Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы
Ғылыми-техникалық, электрондық құжаттаманы есепке алу тәртiбi
жүктеу/скачать 0.8 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Деректер базасын есепке алу және жүргiзу тәртiбi
- 6. Мұрағаттық құжаттарды пайдалану Ғылыми-анықтамалық аппарат үшiн мұрағаттық құжаттарды сипаттау тәртiбi
- Құжаттарды жазбалау кезiнде уақытын белгiлеу тәртiбi
Ғылыми-техникалық, электрондық құжаттаманы есепке алу тәртiбi 229. Ғылыми-техникалық құжаттаманың әрбiр есепке алынатын бiрлiгi негiзгi тiркеу құжаттарынан басқа осы Қағидаларға 31-қосымшаға сәйкес түгендеу кiтабында және осы Қағидаларға 32-қосымшаға сәйкес ғылыми-техникалық құжаттаманы тiркеу карточкасында тiркеледi және есепке алынады. Осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттаманың жобалар, проблемалар тiзбесi де ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алу мақсатында қолданылады. 230. Түгендеу кiтаптары негiзгi шимайжазбалар, титулдық парақтар деректерiнiң мәлiметтерiмен толтырылады. 231. Түгендеу нөмiрi бiрнеше парақтан тұратын жобалық, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың түпнұсқалары мен телқұжаттарының әр парағына қойылады. 232. Ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттiк-лицензиялық) әрбiр түрi бойынша түгендеу кiтабы жеке жүргiзiледi. 233. Жобалық құжаттаманың түпнұсқалары жобаның келiп түсуiне қарай жекеленген бөлiктерi бойынша тiркеледi. Жеке түгендеу кiтабы: 1) жобалық құжаттаманың түпнұсқаларына; 2) басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшiрмелерiне; 3) тұрпатты жобаларға жасалады. Көшiрмеленген жобалық құжаттама түптелген томдар бойынша есепке алу карточкаларында тiркеледi. 234. Басқа ұйымдардан келiп түскен конструктолық және технологиялық құжаттама үшiн түпнұсқалар мен сызбаларды есепке алу мүлiктiк кiтабы негiзгi және қосалқы өндiрiс бұйымдарына жеке-жеке жүргiзiледi. Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған түпнұсқалары байланыстылығы бойынша парақтап тiркеледi. Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшiрмелерi, әрбiр бумаға, альбомға немесе жекеленген құжатқа жасалатын жеке мүлiктiк кiтап пен есепке алу карточкаларында тiркеледi. 235. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшiн осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес жеке мүлiктiк кiтап жүргiзiледi. 236. Патенттiк құжаттама осы Қағидаларға 34-қосымшаға сәйкес өнер табысқа патент алуға берген өтiнiштердi тiркейтiн журналдарда тiркеледi. 237. Әрбiр электрондық құжатты есепке алу бiрлiгi туралы мәлiмет осы Қағидаларға 35-қосымшаға сәйкес деректердiң есептiк базасына немесе есептiк карточкаларына енгiзiледi. Қор жасаушы-ұйымдардың мұрағаттық қоры құрамындағы электрондық құжаттары осы Қағиданың 9-қосымшасына сәйкес тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тiзiмдемелерi бойынша есепке алу бiрлiгiмен және сақтау бiрлiгiмен есепке алынады. Ақпараты электрондық тасығыштардағы құжаттардың ақпараттық көлемi мегабайттарда (Мбайт) көрсетiледi. 238. Ұйымның электрондық мұрағатына уақытша сақтауға келiп түсетiн электрондық құжаттар осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес келiп түскен және шыққан құжаттар кiтабында есепке алынады. Әрбiр келiп түскен немесе шыққан, сондай-ақ қорытынды жазбадағы жыл сайынғы және көбейген құжаттардың саны: есепке алу бiрлiгiнде/сақтау бiрлiгiнде/Мбайттарда қиғаш сызықшамен бөлiнiп көрсетiледi. 239. Жаңа тасығыштарға қайта жазу немесе көшiрмелеу (айырбастау) салдарынан болған сақтау бiрлiгiнде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлемiндегi санының өзгеруi, осы Қағиданың 36-қосымшасына сәйкес қайта жазу мен көшiрмелеу туралы актiде, электрондық құжаттарға жасалған тiзiмдемеге жаңа қорытынды жазбаларда жазылады. 240. Электрондық құжаттар сақтайтын ұйым мұрағатының төлқұжатында, осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес қағаз тасығыштарда аналогi жоқ (жасалмаған) арнаулы ақпараттық ресурстары есептеледi. Төлқұжат жыл сайын жасалады және Жинаққа мәлiметтердi одан әрi енгiзу үшiн үш жылда бiр рет тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа жiберiледi. 241. Қосалқы есептiк құжат ретiнде осы Қағидаларға 36-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшiрмелеу мен қайта жазуды есепке алатын журнал болып табылады. Деректер базасын есепке алу және жүргiзу тәртiбi 242. Деректер базасының есебi мынадай мақсаттарда жүргiзiледi: 1) ұйым мұрағатының төлқұжатын автоматтандырылған жүйеде жасау; 2) сан алуан статистикалық мәлiметтер, талдау кестелер, сондай-ақ мұрағаттық құжаттар көлемiнiң, құрамы мен жай-күйiнiң өзгерiстер динамикасы туралы автоматтандырылған жүйеде дайындау; 3) ұйым мұрағатында белгiленген уақыт аралығындағы құжаттардың бар-жоғы туралы жедел мәлiметтер беру. 243. Деректер базасының есептiк деректемелер тiзбесi есепке алу нысанын жазбалаудың негiзгi көрсеткiштерiне сәйкес жасалады: мұрағаттық қор, сақтау бiрлiгi, есепке алу бiрлiгi, тиiстi жиынтық iстер тiзiмдемесiне енгiзiлген сақтау бiрлiктерiнiң, есепке алу бiрлiктерiнiң тобы. 244. Деректер базасының есебi ұйым мұрағатында бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста болады және мемлекеттiк мұрағаттың тиiстi деректер базасының есебiмен сыйымды (сәйкес) болуы тиiс. Деректер базасы есебi мен әдеттегi негiзгi есептiк құжаттар сабақтастығы негiзгi есептiк құжаттар деректер базасындағы деректемелерiн қолдануды қамтамасыз етедi. 245. Деректер базасының есебi есептiк құжаттар негiзiнде толтырылады. Деректер базасын бiркелкi толтыру мен жүргiзудi қамтамасыз ету үшiн деректер базасының әрбiр деректемесiнiң мазмұнын және оның жүргiзiлуiн ұйымдастыруды (баяндайтын) жазбалайтын нұсқаулық әзiрленедi. Жұмыс бастаудың алдында ұйым мұрағатының есептiк құжаттарына мақсатты түрде салыстыру жұмысы жүргiзiледi. 6. Мұрағаттық құжаттарды пайдалану Ғылыми-анықтамалық аппарат үшiн мұрағаттық құжаттарды сипаттау тәртiбi 246. Мұрағат пайдаланушыларға мұрағаттық құжаттарға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-iздестiру құралдарын) (бұдан әрi – ҒАА) ұсынады (мұрағаттық анықтамалықта берiлген құжатты ақпараты бар мұрағаттық құжаттарды iздестiру үшiн арналған мұрағаттық құжаттарды сипаттау жиынтығы). 247. Бiртұтас ғылыми-әдiстемелiк негiзде жасалған мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы мұрағаттық анықтамалықтар, (мұрағаттың ҒАА жүйесi), бiрiмен-бiрi өзара байланысты және бiрiн-бiрi толықтырып тұратын кешен өзiне мұрағатта мiндеттi түрде пайдаланылатын мұрағаттық анықтамалықтарды (iстер, құжаттар тiзiмдемесi; жөнсiлтер; жүйелi каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды (көрсеткi, шолу) қамтиды. Қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды жүргiзудiң мақсаттылығын ұйым мұрағаты белгiлейдi. 248. Ұйымның iс жүргiзуiнде және мұрағатында құрылатын есептiк-анықтамалық аппараттың ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесiндегi сабақтастығы, оның мемлекеттiк мұрағаттар ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесiмен үйлесiмi iске асырылады. Ұйым мұрағатының ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесiнiң сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының бiртұтастығына негiзделедi. 249. Мұрағаттық құжаттарды жазбалау (мұрағаттық анықтамалықтар үшiн ақпарат жасау) үш деңгейде жүргiзiледi: 1) мұрағаттық қор; 2) сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi; 3) мұрағаттық құжат. 250. Мұрағаттық анықтамалықтың негiзi мынадай мiндеттi мәлiметтердi баяндайтын тiзiмдеменi сипаттау болып табылады: 1) ақпаратты тану (мұрағаттық қор, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi, мұрағаттық құжаттың атауы мен анықтамалық деректерi); 2) ақпараттың құрамы мен мазмұны; 3) қол жеткiзудiң шарттары мен ақпаратты пайдаланудың шарттары туралы; 4) мұрағаттық қордың тарихы бойынша (мұрағаттық қор деңгейi үшiн). 251. Қажет болған жағдайда тiзiмдеменi сипаттауға түпнұсқалардың тұрған орны туралы қосымша мәлiмет: қор жасаушының мұрағаттық құжаттары басқа мұрағаттық қор құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы енгiзiледi. 252. Мұрағаттық қор деңгейiндегi мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы өзiне: 1) мұрағаттық қордың атауын қамтиды; 2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректердi қамтиды. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмiрi); құжаттаманың түрлерi бойынша сақтау бiрлiгiндегi және/немесе есепке алу бiрлiгiндегi мұрағаттық қордың көлемi; құжаттаманың әрбiр түрi бойынша мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығы; қор iшiнде ғылыми-анықтамалық аппараты бар тiзбе элементтерiнен тұрады; 3) қордың тарихи анықтамасын қамтиды. Қордың тарихи анықтамасы қор жасаушының тарихы бойынша ақпараттан және мұрағаттық қордың тарихынан тұрады; Қор жасаушының тарихы бойынша мәлiмет өзiне: оның құрылған датасын, атауының өзгергенiн, қайта ұйымдастырылғанын, таратылғанын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерiнiң атауын қамтиды. Жеке тектiк мұрағаттық қордың қор жасаушысы туралы мәлiмет өзiне оның қысқаша өмiрбаян деректерiн (тегiн, есiмiн, әкесiнiң атын, бүркеншiк есiмiн, бұрынғы тегiн, өмiр сүрген уақытын, мамандығын, қызметтiк және қоғамдық қызметi туралы деректерiн) қамтиды. Отбасы, тек мұрағаттық қоры үшiн мұндай мәлiмет әрбiр туыстары туралы берiледi. Бiрiктiрiлген мұрағаттық қорға ортақ тарихи анықтама жасалады. Мұрағаттық қор тарихы бойынша мәлiмет оның мұрағатқа келiп түскен уақытын, мұрағаттық құжаттардың көлемi мен уақыт аралығын, олардың сақталу дәрежесiн; мұрағаттық қордың құрамындағы және көлемiндегi өзгерiстерi мен олардың себептерiн, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың мұрағаттық құжаттарының бары туралы (қорға енгiзiлуi); мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық коллекция үшiн уақыты, шарттары, оның жасалуының себептерi; қалыптасуының принциптерi; мұрағатқа келiп түскенге дейiнгi колекцияның тұрған орны; құрастырушы туралы мәлiметтер көрсетiледi. Қордың тарихи анықтамасы мұрағаттық қордың көлемi өзгерген кезде, сондай-ақ қор жасаушы таратылған, құрылымы, функциясы өзгертiлген және тағы сол сияқты жағдайларда толықтырылады. 4) мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аннотацияны қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары құрамы мен мазмұны туралы аңдатпасы тақырыптар хронологиясын көрсетiп және олардың географиялық (әкiмшiлiк-аумақтық) шекараларын белгiлей отырып қор жасаушының қызмет бағытын айқындайтын құжаттардың түрi бойынша қысқаша қорытынды сипатын және тақырыптары бойынша олардың мазмұнын қамтиды; 5) қол жеткiзу мен пайдалану шарттары туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттарына қол жеткiзудiң және оларды пайдаланудың шарттары қол жеткiзiлуi және оларды пайдаланудың тәртiбi Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мәлiметтi, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы, соның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәлiметтердi қамтиды; 6) библиографияны қамтиды. Мұрағаттық қорға жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен қор негiзiнде орындалған құжаттық жарияланымдар тiзiмiн қамтиды. 253. Мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы сақтау бiрiлiг/есепке алу бiрлiгi деңгейiнде: 1) сақтау бiрiлiгiнiң/есепке алу бiрлiгiнiң реттiк нөмiрiн; 2) ескi мүлiктiк нөмiрiн; 3) сақтау бiрiлiгiнiң/есепке алу бiрiлiгiнiң тақырыптарын қамтиды. Басқару құжаттамасы сақтау бiрлiгiнiң, жеке тектiк мұрағаттық құжаттар сақтау бiрлiгiнiң тақырыптары: мұрағаттық құжаттар түрiнiң атауын; мұрағаттық құжат (тар) авторын (ларын); құжаттар жiберiлген немесе алынған хат алушыны (ларды) немесе хат алмасушыны (ларды); көрсетiлген құжаттардың мазмұнына қатысты мәселенi немесе нәрсенi, оқиғаның атауын, фактiнi, орнын, тұлғаның тегi мен аты-жөнiн қамтиды; оқиғаның уақытын қамтиды. Қажеттi мәлiметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсiндiрме ақпарат: «авторы белгiсiз», «уақыты жоқ», «ж....бұрын емес» және тағы басқалар жазылады. Жобалық немесе конструкторлық құжаттама сақтау бiрлiгiнiң тақырыбы нысананың шифрiн, жобаның, сатының, бөлiктiң атауын, томның нөмiрiн, авторын, әзiрлеменiң аяқталған жылын қамтиды. Кинобейнеқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы фильмнiң, арнаулы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода/телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, өндiрiстiң уақытын және/немесе түсiрiлiмнiң уақытын, түсiрiлiмнiң режиссерiнiң және/немесе операторының тегi мен аты-жөнiн, құжаттың тiлiн қамтиды. Үнқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы үнқұжаттың атауын және жанрын, фотоқұжатта айқындалған оқиғаның атауын, орнын және уақытын қамтиды. Фотоқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле- және радиохабардың, сөйлеген сөздiң, әңгiме және басқалардың негiзгi мазмұны көрсетiледi. Әдебиет және өнер шығармасының жазбасы бар фотоқұжатты есепке алу бiрлiгiнiң тақырыбы шығарманың және оның жанрының атауын, егер фоноқұжаттың авторлық атауы белгiсiз және бұрын жарияланбаған шығарма болса, жақшаға алынған мәтiннiң бiрiншi жолын; шығарманың өзiнiң, оның өңделгенiнiң, үзiндiсiнiң, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегi мен аты-жөндерiн; үнқұжаттың тiлiн қамтиды. Фотоқұжатты сақтау бiрлiгiнiң тақырыбы бейнелеудiң немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтiң сипаттамасын, автордың тегi мен аты-жөнiн, түсiрiлiмнiң орны мен уақытын қамтиды. 4) сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi туралы анықтамалық деректер: мұрағаттық шифр (қор нөмiрлерi; iстер, құжаттар тiзiмдемесi нөмiрлерi; сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi нөмiрлерi) элементтерiнен; сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi көлемiнен: қағаз негiздегi мұрағаттық құжаттар үшiн – парақтар саны; кино-, бейне-, үнқұжаттар үшiн (түрiне байланысты) есепке алу бiрлiгiндегi сақтау бiрлiгiнiң немесе сақтау бiрлiгiндегi есепке алу бiрлiгiнiң саны, метражы, хронометражы, дыбысталған уақыты (минуты және секунд); фотоқұжат үшiн сақтау бiрлiгiн құрайтын негативтер саны; фотоальбомдар үшiн фототаңбалардың саны; мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығынан; дыбыстық-бейнелiк құжаттар үшiн жазба немесе қайта жазу уақыты; 5) түпнұсқалығына/көшiрмеге нұсқаудан; 6) тасығыштар түрiне немесе жаңғыртудың әдiстерiне нұсқаудан. Жазбалау кезiнде сақтау бiрлiгiн/есепке алу бiрлiгiн материалдық тасығыштардың түрлерi ретiнде: басқару құжаттамасы мен жеке тектiк мұрағаттық құжаттар үшiн – қағаз, калька, пергамент және сол сияқтылар; дыбыстық жазба үнқұжаттары үшiн – тасығыш материалы; магниттi жазба үнқұжаттары үшiн – магниттi таспа типi; бейнеқұжаттар үшiн – жазба пiшiнi; фото- және кино құжаттар үшiн – үлдiр пiшiнi мен негiзi, жарық беру; электрондық құжаттар үшiн – компакт-дискi және/немесе басқа тасығыш; 7) қол жеткiзудiң шарттары мен мұрағаттық құжаттарды пайдалану, тiлi, сыртқы ерекшелiктерi. Сақтау бiрлiгiне/есепке алу бiрлiгiне қол жеткiзудiң шарттары қол жеткiзiлуi және оларды пайдаланудың тәртiбi Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бары туралы мәлiметтi, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бары, соның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы мәлiметтi; пайдалану қорының бар екенi туралы, мұрағаттық құжаттардың тiлi және сыртқы ерекшелiктерi туралы; сақтау бiрлiгiне/есепке алу бiрлiгiне ҒАА бар екенi туралы мәлiметтердi қамтиды. Қажет болған жағдайда тiзiмдеменi сипаттау мұрағаттық қор мен оның құрылымдық бөлiктерiнiң (құжаттар, iстер тiзiмдемесi) атауымен, жекеленген мұрағаттық құжаттардың немесе олардың осы сақтау бiрлiгi/ есепке алу бiрлiгi топтарының аңдатпасымен толықтырылады. 254. Мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауы мұрағаттық құжат деңгейiнде қамтиды: 1) тақырып. Мұрағаттық құжаттың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрiнiң атауын; авторын; құжат жiберiлген немесе алынған хат алушыны немесе хат алмасушыны; мәселе немесе нәрсенi, оқиғаны, фактiнi, тұлғаны, көрсетiлген құжаттың мазмұнына қатысты орынның атауын, оқиғаның уақытын қамтиды. Қажеттi мәлiметтер болмаған жағдайда тақырыпқа: «авторы белгiсiз», «уақыты қойылмаған» деген түсiндiрме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, тақырыбында айқындалмаған осы құжаттың мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады; 2) мұрағаттық құжат туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмiрi; iстер, құжаттар тiзiмдемесi нөмiрi, сақтау бiрлiгi/есепке алу бiрлiгi нөмiрi, парақтар нөмiрi) элементтерiнен; мұрағаттық құжаттардың көлемiнен (парақтар санынан); оның жасалған уақытынан тұрады; 3) түпнұсқалығына/көшiрме екенiне нұсқау; 4) тасығыштың түрi (немесе жаңғыртудың әдiсi); 5) қолжеткiзудiң және пайдаланудың шарттары. Мұрағаттық құжаттарға қолжеткiзудiң және пайдаланудың шарттары Қазақстан Республикасы заңнамасымен немесе қор жасаушының қол жеткiзуге шектеуi және пайдалану жөнiндегi шектеуi бары туралы мәлiметтi, сондай-ақ оны аса құнды құжаттар қатарына жатқызылғаны, оның iшiнде Қазақстан Республикасы ұлттық игiлiгi нысанасына жатқызылғаны және құжаттардың физикалық жай-күйi қанағаттанарлықсыз жағдайда тұрғаны туралы мәлiметтi; пайдалану қорының бар екенi туралы, мұрағаттық құжаттың тiлi және сыртқы ерекшелiктерi туралы; ол жөнiндегi ақпаратты ҒАА жүйесiне енгiзгенi туралы мәлiметтi қамтиды. Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтың тiзiмдеменi сипаттауын құрастырудың жалпы талаптарымен қоса олардың әрқайсысының типтерi мен түрлерiн дайындаудың да ерекшелiктерiн ескередi. 255. Сақтау бiрлiгiнiң тақырыбын жазған кезде оның тақырыбының тұжырымдалуына сәйкес қалыптастырудың негiзiне қандай элементтер мен олардың үйлесуi жатқанын ескеру қажет. Осыған байланысты: 1) сақтау бiрлiгiнiң құрамын сипаттайтын сақтау бiрлiгiнiң түрлерi (iс, хат алмасу, құжаттар, тiзiлiм, альбом, журнал, кiтап және басқалар) немесе құжаттар түрi (әртүрлiлiгi) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелiк актiлерi, мақалалар, роман, тiркеу (жазба) кiтабы және басқалар) тақырыптың бас жағында көрсетiледi; 2) бiр мәселе жөнiндегi iс жүргiзудiң бiрiздiлiгiмен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, тектiк, жеке, төрелiк және басқа iстер тақырыптары «iс» деген сөзден басталады; 3) бiр мәселе бойынша құжаттары бар, бiрақ iс жүргiзуi бiрiздiлiкпен байланысы жоқ сақтау бiрлiктерi «құжаттар» деген сөзден басталып, тақырыптың соңында құжаттардың негiзгi түрлерi көрсетiледi. «Құжаттар» деген термин қандай да бiр қорытындыланған құжаттардың қосымшасы (бұйрыққа, өкiмге, хаттамаға) болып та белгiленедi. Жеке тектiк қорларда бұл термин бiр тұлғаға қатысты құжаттардың әртүрi бойынша әртүрлiлiгiн сипаттайды; 4) егер сақтау бiрлiгi хат алмасу болса, онда тақырыпта хат алмасушының ресми атауын және хат алмасудың мәселесiн (мәнiн) көрсетедi. Хат алмасу бiркелкi хат алмасушылармен жүргiзiлген жағдайда, тақырыпқа хат алмасушылардың жалпы атауы көрсетiледi. 5) құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселенi (пәндi) баяндау тақырыптың негiзгi бөлiгi болып табылады және ол iстiң түрiн, құжаттың авторын, хат алмасушыны (алушыны) көрсеткеннен кейiн жазылады. 256. Құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселенi (пәндi) тақырыпта баяндау кезiнде: 1) егер iстер құжатының мазмұны қандай да бiр ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда, ұйымның толық немесе қысқартылған ресми атауы немесе тұлғаның лауазымын, мамандығының атауын көрсете отырып тегi мен аты-жөнiн жазады; егер үш және одан көп ұйым немесе тұлға аталса, онда олардың жалпы атауы жазылады; 2) сот iстерiнiң тақырыбында тұлғалардың тегi, есiмi және әкесiнiң атынан (аты-жөнiнен) басқа iстiң мәнi де ашылып жазылады; 3) егерде сақтау бiрлiгi құжаттарының мазмұны, жалпы мәселенiң бiр бөлiгi болып табылатын бiрнеше мәселеге қатысты болса, онда тақырыпта жеке сипаттағы барлық мәселелер қамтылатын тұжырымда жалпы мәселе айқындалады. 257. Егер оқиға орнын немесе құжат авторларының (алушы, хат алмасушылардың) тұрған жерiн көрсету қажет болған жағдайда iстiң тақырыбына жердiң (елдi мекеннiң, географиялық нысаналардың, әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктердiң) атауы енгiзiледi. Олардың атаулары ауыл (село, ауыл), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, өлке) және басқалар болып осы ретпен жазылады. 258. ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттаманың бiр түрiмен сақтау бiрлiгiнiң тақырыптарын құрастырған кезде тақырыпқа олардың қысқаша нөмiрлерiн қоя отырып құжаттың атауы көпше түрде жазылады. 259. Тақырыпта iстердiң немесе құжаттардың түрi белгiленгеннен кейiн iске енгiзiлген құжаттардың авторлары көрсетiледi. Қызметте қалып қойған құжаттардың авторы ұйым болып табылса, iстер тақырыбындағы ұйымның атауында оның жалпы атауын (комитет, сот, комиссия және тағы басқалар) немесе алып тастайды немесе жазады. 260. Оқиғалар мен фактiлер арасындағы тарихи байланыстарды айқындайтын дәл уақыты мен құжаттардың нақты мазмұнын түсiну үшiн қажет болса, онда құжаттардағы баяндалған оқиғаға қатысты күнi тақырыпқа енгiзiледi. 261. Егер iс бiр құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрi, қайдан келгенi, кiмге жiберiлгенi, оның күнi және қысқаша мазмұны жазылады. 262. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бiрлiктерiнiң тақырыбында жоспардың қай жылға (кезеңге) жасалғаны немесе қай жылдың (кезеңнiң) қорытындысы бойынша жасалған есебi екенi көрсетiледi. Статистикалық есебi бар сақтау бiрлiктерiнiң тақырыбы статистикалық есебi нысанының нөмiрлерiн көрсете отырып жасалады. 263. Егер iс бiрнеше томнан (бөлiктен) тұратын болса, барлық томдарға жалпы бiрдей атау берiледi, содан кейiн (қажет болса) әрбiр томның (бөлiктiң) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлiкке) «соңғы» («соңғы») деген сөз жазылады. 264. Құжаттардың бөлiгi мазмұндауға жатады. Сақтау бiрлiгi құжаттарының аңдатпасы сақтау бiрлiгiнiң тақырыбында ерекшелiктерi айқындалмаған жекеленген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама берудi көрсетедi. Аса құнды құжаттар, негiзгi құжатқа қосымша-құжаттар, бұрынғы-ұйымның құжаттары, жеке құрам бойынша мәлiметi бар құжаттар, осы iсте бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкiн емес, өзiндiк iздестiрудiң пәнi болатын анықтамалық мәнi бар құжаттар (үндеухат, үндеухаттар, прокламациялар, кiтапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, суреттер және басқалары) мазмұндалады. 265. Жекеленген құжаттарды жазбалау үшiн немесе құжат мазмұны бөлiгiнiң қысқаша баяндау үшiн аннотация жасалады. Баспа материалдарын мазмұндау кезiнде құжаттың түрi, оның атауы немесе құжаттың шыққан деректерi, алғашқы сөзi (атауы белгiсiз болған кезде) көрсетiледi. Сызба және басқа бейнелеу материалдары аннотациясында құжаттың материалы, түрi, пiшiнi және оның орындалу тәсiлi, карта үшiн масштабы көрсетiледi. Құжатта ескерiлетiн және маңызды мәнi бар (аннотацияның соңында «ескерiледi» деген айдармен тiзбеленедi) тұлғалардың аты, ұйымның атауы, географиялық атауы және сол сияқтылар аннотация жазылады. 266. Аннотацияның соңында мазмұндалатын құжаттардың парақтар нөмiрi қойылады. Аннотацияда мәлiметтердiң («қысқаша мәлiмет», «нақты хабар») нақты деңгейi белгiленуi мүмкiн. Аннотация тақырыптан кейiн абзацтан жазылады. Мазмұндалатын құжаттар көлемi ауқымды болса, құжаттың мұқабасы мен бiрiншi парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады. 267. Мазмұндау кезiнде негiзгi мағынаны бермейтiн сөз орамдары мен сөздердi («құжатта бар», «құжатқа қатысты»), сондай-ақ «тым құнды құжаттар», «өте қызық құжаттар» және сол сияқты субъективтi тұжырымдарды қолдануға болмайды. Құжаттарды жазбалау кезiнде уақытын белгiлеу тәртiбi 268. Нормативтiк-құқықтық актiлердi, шығармашылық құжаттаманы, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерiне қатысты құжаттарды, қаржы құжаттарын, бiр мәселе бойынша iстердi, сондай-ақ уақыттаудың маңызды мәнi бар құжаттарды (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар және сол сияқтыларды) жазбалағанда толық уақыты (күнi, айы, жылы) жазумен-санмен көрсетiледi. 269. Iстердi құрайтын құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күнiн айқындаған кезде мыналарды ескеру қажет: 1) бастапқы уақыт болып ең алдыңғы жасалған (тiркелген) құжаттың күнi, ал ақырғы – ең соңынан жасалған (тiркелген) құжаттың күнi болып табылады; 2) декреттердiң, жарғылардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкiмдердiң және тағы сол сияқтылардың уақыты олардың қол қойылған күнi бойынша көрсетiледi, егер құжат уақыты көрсетiлмеген болса, онда оның күнi жарияланған немесе күшiне енген күнi бойынша көрсетiледi; 3) бағдарламалар, жоспарлар, шығын сметалары, штаттық кестелер, есептер және тағы сол сияқты құжаттар үшiн ең алдыңғы және ең соңғы күнi қойылмайды; 4) егер iстегi қосымша-құжаттар iстiң бiрiншi құжатынан бұрын уақытталған болса, онда олардың күнi жаңа жолдан «... жылдың құжаты бар» деп ескертiледi; 5) егер iс кiтаптар немесе журналдар болса, онда олар үшiн бiрiншi және соңғы жазбасы ең алдыңғы және ең соңғы күнi болады; 6) егер iс түпнұсқаларынан кейiнiрек жасалған немесе жұмыс үшiн қор жасаушы (мысалы мұрағаттық қордағы редакция, әртүрлi кеңестер және сол сияқтылар) алған құжаттар көшiрмелерiнен тұратын болса, онда олардың уақыт аралықтары көшiрменi дайындаған уақыты болып табылады (түпнұсқалардың уақыты тақырыпта көрсетiледi); 7) егер iс бiр ұйымда басталып, басқа ұйымда аяқталса, онда үш уақыт: бiрiншi ұйымның iс жүргiзуiнде iстiң жүргiзiлген уақыты, оның екiншi ұйымға келiп түскен уақыты және соңғы ұйымның iс жүргiзуiнде оның аяқталған уақыты айқындалады (алғашқы екi уақыт қисық сызықшамен бөлiнiп белгiленедi). 270. Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтардың тiзiмдеменi сипаттауына қойылатын жалпы талаптарын ғана емес, олардың әрқайсысының тұрпаттары мен түрлерiнiң дайындау ерекшелiктерiн де ескередi. жүктеу/скачать 0.8 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|