Инструкция обязательна для всех музеев, работающих на общественных началах, независимо от ведомственной принадлежности

В соответствии с Типовым положением о музее, работающем на общественных началах, памятники истории и культуры, т. е. Основной фонд общественного музея, учитываются в специальной книге государственного музея соответствующего профиля по указанию органов культуры.

Графа №10. Порядковый номер предмета основного фонда общественного музея по специальной книге учета в государственном музее.

Все предметы основного фонда музея, работающего на общественных началах, имеющие историческую, научную, художественную или иную культурную ценность, регистрируются в специальной книге учета фондов в одном из местных государственных музеев (по согласованию с органом культуры).

По мере проведения такой работы государственный музей представляет общественному музею списки предметов, взятых на государственный учет, с указанием их порядковых номеров и наименований.

В музее, работающем на общественных началах, порядковые номера предметов заносятся в графу №10 Книги учета фондов.

Помимо сведений о выдаче на постоянное хранение предметов (№ актов и документов, дата, наименование, разрешающие выдачу) в этой графе могут быть сделаны оговорки об исправлениях в описаниях др. граф, которые заверяются директором музея.

Выдача предметов на временное хранение фиксируется в соответствующей картотеке или отдельной книге (тетради).

13. 
    В Книгу учета фондов записываются только предметы, поступающие в музей на постоянное хранение.
    
14. 
    Для предметов, поступивших в музей на временное хранение (для участия в выставках и т. д.), может быть заведена Книга временного учета фондов.
    

33. Учетные обозначения наносятся на все предметы при их регистрации в Книге учета фондов. Учетное обозначение состоит из зашифрованного (сокращенного наименования музея и порядкового номера, присвоенного предмету по Книге учета фондов. Например, ВОКМ. 52

Здесь под ВОКМ обозначается Вологодский (или иной общественный краеведческий музей; 52 – порядковый номер предмета (книга, фотография и т. д.) по Книге учета фондов).

34. По мере отнесения предметов к основному фонду или научно-вспомогательному фонду к учетному обозначению предмета в знаменателе добавляется обозначение «о/ф» или «н/ф». Например, ВОКМ; ВОКМ

о/ф 52 н/в 53

35. Учетные обозначения наносят на предмет тушью или типографской краской так, чтобы не повредить его и чтобы номер не бросался в глаза. На рисунках, фотографиях, документах, учетное обозначение пишется на оборотной стороне в левом нижнем углу простым карандашом. Пользоваться химическим карандашом запрещается.

Если нанесение учетных обозначений наносит вред предмету или их невозможно написать на нем, то учетные обозначения помещаются на картонной бирке, которая суровой ниткой прикрепляется к предмету (как правило, к значкам, мелким предметам керамики и др.)

На предметы из ткани нашиваются бирки из плотной материи с учетными обозначениями.

Учетные обозначения монет, фото негативов пишутся на конвертах и пакетиках, в которых они хранятся.

Учет материалов в полевых условиях

36. Материалы, собираемые во время экспедиций, походов, целевых поездок, помимо актирования целесообразно учитывать и описывать непосредственно в процессе сбора в Полевой описи.

37. Полевая опись ведется в отдельной тетради с прочной обложкой и пронумерованными листами. Ее форма и порядок заполнения аналогичны Книге учета фондов.

На первой странице Полевой описи должны быть записаны следующие данные:

Наименование экспедиции (поисковой группы)_____________________________________

Место работы (область, район, населенный пункт, объект сбора материалов)____________

Начата: «____»____________г. Окончена: «____»___________г.

Число описанных предметов_____________________________________________________

Исполнитель __________________________________________________________________

Если материалы собираются несколькими группами, работающими по разным темам, каждая из них ведет свою Полевую опись.

В процессе сбора материала в полевых условиях на предметах карандашом проставляются номера, под которыми они записаны в Полевой описи, или к ним прикрепляется бирка при помощи нитки с написанным на ней номером.

Для материалов археологических, геологических коллекций составляются этикетки, в которых указываются:

Экспедиция (поисковая группа) __________________________________________________

Наименование предмета_________________________________________________________

Номер по полевой описи________________________________________________________

Дата ____________________________Подпись заполнившего_________________________

Этикетка складывается текстом внутрь и заворачивается вместе с предметом.

38. Во время экспедиции ведется полевой дневник, в котором дается описание маршрута, содержатся схематические планы местности; записываются наблюдения, сделанные в пути, местные легенды и сказания, рассказы лиц, передающих материал в музей; адреса лиц, содействовавших работе экспедиции и т.д.

В дневник целесообразно также вносить данные о материалах, представляющих музейный интерес, которые не удалось получить во время экспедиции.

39. По окончании работы экспедиции все собранные материалы, а также документация (полевая опись, акты приема и дневники) должны быть сданы зав. фондами (хранителю фондов).

40. Все предметы, составляющие единый тематический комплекс или коллекцию, регистрируются в Книге учета фондов под одним порядковым номером. Далее каждый предмет данного комплекса (коллекций) получает свой индивидуальный дробный номер.

Например, 250/ 1-50, 250/3 и т. д. Здесь 250 – номер коллекции по книге учета фондов; 1, 2, 3 – порядковые номера предметов в данной коллекции (при этом порядковые номера предметов соответствуют их номерам по полевой описи).

Во время экспедиций необходимо строго следить за правильным хранением материалов.

41. Вспомогательные формы учета фондов проводятся с помощью справочных картотек. Справочные картотеки создаются для работы по подбору материалов для вновь создаваемых экспозиций, выставок, лекций, научной работы, проверки наличия фондов и т. п.

42. В музеях, работающих на общественных началах, ведется учетная, тематическая, топографическая и др. картотеки.

На каждый предмет, поступивший в музей, составляется карточка в нескольких экземплярах, по числу ведущихся в отделе фондов картотек.

Содержание карточки отражает ее назначение, но в ней в обязательном порядке указываются учетные обозначения предметов и их место нахождения (в экспозиционных залах или хранилищах).

Учетная картотека включает фонды музея в порядке их записи в Книге учета фондов. Эта картотека дублирует Книгу учета фондов и служит учетным целям. Наличие этой картотеки дает возможность ограничивать обращение к учетным документам, что обеспечивает их наибольшую сохранность.

Топографическая картотека служит для регистрации сведений о движении предмета в музее. В ней указываются учетные обозначения предмета, его наименование и местонахождение в фондохранилище или на экспозиции с указанием номеров витрины, шкафа, полки, стенда и т. д.

43. Тематическая картотека отражает тематические разделы экспозиции (темы, подтемы и т.д.).

Карточки помещаются в картотечные ящики между разделителями в порядке, зависящем от назначения картотеки.

У. Сверка наличия фондов с учетной документацией

44. Музеи, работающие на общественных началах, обязаны не реже одного раза в три года проводить сверку наличия фондов с учетной документацией – переучет фондов.

Переучет фондов проводится также при смене зав. фондами (хранителя фондов).

В процессе переучета фондов проверяется состояние сохранности предметов, проводится сверка наличия предметов с записями в Книге учета фондов, актах приема и актах выдачи.

45. Сверка производится комиссией в составе двух – трех членов совета музея и представителя предприятия, учреждения, организации, при которой действует музей, с обязательным участием зав. фондами (хранителя фондов). Для сверки используется учетная картотека, на карточках которой отмечается наличие предмета и изменение его сохранности. Затем картотека сверяется с записями в книге учета фондов, в актах приема и актах выдачи.

46. Результаты сверки фиксируются в специальном акте, который подписывается членами комиссии и утверждается директором общественного музея.

В том случае, если в результате сверки обнаружена недостача фондов, указанный акт (один экземпляр) направляется в государственный музей, в котором основной фонд общественного музея взят на учет; второй экземпляр передается на предприятие, в учреждение, организацию, при которой действует общественный музей. К актам прилагается вся необходимая документация и объяснительная записка общественного директора музея о причинах утрат и принятых мерах.

У1. Хранение предметов основного фонда

Общие правила хранения

47. Организация хранения фондов музея имеет целью обеспечить их сохранность (как в фондохранилище, так и на экспозиции) от возможных повреждений, разрушений, хищений и порчи, а также создание условий для использования коллекций в работе музея.

48. Помещение музея должно быть изолировано от жилья, снабжено противопожарным инвентарем и оборудованием. Противопожарный режим и порядок топки при наличии печного или электрического отопления согласуется с Государственным пожарным надзором. Требуется постоянное наблюдение за состоянием электросети.

49. Для предупреждения хищений помещения музея в нерабочее время запираются, пломбируются или опечатываются. Окна музея на первом этаже снабжаются железными решетками. Необходимо установление пожарной и охранной сигнализации.

50. Для хранения не находящихся в экспозиции предметов выделяется отдельное помещение – фондохранилище, дверь и окна, которого снабжаются железными решетками. Доступ в фондохранилище строго ограничен и разрешается только в присутствии зав. фондами (хранителя фондов).

Если фонды музея не велики, то они могут храниться в рабочем помещении в сейфах и шкафах, закрывающихся на ключ, и опломбированных хранителем. В музеях, располагающих большими фондами, изготавливается оборудование из металла или сухого дерева, обработанного антисептическим составом.

51. Хранение музейных фондов требует определенной температуры и влажности воздуха. Несоблюдение правил температурно-влажностного режима является причинами разрушения предметов.

52. В помещении фондохранилища и экспозиционных залах должна поддерживаться температура воздуха в пределах +, - 18С. Относительная влажность воздуха, измеряемая специальными приборами – психрометрами, допускается в пределах 55% +, -5%. Безопасные пределы относительной влажности для музеев, не оснащенных кондиционерами, 50-65 %.

В помещениях с повышенной влажностью допустимо хранение камня (кроме мрамора, известняка и других, близких к ним материалов), керамики, фарфора при условии хорошего состояния их сохранности.

В помещениях с пониженной влажностью целесообразно хранить металл (кроме олова), стекло, гипс.

53. Отклонение температурно-влажностного режима от рекомендуемых правил вызывают следующие изменения: при повышенной влажности возникает коррозия металлов (на железе – ржавчина, на бронзе – дикая патина), плесневение и обесцвечивание кожи и гербариев; активизация щелочных процессов стекла (появление радужной побежалости и расслоения); появление красных пятен, являющихся окислами железа, на некоторых породах мрамора; расслоение пористой керамики; образование складок и пузырей и отставание от стекол – у фотоматериалов; набухание и загнивание клея в живописи, бумаге и т. д.

При пониженной относительной влажности воздуха (ниже 50%) происходит потеря эластичности у всех гигроскопических материалов (кожи, дерева, бумаги, ткани и т. д.), начинается их коробление, растрескивание, расслоение. Особенно при этом подвергаются разрушению предметы фанерованной и инкрустированной мебели, наборная кость, живопись, скульптура, деревянная резьба, покрытые грунтом и красочным слоем.

54. В случае чрезмерной сухости воздуха в помещениях можно пользоваться естественным испарением из открытых сосудов с водой, размешенных вблизи отопления.

Регулировать влажность воздуха можно и путем проветривания помещений. Осеннее проветривание возможно только в теплые погожие дни, когда температура наружного воздуха близка к температуре внутренних помещений.

55. Для защиты предметов от действия естественного света все окна в экспозиционных залах и фондохранилище должны быть снабжены шторами для предохранения предметов от прямого попадания солнечных лучей.

56. Фонды музея необходимо защищать от воздействия пыли и различных вредителей: грызунов, жучков – точильщиков, кожеедов, моли и т. п. Особенно это касается предметов органического происхождения: тканей, бумаги, дерева, кожи и т. п.

Основной профилактической мерой является систематическое проветривание материалов на открытом воздухе и удаление с них пыли, способствующей размножению вредителей.

57. Для правильной организации хранения фондов большое значение имеет оборудование фондохранилищ. Наиболее доступным видом оборудования являются стеллажи или полки, на которых можно хранить крупногабаритные предметы, не боящиеся света (керамика, стекло, металл). Но при этом недопустимо их совместное хранение, они должны быть размещены на разных стеллажах или полках, по возможности закрытых занавесками. Для хранения тканей, графики и др. используются шкафы с выдвижными полками или ящиками. Для хранения мелких объемных предметов применяются коробки соответствующих размеров.

58. Все предметы в фондохранилище необходимо распределить на группы: по материалу, например, металл, дерево, керамика, ткань, пластмасса и т. п. На каждую полку стеллажа или шкафа прикрепляется топографическая опись с указанием учетных номеров и наименований хранящихся на них предметов.

59. Правила хранения предметов разных групп различны: рукописные и печатные материалы хранятся в папках не подшитыми, не более 100 листов в каждой, желательно в порядке учетных номеров.

Документы с нестойкой краской должны быть проложены листами чистой бумаги.

Фотографии, если они составляют единый тематический комплекс с документами, хранятся вместе с ним, но вкладываются в отдельные конверты. Остальные фотографии нужно помещать в конверты и хранить в коробках или выдвижных ящиках в вертикальном положении.

Негативы заворачиваются в мягкую бумагу, вкладываются в черные конверты и хранятся в вертикальном положении в коробках. На конверты наклеиваются контрольные отпечатки.

Рисунки, гравюры, литографии, акварели и другие художественные произведения на бумажной основе хранятся в папках. Они вкладываются в паспарту из тонкого белого картона или прокладываются мягкой белой бумагой. Живопись развешивается на стенах.

Материалы на бумажной основе складывать стопкой или перегибать нельзя, т. к. они могут разрушиться от собственной тяжести.

На папках и конвертах проставляются учетные номера, хранящихся в них материалов. В папки вкладываются описи, а на конвертах с фотографиями и негативами пишутся краткие аннотации.

Монеты и медали хранятся в бумажных конвертах, которые в свою очередь вкладываются в коробки с разделителями. Наружная сторона конверта используется для написания данных о предмете.

Одежда подвешивается на специально подогнанных плечиках, концы которых обертываются ватой и обшиваются холстом.

Минералы, палеонтологические и археологические коллекции хранятся в шкафах или стеллажах с выдвижными лотками или ящичками.

Хранение предметов основного фонда на экспозиции

60. Витрины и стенды с экспонатами в экспозиционных залах нельзя располагать вблизи отопительных систем (в этих случаях должны быть оградительные щиты). Для предохранения экспонатов от воздействия света (выгорания и нагревания) экспозицию размещают на местах, не освещаемых прямыми лучами солнца. Окна необходимо закрывать плотными шторами светлых тонов.

Для особо чувствительных к свету экспонатов (документов, фотоматериалов, тканей, графики, акварели, зоологические и ботанические коллекции и др.)применяются шторы и занавеси из плотного материала на витринах и стендах.

61. При оформлении и монтаже экспонатов – подлинных документов, фотографий, произведений живописи, графики запрещается наклеивать сплошь на картон, подгибать, монтировать на не застекленных стендах, расшивать альбомы и изымать из них листы.

Запрещается крепление предметов гвоздями, булавками, кнопками. Помимо механических повреждений (разрыв ткани, бумаги, трещины на дереве) они приводят к появлению ржавчины.

На стендах документы, фотографии, рисунки монтируются с помощью «лапок». В связи с этим предмет сначала прикрепляется к картону, размер которого несколько меньше его размера.

Крепление делается при помощи двух-трех «лапок» - полосок белой бумаги размером 1х4 см. «Лапки» складываются вдвое, одна их половина прикрепляется мучным клеем к верхнему краю оборотной стороны предмета, а другая – к верхнему краю картона. Затем картон небольшими гвоздями крепится к стенду, на который накладывается стекло.

62. В соответствии с Типовым положением с музее, работающем на общественных началах, утвержденным Министерством культуры РФ по согласованию с ВЦСПС 12.04.78, все предметы основного фонда, взятые на государственный учет, в случае прекращения деятельности общественных музеев передаются государственному музею, в котором они находятся на учете.

В том случае, если такие предметы подвергаются угрозе уничтожения или порчи, они могут быть изъяты у музея, работающего на общественных началах, в порядке, определенным законодательством.

По желанию собственника предмета (предметов) они могут быть возвращены или оформлены актом приема в дар музею.

при которой действует музей.

Утверждаю

Общественный директор

музея________________________

«____»_______________20______г.

приема на постоянное (временное) хранение

«______»___________________20____г.
Настоящий акт составлен представителем музея

________________________________________________________________________________

(наименование музея)

________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

с одной стороны, и лицом (представителем учреждения) с другой, в том,

________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

что первый принял, а второй сдал в постоянное (временное)_____________________хранение________________________________________

(полное наименование музея, учреждения)

Всего по акту принято ________________________________________________единиц

(цифрами и прописью)

Акт составлен в _______ экз. и вручен подписавшим его лицам.

Принял____________________________________Сдал_________________________________

Присутствовали (при необходимости)_______________________________________________

Приложение: Легенда

Все фамилии лиц в акте должны быть повторены разборчиво в скобках.

Штамп предприятия, учреждения, организации, Наименование музея___________________

при которой действует музей.

Утверждаю

Общественный директор

музея________________________

«____»_______________20______г

Акт № _______

выдачи на постоянное (временное) хранение

«______»____________________20______г.

________________________________________________________________________________

(наименование музея)

________________________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность)

и представитель учреждения_______________________________________________________

(Ф.И.О., должность)

действующим на основе доверенности №______ от «______»_________________20_____г. и по гарантийному письму от «______»__________________20_____г. за №_______ с разрешения _____________________________________ в том, что первый выдал, а второй принял в постоянное (временное) до _________________________ пользование следующие предметы для ___________________________________________________________________.

Всего по акту выдано________________________________________________ единиц

(цифрами и прописью)

Акт составлен в ___________ экз. и вручен подписавшими его лицам.

Сдал______________________________________ Принял______________________________

Все фамилии лиц в акте должны быть повторены разборчиво в скобках.

Приложение №3

Отдельные для заполнения графы

«Название и краткие описания

предмета в Книге поступления

фондов»
Фотопортрет
а) Наименование (портрет)

б) Фамилия, имя, отчество (или инициалы)

в) Род занятий или должность на период фотосъемки. Связь лица с местным краем (первый комиссар финансов в г. ………………….. в ………..г., командир отряда по борьбе с бандитизмом в ……………………уезде в …………………..гг.)

г) Отличительные признаки портрета: голова; в рост; поясной; погрудный, оплечный в фас, в профиль; три четверти влево; вправо (снимок погрудный, три четверти вправо; снимок поясной, в профиль).

д) Особые признаки портрета: особенности костюма, прически, позы и т.д. ( в темном пальто с воротником шалью, без головного убора, прическа гладкая, на прямой пробор; сидит в кресле). Окружающая обстановка (фон).

е) Оформление портрета (без паспарту, в рамке).

ж) Место и время съемки

з) Надписи, подписи (воспроизвести, указать место расположения)

Фотопортрет групповой
а) Наименование (портрет).

б) Краткое название изображения, связь с местным краем (группа членов красногвардейского отряда… железнодорожного узла).

в) Обстоятельства момента съемки, если это известно (после разгрома контрреволюционного мятежа).

г) Место и время события, с которым связана съемка (в уезде в ……..г.).

д) Перечисление фамилий и инициалов всех известных лиц, с указанием места их нахождения на фотографии (среди них ………………………. – командир отряда (Ф.И.О.), в первом ряду в центре, члены отряда ……………….).