Қазақстан республикасы білім және ғылым министірлігі
Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек
жүктеу/скачать 0.56 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады
- Қажетті құжаттаманың қол жетімділігін арттырыңыз.
- Нормативтік талаптарға сәйкестікті қамтамасыз ету үшін
| Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:
1. құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс); 2. құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес нақты бөлінуі; 3. құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы; Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады: 1. келіп түсетін (кіріс) құжаттар; 2. жөнелтілетін (шығыс) құжаттар; 3. ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.). Аудит саласында құжат айналымын жүргізу Тексерулер көп уақытты қажет етеді: олар сізге және сіздің қызметкерлеріңізге назар аудару керек тапсырмалардан алшақтатады, ал сіз оның орнына қажетті резервтік құжаттаманы іздейсіз. Егер сіздің файлдарыңыз шкафтарда немесе тартпаларда, қоймаларда, бүкіл елдегі кеңселерде сақталса немесе компьютер қалталарының лабиринтінде жасырылса, бұл іздеу тез болмайды. Егер файл табылмаса не істеу керек? Егер құжат бүлінген болса не істеу керек? Файлдарды құжаттарды басқарудың интеграцияланған жүйесінде сақтаған кезде, жоғалған файлдарды табу туралы алаңдаудың қажеті жоқ. Сіздің қызметкерлеріңіз кез-келген жерден электрондық қоймадағы құжаттарға бірден қол жеткізе алады. Маңызды құжаттарға оңай қол жеткізу қауіпсіздіктің төмен деңгейін білдірмейді. Шын мәнінде, қауіпсіздік сүзгілерін бірнеше деңгейге орнатуға болады. Сонымен қатар, сіз әр файлдың егжей-тегжейлі тарихын көре аласыз: қай қолданушы қандай әрекетті орындады және қашан болды және т. б. Осы құжаттарды басқару құралдарын қолдана отырып, сіз құжаттарыңыздың қауіпсіз екендігіне және оларға оңай қол жеткізуге және жинауға болатындығына кепілдік бересіз. Аудиторға белгіленген күндер аралығында қалаған нақты файлдары бар флэш-дискіні немесе ықшам дискіні беріңіз. Бұл функция аудиторларға қажет емес файлдарға кіруге жол бермейді, бұл сіздің кеңсеңізден тезірек шығуға мүмкіндік береді! Амбулаториялық-емханалық бейнелеу бөлімінің бухгалтерлік есеп директоры Altec-тің бір клиенті: «Аудит процесі қазір әлдеқайда жеңіл және жылдам». Аудиторлар көбінесе сіздің тәжірибеңіздің нормативтік талаптарға сай екендігіне көз жеткізу үшін компания туралы көптеген ақпаратқа қол жеткізуді талап етеді. Бұған төлем Ведомосы және қызметкерлер туралы басқа да деректер, Сіздің компанияңыздың қаржылық есептілігі және т.б. сияқты ақпарат кіруі мүмкін. Егер сіздің бизнесіңіздің құжаттары тиімсіз сақталса, аудит өте ауыр және уақытты қажет ететін іс болуы мүмкін. Ең жаманы, егер Сіздің компанияңыздың құжаттамасы ұйымдасқан түрде сақталмаса, сіз де талаптарға сәйкес келмеу қаупін тудырасыз. Мысалы, егер аудит кезінде белгілі бір құжаттар болмаса және оларды табу мүмкін болмаса немесе олар ережелерді сақтау үшін қауіпсіз сақталмаса, Сіздің бизнесіңіз сәйкес келмегені үшін айыппұлдарға тап болуы мүмкін. Келесі аудит туралы алаңдамай және сіздің процестеріңіз салалық стандарттарға сәйкес келе ме деп сұраудың орнына, зияткерлік және үйлесімді құжаттарды басқару жүйесін енгізу арқылы аудиторлардан озып кетіңіз. Міне, құжаттарды басқару сіздің ұйымыңыздағы аудит процесін жақсартудың 5 әдісі: 1. Қажетті құжаттаманың қол жетімділігін арттырыңыз. Файлдық шкафтарды, үстел тартпаларын, пошта жәшіктерін және құжаттаманы сақтауға болатын басқа жерлерді шарлаудың орнына, құжаттарды басқару жүйесі құжаттарға бір орталық жерде тез және қауіпсіз қол жетімділікті қамтамасыз етеді. Аудитке дайындық уақыты Сіздің құжаттарыңыз түсірілген , қол жетімді PDF файлдарына айналдырылған және құжаттардың сандық қоймасында сақталған кезде жойылады. 2. Нормативтік талаптарға сәйкестікті қамтамасыз ету үшін жүктеу/скачать 0.56 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|