Глава XI. Установление систем и методов, обеспечивающих лучшие результаты производственной деятельности

Многие линейные руководители настоятельно требуют, чтобы все, что делается в их цехах, было в той или иной мере систематизировано. Они хорошо знакомы с методами, которые позволяют им лучше справляться , со своими обязанностями, и во что бы то ни стало придерживаются их. Они нетерпимо относятся ко всему, что не способствует эффективности и бесперебойности производственного потока. Они обеспечивают выполнение или перевыполнение получаемых ими производственных заданий.

Однако среди этих руководителей много таких, которые видят, как, более молодые люди, и притом менее преданные делу, чем они, продвигаются на ответственные посты и опережают их. Естественно, они недоумевают, почему так происходит, однако им редко удается понять истинную суть этого явления.

Их неудачи свойственны людям. Они просто не видят ничего, что находится за горизонтом. Они никогда не задумываются над тем, что небольшая гибкость в распорядке работы их цеха могла бы принести: изрядную пользу в работе других цехов и что их чрезмерная систематичность в работе является губительной для попыток систематизировать все производство в целом.

Мы уже рассмотрели системы контроля производства, управления запасами, учета себестоимости, контроля за состоянием материальных ценностей, материального обеспечения, контроля за состоянием оборудования ≈ теперь мы должны более или менее подробно рассмотреть вопрос о системах вообще, т. е. о самих системах, как они создаются и как управляются.

Что такое система? В области управления производством понятие системы часто определяется в виде совокупности связанных друг с другом приемов (методов) работы. При этом под этим приемом понимается заранее спланированная реакция на то или иное известное или ожидаемое состояние в процессе работы ¹. Такое определение ограничивает понятие системы областью планов, где скорее следовало говорить о планах в действии, что значило бы гораздо больше. Система как план в действии становится совокупностью всех действующих планов, объединяющих всех участников и все средства, необходимые для достижения цели. Mы употребляем термин ╚система╩ именно в этом смысле.

Поскольку идеальных систем пока еще не существует, все они должны непрерывно изучаться для выявления слабых мест и недостатков и для разработки приемов и методов, направленных, если не на полное устранение, то во всяком случае на уменьшение количества этих слабых мест и неэффективности.

Системы в управлении производством. На многих предприятиях думающая о будущем администрация включает в состав своих организационных структур штабную группу систем и методов как независимую единицу или как подразделение, подчиненное непосредственно директору административных служб. Основной функцией такой группы является научно обоснованное и детальное изучение всех систем, применяемых в фирме, взаимосвязей между ними, а также формулирование в письменной форме единой, наиболее совершенной системы, которая позволит каждой подсистеме осуществлять свои цели при существующих ограничительных условиях.

Ни в одной области внутрифирменных отношений управляющий производством не имеет таких прочных связей, как с этими специалистами из группы систем и методов. Ни в какой другой области его сотрудничество не явится более полезным, а его заинтересованность и настойчивость в использовании их рекомендаций не окажутся более способными обеспечить ощутимое повышение рентабельности фирмы.

Оптимальная система выполняет свои функции (достигает цели) с минимальными затратами, в минимум времени и с максимальной эффективностью. Она способна приспосабливаться к изменениям условий, учитывая при этом все предусмотренные варианты в пределах, предназначенных для нее. В ней есть необходимый механизм обратной связи, позволяющий немедленно обнаруживать и устранять любое отклонение от оптимального режима. Формулируя проще, можно сказать, что оптимальная система не оставляет места для случайностей. В силу этого требуется, чтобы управляющий производством был или стал специалистом в области систем. Он должен быть в состоянии определить, является ли система, находящаяся под его руководством, действительно наиболее совершенной из всех доступных ему систем, и быть в состоянии доказать своему начальству, что его способы определения являются точными.

Многие небольшие и растущие фирмы, следуя настоятельным требованиям рынка, расширяют свои производственные мощности, мало заботясь о перспективной эффективности этих мероприятий. Такие предприятия, растущие как грибы, в большинстве случаев страдают дублированием с малой производительностью, хотя и работают рентабельно. Однако на хорошем рынке очень быстро появляются конкуренты. В конце концов прибыль зависят от эффективности производства, от оптимальных производственных систем. Только постоянная забота, направленная на поддержание систем в состоянии оптимума, может предотвратить неизбежность проведения срочных программ по снижению издержек, чтобы выстоять в конкурентной борьбе.

Раз в системе обнаружилась какая-то неувязка ≈ даже в том случае, если она уже существовала в течение ряда месяцев или лет многие руководители бросаются латать прорехи в меру своих возможностей. Между тем тщательный анализ неувязки и всех ее последствий обычно приводит к более существенным и прочным улучшениям. Иной раз, конечно, в систему должны быть внесены немедленно какие-то улучшения, однако их нельзя считать окончательными до тех пор, пока проблема не будет тщательно и всесторонне изучена и не будет принято лучшее из возможных решений.

Управляющий, ответственный за руководство какой-либо системой, держит в уме подробную информацию о состоянии системы ≈ о всех средствах, личном составе, оборудовании, планах, обо всех организационных элементах, как обслуживающих ее, так и обслуживаемых ею. Однако прежде чем вносить в нее какие-либо изменения, необходимо ее еще раз проанализировать, что позволит выявить такие ограничения системы, которые раньше принимались как само собой разумеющиеся.

Перечень контрольных вопросов перед изучением систем. Обзор действующей системы требует получения ответов на ряд узловых вопросов. Систематизация ответов в письменной форме вносит в них ясность и уменьшает возможность их неправильного понимания.

В области совершенствования систем различают пять задач, заключающихся в том, чтобы альтернативно:

поддерживать существующий уровень доходов при снижении издержек; увеличивать доходы, не увеличивая издержек;

увеличивать доходы и снижать издержки;

слегка уменьшать доходы вместе со значительным снижением издержек;

увеличивать доходы и допускать увеличение издержек, однако в пропорционально меньшей степени.

Любая из этих целей ведет к усовершенствованию ≈ прогрессу. Анализ и разработка систем представляют собой типичную специфическую функцию руководителей; в некоторых промышленных организациях проведение анализа систем возлагается на самого управляющего предприятием. Почти во всех случаях, однако, он призван содействовать, профессионалам-системникам в их работе по изучению действующих систем. На него возлагается предоставление сведений о недостатках системы, так же как и специальной информации о фактах, которые не могут быть известны профессионалам-системникам.

В промышленности во многих случаях, особенно в более мелких фирмах, управляющий производством должен сам вести (или направлять) работу по анализу систем и методов. В ряде случаев управляющий производством должен за счет своего времени и по собственной инициативе разрабатывать более простые системы для сохранения конкурентоспособности своей фирмы.

Приведенная ниже подробная информация предназначается главным образом для управляющих, которые должны начать работу над проблемами систем. Она может оказаться полезной для управляющих тех фирм, которые располагают кадрами специалистов-системников, чтобы познакомиться и руководить анализом и разработкой систем, действующих в фирме.

Хороший анализ любой системы требует большого количества точной и самой своевременной информации. Сложность процесса и количество вовлеченных в него работников определяют методы сбора информации╩. Для ее получения часто требуется тщательное обследование многих рабочих участков, оснащенных различными видами оборудования, а также подробные беседы с управляющими, непосредственными начальниками и рабочими на различных уровнях.

Исследование системы

Имея полное представление о системе в действии и располагая документальным подтверждением правильности этой картины в своих записях, специалист по анализу систем готов начать выискивать причины, почему система не действует лучшим образом, и каким способом она может быть улучшена. Документальная характеристика системы включает графическое изображение следующих элементов:

Политики.

Организации.

Процессов и методов.

Связей внутри системы.

Загрузки в нормальные, пиковые и кризисные периоды,

Технологического потока в системе.

Машин и устройств в системе.

Планировки оборудования системы.

Каждый элемент в этом перечне представляет собой область возможных усовершенствований в любой системе. Тщательная оценка каждого элемента с точки зрения воздействия, которое он сам оказывает или на него оказывают другие, обнаружит дублирование или ненужность усилий. В последующих разделах эти элементы освещаются отдельно, причем намечаются участки, где нужно искать необходимые изменения. Выявление необходимости к изменению является первым шагом по направлению к прогрессу любого рода.

Формулирование политики (общего направления). Имеется мало систем, которые нельзя было бы усовершенствовать путем уточнения формулировок политики, направляющей их действия. Эти формулировки должны быть ясными и безошибочно точными. Ничто не парализует инициативу так, как старый ╚орешек╩, закладываемый между строк, формулирующих правила поведения, и гласящий, что ╚запрещается делать все то, на что нет прямого разрешения╩. Все лица, участвующие в работе системы, должны ясно понимать каждую деталь политики, направляющей систему, так же как и все ограничения, в условиях которых система должна работать. Метод некоторых руководителей ╚лишь бы сделать это╩ оставляет широко раскрытыми двери для стремительного роста издержек.

Организация. Организационные рамки любой системы определяют ее эффективность. Распределение ответственности (и уверенность в том, что лица, на которых ответственность возложена, действительно несут ее) является основным правилом эффективной организации. При оценке организационной структуры системы необходимо выявлять, насколько права соответствуют обязанностям ≈ действительно ли ответственность за выполнение каждой функции и право действовать так, чтобы выполнять ее, сопутствуют друг другу.

Некоторые системы, как, например, калькуляционная, охватывают целиком всю организационную структуру фирмы. Каждый организационный компонент должен определенным образом содействовать системе в целом, а система в свою очередь должна служить каждому из своих организационных компонентов. Графическое изображение распределения обязанностей внутри системы почти дублирует организационную схему фирмы, но вместе с тем оно показывает, каким образом система ╚сшита╩. Другие системы действуют целиком внутри небольших организационных подразделений, однако наглядное представление и понимание распределения ответственности являются необходимыми при оценке даже самой маленькой системы.

Что касается методов работы, то круг возможностей их совершенствования так же велик, как и число отдельных видов работ в системе. Хронометрирование, изучение движений, нормирование, технологические усовершенствования ≈ это и многое другое являются средствами улучшения методов. Творческий руководитель производства всегда в курсе развития промышленных методов в интересующей его отрасли, для чего он использует все доступные ему средства: профессиональные и промышленные общества, периодическую печать и книги, лекции, курсы усовершенствования, вечерние занятия ≈ этим возможностям почти нет границ.

Таким образом, связь является ядром каждой системы. Небывалое усовершенствование автоматической вычислительной техники за последние годы уже в силу того, что она обеспечивает немедленную реакцию на каждое сообщение, привело к широкому распространению мнения о том, что любая ╚система╩ включает в себя вычислительную машину или какое-нибудь другое автоматическое устройство для обработки данных. Правда, на многих предприятиях автоматизированные системы обработки учетных данных способствуют интеграции всех других систем фирмы, однако это обстоятельство ни в коей мере не противоречит тому значению термина ╚система╩, которое употребляется нами.

Независимо от того, применяется или нет в системе автоматизированная передача информации, важным фактором является то, что каждое сообщение должно восприниматься и реакция на него должна быть такая, какая была задумана автором информации. Чем проще средства связи, сообразованные с необходимостью подтверждать и регистрировать факты, тем лучше связь. Если есть нечто, что является вполне верным относительно связи в системах, так это доминирование в ней писанины, и притом чрезвычайно сложной. Введение специальных форм для учета информации не обязательно является усовершенствованием; устная и, зрительная связь все еще с успехом используется почти во всех системах.

Главная забота специалиста по анализу систем состоит в том, чтобы вся необходимая информация передавалась, получалась, воспринималась и использовалась с максимальной пользой для всей совокупности систем фирмы. Правильное использование стандартных форм, бесспорно, служит наиболее эффективным способом передачи информации внутри большинства систем. Наиболее современные вычислительные системы основаны на использовании максимально стандартизованных форм ≈ перфорированных и печатных карт. Табуляграммы, получаемые с машин, обрабатывающих перфокарты и перфоленты, представляют собой предельно стандартизованные формы.

При анализе системы каждая действующая в ней форма должна быть обоснована не только сама по себе, но и с точки зрения ее распространения. Является ли форма действительно необходимой? Является ли вся имеющаяся в ней информация нужной? Нельзя ли получить имеющуюся в ней информацию из другой уже действующей формы или присоединить ее к показателям другой формы с таким же успехом? Нельзя ли упростить ее? Сведены ли с ее помощью ручные записи и переписка к абсолютному минимуму? Можно ли изменить ее с тем, чтобы сделать содержащуюся в ней информацию более понятной? Нельзя изменять ее для более простой (менее дорогой) обработки и хранения?

Формы также должны быть систематизированными: они должны служить своему назначению эффективно и без потерь. В силу того что ╚так же легко и почти так же дешево╩ сделать 8 копий вместо 4, появляется естественная тенденция делать столько копий, сколько может потребоваться лишь предположительно. Лишняя работа, состоящая в перелистывании и выбрасывании избыточных копий (или, что чаще, в рассматривании и подготовке мелочной систематизации их), приводит к потерям везде, куда лишние копии без надобности засылаются.

В основном имеются только два типа планировки оборудования и бесчисленное множество вариантов как комбинаций этих двух типов. Планировка оборудования по технологическому признаку со станками, сгруппированными в соответствии с характером операций, для выполнения которых они предназначены, применяется в производстве прерывного характера. Каждое изделие, требующее различных видов обработки, перемещается в процессе производства по своему специфическому маршруту. Поскольку обработка производится по этапам, работа на одном из них может задержаться без нарушения темпов производства на других этапах. При такой планировке внутрипроизводственные запасы лимитируются только наличием производственных площадей и капитальных средств, необходимых для их содержания.

Планировка оборудования по ходу технологического процесса производится в соответствии с жестким маршрутом следования материала. Она применяется при всех непрерывных процессах и представляет собой организацию рабочих мест в порядке последовательной обработки и превращения исходного материала в конечный продукт. Новые материалы и детали направляются к местам их использования; все субпроцессы, естественно, включаются в основной поток, который заканчивается выпуском готового изделия. Для каждого изделия создается особая планировка с рабочими местами, которые необходимы только для данного вида , изделия. В автоматизированных поточных линиях планировка процесса доведена до совершенства.

Большинству фирм требуется нечто среднее между планировкой оборудования по технологическому признаку и планировкой по движению продукции (ходу технологического процесса). Поскольку почти все виды изделий, выпускаемых с помощью данного конкретного оборудования, являются в известной мере схожими, несмотря на диверсификацию производства, необходимая последовательность операций для всех видов изделий устанавливается с достаточной точностью. Группы станков, образованные в соответствии с их функциональными характеристиками, располагаются в логической последовательности изготовления изделия. Для производства некоторых деталей некоторые рабочие участка оказываются, ненужными, и детали как бы ╚перепрыгивают╩ их. При такой системе размещения чрезвычайно важно спланировать производство так, чтобы все средства были использованы с оптимальной полнотой. Те участки, работа которых является необходимой для всех деталей, должны быть в состоянии справиться с одновременным выпуском этой продукции несколькими другими участками.

Планировка оборудования по технологическому признаку, надлежащим образом спроектированная, позволяет выпускать максимум продукции при минимальном объеме капитальных вложений в оборудование. Такая организация производства отличается известной гибкостью, концентрация специализированного оборудования облегчает наблюдение со стороны специалистов как за работой станков, так и за использованием дорогостоящих и легкоповреждаемых материалов. Аварии станков при такой планировке являются менее критическими в силу сравнительной легкости передачи работы с одного станка на другой. И все же по сравнению с планировкой оборудования по ходу изделия стоимость такой системы высока.

Когда предприятие с планировкой оборудования по технологическому признаку считает для себя выгодным сосредоточить все свои средства на производстве немногих стандартизованных изделий, для него может стать выгоднее перейти к планировке по ходу технологического процесса. Это обеспечивает экономию:

времени, идущего на производство;

издержек по перемещению материалов;

издержек по контролю за производством;

издержек по содержанию внутрипроизводственных запасов;

производственных площадей.

Метод группового стимулирования, практически малопригодный для использования на предприятиях с планировкой оборудования по технологическому признаку, очень часто является весьма эффективным в условиях планировки по движению продукции (ходу изделий). Более высокая производительность, снижение стоимости единицы продукции, повышенный спрос ≈ таков круг возможностей, которые предприниматель надеется получить при переходе к такой планировке.

После того как система в том виде, как она существует, тщательно проанализирована и направления ее совершенствования определены, руководству остается:

наметить меры (с указанием по возможности их очередности), обеспечивающие улучшение каждой выявленной потребности;

наметить программу осуществления этих мер;

сообщить о намеченных мерах и программе их проведения тем, кто располагает полномочиями на их осуществление;

ввести намеченные усовершенствования в систему;

следить за результатами, чтобы убедиться, что они соответствуют разработанной программе.

Разработка предложений по усовершенствованию. Усовершенствования обычно сами по себе приходят на ум, когда потребность в них конкретно выявляется в данном месте. Однако при обследовании систем недостаточно только решить вопрос о необходимости проведения того или иного отдельного усовершенствования. Должны быть рассмотрены все практически возможные улучшения, направленные на то, чтобы издержки покрывались доходами, и наиболее выгодные из них выделены и приняты.

Часто усовершенствования, наиболее многообещающие с точки зрения производительности и качества, не являются экономичными. Установка автоматического станка, например, способного выполнить месячную программу по обработке определенной детали в течение одного дня, несомненно, представляет собой технический прогресс. Однако если этот станок нельзя приспособить так, чтобы он производительно использовался в течение всей оставшейся части месяца, то установку такого станка едва ли можно назвать усовершенствованием производственной системы.

Если в технологической цепочке какой-либо операционный станок загружается (чтобы работать синхронно с предыдущей операцией) сверх его установленной мощности, то увеличение производительности перегруженного станка не обязательно является усовершенствованием системы. Если одна из операций дает продукции больше, чем нужно для всей системы, то улучшение заключается в том, чтобы снизить отдачу этой станочной операции до уровня потребности всей системы в этой операции. Управляющему, планирующему свою систему с перспективой ее дальнейшего расширения, не следует забывать о законе Паркинсона, который гласит, что работа увеличивается в своем объеме до тех пор, пока не будут исчерпаны все возможности ее увеличения.

Недостаточно разработать альтернативные усовершенствования там, где они требуются. Программы введения этих усовершенствований (с указанием, как и где процесс должен быть остановлен для внесения намечаемых изменений) является интегральной частью не в меньшей мере, чем что-либо другое.

Только после подготовки альтернативных предложений по усовершенствованию системы вместе с планом проведения их в жизнь управляющий может считать себя готовым к тому, чтобы внести их на рассмотрение лиц, имеющих право утверждать эти предложения. Неудачно составленный план осуществления самых важных усовершенствований может свести на нет все приложенные усилия. Тщательные расчеты потребного времени и денежных средств, а также личная поддержка ответственных лиц имеет важное значение при представлении предложений.

Внесение предложений об изменениях. Предложения об изменениях становятся более приемлемыми для всех заинтересованных лиц, если они вносятся как временные меры, подлежащие пересмотру в случае обнаружения их непригодности с какой-либо обоснованной точки зрения. Поскольку ни одно предложение не может быть признано приемлемым до тех пор, пока оно не будет опробовано в действии, то неплохо, если руководство обратится ко всем заинтересованным лицам с просьбой испытать предложение, чтобы по истечении известного времени высказаться о достоинствах нового способа по сравнению со старым, а также дать рекомендации по дальнейшему его совершенствованию.

Если мы только не имеем дело с бесспорной необходимостью пустить всю систему на слом и реконструировать ее с самого начала ≈ что является весьма радикальным мероприятием даже для малых систем ≈ лучше всего совершенствовать системы ╚шаг за шагом╩, постепенно планы совершенствования всей системы в целом могут и должны составляться сразу, но реализация планов должна следовать правилу ╚тише едешь, дальше будешь╩. Может потребоваться модификация планов, если будет доказано, что то иди иное изменение непрактично. Внесение слишком многих изменений сразу может вызвать у людей, занятых в системе, чувство безрассудства, и тогда объективный анализ отдельных изменений станет затруднительным, если не абсолютно невозможным.

Достижение отдельных (единичных) целей в системе является началом системного управления, однако только началом. Достижение отдельных целей одновременно с максимальным участием в выполнении всех связанных с этим единичных задач и тем самым достижение главной целя организации ≈ вот в чем заключается деятельность управляющего с административно-организационными способностями. Такая деятельность не может осуществляться в вакууме. Ей предшествуют большая подготовительная работа и глубокое знание:

структурных компонентов системы, их политики и целей;

каналов связи;

стоимостных отношений;

устройств и оборудования ≈ как имеющихся, так и доступных к получению;

методов и способов, испытанных и возможных;

всей фирмы как единой системы.

Примечания

1. В других местах этой работы ╚система╩ определяется как сеть взаимосвязанных методов, как серия функций, действий и операций, ведущих к желаемому результату. - Прим. ред.