КӘсіпорынды басқарудағы бухгалтерлік есептің АҚпараттық ЖҮйесін тұРҒызу алматы 2006 мазмұНЫ

2.3. Ақпараттық база

Жедел ақпарат дегеніміз – ол объектінің күйін осы уақыт сәтінде бейнелейтін, яғни бастапқы, өңделмеген ақпарат. Жедел ақпаратқа әдетте бухгалтерлік және жедел есеп мәліметтері жатады. Машина ішіндегі ақпарат базасы – бұл АЖ-ні жұмыс істетуде қолданылатын, машиналық тасығыштарды мәліметтер массивінің бірігуін бейнелейтін ақпарат қорының бөлігі. Мұндағы машиналық тасығыш – ДЭЕМ-ға ақпаратты автоматты түрде ендіруде пайдаланылатын материалдық объект. Оған қатты магниттік табақшалар, иілгіш магниттік табақшалар, магниттік барабандар, магниттік карталар, фотохромды тасығыштар, микрофильмдер және басқа да тасығыш түрі жатады.

Ақпарат массиві – нақты тәсілмен аталған және ұйымдастырылып өзара мәндік түрде байланысқан мәліметтердің бірігуі. Ақпарат массивін ұйымдастыру дегеніміз – бұл оның құрамын, құрылымын, яғни әрбір ақпарат массиві үшін реквизиттердің ұзындығын және олардың ақпарат массивінде орналасу тізбегін табу. Ақпарт массиві қолданылу белгісіне қарай кіретін, шығатын және ішкі болып бөлінеді. Кіретін массив, объектіні басқару есебін шешу үшін сұранысты және жедел немесе алғашқы ақпаратты қамтиды. Шығатын массивтер, баспа құрылғысы – принтерге басылып шығатын мәліметтерді құрайды. Осы ақпарат негізінде, қолданушылар керекті шешім қабылдайды, яғни осы ақпаратты қолданады.

Машина ішіндегі ақпарат массивтері тұрақты, сақтаулы, жедел және қызмет көрсететін болып келеді. Тұрақты ақпарат массиві мөлшерлік құжаттар мен анықтамалардан алынып, мәліметтерді өңдеуге дейін қалыптасады және ол АЖ есептерін шешуде пайдаланылады. Тұрақты ақпарат массивіне жіктегіштер, анықтамалар, шартты-тұрақты ақпараттар қатысты болады.

Сақтаулы массивтер өзара байланысқан басқа есептерді шешу үшін қолданылатын ақпаратты жазады. Мысалы, кварталдық есеп беруді алу үшін, осы кварталға кіретін айлардағы ақпаратты жинау қажет.

Жедел массивтер жедел құжаттар негізінде құрылады, яғни біртіндеп жиналған айнымалы ақпаратты құрайды. Сондықтан, жедел массивтер әр өңдеу аралықтарында өзгеріп отырады.

Қызмет көрсететін массивтер, массивтерді автоматты өңдеуде қажетті қызмет көрсету ақпаратын құрайды.

Машина ішіндегі ақпарат базасы жергілікті есепке, немесе есептер жиынтығына бағыталған массивтер түріндегі тәсілмен немес мәліметтер базасына массивтерді қалыптастыру жолының тәсілімен ұйымдастырылады.

Мәліметтер базасы (15-кесте), ол тікелей мәлімет алуға болатын жадыда, сақтағыш құрылғыларда сақталып, өзара байланысқан ақпарат массивтерінің бірігуін бейнелеп және АЖ-нің басқару фукциясының жүзеге асырылуын қамтамасыз етеді.

Мәліметтер базасын тұрғызудың себептеріне – мәлімет өңдеу уақытын қысқарту, сақтаулы мәліметтердің артықшылығын азайту, мәліметтердің сыйыспаушылығын және қарама-қарсылығын жою, есептерді шешу үшін мәліметтерді кең көлемдегі қолданушылардың бірігіп қолдануы, есептерді шешу программасынан мәліметтердің тәуелсіздігі, мәліметтер базасындағы мәліметтерді сақтаудың сенімділегі жәнге т.б. жатады.

Мәліметтер базасын қолдану, ондағы мәліметтерді басқарудың программалық жабдығының бар болуын қажет етеді. Оны мәліметтер базасын басқару жүйесі (МББЖ) деп атайды.

МББЖ – бұл АЖ-ны қолданушылардың қолданбалы есептерден мәліметтерге енуін қамтамасыз ететін, ақпарат массивтеріне кіру-шығу, оны тиеу, жөндеу үшін қажетті жалпы жүйелік программалар жиынтығы. Мәліметтер базасын МББЖ-мен біріктіріп, мәліметтер банкісі деп атайды. Мәліметтер банкісінің құрамы – мәліметтер қоймасы мен МББЖ-дан тұрады.

2.3.1. Машинадан тыс ақпараттық база

Машинадан тыс ақпараттық база – адамның есептеу техникасы құралдарын қолданбай қабылдайтын, АЖ функциялау үшін қолданатын мәліметтер жиынын ұсынатын ақпараттық базаның бөлігі. Машинадан тыс ақпараттық классификация мен кодтау жүйесінен, нормативті анықтамалық құжаттан және жедел ақпараттан тұрады [В.В. Дик. Экономикадағы ақпарттық жүйелер].

Классификация мен кодтауды анықтау жүйесі ақпараттық есептеуіш жүйесінің жадысында мәліметтерді сипаттау, тиімді іздеу және идентификациялау үшін қолданылады.

Нормативті-анықтамалық құжаттар шартты-тұрақты ақпарат категориясына жатады, олар ұзақ уақыт бойы есепте өзгерілмей қолданылатын регламенттік норматив, норма және басқа мәліметтерден тұрады. Берілген дипломдық жұмыста нормативті-анықтамалық құжат болып: нормативтік актілер, бағалы зат кодтарының каталогі валюта кодының каталогі, ҚР Ұлттық банкінің әр валюта түрі үшін ресми курсы жатады.

Жедел ақпарат нақты уақыттағы объект жағдайын, яғни алғашқы, өңделген ақпаратты сипаттайды. Оған клиент құжатынан (паспорт, жеке құжаты, әскери билет, шетелдік паспорт) алынатын мәліметтер жатады.

Кодтау мақсаты мәліметті құжатқа толтыруға, оларды машина тасығыштарына ауыстыруға, өңдеуге, жіберуге және басқа операцияларды орындау үшін қажет ақпаратты ықшам және ыңғайлы формаға келтіру.

Ақпараттың сыныпталуы ақпаратты мәлімет базасынан өңдеу және іздеуді жеңілдету үшін қажет. Сыныпталу белгілі бір ұқсас немесе әртүрлі ұқсастық белгісіне сәйкес көптеген объектілерді (пән, оқиға, үрдіс, түсінік) бөлу.

Сыныпталудан кейін таңдалған кодтау жүйесіне сәйкес ақпараттық бірлікті кодтау орындалады.

Кодтау дегенде объектіні ықшамдалған нысанда ұсыну мақсатымен объект сыныпталуына символдық мән (код түрінде) беру үрдісін түсінеміз.

Кодтау жүйесі деп объект сыныпталуына кодтық мән (кодтарды) беру ережелер жиынтығы.

Код – белгілі бір ережелер бойынша тұрғызылған шартты белгілеуді тұрғызу немесе орнатудың барлық номенклатуралар үшін жалпы жүйе. Әрбір код үшін төмендегілер анықталады:

• 
  код ұзындығы (код белгілеуіндегі белгілер саны);
  
• 
  код тобы (код белгілеуіндегі белгілердің орны);
  
• 
  код алфавиті (кодтық белгілеудегі болатын белгілер, олар цифрлық, әріптік және әріптік-цифрлық бола алады);
  
• 
  код құрылымы (код белгілеуіндегі белгілердің орналасу орны).
  

Кодтау жүйесінің тізімдік, сериялық-тізімдік, тізбектей, комбинирленген, шахматтық және басқа жүйелері бар.

Мәселені шешу үшін кодтаудың тізімдік жүйесі қолданылады да, бағалы заттарды кодттау мен валютаны кодтаудың келесілері өңделеді. Бағалы заттарды кодтау құрылымы екі белгіден; валютаны кодтау құрылымы үш белгіден, айырбастау пунктінің номерінің тіркеу кодының құрылымы бес белгіден тұрады.

2.3.2. Ішкі машиналық ақпараттық база

Ішкі машиналық ақпараттық база – белгілі бір белгілер бойынша бапталған машиналық тасығыш жүйесінің (қатты магниттік диск, дискета, магниттік карта, т.б.) АЖ-да қолданылатын мәліметтер жиынтығын сипаттайтын ақпараттық база бөлігі [В.В. Дик Экономикадағы ақпарттық жүйелер].

АЖ ішкі машиналық ақпараттық базаның құрылымы араларында ақпарат ауыса алатын жеке мәліметтер базасы түрінде сипатталынады, ол арқылы ақпараттық базаны құру мен мәліметтер дұрыстығын жоғарылатуды оптималдауға болады.

АЖ ішкі машиналық ақпараттық базаның құрылымы өзінің функционалды бағытымен анықталады, АЖ қолданушының функционалды есеп талаптарын максималды қанағаттандырып, ұсынылған техникалық мүмкіндіктерге сай құрылуы керек.

Басқарма АЖ құрамына кіретін МБ C++ Builder – Windows 98/2000/XP ОЖ жұмыс үшін Object Pascal программалау тілін қолданатын қосымша арқылы жазылған. МБ екі негізгі бөлімнен тұрады:

• 
  басқаратын модуль;
  
• 
  экранды нысандағы модуль.
  

МБ Windows 98/Me/XP ОЖ сәйкес келетін дисктік тасығыштар мен стандартты шығару құралдарына сай жасалынған.

МБ жұмысының жылдамдығы басқа программалық өнімдердегідей қолданылып отырған жабдықтарға тәуелді. Тәжіребие көрсеткендей компьютерлерді Pentium IY процессоры базасында қолдану нақты уақыттағы жұмыс үшін толық жеткілікті.