Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы
Ұйым мұрағатының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртiбi
жүктеу/скачать 0.8 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Пайдаланушылардың өтiнiштерiн орындау тәртiбi
- Iстердi оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртiбi
Ұйым мұрағатының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртiбi 310. Мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты мұрағаттық құжаттар мен ақпаратты тиiмдi iздестiру үшiн арналған электрондық анықтамалықтардың кешенi iспеттес (құжаттарды жазбалаудың деректер базасы). 311. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты ұйымның ағымдағы iс жүргiзуiнде, соның iшiнде электрондық тiркеу-бақылау картотекалары мен электрондық iстер номенклатурасы сияқты оның элементтерiнде жасалатын ақпараттық-iздестiру жүйесiне негiзделедi. Электрондық тiркеу-бақылау карточкаларының негiзгi өрiсi: авторы (хат алмасушы), құжат түрiнiң атауы, құжаттың уақыты, әрiп саны, тақырыбы (қысқаша мазмұны), қарар, орындалу мерзiмi, орындалғаны туралы белгi болып табылады. Құжат туралы ақпарат iздестiру бiр өрiсi бойынша да, өрiстердi қисындастыру бойынша да жүзеге асырылуы мүмкiн. 312. «Номенклатура бойынша iстер нөмiрi» тiркеу-бақылау карточкаларының өрiсi құжат деңгейiндегi ақпаратты iздестiруден iстер деңгейiндегi iздестiруге өткен кездегi байланыстырушы iздестiру деректерi болып табылады. Автоматтандырылған режiмде iстердiң электрондық номенклатурасы болған жағдайда iстегi құжаттарды есептен шығару және iстерден құжаттарды алу жүзеге асырылады. Егер пайдаланушы ақпаратты iстер номенклатурасы бойынша iздеудi жүзеге асыратын болса, ал оған нақты бiр құжатқа өту үшiн, онда iстерге енетiн құжаттардың тiзбесi автоматты түрде жасалуы мүмкiн. Iстер номенклатурасының негiзгi iздестiру деректемелерi: iстiң әрiп саны, iстiң (томның, бөлiмнiң) тақырыбы, iстiң (томның, бөлiмнiң) саны, тiзбе бойынша сақтау мерзiмi мен тармағы болып табылады. 313. Автоматтандырылған режимдегi iстердiң электрондық номенклатурасы негiзiнде iстер тiзiмдемесiн қалыптастыру жүзеге асырылады. Бұндай жағдайда ақпаратты iрiктеу үшiн құжаттардың (тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары), уақытша (10 жылға дейiнгi қоса алғанда) сақтау) сақтау мерзiмдерi «сүзгi» болып табылады. 314. Iстердiң электрондық тiзiмдемесiнде iс деңгейiндегi ақпаратты сипаттау деректемелерi болады. Сипаттаудың мiндеттi деректемелерi: 1) жазбаның (iстiң нөмiрi) реттiк нөмiрi; 2) iстiң индексi; 3) iстiң тақырыбы; 4) түпнұсқалығына (көшiрмесiне) нұсқау; 5) құжаттардың соңғы күндерi; 6) iстегi парақтар саны; 7) құжаттар аннотациясы болып табылады. Электрондық тiзiмдеменiң жиынтығы мұрағаттық қор жөнiнде тұтастай ақпарат бередi. 315. Электрондық тiркеу-бақылау карточкалары автоматтандырылған каталог жасау үшiн негiз болып табылады. Егер кәдiмгi ғылыми-анықтамалық аппаратта каталогтар түрлерi мен әртүрлiлiгi (жүйелi, тақырыптық, атаулы, ұйымның және басқалардың тарихы бойынша) бiр-бiрiмен сiлтеме жүйесiмен байланысса, автоматтандырылған режiмде құжат немесе iс деңгейiнде жазбасы бар бiр электрондық каталог қалыптасады. Каталог тақырыптарды, географиялық атауларды, қызметкерлердi және тағы басқаларды айқындайтын негiзгi сөздермен жабдықталады. Каталогте қарастырылған жiктеудiң сұлбасы құжатты бiр немесе бiрнеше айдарға жатқызуға мүмкiндiк бередi. Жiктеу сұлбасы бойынша ақпарат iздестiру электрондық каталогтi жүйелеу каталогi, географиялық атауы бойынша каталогтi географиялық каталогi және тағы сол сияқты (ретiнде) пайдалануға болады. 316. Ұйымда құжаттарды тiркеудiң автоматтандырылған жүйесi болмаған жағдайда басқару, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжат деңгейiнде жазбалаудың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады. Электрондық каталогта жазбалаудың негiзгi деректемелерi: 1) индексi, айдары, айдаршасы; 2) оқиғаның уақыты, оқиғаның орны; 3) мазмұны; 4) мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмiрi; 5) iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң нөмiрi; 6) iстiң (құжаттың) нөмiрi, парақтың нөмiрi болып табылады. Мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмiрi, iстер (құжаттар) тiзiмдемесiнiң нөмiрi, iстiң нөмiрi, парақтың нөмiрi деректемелерiнiң есепке алу сипаттамасы бар және олар есепке алудың автоматтандырылған жүйесiнен өзгеруi мүмкiн. 317. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат кәдiмгi ғылыми-анықтамалық аппаратпен салыстырғанда мұрағаттық құжаттарды жедел және жан-жақты iздестiрудегi мүмкiндiгi өте ауқымды. Ғылыми-анықтамалық аппарат функциясы ақпаратты iздестiру рәсiмiнiң көмегiмен атқарылатын, iздестiру нәтижесi экранда немесе файлдар түрiнде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтiнiн қалыптастыру болады. Жүйеге, нысананы жазбалауды сипаттайтын негiзгi сөздер, жазбалау процесiнде немесе оны аяқтағаннан кейiн енгiзiледi. Негiзгi сөздер пайдаланушыларға мұрағаттық қор, iстер тiзiмдемесi, iс, құжат деңгейiндегi ақпаратты жедел iздестiруге мүмкiндiк бередi. Материалдардың толық мәтiнiн (мұрағаттық құжаттарды, журнал мақалаларын, заң актiлерiн) қамтитын толық мәтiндi деректер базасы бойынша ақпарат iздеу ең алдымен пайдаланушылардың рефератқа (кiрiспеге) және қажет болған жағдайда тиiстi мәтiнге ауыса отырып құжат тақырыбының бөлiмдерiне назар аударуын қарастырады. Пайдаланушыларға, қажет болған жағдайда, құжаттың толық мәтiнiнiң көшiрмесiн жедел түрде алу мүмкiндiгi берiледi. Толық мәтiндi құжат бойынша ақпарат iздеу дереккөздiктiң баспалық нұсқасынан немесе жiктелу әрiп саны бойынша, сондай-ақ құжат мәтiнiнен кәдiмгi тiлдегi сөздер бойынша таңдалатын дескриптормен жүзеге асырылуы мүмкiн. 318. Тұрақты сақтауға жататын құжаттар, мұрағатқа автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратпен бiрге тапсырылады. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында мiндеттi деректемелердiң болуы және осы деректемелер бойынша электрондық пiшiнде ақпарат беру ұйым мұрағатының деректер базасы мен мемлекеттiк мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының сәйкес келуiн қамтамасыз етедi. Пайдаланушылардың өтiнiштерiн орындау тәртiбi 319. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткiзудiң санаты бойынша ашық және қол жеткiзуi шектеулi болып бөлiнедi. 320. Мұрағат пайдаланушыларға ашық мұрағаттық құжаттарды, сондай-ақ оларға анықтамалық-iздестiру құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кiтапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымдарын берудi/ұсынады. Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншiкте тұрған мұрағаттық құжаттардың меншiк иесiнiң немесе иесiнiң өкiмiне сәйкес қол жеткiзуi шектелмесе, барлық мұрағаттық құжаттар ашық болып табылады. 321. Қол жеткiзуi шектелген мұрағаттық құжаттарға: 1) мемлекеттiк құпиядан немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын құпия сырдан тұратын мәлiметi бар мұрағаттық құжаттар; 2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмiрi туралы мәлiметтерi, сондай-ақ оның қауiпсiздiгiне қатер тудыратын мәлiмет бар мұрағаттық құжаттар; 3) меншiк иесi немесе иесi құжаттарын мұрағатқа тапсырған кезде оларға қол жеткiзуi мен оларды пайдалану шарттарын белгiленген, мұрағаттық құжаттар жатады. Пайдаланушылардың бұндай құжаттарға, деректер базасына қол жеткiзуi және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген шектеулердi және мұрағаттық құжаттардың меншiк иесi немесе иесi оларды мұрағатқа тапсырған кезде қойған шарттарын ескере отырып жүзеге асырылады. Қол жеткiзуi шектелген мұрағаттық құжаттарға физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз деп танылған құжаттар да жатады. Пайдаланушылардың көрсетiлген құжаттарға қол жеткiзуi, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады. 322. Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген немесе ақпараттық қызмет көрсету бойынша мұрағаттың пайдаланушыларымен жасалған шартында ескертiлген жағдайлардан басқа, ұйым мұрағаты пайдаланушыларға өзiндiк iздестiру нәтижесiнде алынған немесе ұйым мұрағаты көрсеткен қызметi ретiнде берiлген ақпаратты пайдалануға шек қоюына немесе шарт белгiлеуiне болмайды. 323. Ұйым мұрағатының құжаттарын пайдаланудың негiзгi нысаны: 1) пайдаланушыларды өтiнiштерi бойынша, сондай-ақ ұйым мұрағатында мынадай немесе басқадай құжаттардың бары және олардың мазмұны туралы бастамашылық тәртiпте хабардар ету. Пайдаланушыларды бастамашылық хабардар етудi оларға тиiстi ақпараттарды хат, құжаттардың тiзбесi және шолу және тағы сол сияқты түрде жiберу жолымен жүзеге асырылады. 2) ұйым мұрағатының оқу залында жұмыс жасау үшiн құжаттар беру; 3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану; 4) ақпараттық iс-шаралар дайындау: көрме, конференциялар және басқа да iс-шаралар; 5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады. 324. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету бойынша жұмысындағы мұрағаттың негiзгi құжаттары: 1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттық құжаттар негiзiнде құрастырылған, заңды күшi бар және өтiнiшi бойынша құжатты ақпаратымен, мұрағаттық шифрiн және сол мұрағаттық құжаттарды сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып ұйымның хат бланкiсiнде дайындалған құжат; 2) мұрағаттық көшiрме – мұрағаттық шифрiн және сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып, белгiленген тәртiппен куәландырылған, мұрағаттық құжат мәтiнiн дәл түсiрген көшiрме; 3) мұрағаттық үзiндi – белгiлi бiр фактiге, оқиғаға, тұлғаға қатысты мұрағаттық құжат мәтiнiнiң бөлiгiн дәлме-дәл түсiрген, мұрағаттық шифрiн және сақтау бiрлiгiнiң парақтар нөмiрiн көрсете отырып, ұйым мұрағатының хат бланкiсiнде жазылған құжат; 4) бастамашылық хат–белгiленген мәселе, тақырып бойынша мұрағаттың сақтауындағы құжаттар туралы ақпараты бар пайдаланушылардың өтiнiшi немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша ұйымның хат бланкiсiнде дайындалған хат; 5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тiзбесi–пайдаланушылардың өтiнiшi бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша, уақыты мен мұрағаттық шифрiн көрсете отырып жасалған, белгiлi бiр тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi тақырыптарының қысқаша жүйеленген немесе мазмұндалған тiзбесi; 6) мұрағаттық құжаттар көшiрмелерiн тақырыптық iрiктеу-пайдаланушылардың өтiнiшi бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша дайындалған, белгiленген тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар көшiрмесiнiң жүйеленген толық жинағы немесе олардың бөлiгi; 7) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық шолуы болып табылады. 325. Мұрағатқа келiп түсетiн сұранымдар былайша бөлiнедi: 1) нақты мәселелер, тақырып, оқиға, фактi (тақырыптық сұраным) бойынша ақпарат беру туралы сұранымға; Тақырыптық сұранымдардың әртүрлiлiгi, нақты тұлғаның өмiрi мен қызметiн зерделеу үшiн қажеттi мәлiметтi анықтайтын өмiрбаяндық сұраным болып табылады; 2) екi немесе одан да көп тұлғалардың туыстық, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегiн (тектану сұранымы) анықтау үшiн қажет ақпарат алу жөнiндегi сұранымға; 3) әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұранымға. Оған жұмыс өтiлi мен жалақы мөлшерiн растау, жасы, отбасының құрамы, бiлiмi, марапатталғаны, зейнетақы жарнасы мен әлеуметтiк аударылымын, ғылыми дәрежесi мен атағы туралы, сәтсiз оқиғаға ұшырағаны, емделуде, қоныс аударуға, қуғын-сүргiнде болғаны, ақталғаны, әскери бөлiмдер мен түзетулерде, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айырылу орынында болғаны, азаматтық хал актiлерi туралы сұранымдар жатады. 326. Пайдаланушылардың сұранымын ұйым мұрағаты, сұранымда заңды тұлғаның атауы (азаматтар үшiн – тегi, аты және әкесiнiң аты), пайдаланушының пошта және/немесе электрондық мекен-жайы, сұралған ақпараттың тақырыбы (мәселе), хронологиясы көрсетiлген жағдайда қарайды және орындайды. Сұранымға өтiнiш иесi қол қояды. Азаматтар сұранымы тегi, мекенжайы және өтiнiш бiлдiрушiлердiң қойған қолы болмаса, ол бүркемелi болып есептеледi және қарауға жатпайды. 327. Ұйым мұрағатында сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұраным тiркелген сәттен бастап 3 күнтiзбе iшiнде пайдаланушыны хабардар ете отырып немесе пайдаланушыға тиiстi ұсыным жасай отырып, қажеттi мұрағаттық құжаттар сақталатын мемлекеттiк мұрағатқа немесе ұйымға жiберiледi. 328. Мұрағатқа пайдаланушының электрондық поштасы және/немесе пошталық мекен-жайы көрсетiлген интернет-өтiнiшi (сұраным) түскен кезде, оған өтiнiшiнiң (сұранымының) қарауға қабылданғаны туралы немесе қарауға жатпайтынын дәлелдейтiн хабарлама жiберiледi. Қарауға қабылданған өтiнiш (сұраным) басылып шығарылады және одан әрi қарай онымен жұмыс белгiленген тәртiп бойынша жүредi. 329. Мемлекеттiк органның, жергiлiктi атқару органының, сот органының өз функцияларын атқаруымен байланысты тақырыптық сұранымдарын мұрағат заңнамада белгiленген тәртiп бойынша бiрiншi кезекте немесе олармен келiсiлген мерзiмде қарайды. Осы сияқты сұранымдар ақысыз негiзде жүзеге асырылады. 330. Мұрағат ереже бойынша тақырыптық, соның iшiнде азаматтардың және өзге ұйымдардың тектану бойынша құжаттар анықтау сұранымымен айналыспайды. Азаматтар мен ұйымдарға олар сұраған мәселелерi бойынша құжаты бар қордың орны туралы мәлiметтi хабарлайды және құжаттармен танысудың тәртiбiн түсiндiредi. Осындай сұранымдар Қазақстан Республикасының нормативтiк құқықтық актiлерiне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртiбiмен жүргiзiлуi мүмкiн. 331. Мұрағат әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұранымды Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» Заңда белгiленген мерзiмде ақысыз орындайды және пайдаланушыға мұрағаттық анықтама, мұрағаттық көшiрме және мұрағаттық үзiндi нысанында жауабы берiледi. 332. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзiндi ақпараттық құжаттың атауын «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗIНДI» деп белгiлей отырып ортақ бланкiде жасалады. 333. Мұрағаттық анықтамадағы мәтiн осы қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжат түрлерiн және олардың уақытын көрсете отырып оқиғасы хронологиялық ретпен берiледi. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттарды сандық форматқа ауыстыруға рұқсат етiледi. 334. Сұранымда баяндалған мәлiметтермен мұрағаттық құжаттардың жекеленген деректерi сәйкес келмеуi, егер де басқа барлық мәлiметтердiң сәйкестiгi мұрағаттық құжаттардағы айтылған тұлғалар немесе фактiлердiң растығына шүбә келтiрмесе, оларды мұрағаттық анықтамаға енгiзуге кедергi болмайды. Бұл деректер, мұрағаттық анықтамаға, мұрағаттық құжаттарда қалай баяндалса солай түсiрiледi, ал алшақтығы, сәйкес келмеуi және атауының дәл келмеуi, аты, әкесiнiң аты, аты-жөнi берiлмеуi немесе бiрiнiң болуы жөнiнде анықтаманың мәтiнiнде жақша iшiнде түсiндiрiледi. («Құжатта солай», «Түпнұсқаның мәтiнiнде солай»). 335. Мұрағаттық анықтаманың мәтiнi бойынша ескертпеде түсiнiксiз жазылған, автордың түзеткенi, түпнұсқа мәтiнiнiң бүлiнуi салдарынан оқуға жарамайтын орындары («Түпнұсқаның мәтiнiнде осылай», «Мәтiнде түсiнiксiз») деп ескертiледi. Мұрағаттық құжаттар мазмұны бойынша негiзделiп жасалған мұрағаттық анықтаманың мәтiнiн орындаушының өзгертуiне, дұрыстауына, түсiнiктеме беруiне, жеке тұжырымын жасауына рұқсат етiлмейдi. 336. Мұрағаттық анықтаманың соңына мұрағаттық анықтаманы жасауда пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгiнiң, баспа басылымдарының мұрағаттық шифрi мен парақтар саны қойылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтiнiне әрбiр фактiнi немесе оқиғаны баяндағаннан кейiн бiрден мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрларын және парақтар нөмiрiн қоюға болады. 337. Көлемi бiр парақтан асатын мұрағаттық анықтамаға парақтар тiгiледi, нөмiрленедi және ұйымның мөрi қойылады. 338. Мұрағаттық анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ұйымның мөрiмен куәландырылады. Ондағы көрсетiлген мәлiметтер толық болмаған жағдайда, оның себебi көрсетiлген iлеспе хат жазылады. Қажет болған жағдайда мұрағаттық анықтамаға мұрағаттық анықтамада баяндалған мәлiметтердi растайтын мұрағаттық құжаттар көшiрмесi немесе олардан үзiндiлер қоса берiледi. 339. Сұранымда орындау үшiн қажеттi құжаттар мұрағатта болмаған жағдайда ұйымның бланкiсiне сұранымның тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ болу себептерi туралы жауап құрастырылады, және мүмкiндiгiнше қайда хабарласу қажеттiгiне ұсыным бередi. Қажет болған жағдайда жауап ұйым мөрiмен бекiтiледi. 340. Сұраған мәлiметтерi бар мұрағаттық құжаттардың жоғалған фактiсi құжатпен расталған жағдайда, ұйым мұрағаты осы мәселе бойынша, қажет болған жағдайда, ұйым мөрiмен куәландырылған анықтама бередi. 341. Мұрағаттық үзiндiде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмiрi мен уақыты толық көшiрiледi. Сұраным бойынша барлық бар деректер мұрағаттық құжаттар мәтiнiнен жан-жақты алынуы тиiс. Үзiндi бiр-бiрiне қатысы жоқ бiрнеше жекеленген мәселелерi бар құжаттардан ғана алынады. Әрбiр үзiндiнiң бастауы мен соңы, сондай-ақ мұрағаттық құжат мәтiнiндегi жекеленген сөздердiң болмағаны көп нүктемен белгiленедi. Мұрағаттық үзiндi мәтiнiне ескертпеде түпнұсқа мәтiнiнiң бөлiгi, түсiнiксiз жазылғаны, автордың түзеткенi, мәтiннiң бүлiнуi салдарынан оқылуға жатпайтындығы және тағы сол сияқтылар туралы тиiстi ескертулер жасалады. Дәлдiгiне күмән келтiретiн жекеленген сөздер мен түпнұсқаның сөйлемi «Түпнұсқа мәтiнiнде солай», «Құжатта осылай» деген сөздермен ескертiледi. Мұрағаттық үзiндiнiң мәтiнiнен кейiн мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi мен парақтар нөмiрi көрсетiледi. Сұраным бойынша берiлген мұрағаттық үзiндiнiң түпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрiмен куәландырылады. 342. Баспа құралдарын, жеке компьютер пайдалана отырып дайындалған мұрағаттық көшiрмелер және үзiндiлер ұйымның ортақ бланкiсiне құжаттың атауын «Мұрағаттық көшiрме», «Мұрағаттық үзiндi» белгiлеумен ресiмделедi. Құжаттың ксерокөшiрмесiн немесе фотокөшiрмесiн дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкiсiн пайдаланбайды. Мұрағаттық көшiрменiң немесе мұрағаттық үзiндiнiң мәтiнiнен кейiн құжаттың мұрағаттық шифрi көрсетiледi. Егер көшiрме немесе үзiндi бiр парақтан артық болса, мұрағаттық шифр әрбiр парақтың сырт жағына қойылады. Мұрағаттық көшiрменiң немесе үзiндiнiң барлық парағы тiгiледi, нөмiрленедi және ұйым мұрағатымен бекiтiледi (куәландырылады). 343. Мұрағаттық көшiрменiң әрбiр парағының сыр жағына мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi және парақтар нөмiрi қойылады. Мұрағаттық көшiрменiң барлық парағы бекiтiледi және бекiтiлген жерiне мөр басылады және уәкiлеттi лауазымдық тұлға қол қояды. 344. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзiндi, мұрағаттық көшiрме және сұранымға жауап жай конвертермен пошта арқылы жiберiледi. 345. Азамат немесе оның сенiм бiлдiрiлген адамы мұрағатқа жеке өтiнiш бiлдiрген жағдайда мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзiндiнi, мұрағаттық көшiрменi төлқұжатын немесе басқа да куәландыратын құжатын көрсеткен кезде қол хаты арқылы берiледi; сенiм бiлдiрiлген адамына – белгiленген тәртiпте ресiмделген сенiмхаты арқылы берiледi. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзiндiнi алушы олардың көшiрмелерiне немесе оған жасалған iлеспе хаттың сырт жағына, алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды. 346. Құжат иесi уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, бiлiмi туралы жеке түпнұсқа құжаттарын, еңбек кiтапшасын және басқаларын мұрағаттық iстен алып иесiне немесе олардың туыстарына беруге болады. Жеке құжаттардың түпнұсқасы ұйым басшысының рұқсатымен өтiнiш бiлдiрушiге куәлiгi, жеке басын куәландыратын басқа да құжаты бойынша, ал олардың туыстарына немесе сенiм бiлдiрiлген адамына нотариалдық куәландырылған сенiмхаты бойынша берiледi. Жеке түпнұсқа құжат өтiнiш бiлдiрушiге бағалы хат арқылы да жiберiлуi мүмкiн. 347. Iстен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшiрмесi салынады. Мұрағаттық құжаттың алынғаны, сондай-ақ оларды көшiрмесiмен ауыстырылғаны iстiң куәландырма парағында, iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесiнде айқындалады. 348. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылуы көрсетiлген құжаттардың iстен алынғаны туралы актiмен ресiмделедi. Акт және мұрағаттық құжаттардың қайтарылуын жүргiзуге негiз болған басқа да құжаттар, және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты қор iсiне енгiзiледi. Iстердi оқу залына және уақытша пайдалануға беру тәртiбi 349. Ұйымда пайдаланушылардың жұмыс iстеуiне жағдай жасау мақсатында, шағын көшiрмемен, электрондық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттармен жұмыс жасау үшiн тиiстi техникалық құралдармен жабдықталған оқу залы құрылады (көру залы, компьютер залы, фоноқұжаттарды және тағы басқаларды тыңдайтын бөлме). Оқу залының жұмыс тәртiбiн ұйым басшысы белгiлейдi. Ұйым мұрағатында оқу залына арнайы бөлме болмаған жағдайда пайдаланушылардың құжаттармен жұмысы ұйым мұрағатының немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметiнiң жұмыс бөлмелерiнде ұйым мұрағаты қызметiнiң бақылауымен жүргiзiледi. 350. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтiнiшi негiзiнде жiберiледi; ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргiзушi немесе қызметтiк тапсырманы орындаушы, пайдаланушылар, оларды жiберген ұйымның хатын көрсетедi; ұйымның қызметкерлерi оқу залына қызметтiк куәлiктерi бойынша жiберiледi. Мұрағаттық құжаттар ұйым қызметкерлерiне қызметтiк мақсатта пайдалану үшiн жұмыс бөлмелерiне берiледi. Жеке өтiнiшiнде немесе хатта пайдаланушының тегi, есiмi, әкесiнiң аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесi, тақырыбы және зерттеудiң хронологиялық шегi көрсетiледi. Оқу залында жұмыс жасауға, пайдаланушының қажеттi мерзiмiне қарай рұқсатты ұйым басшысы, ереже бойынша ресiмделген күннен 1 жылға бередi. 351. Ұйым мұрағаты пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшiн есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да iздестiру құралдары бар ашық құжаттарды бередi. Пайдаланушыларға есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар оқу залында жұмыста пайдалануға берiлмейдi. 352. Құжат беруден бас тарту немесе кейiнге шегеру мынадай жағдайларда болады: 1) физикалық жай-күйi нашар болса; 2) пайдалануына Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе құжаттарды сақтауға тапсырған кезде қор жасаушы белгiлеген шек қойылған болса; 3) құжаттарды қызметтiк тапсырманы орындау барысында ұйым мұрағаты қызметкерлерiнiң пайдалануында болса; 4) құжаттарды уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берген жағдайда. Ұйым мұрағаты құжаттарды беруден бас тартуын, оның себептерiн көрсете отырып жазба түрде түсiндiредi. 353. Ұйым мұрағаты техникалық мүмкiндiктерiн ескере отырып, пайдаланушылардың тапсырысымен мұрағаттық құжаттардың көшiрмелерiн: ксерокөшiрмелер, шағынкөшiрме, фототаңба, кинокөшiрме, бейнекөшiрме, үнқұжаттардың көшiрмесi, сондай-ақ электрондық тасығыштардағы көшiрмелердi дайындайды. Қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйдегi мұрағаттық құжаттарды көшiрмелеуге болмайды. Қолжеткiзуi шектелген (құпия және құпиялық ақпараты бар) ұрағаттық құжаттарды көшiрмелеу белгiленген тәртiппен жүргiзiледi. 354. Көшiрмелеуге тапсырысты орындаудың тәртiбiн, соның iшiнде мұрағаттық құжаттарды, жарияланбаған iстер, құжаттар тiзiмдемесiн басқа да мұрағаттық анықтамалық-iздестiру құралдары мен деректербазасын көшiрмеге түсiрудiң көлемiн, көшiрмелердi дайындау бағасы мен оларды дайындауды есептеудiң тәртiбi Қазақстан Республикасының нормативтiк құқықтық актiлерiмен және (немесе) ұйым басшысы анықтайды. 355. Пайдаланушылардың тапсырысы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшiрмесiнде мұрағаттық құжаттың сақтау бiрлiгiнiң мұрағаттық шифрi және парақтар нөмiрi көрсетiледi. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттарды ресiмдеген кезде көшiрменiң бiрiншi және соңғы парағының өң бетiнiң оң жақ жоғарғы бұрышына «Құпиясыздандырылған» мөртабаны қойылады. Қажет болған жағдайда осы мөртабан мұрағаттық құжаттың құпиясыздандырылған көшiрмесiнiң барлық парақтарының өң бетiне қойылады. 356. Мұрағаттық құжаттардың көшiрмесi пайдаланушыларға, олардың сенiм бiлдiрiлген адамына немесе көрсетiлген мекен-жайы бойынша жiберiледi. Көшiрме түсiрудiң тапсырысын есептеу қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған нысанда жүргiзiледi. 357. Мұрағаттық қоймадан оқу залына iстер осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес тапсырыс бланкiсiн толтыру негiзiнде берiледi және осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан iстер беру кiтабында есепке алынады. 358. Мұрағаттық қоймадан оқу залына берiлетiн әрбiр iстiң осы Қағиданың 20-қосымшасына сәйкес пайдалану парағы болады. 359. Iстер ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзiмге берiледi. Iстердi уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға беру олардың жазбаша сұранымы бойынша осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес актiмен ресiмделедi. Актi екi дана жасалады, бiреуi құжат алушыға берiледi, ал екiншiсi ұйым мұрағатында қалады, актiге құжатты берушi ұйымның және алушы-ұйымның басшылары қол қояды; қойылған қолдар ұйым мөрлерiмен бекiтiледi. Iстер не бәрi үш ай мерзiмге берiледi. 360. Iстердi уақытша пайдалануға берген кезде әрбiр iс осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан берiлетiн iстер кiтабына жазылады, ал берiлген iстiң орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес әрбiр iс үшiн iзбасар парақша салынады. Iзбасар парақшалар ұйым мұрағатында қажетi өткенге дейiн сақталады. Қайтарылған iстердiң жай-күйi iстi қайтарушы тұлғаның қатысуымен тексерiледi. 361. Уақытша пайдалану үшiн мұрағаттық қоймадан берiлетiн әрбiр сте осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес iстiң пайдалану парағы болады. жүктеу/скачать 0.8 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|