Система управления парус сведение отчетности (Абонентский пункт) Руководство пользователя Москва • 2006

жүктеу/скачать 1.69 Mb.

Дата	08.06.2016
өлшемі	1.69 Mb.
	#123142

Система управления ПАРУС

Сведение отчетности (Абонентский пункт)

Руководство пользователя

Москва • 2006

Оглавление

Введение 3

Аппаратно-программные требования 3

Получение новой версии программы и шаблонов 3

Установка 4

Порядок работы с АБОНЕНТСКИМ ПУНКТОМ 6

Работа с отчетом 8

Регистрация нового отчета 8

Расчет показателей отчета 10

Проверка отчета 10

Сохранение отчета 10

Закрытие отчета 10

Редактирование отчета 10

Печать отчета 10

Экспорт отчета 12

Создание архива 12

Защита от непредвиденных потерь 13

Создание резервной копии данных 14

Восстановление данных из резервной копии 14

Настройка механизма защиты от вирусов 14

Возможные проблемы и способы их устранения 14

Введение

Абонентский Пункт предназначен для подготовки бухгалтерских, статистических и иных отчетов, на основании которых в Центре учета готовятся сводные отчеты. Абонентский Пункт может работать только с теми отчетами, шаблоны которых разработаны в Центре учета.

Аппаратно-программные требования

Абонентский Пункт представляет собой надстройку программы Microsoft Excel. Для обеспечения функционирования программы на рабочих станциях должен быть установлен Microsoft Excel из пакета Microsoft Office 2000 или Microsoft Office XP. Использование Microsoft Excel 97 недопустимо.

На рабочих станциях в качестве операционной системы могут использоваться:

Microsoft Windows 98;
Windows Millenium;
Microsoft Windows NT Workstation версии 4.0;
Microsoft Windows 2000.

Примечание. Работоспособность Системы ПАРУС гарантируется только в том случае, если Вы имеете лицензию на использование указанных выше систем.

Минимальные и рекомендуемые требования для рабочей станции:

Ресурс, единица измерения	Минимум	Рекомендуется
CPU (процессор)	Celeron 300	PII-600
Размер оперативной памяти (Мбайт)	128	Более 256
Свободный объем на жестком диске (Мбайт)	300	300

Абонентский Пункт не предназначен для сведения отчетности и разработки новых шаблонов и форм отчетов.

Получение новой версии программы и шаблонов

Вся официальная информация об изменении программ и форм отчетности для сдачи их в электронном виде выкладывается на сайте Министерства образования (http://depart.ed.gov.ru/ministry/struk/depart/finans/) в разделе «Структура центрального аппарата Минобразования России», далее «Управление бухгалтерского учета и финансового контроля».

Перед каждым отчетным периодом будут выкладываться новые шаблоны отчетов и при необходимости новая версия Абонентского пункта.

Кроме того, будет прилагаться инструкция пользователя по эксплуатации программного продукта «Парус – Абонентский пункт».

Установка

В комплект поставки входят:

- Самораспаковывающийся архив PARUS_AP.exe, который состоит из:

А) Папка Disk1 – первая часть установочного комплекта абонентского пункта

Б) Папка Disk2 – вторая часть установочного комплекта абонентского пункта

В) Файл 01012004.pra (или другой, в зависимости от периода за который сдается отчетность) – шаблоны, подготовленные в Центре учета.

Г) Настоящая инструкция.

Д) instmsi9x.exe – пакет обновления для Windows 98;

Е) instmsi2k.exe – пакет обновления для Windows 2000. См. пункт 4.

Перепишите архив PARUS_AP.exe на диск в C:\TEMP (каталог можно установить любой на Ваше усмотрение). Распакуйте архив (запустить файл на исполнение с помощью Enter) в тот же каталог (или другой на Ваше усмотрение).
Войдите в каталог C:\TEMP\Disk1 и запустите установку - файл SETUP.EXE
После запуска Вам будет предложено диалоговое окно – выберите .

Внимание: При установке программы используется пакет Windows Installer. В случае если данный пакет не установлен на Вашей рабочей станции, необходимо выполнить его установку с помощью программ обновления:

instmsi9x.exe – для Windows 98;

instmsi2k.exe – для Windows 2000.

На очередном шаге Вам будет предложено указать каталог установки программы – по умолчанию это папка C:\Program Files\Parus\AP - рекомендуем оставить ее без изменений.

Затем выбираете или кнопку до тех пор, пока не появится следующее окно
Выберете мышкой пункт «I accept the terms in the License Agreement» .
Далее нажмите кнопку и дождитесь окончания установки программы.
В конце установки Вам будет предложено зарегистрировать программу: указать краткое имя абонента, от лица которого будут создаваться отчеты. В списке, появившемся в поле Абонент, необходимо выбрать нужное имя.
Если по какой-нибудь причине Вы не хотите проводить регистрацию прямо сейчас регистрацию программы можно провести позже (см. ниже пункт "Настройка").
Внимание!!! Необходимо правильно выбрать краткое наименование своей организации – т.к. повторно ввести/исправить наименование организации в дальнейшем будет НЕВОЗМОЖЕНО. В случае неправильного ввода нужно будет сначала удалить систему, а потом заново ее установить (см.ниже)

На этом установка завершена.
Удаление системы производится в следующем порядке:

В меню "Пуск-Настройки"→"Панель управления" запустите Установка/удаление программ. Найдите запись “Парус Абонентский пункт” и запустите “Удалить”.
Далее в системной папке \Program Files\ (или в той, которую вы указали при установке) найдите папку \Парус\AP и удалите ее.
Удалите все содержимое из папок с отчетами, шаблонами и библиотеками (указанными в настройках системы).
Теперь процесс установки (после перезагрузки – если у Вас Win’98) можно повторить.

Порядок работы с АБОНЕНТСКИМ ПУНКТОМ

Типовой порядок работы таков:

Настройка программы;
Импорт шаблонов из Центра учета;
Создание/редактирование отчетов;
Расчет отчетов
Проверка отчетов
Печать отчетов
Экспорт отчетов в Центр учета.

Настройка "Абонентского пункта"

Выберите в меню "Пуск"→"Программы"→"PARUS"→"Парус Абонентский пункт".

При начале работы с программой может возникнуть сообщение «Открываемый документ содержит макросы. Некоторые макросы содержат опасные вирусы. Если вы уверены в надежности источника документа, нажмите «Да». В противном случае нажмите «Нет» для отключения макросов. В ответ на данный запрос необходимо выбрать «Да».

В открывшемся окне выберете пункт меню "Парус"→"Настройка"→"Абонентский пункт"

В поле Абонент должно быть краткое наименование вашего учреждения (это поле не доступно для изменений). В полях Каталог шаблонов: Каталог библиотек: Каталог отчетов: введите каталоги, где будут храниться шаблоны отчетов, библиотеки и сами отчеты.
Число одновременно открытых файлов поставьте равным 10. Кроме того, обязательно задайте признак «Экспортировать XML в центр учета». Если на вашем компьютере установлен Антивирус, то его настройку можно сделать через пункт меню "Парус"→"Настройка"→"Антивирус".

На этом настройка Абонентского пункта закончена.

Импорт шаблонов и отчетов

Абонентский Пункт может импортировать шаблоны отчетов и сами отчеты, созданные в Центре учета. Чтобы произвести импорт из архива, расположенного на жестком диске Вашего компьютера: Выберите в меню Парус команду Экспорт/Импорт | Импорт из ЦУ. В открывшемся окне укажите нужный архив (например на 01/01/2004 - 01012004.pra) и нажмите кнопку «Открыть». Содержащиеся в архиве файлы шаблонов, библиотек и отчетов будут добавлены в указанные настройками программы папки (если они там были раньше, то будет произведено обновление). После успешного импорта нажмите команду «Закрыть» для закрытия окна «Обработка присланного файла».

Работа с отчетом

Регистрация нового отчета

Чтобы создать новый отчет

Выберите в меню Парус команду Новый отчет.
В этом окне выберите шаблон, на основании которого должен быть создан отчет.
В поле Дата составления выберите из "выпадающего" списка дату, которую Вы хотите использовать как дату составления отчета. Список возможных дат определяется шаблоном отчета. На каждую дату списка по одному и тому же шаблону может быть создан только один отчет.
Нажмите кнопку ОК.
При открытии составных отчетов (отчеты, состоящие из подотчетов, например форма 2) возникнет окно для выбора разрезов, по которым необходимо детализировать отчет (см.рисунок). Окно состоит из двух частей. В левой части представлен общий список разрезов. Правая часть предназначена для выбора списка используемых Вашим учреждением разрезов.

Внимание: перечень разрезов можно определить только при создании отчета. В процессе заполнения отчета добавить разрез нельзя. В случае если разрез добавить все-таки нужно, отчет следует удалить и создать вновь.

Для переноса разрезов в правую часть необходимо отметить используемые разрезы и кнопкой >> перенести их в правую часть. Обратный перенос осуществляется кнопкой <<.

Кроме того, при открытии данного окна в правой части уже может присутствовать перечень разрезов, это означает, что в Центре учета их определили заранее.

В случае если необходимый Вам разрез не был найден, нужно выбрать разрез под наименованием Допл_раз_001, Допл_разр_002 и т.д. А в пояснительной записке к отчетам описать наименование разреза.

Далее нажмите "Ок". Программа создаст отчет и перечень разрезов (если отчет составной).
Отчет откроется в виде книги Microsoft Excel. Если в шаблоне содержится несколько подотчетов, то каждый из них будет размещен на отдельном листе.

Расчет показателей отчета

Далее необходимо рассчитать отчет – при этом заполнятся вычисляемые данные по умолчанию – наименование организации и др. Чтобы произвести расчет значений показателей, выберите команду Парус | Рассчитать отчет (окно отчета при этом должно быть открыто!).

Далее можно заводить данные непосредственно в ячейки отчета. Некоторые ячейки недоступны для изменения, поскольку они не требуют ввода значений. Эти ячейки выделены зеленым цветом и заполняются автоматически по команде Рассчитать значения.

Для отчетов, имеющих подотчеты (разрезы) после ввода необходимой информации нужно вновь выполнить команду «Рассчитать отчет». Это необходимо для расчета общего итога по всем подотчетам.

Проверка отчета

Чтобы проверить отчет, выберите команду Парус | Проверить отчет (окно отчета при этом должно быть открыто!). Абонентский Пункт запустит процедуру проверки (переданную из Центра учета вместе с шаблоном) и по ее результатам создаст сообщение. Проанализируйте результаты проверки, исправьте ошибки и заново проверьте отчет.

Сохранение отчета

Чтобы сохранить отчет с произведенными в нем изменениями, выберите команду Парус | Сохранить отчет. Если Вы закрываете отчет (при помощи команды Парус | Закрыть отчет), в котором были сделаны изменения, программа откроет окно с запросом на сохранение изменений. Чтобы сохранить изменения, нажмите в этом окне кнопку "Да".

Закрытие отчета

Чтобы закрыть отчет, выберите команду Парус | Закрыть отчет. Если с момента последнего сохранения в отчет вносились изменения, поступит запрос на сохранение этих изменений.

Редактирование отчета

Выберите в меню Парус команду Открыть отчет. Откроется окно со списком форм и созданные по этим шаблонам отчеты. Формы отчетов расположены на корневом уровне, а относящиеся к ним отчеты – на уровне ветвей.

В секции "Фильтр" Вы можете установить условия отбора отчетов, которые позволят быстрее найти нужный отчет:

Абонентский Пункт не позволяет редактировать отчеты, находящиеся в состоянии Отослан в ЦУ. Однако, любой отчет Вы можете "вывести" из этого состояния, а потом отредактировать. Чтобы сделать это, установите флажок Редактировать отчет.

Печать отчета

Откройте, как показано выше (см. пункт "Редактирование отчета"), отчет, который нужно распечатать.
Выберите в меню ПАРУС команду Напечатать отчет... Откроется окно "Принтер".

Установив параметры печати, нажмите кнопку ОК.
Большинство формы отчетов состоят из нескольких страниц (например, форма 2 состоит из 7 страниц, причем по каждому подотчету). Поскольку данные заполняются не на каждой странице, а возможно и не по каждому подотчету Вы можете распечатать только нужные страницы или листы. Для этого воспользуйтесь стандартной командой печати EXCEL – см. Файл – Печать, где Вы можете указать диапазон печати страниц или выделенные листы.

В следующей версии Системы появится возможность автоматически печатать только те строки, по которым были занесены данные.

Экспорт отчета

Для отправки отчетов в Центр учета используется команда Парус | Экспорт/Импорт | Экспорт в ЦУ.

Создание архива

Выберите в меню Парус команду Экспорт/Импорт | Экспорт в ЦУ. Откроется окно:

Это окно содержит:

Список зарегистрированных отчетов. Слева от каждой записи два флажка:
при помощи первого флажка Вы можете отметить отчеты, которые нужно поместить в архив;
второй флажок устанавливается автоматически: если архив отчета уже создан, то этот флажок показан в виде восклицательного знака, если отчет проверен, – то в виде галочки, если отчет не проверен и не отослан, то флажок не установлен.
Параметры фильтра, при помощи которого Вы можете быстрее найти нужные отчеты. В секции "Фильтр":
можно установить диапазон дат, – тогда в списке будут показаны только те отчеты, дата регистрации которых попадает в указанный диапазон;
при помощи флажков Только проверенные и Не отправленные в АЦ Вы можете отобрать только проверенные отчеты, а также только те отчеты, которые еще не проходили процедуры экспорта;
установив флажок На основе формы и выбрав из списка наименование одного из зарегистрированных шаблонов, Вы можете отобрать только те отчеты, которые связаны с указанным шаблоном.
Секцию "Архив", в котором
поле Файл Архива указывает расположение и имя создаваемого архива – выберите расположение файл и его название, нажав соответствующую данному полю кнопку.
флажок Многотомный архив указывает необходимость разбиения архива на несколько частей ("томов") – устанавливать не надо;
в поле Размер тома можно выбрать подходящий размер тома в килобайтах.

В этом окне выберите нужные отчеты, укажите параметры создаваемого архива и нажмите ОК.

Обязательно проверьте получившийся файл. Создавшийся файл должен иметь расширение .pra. Обычный размер файла 20-30 KB (20 000 –30 000 B). Если размер файла значительно больше, то вероятнее всего, что в настройке АП (см. п. «Настройка абонентского пункта») не установлен признак «Экспортировать XML в центр учета». Установите данный признак, если он не установлен и выполните экспорт в ЦУ заново.

Данный файл нужно передать в Министерство своему куратору.

Убедительная просьба присылать только этот файл, и не предоставлять отчеты в форматах EXCEL, поскольку они не могут быть прочитаны программой.

Теперь отчеты готовы к дальнейшей обработке в модуле "Сведение отчетности (Центр учета)".

После создания архива Абонентский Пункт устанавливает защиту вошедших в него отчетов. Изменить отчет, подготовленный для передачи в Центр учета, невозможно (пока он специально не будет открыт для редактирования при помощи флажка Редактировать отчет в окне "Выбор отчета").
На этом основная часть подготовки отчетов завершена. Далее будет описаны сервисные возможности Абонентского пункта.

Защита от непредвиденных потерь

Для защиты от непредвиденной потери или порчи информации Вы можете создавать резервные архивы всех зарегистрированных в Абонентском Пункте данных. Рекомендуем делать это регулярно. Вы можете восстановить все заархивированные данные в любой момент. Но при этом надо иметь ввиду, что в результате восстановления будут утеряны все изменения отчетов, проведенные после последнего архивирования!

Создание резервной копии данных

Чтобы создать резервную копию данных Абонентского пункта,

выберите в меню Парус команду Экспорт/Импорт | Создать резервную копию ..., в открывшемся окне укажите, где Вы хотите разместить создаваемый архив, и дайте ему название.

Абонентский Пункт создаст архив в формате .pra, в который будут включены все ранее зарегистрированные данные: шаблоны, библиотеки, отчеты.

Восстановление данных из резервной копии

Чтобы восстановить данные из архива,

выберите в меню Парус команду Экспорт/Импорт | Восстановить из резервной копии ... и в открывшемся окне укажите архив, на основании которого Вы хотите воссоздать данные.

Внимание! В результате восстановления будут утеряны все изменения отчетов, проведенные после последнего архивирования!

Настройка механизма защиты от вирусов

Выберите в меню Парус команду Настройки | Антивирус. Откроется окно:

В этом окне нажмите кнопку Добавить, а в поле Исполняемый модуль укажите полный путь к исполняемому файлу антивирусной программы, зарегистрированной на вашем компьютере.
Нажмите кнопку Сохранить. В поле Зарегистрированные антивирусы появится запись указанного пути.
Вы можете настроить механизм проверки таким образом, чтобы антивирусная программа запускалась с дополнительными "ключами". Для этого используется поле Параметры командной строки:

выделите в поле Зарегистрированные антивирусы запись антивирусной программы, запишите для нее в поле Параметры командной строки текст командной строки с нужными ключами и нажмите кнопку Сохранить.

Возможные проблемы и способы их устранения

При открытии абонентского пункта или форм отчетов возникают сообщения об отсутствии каких-либо компонент операционной системы или EXCEL. В данном случае необходимо доустановить данные компоненты, либо переустановить EXCEL.
В случае если ошибки все же присутствуют в Системе необходимо обратиться в службу поддержки Корпорации «ПАРУС», либо сообщить о существующих проблемах в организацию, являющуюся для Вас Центром учета (в данном случае Министерство образования РФ).

жүктеу/скачать 1.69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: