Тұрақты комиссияның 2013 жылғы 17 қыркүйектегі қаулысы Астана қаласының Мұрағаттар және

Қалалық мәслихаттың тұрақты комиссиясы «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттандыру басқармасының мұрағат ісі мен құжаттандыруда бірыңғай мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету бойынша мемлекеттік органдардың қызметін үйлестіру жұмысы туралы» ақпаратын тыңдап және талқылап, Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттандыру басқармасы (бұдан әрі - Басқарма) мұрағат ісі мен құжаттандыруда бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыруда мемлекеттік органдардың қызметін үйлестіру бойынша іс-шаралар жүзеге асырылатындығын атап өтті.

Басқарманың ведомстволық қарасты кәсіпорны – «Астана қаласының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі - Меммұрағат) құжаттарды қабылдау, жинақтау, сақталуын қамтамасыз ету, мемлекеттік есеп жүргізуді және оларды ғылыми және практикалық мақсаттарда қолдануды жүзеге асырады.

Меммұрағат өз қызметін уәкілетті органның - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағаттар комитетінің және тікелей Басқарманың мақсатты кешенді бағдарламалары мен ұсыныстары негізінде әзірленген жылдық жұмыс жоспарларына сәйкес жүзеге асырады.

Меммұрағаттың жинақтау көздері Астана қаласының 322 ұйымы мен кәсіпорны болып табылады.

15 жылда елорданың Меммұрағатында сақталатын жеке құрам бойынша құжаттар мен Қордың көлемі 7 есеге дерлік өсті және ағымдағы жылдың 1 тамыздағы жағдайы бойынша 310 мыңнан астам сақтау бірлігін немесе сақтау алаңы қамтылуының 90 % құрайды.

Қала халқының жыл сайынғы өсуіне, жаңа мекемелер мен ведомстволар, өндірістік кәсіпорындар мен мәдени-білім беру бағытындағы ұйымдардың ашылуына, сондай-ақ, заңды тұлғалардың таратылуына және қайта құрылымдалуына байланысты жеке құрам бойынша сақтауға қабылданған құжаттардың саны 2010 жылы 5 359 сақтау бірлігін, 2011 жылы – 3 262, 2012 жылы – 14 781 құжаттардың сақтау бірлігін құраған.

«Әкімдіктің электрондық мұрағаты» автоматтандырылған ақпараттық жүйесі жасалды.

Басқарма мұрағат жұмысын жетілдіру, қажетті ақпаратты жедел ұсыну үшін қала мекемелеріне әдістемелік, консультациялық және практикалық көмек көрсетеді.

Құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету мақсатында құжаттардың нақты жай-күйін жақсарту, есептік құжаттарды тексеру, аса бағалы құжаттарды айқындау және есепке алу, ғылыми-анықтамалық аппаратты жетілдіру, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтауды, жинақтауды және пайдалануды ұйымдастыру бойынша іс-шаралар жүргізіледі.

Тұрақты жұмыс істейтін сараптау-тексеру комиссиясы қаланың 17 мекемесінде тексеру жүргізілді, 19 мекеменің істер тізімдері бекітілді, 75 мекеменің істер номенклатурасы келісілді, 30 мекеменің құжаттандырудың үлгілік қағидасы келісілді, 24 мекеменің ведомстолық мұрағаттарының ережелері, 24 мекеменің құжаттарды жою актілері келісілді.

Меммұрағат және Басқарма республиканың және шетелдің азаматтарына әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мұрағат анықтамаларын беру бойынша мемлекеттік қызметтерді көрсетеді, елорданың, оның аудандары мен ұйымдарының саяси, экономикалық, мәдени даму мәселелері бойынша сұрау салулары орындалады.

Астана қаласының аумағында тарихи және мәдени деректі ескерткіштерін сақтау, пайдалану және қорғау бойынша іс-шаралар тұрақты негізде жүзеге асырылады. Басқарма 6 көрме, 7 семинар-кеңес өткізді, «Вечерняя Астана» және «Астана ақшамы» газеттерінде 6 мақала жарияланды, К. Кенебаевтің кітаптарының тұсаукесері өткізілді, Астананың 15 жылдығына мерекелік альбом шығарылды, Қырғыз Республикасы Үкіметі жанындағы мемлекеттік тіркеу қызметі жанындағы Мұрағат агенттігі және Бішкек қаласының Мемлекеттік мұрағатымен ынтымақтастық туралы келісімге қол қойылды.

Сонымен қатар, тұрақты комиссия қалада мұрағат ісін басқаруда қатынастарды мемлекеттік реттеу мәселелерінде бірқатар проблемалар мен шешілмеген мәселелер бар екендігін атап өтті. Атап айтқанда, Меммұрағаттың сақтау орындарының құжаттармен шамадан тыс толық болуы ведомстволық мұрағаттардан сақтауға құжаттарды тиісті тәртіпте қабылдауға мүмкіндік бермейді, құжатар қабылданған нормалар мен талаптарға жауап бермейтін орын-жайларда сақталады, бұл құжаттардың бүлінуіне соғады және қалпына келтіруге келмейді. Деректі материалға сараптау жүргізу үшін арнайы жабдықпен (жоғары дәлдікті сканерлеу, микро-фото-бейнекөшірме жасау және т.б.) жарақтандырылған орын-жай жоқ, бұл келіп түскен, оның ішінде аса бағалы құжаттарға жатқызылатын және тарихи-мәдени мәніне ие құжаттар кездесетін құжаттарды өңдеу бойынша жұмыстардың оперативтілігі мен сапасына теріс ықпал етеді.

Білікті мамандар мен тиісті материалдық-техникалық базаның болмауынан ғылыми-зерттеу жұмысы тиісті деңгейде емес. Меммұрағат ғимаратын салу мәселесі өзекті болып отыр.

Жоғарыда айтылғандардың негізінде, Астана қаласы мәслихатының заңдылық, құқық тәртібі және қоғаммен жұмыс жасау мәселелері жөніндегі тұрақты комиссиясы ҚАУЛЫ ЕТТІ:

1. 
   «Астана қаласының Мұрағаттар және құжаттандыру басқармасының мұрағат ісі мен құжаттандыруда бірыңғай мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету бойынша мемлекеттік органдардың қызметін үйлестіру жұмысы туралы» ақпараты назарға алынсын.
   
2. 
   Мұрағаттар және құжаттандыру басқармасына:
   

- қала аумағында орналасқан ұйымдарда ұйымдастыру-әдістемелік нұсқаулықты және құжаттарының сақталуын, іс жүргізудің жай-күйін бақылауды жүзеге асыру;

- Қордың құжаттары бойынша мұағат құжаттарын тұрақты сақтау, жинақтау және пайдалану, деректер базасын қалыптастыруды қамтамасыз ету бойынша іс-шаралар кешенін ұйымдастыру;

- қаланың коммуналдық меншігіндегі мәдени және тарихи деректі ескерткіштерді қорғау бойынша іс-шараларды жүзеге асыру;

- мұрағат жүргізу, құжаттандыру және археография саласында ғылыми-зерттеу және ғылыми-әдістемелік қызметті дамыту бойынша шараларды қабылдау, ғылыми-техникалық ілгерілеуге қол жеткізуді пайдалану ұсынылсын.

3. Мұрағаттар және құжаттандыру басқармасы мен құрылыс басқармасына ведомстволық мұрағаттардан сақтауға құжаттарды уақытылы қабылдау бойынша іс-шараларды жүзеге асыру үшін қабылданған нормалар мен талаптарға жауап беретін Меммұрағат ғимаратын салу мүмкіндігі туралы мәселені зерттеу ұсынылсын.

4. Астана қаласының Экономика және бюджеттік жоспарлау басқармасы, Қаржы басқармасы Меммұрағаттың орын-жайын жарақтандыруға деректі материалдарға сараптау жүргізу және тарихи құндылығы бар аса бағалы құжаттарды өңдеу үшін қаражат бөлу мүмкіндігін зерттеу ұсынылсын.

5. Осы қаулының орындалуын бақылау 5-сайлау округінен депутат Г.А. Данбаеваға жүктелсін.