Ақтоғай а., Абай к-сі, 72 aktogaiarchiv@mail.ru	8 (718-41) 2-11-44
6	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Баянауыл бөлімі	Павлодар облысы, Баянауыл а., Бектұров к-сі, 27 bayanaularchiv2011@yandex.kz	8 (718-40) 9-15-70
7	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Железин бөлімі	Павлодар облысы, Железинка а., Космонавтов к-сі, 2 zhelezinkaarchiv@mail.ru	8 (718-31) 2-22-55
8	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Ертіс бөлімі	Павлодар облысы, Ертіс а., Бөгенбай к-сі, 97 irtyshskarchiv@mail.ru	8 (718-32) 2-10-16
9	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Качиры бөлімі	Павлодар облысы, Теренкөл а., Гагарин к-сі, 15 kachiryarchiv@mail.kz	8 (718-33) 2-46-27
10	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Лебяжі бөлімі	Павлодар облысы, Аққу а., Амангелді к-сі, 69 lebyajearchiv@mail.ru	8 (718-39) 2-12-15
11	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Май бөлімі	Павлодар облысы, Көктөбе а., Абылайхан к-сі, 34а mayskarchiv@mail.ru	8 (718-38) 9-13-42
12	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Успен бөлімі	Павлодар облысы, Успенка а., Баюк к-сі, 42 uspenkaarchiv@mail.ru	8 (718-34) 9-14-98
13	Павлодар облысы мемлекеттік мұрағатының Шарбақты бөлімі	Павлодар облысы, Шарбақты а., Ленин к-сі, 33 sherbaktyarchiv@yandex.kz	8 (7182-36) 2-12-05

«Мұрағаттық анықтама беру»

мемлекеттік қызметін көрсету регламентіне

2-қосымша

Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу схемасы

қызметті берушіге жүгіну кезінде
















Белгіленген Белгіленген

талаптарға талаптарға

сәйкес келуі сәйкес келмеуі

Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесі қанағаттанарлықсыз болған кезде

_________________________

«Мұрағаттық анықтама беру»

мемлекеттік қызметін көрсету регламентіне

сәйкес келуі сәйкес келмеуі

Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесі қанағаттанарлықсыз болған кезде

_________________________

Белгіленген Белгіленген

талаптарға талаптарға

сәйкес келуі сәйкес келмеуі

Мемлекеттік қызмет көрсетудің

нәтижесі қанағаттанарлықсыз

болған кезде

Получатель

	Бастапқы хабарлама
	Аяқтаушы хабарлама
	Аралық хабарлама
	Аяқтауышы қарапайым оқиға
	Қате
	Оқиғалар-таймерлер
	Ақпараттық жүйе
	Процесс
	Шарт
	Хабарлама ағыны
	Басқару ағыны
	Соңғы тұтынушыға ұсынылатын қағаз тасымалдағыштағы құжат