Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

іс қағаздарының міндеттері:

- іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сәйкес ресімдеу;

- құжаттардың жүру барысына жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді ұйымдастыру, құжаттардың жүру барысын және орындалуын мерзімдерін бақылау);

- орындалған құжаттарды іздестіруге жағдай жасау (іс қағаздарының номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге қалыптастыру);

- құжаттарды сақтауға жағдай туғызу.

«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды айқындайтын бірден-бір термин. «Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» стандартта анықтамалық мәлімет сипатында берілген синоним-термин болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»⁵ атты тағы бір стандарт талаптарын

Іс қағаздарын жүргізу қызметін ұйымдастырудың жекелеген элементтері өзге де құжаттарға – қандай да бір мемлекеттік билік органы регламенттеріне де ендірілуі (іс-тәжірибеде мұндай да кездесіп тұрады) мүмкін.

3. Іс құжаттарының жіктемесі

1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл:

- әкімшілік мәселелері бойынша;

- материалдық-техникалық жабдықтау мәселелері;

- жоспарлау;

- бухгалтерлік есеп;

- кадрлар даярлау;

- сыртқы сауда қызметі және т.б. бойынша құжаттар болуы мүмкін.

2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми және жеке құжаттарға бөлінеді.

Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды. Ресми құжаттарға адамның жеке басы мен құқықтарын куәландыратын құжаттарды, сондай-ақ биографиялық сипаттағы деректері бар құжаттарды да (төлқұжат, жеке куәлік, жүргізуші куәлігі және т.б.) жатқызады.

Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды.

3) Құжаттар жасалу орнына қарай:

4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді, мысалы, актілер, сауалдамалар, ведомостер, хаттамалар, нұсқаулықтар, есептер, бұйрықтар және т.б.

1. 
   Құжат, оның адам өмірі мен қоғамдық қатынастардағы маңызы.
   
2. 
   Іс қағаздарының стильдік қырлары.
   
3. 
   Іс қағаздарының орфографиясы.
   

Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.
Дәріс 2. Іс жүргізу технологиясы және құжат айналымын ұйымдастыру.

1. Кірістік құжаттар, шығыстық құжаттар, тіркелетін құжаттар

2. Тіркелмейтін құжаттар, ішкі құжаттар, мөр соғылатын құжаттар, бекітілетін құжаттар, сақтау мерзіміне қатысты құжаттар тізімі.
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған.

Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға, пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

Сонымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты стандарттар да бар.

Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп, олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.

Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей, іс қағаздарын жүргізуге байланыстылары мыналар:

1) СТ РК 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»;

2) СТ РК 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар»;

3) СТ РК 1237-2004 «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар».

Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап, стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.

Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады. Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-өкімдік құжаттар болып табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне қойылатын талаптар белгіленген.

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.

1. Іс жүргізу технологиясы және құжат айналымын ұйымдастыру.

2. Кірістік құжаттар, шығыстық құжаттар, тіркелетін құжаттар, тіркелмейтін құжаттар, ішкі құжаттар, мөр соғылатын құжаттар, бекітілетін құжаттар, сақтау мерзіміне қатысты құжаттар тізімі.
Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.

1. 
   Басқару құжаттарын ресімдеу.
   
2. 
   Құжаттардың деректемелерін ресімдеу.
   

- құжаттың заңды күшін;

- құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

- құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;

- оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.

Деректемелер – қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады:

Деректемелердің нөмірлері мен атауы мыналарды қамтиды:

Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады – бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әрине, кәсіпорын өз атауы мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеме тұрақты деректемелер деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде белгіленетін қалған барлық деректемелер (құжат түрінің атауы, құжаттың күні және т.б.) әр түрлі құжатта ерекшеленеді – сондықтан да оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.

Осы схемадан көріп отырғанымыздай, әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

- тақырыптық бөлік (оған мәтіннің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді);

- негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша),

- ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар).

Әсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды болып табылады.

Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді. Құжатты дайындау кезінде 6.0 сериялы және одан жоғары Word for Windows мәтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі беттері нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб санымен сөз және тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.

Құжат әзірлеу кезінде бланкілерді қолдану басқару мәдениетін көтереді, ақпаратқа ресми сипат береді, құжатты орындау және оны әрі қарай пайдалану жеңілдейді, сондай-ақ жарнамалық қасиетке де ие болады. Бланкіден біз ең алдымен құжат авторын – ұйым (кейде жоғарыда тұрған орган) атауын көреміз. Құжат авторы лауазымдық тұлға болуы да мүмкін. Мұндай жағдайда ол лауазымдық бланкіге толтырылады. Ең жиі кездесетіні – ұйым атынан жасалған бланкілер. Ұйым бланкілерінде жоғарыда тұрған органдар атауы тікелей немесе әкімшілік бағыныстылық жағдайында ғана көрсетіледі.

Хат бланкілері мекеменің құрылтайшылық құжаттарына сәйкес 01 немесе 02, 03, 04, 05, 10-деректемелерді қамтиды. Деректемелердің орналасу шекаралары үшін шектеу белгілерін қою қажет болғанда 07, 08, 09, 12, 15, 16-деректемелер, ал трафарет мәтіндерді пайдалану кезінде 17-деректеме қолданылады. Хаттан бөлек, құжаттардың нақты бір түрлеріне арналған бланкілерге құрылтайшылық құжаттарына сәйкес 01 немесе 02, 03, 04, 06, 10-деректемелер пайдаланылады. Деректемелердің орналасу шекаралары үшін шектеу белгілерін қоярда 07, 08, 15, 16-деректемелер де қамтылады.

Бланкілерді жасау үшін жоғары сапалы қағаздар пайдаланылады (қағаздың беріктігі, ақтығы есепке алынады; мүмкіндігі болса, ақтығы 90 пайыздан жоғары қағаздарды пайдаланған орынды). Бланкілерді жедел полиграфиялық құралдар көмегімен типографиялық әдіс арқылы жасауға рұқсат етіледі. Нақты бір құжат түрлерін әзірлегенде есептеу техникалары арқылы қайта жаңғыртуға да болады. Мемлекеттік органдар мен ұйымдардың Елтаңба салынған бланкілері бұған жатпайды. Олар тек қана СТ 989-96 «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар» стандартына сәйкес әзірленеді.