Кiрiспе i-бөлiм. Дебиторлық борыштар есебi

3.2. Ақпараттық база

Ақпараттық базаға мыналар кiредi:

• 
  ақпараттық массивтер, яғни ақпараттық базаның мазмұнын құрайтын мәлiметтер массивi;
  
• 
  ақпаратты кодтау жүйесi және ақпараттық базаның құрылуы мен қызмет етуiн қамтамасыз ететiн программалық-алгоритмдiк құралдар.
  

3.2.1 Машинадан тыс ақпараттық база

Машинадан тыс ақпараттық база – бұл ақпараттық жүйенiң қызмет ету кезеңiнде қолданылатын хабарлар, сигналдар және құжаттар жиынтығы түрiндегi ақпараттық жүйенiң адаммен есептеуiш техника құралдарының көмегiнсiз қабылданатын формасындағы ақпаратық базаның бiр бөлiгi.

Машинадан тыс ақпараттық базаға жiктеу және кодтау жүйелерi, нормативтi-анықтамалық құжаттар және оперативтi ақпарат кiредi. Жiктеу және кодтау жүйелерi мәлiметтердiң бiртектi жазылуын, оларды тиiмдi iздеу мен олардың ақпараттық-есептеу жүйесiнiң жадысында қайталанбауын қамтамасыз етедi. Нормативтi-анықтамалық құжаттар шартты-тұрақты ақпараттар категориясына жатады, және де есеп айырысуларда ұзақ уақыт бойы өзгерiссiз қолданылатын әр түрлi регламент бойынша бекiтiлген нормативтер, нормалар және т. б. мәлiметтерден тұрады. Оперативтi ақпарат объектiнiң нақты уақыттағы күйiн көрсетедi, демек, бұл алғашқы, өңделмеген ақпарат.

Экономикалық ақпараттың жiктегiштерi мен кодтарын жобалау – ақпараттық жабдықтау мен ақпараттық жүйелер құрудағы ең маңызды мәселелерiнiң бiрi.

3.2.2 Ақпараттық моделъ

Ақпараттық моделъ өзара ақпараттық байланыстарды қарастырады, берiлген тапсырма кешенi бойынша мәлiметтердi графиктiк түрде суреттейдi және барлық негiзгi семантикалық байланыстарды толығырақ көрсетедi.

Кiретiн ақпарат базаға алғашқы құжаттардан енгiзiледi. Автоматтандыру үшiн келесiдей алғашқы құжаттар қолданылады:

• 
  Шығыстық кассалық ордер (ШКО);
  
• 
  Кiрiстiк кассалық ордер (ККО);
  
• 
  Аванстық есеп.
  

• 
  Есеп беретiн тұлғалар анықтамалығы (Persons);
  
• 
  Бөлiмшелер анықтамалығы (Departments);
  
• 
  Валюталар анықтамалығы (Currencies).
  

“Iссапарлар шығыстарының есебi” ақпараттық жүйесiнде мәлiметтер базасының он кестесi құрылған.

Бiрiншi кесте Obligations деп аталады. Оған “өтiнiм” алғашқы құжатынан мәлiметтер енгiзiледi.

Екiншi кесте Persons деп аталады. Оған есеп беретiн тұлғалар туралы мәлiметтер енгiзiледi.

Үшiншi кесте Departments деп аталады. Оған ұлттық банк бөлiмшелерi туралы мәлiметтер енгiзiледi.

Төртiншi кесте Cities деп аталады. Оған iссапарға жiберiлетiн қалалар туралы мәлiметтер енгiзiледi.

Бесiншi кесте Currencies деп аталады. Оған валюталар туралы мәлiметтер енгiзiледi.

Алтыншы кесте Documents деп аталады. Оған есеп беретiн тұлғалардың құжаттары туралы мәлiметтер енгiзiледi.

Жетiншi кесте TD (the traveling document) деп аталады. Оған “iссапарлық куәлiк” алғашқы құжатынан мәлiметтер енгiзiледi.

Сегiзiншi кесте ACW (the account cash warrant) деп аталады. Оған “шығыстық кассалық ордер” алғашқы құжатынан мәлiметтер енгiзiледi.

Тоғызыншы кесте RCW (the receipt cash warrant) деп аталады. Оған “кiрiстiк кассалық ордер” алғашқы құжатынан мәлiметтер енгiзiледi.

Оныншы кесте AR (the advance report) деп аталады. Оған “аванстық есеп” алғашқы құжатынан мәлiметтер енгiзiледi.

3.2.3 Қолданылатын жiктегiштер

Экономикалық ақпаратты жiктеудiң ең кең қолданылатын жiктеу жүйелерi: иерархиялық және фасеттiк. Оларға төмендегiдей талаптар қойылады:

• 
  жiктеудiң барлық объектiлерiн есепке алуға мүмкiндiк беретiн жеткiлiктi сыйымдылық;
  
• 
  экономикалық тұрғыдан ақтайтын тереңдiк (яғни жiктеме деңгейлерiнiң саны);
  
• 
  көптеген жiктелетiн объектiлердi кеңейтуге мүмкiндiк беретiн, сонымен қатар, жiктеменiң құрылымын бұзбай, қажеттi өзгерiстердi енгiзуге мүмкiндiк беретiн икемдiлiк;
  
• 
  жiктеу жүргiзудiң қарапайымдылығы.
  

Жiктеу ұғымымен қарастырылып отырған пәндер мен құбылыстардың класс бойынша ортақ белгiсi немесе белгiлер тобы негiзiнде элементтердiң үлестiрiмi қорытылатын логикалақ операция түсiндiрiледi.

Жiктеу жүйесi өзара байланыстары мен белгiлерi арасындағы тәуелдiлiктерi негiзiнде жiктелетiн элементтердiң реттелiп, бiркелкi орналасуын көрсетедi. Бұл жүйе әр жiктегiшке оның қызмет аясын белгiлейтiн жiктегiштер кешенiн анықтайды. Жiктеудiң иерархиялық және фасеттiк жүйелерi бар.

Жiктеудiң иерархиялық жүйесi жiктелетiн топтамалар арасында бағыну (иерархиялық) қатынасын орнатуды болжайды. Ең алдымен, бiр белгi бойынша iрiрек топтарды бөлiп алып, содан соң олардың iшiне басқа белгiлерi бойынша кiшiректерi топтастырылады және т.с.с. Мұндай жағдайда әр объектке тек бiр топтамада ғана орын берiледi, яғни жiктеу топтамалары қайталанбайды, және де олардың әрқайсысы жiктеудiң тек бiр негiзi бойынша ғана бөлiнедi. Иерархиялық жүйеге қатаң құрылым, бекiтiлген құрам мен жiктелетiн белгiлердiң ретi тән. Осыған байланысты ол иерархиялық жiктеуде қарастырылмаған белгiлердiң үйлестiгi бойынша ерiктi топтамалар жүргiзуге мүмкiндiк бермейдi.

Жiктеудiң фасеттiк жүйесi жiктелетiн көптiк жүргiзiлген жiктеудiң нәтижесiнде әртүрлi аспектiлер бойынша тәуелсiз топтамалар құруымен сипатталады.

Жiктелетiн топтамалар әртүрлi фасеттерден объекттердi кез келген белгiлердiң үйлесiмi бойынша бөлуге мүмкiндiк бередi.

Жiктегiш көптеген объекттердi кластарға, классастыларға, топтамаларға, бiруақытта жiктелетiн топтардың жүйеленген атаулар жинағы мен олардың кодтық таңбаларына және т.б. бөлу заңдылықтарынан құралатын құжат болып табылады.

Кодтық белгiлеудегi таңбалардың саны кодтың ұзындығы деп аталады.

Кодтарды жобалау кезiнде келесiдей талаптарды ескеру қажет:

• 
  кодтарды минималды ұзындықпен жобалау;
  
• 
  кодтардың логикалылығы және ауыстырымдылығы;
  
• 
  шешiлетiн есептердiң ерекшелiктерiн ескеру;
  
• 
  кодтаудың қолданылатын жүйесi мен жалпыға ортақ белгiлердi ескеру;
  
• 
  дамудың перспективаларын ескеру.
  

Кодтау – символдық белгiлердi жiктелетiн объектiлердiң өте компактiлi түрде көрсету мақсатында оларды символдық меншiктеу процессi.

Жекелеген объекттерге кодтарды меншiктеудiң ережелер жиынтығы кодтау жүйесiн көрсетедi.

Кодтаудың реттiк жүйесi бiр белгiлi, тұрақты және қарапайым номенклатураларды кодтауда қолданылады. Оның негiзiнде объекттерге номенклатурада орналасу ретi бойынша сандық нөмiрлердi меншiктеу қарастырылады. Мұндай жүйенiң артықшылығы – кодтарды құрудың қарапайымдылығы, олардың аз мағыналылығы және жазбалардың толықтылығы. Сонымен қатар, реттiк кодтарда объекттердi белгiлерi бойынша топтастыру қарастылмайды, ал номенклатураға жаңа объектiлердiң келуi қабылданған жiктеменiң бұзылуына алып келедi.

Кодтаудың тiзбектi жүйесi жiктеудiң иерархиялық жүйесiне сәйкес келедi. Төмен тұрған топтаманың кодын жоғарыда тұрғанының кодына элементтер қосу арқылы алады. Мұндай жүйе жоғары ақпараттылыққа ие болып табылады.

Аралас жүйе бiруақытта басқа жiктеу белгiлерiнен тәуелдiлiгiмен де, тәуелсiздiгiмен де сипатталатын үлкен көп белгiлi номенклатураларды кодтауда қолданылады. Бұл жүйе кодтаудың әртүрлi қағидаларының үйлесiмдiлiне сүйенедi.

Берiлген тапсырмалар кешенiн шешуде үшiн келесiдей кодтар пайдаланылады:

1. 
   Дебеттiк шот коды.
   
2. 
   Кредиттiк шот коды.
   
3. 
   Код немесе есеп беретiн тұлғаның реттiк нөмiрi.
   

Есеп беретiн тұлғаны кодтауда екi таңбалы код қолданылады және реттiк жүйе бойынша құрылады.

Машина iшiндегi ақпараттық база ақпараттық жүйеде қолданылатын мәлiметтер жиынтығын жүйенiң машиналық тасығыштарында көрсететiн ақпараттық базаның бiр бөлiгi.

Машина iшiндегi ақпараттық база машиналық тасығыштарда сақталады. Машиналық тасығыштар – бұлар автоматты түрде ақпаратты ЭЕМ-ге енгiзуге арналған материалдық объекттер. Оларға жататындар: қатқыл магниттiк дискiлер (вин÷естерлер), жұмсақ магниттiк дискiлер (дискеталар), флэшкарталар, компакт-дискiлер, магниттiк барабандар, магниттiк карталар, фотохромдық тасығыштар, микрофилъмдер, перфокарталар, перфоленталар және т.б. тасығыш түрлерi. қазiргi кезде жұмсақ магниттiк дискiлер (дискеталар), флэшкарталар және компакт-дискiлер кеңiнен қолданылуда.

Ақпараттық массив – бұл белгiлi бiр тәсiл бойынша ат берiлген және ұйымдастырылған, өзара семантикалық байланысқан деректер жиынтығы. Ақпараттық массивтi ұйымдастыру дегенiмiз оның құрамы мен құрылымын анықтау, яғни әрбiр ақпараттық массивтер үшiн реквизиттер саны, әр реквизиттiң ұзындығы және олардың ақпараттық массивте орналасу ретi анықталады. Ақпараттық массивтер маңызы бойынша кiретiн, шығатын және iшкi болып бөлiнедi. Кiретiн массивтерге басуға (принтерге), дисплейге шығару үшiн енгiзiлетiн деректерден тұрады. Осы ақпарат негiзiнде пайдаланушылар шешiм қабылдайды, яғни осы ақпаратты пайдаланады.

Машина iшiндегi ақпараттық массивтер тұрақты, сақталатын, жедел және қызметтiк болып жiктеледi. Тұрақты ақпараттық массивтер (нормативтi-анықтамалық ақпарат массивтерi) нормативтiк құжаттар мен анықтамалардан алынады да, ақпаратты өңдеу алдында қалыптастырылады және ақпараттық жүйелердiң есептерiн шешуде қолданылады. Нормативтi-анықтамалық ақпарат массивтерiне жiктегiштер, анықтамалар және шартты-тұрақты ақпараттар жатқызылады.

Сақталатын массивтер басқа да өзара байланысқан есептердi шешу үшiн қажеттi, немесе деректердi осыдан кейiн шешiлетiн есептерде пайдаланатын ақпаратты жазады.

Жедел массивтер жедел құжаттар негiзiнде жасалады, яғни айнымалы аздап жиналып тұратын айнымалы ақпараттан тұрады, сондықтан оперативтi массивтердiң мазмұны өңдеу циклы бойында өзгерiп отырады.

Қызметтiк массивтер массивтердi автоматтандырылған өңдеуге қажеттi қызметтiк ақпараттардан тұрады.

Машина iшiндегi ақпараттық база келесiдей тәсiлдер арқылы ұйымдастырылуы мүмкiн: локалъдiк есепке немесе тапсырмалар кешенiне бағдарланған локалъдiк массивтер түрiнде, массивтердi деректер базасына енгiзу арқылы.

Деректер базасы есте сақтаудың тiкелей қатынау құралдарында (магниттiк дискiлерде) сақталатын өзара тәуелдi ақпараттық массивтер жиынтығынан құралады және ақпараттық жүйемен басқару функциясының iске асырылуын қамтамасыз етедi. Деректер базасын құрудың мақсаты – деректердi өңдеу уақытын үнемдеу, сақаталатын деректердiң қайталанбауын қамтамасыз ету, деректердiң қарама-қайшылығы мен үйлеспеушiлiгiн жою, есептi шешу үшiн деректердi көптеген пайдаланушылардың ортақ пайдалануы, есептi шешу программаларынан деректердiң тәуелсiздiгi, деректер базасында деректердi сақтаудың сенiмдiлiгi және т.б.

Деректер базасын пайдалану деректердi басқаратын деректер базасында орналасқан программалық құралдарды талап етедi, мұндай құралдарды деректер базасын басқару жүйесi деп атайды. Деректер базасын басқару жүйесi – бұл деректерге пайдаланушылардың қолданбалы ақпараттық жүйелерiнен қатынауды қамтамасыз ететiн енгiзу-шығарудың, жүктеудiң, ақпараттық массивтерге өзгертулер енгiзудiң жалпы жүйелiк программалар кешенi. Деректер базасын деректер базасын басқару жүйесiмен қоса деректер банкi деп атайды, яғни деректер банкiнiң құрылымы екi бөлiмнен тұрады: деректер базасы және деректер базасын басқару жүйесi.

Машина iшiндегi ақпараттық база берiлген тапсырманың деректер базасы қатқыл және жұмсақ магниттiк дискiлерде, компакт-дискiлерде орналасқан ақпараттар массивiнен (файлдардан) тұрады.

Машина iшiндегi ақпараттық база Windows операциондық жүйесiндегi FAT32, NTFS файлдық жүйелерiнiң көмегiмен ұйымдастырылады. Файлдық жүйе – бұл ақпараттық жүйенiң файлдардан, каталогтардан және оларды табуға және қатынауға қажеттi ақпараттардан тұратын белгiлi бiр бөлiгi.

Файлдық жүйе машина iшiндегi ақпараттық базаны пайдаланушы мен программист арасында ыңғайлы әдiспен ұйымдастыруға мүмкiндiк бердi.

Жолдарға тiкелей қатынау программалық түрде жасалғандықтан, массивтердi өңдеуде уақытты үнемдеуге мүмкiндiк бередi.

Массивтердiң суреттемесi 8-кестеде көрсетiлген.