Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы
Мұрағат қоры шегiндегi құжаттарды ұйымдастыру тәртiбi
жүктеу/скачать 0.8 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру тәртiбi
- 5. Құжаттарды есепке алу Ұйым мұрағатының құжаттарын есепке алу тәртiбi
Мұрағат қоры шегiндегi құжаттарды ұйымдастыру тәртiбi 181. Физикалық ерекшеленген құжат немесе өзiндiк мәнi бар құжаттарың жиынтығы – сақтау бiрлiгi мұрағат қоры шегiнде есепке алужәне жiктеу бiрлiгi болып табылады. Iс қағаз жүзiндегi мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгi болып табылады. Iс – ерекше тысқа, бумаға бiрiктiрiлген оқшауланған мұрағаттық құжат (тар). Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бiрлiгi бойынша есепке алынады. 182. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бiрлiгi: 1) киноқұжаттар үшiн – киношығармаға немесе белгiлi бiр оқиғаны түсiруге қатысты сақтау бiрлiгiнiң бөлiгi, бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi; 2) фотоқұжаттар үшiн – мазмұндық жағынан бiрiктiрiлген бiр оқиғаға қатысты сақтау бiрлiгiнiң бөлiгi, бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi; 3) үнқұжаттар үшiн – белгiлi бiр оқиғаға қатысты бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердiң басқа да белгiлерiмен бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi; 4) бейнеқұжаттар үшiн – белгiлi бiр оқиғаға қатысты бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердiң басқа да белгiлерiмен бiрiктiрiлген бiр немесе бiрнеше сақтау бiрлiктерi болып табылады. 183. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының сақтау бiрлiгi: 1) киноқұжаттар үшiн – киноүлдiр орамдарының физикалық ерекшелiктерi; 2) фотоқұжаттар үшiн – кадрдың (негатив, дубль негатив, позитив, слайд (диапозитив)), диафильмдердiң, фотобасылымдардың, фотоальбомдар рулондарының физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштың және көрiнiстiк түсiрiлiмдердiң ерекшелiктерi; 3) фотоқұжаттар үшiн – магниттiк таспа орамының физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштың және дыбыс таспаның физикалық ерекшелiктерi; 4) бейнеқұжаттар үшiн – бейне таспалардың физикалық ерекшелiктерi, дисктi тасығыштардың физикалық ерекшелiктерi болып табылды. 184. Электрондық құжаттардың есепке алу бiрлiктерi ретiнде бiр немесе бiрнеше файлдар жазылған, бiрегей бағдарламалық - ақпараттық нысанды (мәтiн, гипер мәтiн, мультимедиялық нысан, мәлiметтер базасы, мәлiметтер банкi, бiлiм базасы) құрайтын сақтау бiрлiгi немесе сақтау бiрлiктерiнiң кешенi, сонымен қатар, iлеспелiк құжаттама болып табылады. 185. Электрондық құжаттардың сақтау бiрлiгi ретiнде iлеспелi құжаттамамен бiрге тасығыштың физикалық ерекшелiгi (қатты диск, компакт – дискi және басқа да заманауи тасығыштар) қабылданады. 186. Жүйеленген сақтау бiрлiктерi (iстiң) iстiң тiзiмдемесiне енгiзiледi және оларды есепке алуды, iздестiрудi және пайдалануды қамтамасыз ету тәртiбiмен ресiмделедi. Iстер оларды iшкi ұйымдастыру мен iстер тiзiмдемесiнде (тiзiмдемелерiнде) бекiтуге негiз болатын жүйелеу схемасына (iстер номенклатурасына) сәйкес мұрағат қорының шегiнде жүйеленедi. 187. Iстер номенклатурасы бойынша берiлген ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмделерiнiң құрамына енгiзiлген iстер және сақталу мерзiмдерi уақытша (10 жылға дейiн) iстер ұйым мұрағатының қорының шегiнде хронологиялық – құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық) немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық) жiктелудi есепке ала отырып орналастырылады. 188. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеудiң сұлбасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрi толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиi өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады. Жүйелеудiң бұл ссхемасын қолдаған кезде сақтау бiрлiктерi мұрағат қорларына олардың пайда болған (жылдар, кезеңдер бойынша) мерзiмдер бойынша, ал хронологиялық топтың шегiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi бойынша топтастырылады. 189. Жүйелендiрудiң құрылымдық-хронологиялық схемасы бөлiмдерi тұрақты, өзгерiске сирек болған ұйым қорларына қатысты, сонымен қатар, таратылған ұйымдардың сақтау бiрлiктерiн жүйелеуде қолданылады. Бұл жүйенiң схемасы бойынша сақтау бiрлiктерi қор қалыптастырушының құрылымдық бөлiмшелерi бойынша, ал әр құрылымдық топ – сақтау бiрлiгi қалыптасқан уақыт бойынша топтастырылады. 190. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеудiң схемасы құрылымы жиi өзгерген немесе құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады. Сақтау бiрлiктерiн хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейiн қор қалыптастырушының қызметiнiң функциялары бойынша жүргiзiледi. Бұл ретте iстiң топшалары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау және өткiзу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады. Сақтау бiрлiктерiн функционалдық-хронологиялық жүйелеудiң схемасы бойынша жүйелеу алғашқыда қор қалыптастырушылардың функциялары бойынша, содан кейiн хронологиялық белгiлер бойынша топтастырылады. 191. Құрылымдық бөлiмшелерi жоқ мұрағат қорларының сақтау бiрлiктерiн жүйелеу кезiнде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық жүйелеу схемасы: бiрiншi хронология бойынша әр жылдардағы сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi бойынша немесе бiрiншi сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әр түрдiң iшiнде хронология бойынша қолданылады. 192. Сақтау бiрлiктерi жүйелеудiң схемасы бойынша келесi тәртiппен: 1) iс жүргiзумен басталған жылға немесе өндiрiстiк жалғастыру үшiн өзге ұйымдардың (құрылымдық бөлiмшелердiң) келiп түскен сақтау бiрлiктерi; 2) жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты құжаттар олардың құрастырылу уақытына қарамастан олар құрастырылған жылдарға: ұзақ мерзiмдi жоспарлар олардың бастапқы жылдарына, ал есептер осы жылдарға – есептiк кезеңнiң соғы жылдары бар сақтау бiрлiктерiнен; 3) бiр бөлiмшенiң iс жүргiзуiнде басталған және аяқтау үшiн басқа бөлiмге берiлген сақтау бiрлiктерi, олар аяқталған бөлiмшеге жатқызылады (бұл ретте бiрiншi бөлiмшенiң атауы жақшаға алынады және соңғысының атауы жазылады); 4) жыл немесе хронологиялық кезең шегiнде сақтау бiрлiктерi ұйым функцияларының маңыздылығына қарай (немесе құжаттардың түрлерi мен әр түрлiлiгiнiң маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша) орналастырылады; 5) жеке iстер болып табылатын сақтау бiрлiктерi қызметкерлердiң жұмыстан босатылған жылдары және тегiнiң әлiпбилiк тәртiбiмен жүйелеу арқылы топтастырылады. 193. Жүйелеудiң соңғы сатыларында сақтау бiрлiктерi, олардың маңыздылығы немесе хронологиялары бойынша орналастырылады. 194. Электрондық құжаттар ақпаратты тасығыштар: (магниттiк таспалар, лазерлiк және қатты дискiлер, компакт-дискiлер, дискеталар) түрлерiне, түрлердiң iшiнде ақпаратты ұсыну түрiне және одан әрi жазылған ақпараттардың сипаттамалары бойынша жүйеленедi. 195. Бiрiктiрiлген мұрағат қорында сақтау бiрлiктерi қор қалыптастырушының маңыздылығы, олар пайда болу хронологиясы, әлiпбилiк атаулар бойынша орналастырылады. Бiрiктiрiлген мұрағаттың құрамына енгiзiлген әр қордың шегiнде, жүйелеудiң әр түрлi сұлбасы қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметiнiң сипаттамасынан, олардың құжаттарының құрамы мен көлемiне қарай анықталады. Бiртектi ұйымдардың мұрағат қорлары үшiн жүйелеудiң ортақ сұлбасы қолданылады. 196. Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағы қолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актiлер, сот органдарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқа бөлiнедi және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленедi. 197. Мұрағат қорының iшiнде ғылыми-техникалық құжаттама түрлерiне қарай (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттiк құжаттама) орналастырылады. 198. Жобалық құжаттама пәндiк-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жiктелу белгiлерi бойынша орналастырылады. Жобалық құжаттама: 1)тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша; 2) өнеркәсiптiк құрылыс бойынша; 3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша; 4) энергетикалық және су шаруашылығының құрылыс бойынша; 5) көлiктiк құрылыс бойынша бөлiнедi. Әр топ кiшi топтарға жүйелене алады. Жобалық кезеңнiң құжаттары, жобалауды қабылдаған бiр iздiлiк бойынша орналастырылады. Үлгiлiк жобалар сериялық нөмiрлер бойынша орналастырылады. 199. Конструкторлық құжаттама әзiрлеу түрiне, хронологиялық немесе нақты әзiрлемелердiң нөмiрлерi бойынша, әзiрлеме iшiнде – ерекшелiктерiне байланысты орналастырылады. Түрлендiрiлген бұйымдардың конструкторлық құжаттамалары барлық негiзге немесе түрлендiру бар бұйымдардың құжаттамаларының соңында орналастырылады. Бұйымды сынау бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жыл шегiнде – техниканың бағыттылығы мен тiркелу нөмiрлерiне қарай орналастырылады. 200. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленедi. 201. Ғылыми-зерттеулiк құжаттама хронологиялық қағидамен, жыл шегiнде – тақырыптардың нөмiрлерi, мүлiктiк нөмiрлерi, мемлекеттiк тiркеу кезiнде берiлген нөмiрлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, әзiрлеушi – автордың (жауапты орындаушының) атаулық немесе тегi бойынша әлiпбилiк, құрылымдық белгiлер бойынша орналастырылады. Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындау бойынша есептер жеке жүйеленедi. 202. Патенттiк – лицензиялық құжаттама келесi түрлер: 1) өнеркәсiптiк меншiк нысандары (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсiптiк үлгiлер, өсiмдiк түрлерi, тауар белгiлерi, қызмет көрсету белгiлерi); 2) күзеттiк құжат (патент, куәлiк) бойынша орналастырылады. Әр түрдiң шегiнде – күзеттiк құжаттарды беру туралы шешiм қабылданған патенттер мен куәлiктердiң нөмiрлерi; өтiнiштердiң нөмiрлерi және күзеттiк құжаты беруден бас тарту туралы өтiнiштердiң нөмiрлерi бойынша. 203. Киноқұжаттар мен видеоқұжаттар: 1) түрлерiне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер; 2) фильмдердiң, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино - теле сюжеттердiң өндiрiстiк нөмiрлерi бойынша; 3) есепке алу бiрлiктерiне (толықтыру); 4) түстi (түрлi-түстi, ақ-қара); 5) үлдiрдiң пiшiнi (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленедi. Сақтау бiрлiктерi кешендi элементтер бойынша, ал олардың iшiнде – киноқұжат бөлiмiнiң реттiк нөмiрi бойынша орналастырылады. Киноқұжаттың кешенi бiр фильмдерге, арнайы шығарылымдарға, киножурналдарға, жеке кино- және телесюжеттерге қатысты түпнұсқалармен көшiрмелерден тұрады. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттардың кейбiр түрлерiне жеке тiзiмдеме құрастырылады. 204. Фотоқұжаттар мына түрлер: 1) әр түстi негативтер (түрлi-түстi немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгiленген көлемдерi (2 саны 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см) көлемдегi негативтерге сәйкес келедi) бойынша жүйеленедi. Көлемi кiшi, 6-8 көлемдi негативтердi жүйелеу кезiнде оларды бiр топқа бiрiктiруге рұқсат етiледi. 2) әр түстi слайдтар (диапозитивтер); 3) позитивтер, фото басылымдар; 4) фотоальбомдар; 5) диафильмдер; 6) «Э» әрпiмен белгiленетiн электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштардағы фотоқұжаттар). Фотоқұжаттардың кейбiр түрлерiне жеке тiзiмдеме құрастырылады. Фоноқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлерi – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттiк, лазерлiк болып жүйеленедi. Белгiлi бiр жазба түрiнiң фоноқұжаттына жеке тiзiмдеме құрастырылады. Үнқұжаттың iшкi түрлерi сақтау бiрлiктерiне және толықтырулары бойынша орналастырылады. Есепке алу бiрлiктерiнiң iшiндегi сақтау бiрлiктерi сыртында бейнеленген өндiрiстiк нөмiрдiң тәртiбi, ал кешеннiң iшiнде мына бiр iздiлiкпен: түпнұсқа, көшiме бойынша орналастырылады. Үнқұжаттардың кешенi белгiлi бiр есепке алу бiрлiгiне қатысты түпнұсқа мен көшiрмеден тұрады. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру тәртiбi 206. Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттары белгiленген (шарттық) мерзiмдерi өткеннен кейiн ұйым күшi мен қаражаты есебiмен мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырылуы тиiс. 207. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлi (қағаздағы) және электрондық тасығыштағы құжаттардың уақытша сақтау мерзiмдерiнiң шегi: 1) Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгiнiң, Қазақстан Республикасы Парламентi Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламентi Мәжiлiсi аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрi Кеңсесiнiң, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесiнiң, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкiнiң, Қазақстан Республикасы министрлiктерiнiң, Қазақстан Республикасы агенттiктерiнiң, Қазақстан Республикасы министрлiктер комитеттерiнiң құжаттары – 15 жыл; 2) Қазақстан Республикасы министрлiктерiнiң, Қазақстан Республикасы агенттiктерiнiң, Қазақстан Республикасы министрлiктерi комитеттерiнiң аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл; 3) акциялардың бақылау пакетi мемлекет меншiгiне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегi басқа да мемлекеттiк заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 4) облыстардың (республикалық мәнi бар қалалардың, астананың) жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының құжаттары – 10 жыл; 5) облыстық (республикалық мәнi бар қалалық, астаналық) деңгейдегi мемлекеттiк ұйымдардың құжаттары – 10 жыл; 6) қалалардың (аудандардың) жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының құжаттары – 5 жыл; 7) қалалық және аудандық деңгейдегi мемлекеттiк заңды тұлғалардың құжаттары - 5 жыл; 8) азаматтық хал актiлерiнiң жазбалары, шаруашылық кiтаптар, азаматтарды тiркеу кiтаптары, нотариалдық iстердiң жазбалары, жылжымайтын мүлiк жөнiндегi орталықтар мен сот iстерiнiң құжаттары – 75 жыл; 9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттiк-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 10) тәжiрибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 11) күрделi құрылыс жөнiндегi жобалық құжаттама – 20 жыл; 12) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 13) геодезия құжаттамасы – 25 жыл; 14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл 15) дыбыстық бейнелiк құжаттама – 3 жыл болып белгiленедi. 208. Ұйымның жеке мұрағаттарындағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлi (қағаздағы) және электрондық ақпарат тасығыштарындағы құжаттардың сақтау мерзiмдерi «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес құжаттардың меншiк иесi мен уәкiлеттi органы немесе ұйым мұрағатының орналасқан орнына байланысты, облыстың (республикалық мәнi бар қалалардың, астананың) жергiлiктi атқарушы органдары арасында жасалған шарттарда көрсетiледi. 209. Құжаттарды тапсыру тұрақты сақталатын iстердiң (құжаттардың) тiзiмдемесi негiзiнде мемлекеттiк мұрағатпен келiсе отырып, ұйым басшысы бекiткен кестеге сәйкес жүзеге асырылады. 210. Тiзiмдеменiң қорытынды жазбасында көрсетiлген сақтау бiрлiктерiнiң саны мен олардың нақты саны арасында айырмашылықтар шықса, тiзiмдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда iс жүзiнде тапсырылғандарының саны мен жоқ сақтау бiрлiктерiнiң нөмiрi көрсетiледi. 211. Iстердi тапсыру қабылдап алу актiсiмен ресiмделедi. Актiге тiркелетiн анықтамада iздестiрудiң шаралары көрсетiле отырып, жоқ iстердiң (құжаттардың) нөмiрлерi, олардың жоқ болу себептерi жазылады. 212. Iздестiру нәтиже бермей, табылмаған iстерге (құжаттарға) жоғалғандығы туралы актi жасалып, оны ұйым басшысы бекiтедi. 213. Басқарушылық және ғылыми-техникалық құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған көшiрмелерiмен, дыбыстық-бейнелiк құжаттама - көшiрмелерiмен ауыстырылады. 214. Басқарушылық құжаттардан «Қызмет бабында пайдалану үшiн» деген белгi Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51қбпү қаулысымен бекiтiлген Мемлекеттiк органдар жұмысының ережелерiне сәйкес ұйымның ОСК (СК) шешiмi негiзiнде алынады. 215. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттiк сақтауға тiзiмдеменiң нөмiрi мен атауы, iлеспе құжаттаманың құрамына енетiн құжаттар, тасығыштардың түрлерi көрсетiлген iлеспе хатпен тапсырылады. 216. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттiк мұрағатқа тапсырған кезде: 1) тапсырылатын құжаттардың толық жинағы; 2) iлеспе құжаттаманың толық жинағы және дұрыстығы; 3) тасығыштардың физикалық және техникалық жай-күйi; 4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлiк бағдарламалардың бар-жоғы; 5) мемлекеттiк мұрағаттың бағдарламалық құрылғыларымен жаңғыртудың (көшiрме түсiрудiң) бақылау сипаттамасы тексерiледi. 217. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттiк мұрағатта бақылау сипаттамасын жүргiзу және тексеру үшiн пайдаланатын бағдарламалық құрылғылар сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттiк мұрағаттың қызметкерлерi тапсырушы ұйымның өкiлiн қатыстыра отырып өздерiнiң бағдарламалық құрылғыларымен қайтадан бақылау сипаттамасын әзiрлейдi. Осы бақылау сипаттама электрондық құжаттарды қабылдап алу актiсiнде көрсетiледi. Iлеспе құжаттама дұрыс жасалмаған жағдайда электрондық құжаттарымен тасығыштар және iлеспе құжаттама қайта өңдеу үшiн ұйымға қайтарылады. 5. Құжаттарды есепке алу Ұйым мұрағатының құжаттарын есепке алу тәртiбi 218. Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу – мұрағаттық құжаттардың есепке алу бiрлiктерiндегi саны мен құрамын анықтау және әрбiр есепке алу бiрлiгiн белгiлi бiр кешенге және оларды есептiк құжаттардағы жалпы санына жатқызуды белгiлеу. Есептiк құжаттар белгiленген нысанда мұрағаттық құжаттардың келiп түсуiн, шығуын, санын, құрамын және жай-күйiн есепке алу бiрлiгiнде жазатын құжаттар кешенi болып табылады. Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу оларды сақтауды және олардың бар-жоғын бақылауды қамтамасыз етудiң бiрден-бiр құралы болып табылады. 219. Мұрағаттағы сақтауда тұрған барлық, соның iшiнде өңделмеген және бұл мұрағатқа жатпайтын құжаттар да есепке алынуы тиiс. Ұйым мұрағатының, мұрағат iсi саласындағы уәкiлеттi орган белгiлеген тәртiппен сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алуды жүзеге асырады және есептiк мәлiметтi тиiстi мұрағаттық мекемеге жiбередi. 220. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (есепке алу бiрлiктерiне, сақтау бiрлiктерiне), мұрағаттық шифрдiң бiр бөлiгi болып табылатын, нөмiрлер беру арқылы жүргiзiледi. Мұрағаттық шифр – сақтау бiрлiгiнiң әрқайсысын есепке алу және сәйкестендiру мақсатында белгiлеу. Мұрағаттық шифр: мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына алғаш рет келiп түскен құжаттарын ресiмдегеннен кейiн мемлекеттiк мұрағат беретiн мұрағаттық қор, тiзiмдеме, сақтау бiрлiгiнiң нөмiрлерiнен тұрады. 221. Құжаттарды есепке алудың негiзгi бiрлiгi ақпарат тасығыштардың түрiне, әдiсiне және нығайту техникасына қарамастан: 1) мұрағаттық қор, мұрағаттық коллекция; 2) сақтау бiрлiгi болып табылады. 222. Ұйым мұрағатында құжаттарды есепке алу: 1) бiрыңғай есепке алу бiрлiгiн қолдана отырып орталықтандыру; 2) мұрағаттық құжаттарымен жұмыс жасаудың барлық сатысында оларды есепке алудың сабақтастығын сақтауға негiзделген бiрыңғайлау; 3) есепке алу құжаттарына дер уақытында және жедел өзгерiстер енгiзу немесе жаңа есепке алу құжаттарын құрастыруды қамтамасыз ететiн динамикалық 4) есепке алудың толықтығы және шүбәсiздiгi негiздерiн сақтау арқылы жасалады. 223. Iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесiнен басқа есептiк құжаттар қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берiлмейдi. Барлық есептiк құжаттар мұрағат қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады. 224. Негiзгi есептiк құжаттардағы әрбiр жазбаның негiзi ұйым мұрағатындағы құжаттардың келiп түсуi, басқа ұйым мұрағатына немесе мемлекеттiк мұрағатқа тапсыруға байланысты ұйым мұрағатынан құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлiнуi, iздестiру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлiнуi болып табылады. 225. Негiзгi есептiк құжаттар: 1) осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес ұйым мұрағатына келiп түскен және шыққан әрбiр құжатты, сондай-ақ уақытша сақтауға келiп түскен және белгiлi бiр хронологиялық уақытта шығарылған құжаттардың саны мен құрамын есепке алу, олардың жай-күйiн жазбалауға арналған келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы; 2) осы Қағидаларға 3-11-қосымшаларға сәйкес сақтау бiрлiктердi жекелеп және жиынтық түрде есепке алу, оларды жүйелеудiң тәртiбiн бекiту, атаулары осы тiзiмдемеге енгiзiлген құжаттардың құрамы мен көлемiндегi өзгерiстердi есептеу үшiн жасалған iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесi; Iстер, құжаттар тiзiмдемесi тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы iстер мен жеке құрам бойынша iстердi есепке алудың бастапқы есептiк құжаты болып табылады. Қандай да болмасын аяқталған тiзiмдеменiң барлық iстерi шығарылса да оның нөмiрi басқа тiзiмдемеге берiлмейдi. «Ескерту» бағанында әрбiр шығарылған сақтау бiрлiгiнiң (есепке алу бiрлiгiнiң) тұсына «Шығарылған» деген белгi қойылады. Жекелеп есепке алу әрбiр iске (сақтау бiрлiгiне) жеке нөмiр беру жолымен жүзеге асырылады. Тiзiмдемелердегi iстердi, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тiзiмдемеге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бiрлiктерiнiң саны (цифрмен және жақшаның iшiнде жазумен), жиынтық тiзiмдеме бойынша сақтау бiрлiгiнiң бiрiншi және соңғы нөмiрлерi көрсетiледi. Қорытынды жазбада есепке алынбаған нөмiрлерi, литерлiк нөмiрлерiмен сақтау бiрлiктерi, шығарылған сақтау бiрлiктерi бар болса ескертiледi. Жылдық бөлiмдерден тұратын аяқталған iстер, құжаттар тiзiмдемесiнiң барлығына ортақ жалпы қорытынды жазба жасалады. Iстердiң шығарылуына, келiп түсуiне, бiрiктiрiлуiне немесе бөлiнуiне байланысты тiзiмдемедегi iстер, құжаттар көлемiнiң әрбiр өзгерiсi тiзiмдемеге жасалған қорытынды жазбада тиiстi құжаттар негiзiнде көрсетiледi. Ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер, құжаттар тiзiмдемесi тиiстi iстердiң жиынтық тiзiмдемесiн құрастырғанға дейiн есептiк құжат есебiнде пайдаланылады, тiзiмдемеге енген жылдардың iстерi мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейiн қор iстерiнде сақталады. 3) осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес iстердегi парақтар санын есепке алу үшiн жасалатын iстiң куәландырма парағы; 4) осы Қағидаларға 27-30-қосымшаларға сәйкес ұйым мұрағатының паспорты; 5) қор жасаушы мен қор тарихы жөнiндегi құжаттар кешенi қор iсi болып табылады. Қор iсi әрбiр мұрағаттық қорға жасалады. Ұйым мұрағатында қағаз және/немесе электрондық тасығыштарда жүргiзуге болатын қосымша есептiк құжаттар жасауға құқылы. 226. Келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы мұрағаттық қорлар және iстер құрамы мен көлемiндегi күнделiктi және қорытынды (әрбiр жылдың 1 қаңтарына) өзгерiстердi есепке алуға арналған. Келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабы ұйым мұрағатының паспортын толтырғанда негiз болады. Әрбiр келiп түскен немесе шыққан құжаттарға дербес реттiк нөмiр қойылады. Егер құжаттар бiрнеше мұрағаттық қорлардан келiп түссе, онда деректер әрбiр мұрағаттық қор (мұрағаттық қордың атауы, бар болса оның нөмiрi және тағы басқалары) бойынша сол реттiк нөмiрмен жаңа жолдан жазылады. Жыл сайынғы келiп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кiтабында жыл бойы келiп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады. 227. Қор iсi әрбiр мұрағаттық қорға жасалады. Оған қор жасаушы-ұйымның тарихын айқындайтын және оның мұрағаттық қорының құжаттары енгiзiледi: 1) тарихи анықтама; 2) мұрағаттық қорды жүйелеу схемасы; 3) тексерiс парағы; 4) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмдемесi (тiзiмдемеге енген жылдардың iстерi мемлекеттiк мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейiн); 5) тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға iстердi, құжаттарды тапсыру актiсi; 6) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт; 7) табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасы; 8) iстердiң толықтығы мен жай-күйiне тексеру жүргiзгенi туралы актi және мұрағаттық қордың құрамы мен көлемiндегi өзгерiстердi белгiлейтiн басқа да құжаттар ұйым мұрағатының барлық есептiк құжаттарына өзгерiс енгiзу туралы белгiмен ғана қор iсiне енгiзiледi. Актiлер мұрағаттық қор шегiнде актiлердiң түрi бойынша жалпы тәртiппен нөмiрленедi. Мұрағаттық қор iстерiндегi барлық құжаттар хронологиялық ретiмен орналастырылады. Қор iстерiнiң құжаттарына iшкi тiзiмдеме жасалады, iс парақтары нөмiрленедi, қор iсiне куәландырма жазба толтырылады. Қордың толықтырылу шамасына қарай куәландырма жазбасы мен iшкi тiзiмдеме қайта жасалады. Әрбiр қор iсiне тиiстi мұрағаттық қордың нөмiрi қойылады. 228. Ұйым мұрағатының паспорты жыл сайын жасалады және одан әрi Ұлттық мұрағат қоры және оны толықтыру көздерi құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталогына) (бұдан әрi - Жинақ) мәлiметтердi енгiзу үшiн үш жылда бiр рет тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тапсырады. Мәлiметтердi Жинаққа енгiзу «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңында көзделген. жүктеу/скачать 0.8 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|