Архангельский Г
жүктеу/скачать 7.39 Mb. Pdf көрінісі
|
| Андрей Калугин,
менеджер по маркетингу компании Microsoft Microsoft — очень гибкая компания, ориентированная на ко- мандную работу. Подавляющее большинство сотрудников яв- ляется членами тех или иных виртуальных команд, которые работают над самыми разными проектами. В таких услови- ях чрезвычайно важно эффективно решать задачи синхрони- зации сотрудников (не только по времени, но и по информа- ционному полю — все должны обладать последней версией «правды»), организации встреч, расстановки приоритетов и повышения личной эффективности. Электронная почта является средством номер один в на- ших коммуникациях. Есть несколько навыков эффективной работы с электронной почтой, ко- торые я могу порекомендовать. 1. Проверка почты в заранее определенные временные окна приводит к тому, что вы не переключаете постоянно мозг на проверку почты в режиме онлайн и концентрируетесь на выполнении запланированных на день заданий. Проверку почты необходимо превратить в такое же запланированное каждодневное задание с установленным временем начала и окончания. 2. Отключение нотификатора о пришедшем письме позволит не отвлекаться на вновь по- ступающие сообщения. В идеале можно отключить и иконку панели задач, показываю- щую наличие новых сообщений. 3. Автоматическое складирование внешних писем с низкой важностью и сообщений, где я стою в поле «СС» (получение копии), в отдельные папки позволяет избавить «Входящие» от второстепенных писем, не требующих оперативного реагирования. Таким же образом складируются все письма, которые я получаю, будучи подписчиком корпоративных рас- сылок. В нашей компании есть правило — мы должны отвечать на письмо в течение суток. Ска- жу честно: зачастую выполнить это бывает нелегко. Но для отделения приоритетных писем от внешних отправителей я использую автоматическое правило, которое выставляет для таких сообщений соответствующую категорию и окрашивает их в синий цвет. В итоге в папке «Вхо- дящие» я сразу вижу письма, требующие наиболее быстрого ответа. Использование при работе с почтой режима сортировки писем по «Разговору» (Conver- sation) помогает мне избавиться от необходимости перечитывать одни и те же сообщения с длинных обсуждений. Перейдя к последнему письму достаточно прочитать его один раз, что- бы увидеть всю дискуссию. Кроме того, сейчас в Microsoft проходит процесс интеграции электронной и голосовой почты. Возможность получить голосовое сообщение (если я не отвечаю на звонок стационар- ного телефона) непосредственно в папку «Входящие» Outlook позволяет мне не пропустить звонок важного клиента или партнера. Коммуникаторы и смартфоны (на платформе Windows Mobile, конечно же), которыми обес- печены практически все сотрудники компании, являются чрезвычайно удобными карманны- ми Outlook со всеми соответствующими преимуществами: мгновенное получение электрон- ной почты, поддержка календарей, аутлуковская адресная книга (в том числе возможность поиска по глобальной корпоративной адресной книге). Вся информация актуализируется практически мгновенно через сотовые сети. Находясь в командировке, я могу без проблем приглашать своих коллег на планируемую мной встречу или подтверждать либо отклонять по- лученные приглашения. При этом я сразу же получаю подтверждения или отклонения моего приглашения. Встречи — это наше все. Командный принцип работы предполагает, что 20-60% рабоче- го времени в неделю может уходить на встречи и непосредственное взаимодействие с кол- легами. В нашей компании принято, что все сотрудники ведут календари в Outlook, отмечая время, когда они заняты или свободны. Кроме этого календари всех сотрудников открыты для чтения коллегами. Это экономит массу времени и нервов при планировании встреч и собраний. Чем больше людей приглашается на встречу, тем больше нервов экономится. Обычно к пятнице накапливается масса всякой мелочовки, которую не хотелось бы остав- лять на следующую неделю. Поэтому я блокирую свой пятничный календарь с обеда и до ве- чера. Таким образом, я становлюсь «неприглашаем» на встречи и могу заняться подчищени- ем недельных «хвостов». Работая в таком режиме, необходимо выработать в себе способность отклонять и игно- рировать менее важные встречи, не влияющие на выполнение моих непосредственных про- ектов (а приглашать у нас любят много куда). Как правило, бывает достаточно попросить вы- слать протокол встречи (который пишется практически на каждом собрании) и поделиться своими соображениями по почте. Выберите, пожалуйста, в вариантах отве- тов один пункт. Если это вариант А, запиши- те себе один балл; вариант В — два балла; вариант С — три балла; если в компании не делается ничего из перечисленного — ноль баллов. жүктеу/скачать 7.39 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|