Лекция №1 История документов и делопроизводства. Основные базовые понятия и термины. Классификация документов



жүктеу 200.33 Kb.
Дата12.07.2016
өлшемі200.33 Kb.
Лекция №1


  1. История документов и делопроизводства.

  2. Основные базовые понятия и термины.

  3. Классификация документов.

  4. Свойства и функции документов.


1. Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum”– доказательство, свидетельство.

Сначала использовались природные материалы, которые были под рукой: камень, кость, кожа, глина, керамика, древесина, лыко, береста, бамбук, пальма, пробка. Первые документы дошли до нас из далекого прошлого в виде глиняных табличек, свитков папируса, древних пергаментов. Считается, что первыми документами, предназначенными для хранения и передачи информации, были шумерские глиняные таблички-бирки V—IV тыс. до н.э. с названием объектов и обозначением их количества, выполняющие учетные функции при хранении и транспортировании товаров.

Настоящая революция в документировании произошла в результате изобретения бумаги — в наибольшей степени универсального материального носителя.

Бумага (лат. bambagia — хлопок) — многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально отобранных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой, связанных силами сцепления различного вида и образующих тонкий лист.

Изобретение бумаги, согласно первым упоминаниям, относится к 12 г. до н. э., а уже в 76 г. бумагу применяли для книг. Способ изготовления бумаги был открыт в Китае в 105 г. Цай Лунем. Он изготовил ее из древесного луба, пеньки и тряпья. Со временем бумага проникает в Японию, Испанию, Италию. В X в. производство бумаги осуществляется во всех странах Европы.

В Украине впервые производство бумаги, пригодной для печати, было организовано в Радомышле Е. Плетенецким в конце первой четверти XVIII в. для типографии Киево-Печерской лавры.

С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители, которые повышают ее прочность и белизну, способствуют образованию гладкой поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид титана, тальк, асбест, бланфикс.

В состав печатной, писчей, чертежной бумаги для уменьшения их гигроскопичности вводят естественные и искусственные смолы, белковые вещества (желатин, казеин), крахмал и др. Печатную бумагу проклеивают канифолью.

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Первым в России к началу 17 в. сложилась приказная деятельность. Приказами назывались органы государственной власти. Все документы имели форму свитка, имевшего длину до сотни метров. Соборное уложение 1649 г. имело длину 309 м.

При Петре I делопроизводство вышло на более прогрессивный этап. Были созданы канцелярии, введена должность секретаря, стали вести журналы. В начале 19 в. появились бланки служебных документов и первые архивы.

В годы советской власти был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные формы, была попытка применения вычислительной техники.

Современное время - огромное количество документов, все классифицированы, оформляются по ГОСТ с применением ЭВМ.


2. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации с реквизитами на различных носителях с соблюдением правовых норм.



Документооборот – деятельность по учету документов (получение, обработка, регистрация, хранение, отправка).

Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать. Документ может содержать до 29 реквизитов.

Формуляр – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге.

Юридическая сила – это свойство документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

3. Классификация документов – это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов:

– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу, финансовые, сметные;

– по наименованию – научные отчеты, чертежи, схемы, уставы, стандарты;

– по месту составления – решение внешних и внутренних вопросов;

– по степени сложности – простые и сложные (сколько вопросов решается);

– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

– по происхождению – официальные, личные;

– по юридической силе – подлинные и подложные;

– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,

конфиденциально), несекретные;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

– по характеру содержания – первичные, вторичные;

– по стадиям подготовки – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– по срочности – срочные, несрочные3.


  1. Свойства и функции документов

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального носителя.

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.


Свойства документа


Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

  1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

2.Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ — полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.



Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Общие функции—информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.

Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. — т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки,

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).



Лекция №2


  1. Организационные документы

  2. Распорядительные документы

3. Информационно-справочные документы
1. Организационные документы

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются учредительные договоры и уставы, предназначенные для решения организационных вопросов.



Учредительный договор – соглашение между гражданами об организации нового юридического лица с указанием правовой формы собственности. В учредительном договоре определяются порядок, место и время создания юридического лица, условия передачи ему имущества, управления, распределения прибыли.

Устав – это учредительный документ, регулирующий деятельность организации, учреждений, граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

С момента регистрации организация приобретает права юридического лица. Устав разрабатывается и утверждается руководителями. Устав сложный и объемный документ, состоящий из следующих разделов:

- общие положения;

- предмет и цели деятельности;

- организационная структура (структурные подразделения, их функции);

- финансово-материальная база (размер уставного капитала, источники финансирования);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации организации.



Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.
2. Распорядительные документы

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди-тельных документов осуществляется администрирование любым пред-приятием. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, распоряжения, протоколы.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).



Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ.

Неотъемлемой частью управленческой деятельности являются совещания, заседания, собрания, советы, коллегии. Их деятельность регламентируется протоколами.

Протокол – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях, конференциях.

Протоколы бывают развернутыми и краткими.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах, излагается повестка дня. Основная часть строится в следующей последовательности: слушали, выступили, постановили.

Распоряжения и указания издаются по текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководителем предприятия. Они создаются аналогично приказам.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.



Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
3. Справочно-информационные документы

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д. Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению. Это – прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие). Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают.



Докладная записка - это вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение. Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку

со слов «Довожу до Вашего сведения…».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое рас-положение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Служебная записка относится к формам внутренней переписки должностных лиц. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причину на-рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения.

Пояснительная записка содержит разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают 2 видов:



  • с информацией о фактах и событиях служебного характера;

  • выдаваемые гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (справки с места учебы, работы, справки о заработной плате).

Лекция №3

  1. Деловое письмо

  2. Документы по личному составу

3. Организация документооборота
1. Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д.

Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют. Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5. Для оформления писем допускается применение бланков как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При адресации письма частному лицу в начале располагают фамилию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, имя, отчество пишут полностью.

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора. Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложена, зависит, какое решение примут наши партнеры.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «При-глашаем». По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения: «Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Госпо-дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…».


Виды писем:

  • коммерческие – составляются от имени юридического лица при заключении сделки (оферта, рекламация). Оферта - письменное предложение одного лица другому лицу заключить сделку. Рекламация - документ, в котором содержаться претензии к стороне, нарушившей условия сделки (нарушение сроков сделки, качества, объемов, платежа);

  • служебные – документы для решения текущих задач;

  • письмо-запрос – покупатель обращается к продавцу с просьбой об информации о товаре или услуге;

  • циркулярные – вышестоящая организация сообщает подчиненной определенные сведения и установки, распоряжения;

  • гарантийные – подтверждение ранее данных обещаний или условий;

  • сопроводительные – содержат дополнительную информацию, сопровождают документы или товар;

  • письма-подтверждения – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей;

  • письма-просьбы – излагают просьбу предельно кратко и уважительно, заранее благодарят за усилия;

  • письма-напоминания – содержится напоминание о взятых обязательствах и говорится о мерах, которые будут приняты при невыполнении;

  • письма-извещения – что-то сообщается или утверждается;

  • информационные – информирует о свершившемся факте;

  • письма-приглашения;

  • рекламное письмо – описание рекламируемых товаров и услуг.




  1. Документы по личному составу

Самостоятельную систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Документы по личному составу возникают в результате возмездных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т.д. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы. Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности – специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все взаимоотношения работодателя и работника регулируются Трудовым кодексом, уставом. К документам по труду и кадрам относятся:

1. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрении жалобы и т.д.

2. Резюме – документ предварительного конкурсного отбора претендентов на вакантные должности. Особенностью резюме является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО (полностью), дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, дату составления, подпись. Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раздел «Дополнительные сведения» сообщения типа «люблю животных», «увлекаюсь рыбалкой» и т.п. Этот раздел отражает другие области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д. Резюме – это самореклама. Резюме фиксирует только конкретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу – форма № Т-1, № Т-1а;

4. Личная карточка – форма № Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;

5. Штатное расписание Т-3;

6. Учетная карточка научно-педагогического работника – форма № Т-4;

7. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма № Т-5, Т-5а;

8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма № Т-6, Т-6а;

9. График отпусков – форма Т-7;

10. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) – форма Т-8, Т-8а;

11. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку форма №Т-9, Т-9а;

12. Командировочное удостоверение – форма №Т-10;

13. Приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма №Т-11;

14. Трудовые книжки.


3. Организация документооборота
Документооборот – деятельность по учету документов (получение, обработка, регистрация, хранение, отправка).

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

1. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Первичная обработка заключается в проверке правильности оформления документов. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

3. РЕГИСТРАЦИЯ

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью в журнале или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз.

4. РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ

После регистрации документы передаются руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей.

5. ИСПОЛНЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Формой контроля является составление раз в месяц перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации. На основе анализа устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения).

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ



Документы определенным образом оформляют: сшивают, нумеруют страницы, сдают в архив на определенный срок хранения.


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет