Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы
жүктеу/скачать 1.41 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Шығыс құжаттарын өңдеу тәртібі
- Ішкі құжаттардың өту тәртібі
- Құжаттарды тіркеу тәртібі
- 15-қосымшасына
- Құжаттың орындалуын бақылау
- Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу мен сақтау
- 24, 25, 26-қосымшаларына
| 14-қосымшасына сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.
Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі. 63. Тіркелетін құжаттар тіркеу-бақылау нысанымен тіркеуге алынғаннан кейін ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі. Келіп түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған жағдайда құжатты ұйым басшы қарағанға дейін орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға рұқсат етіледі. 64. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН-ге енгізіледі және орындаушыға қол қойылып тапсырылады. Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымға (дарға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат ТБН-нің тиісті белгісі қойылған көшірмелері бір уақытта тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі. Келіп түскен жеделхаттарға күні мен қабылданған уақыты қойылып, қол қойылып қабылданып алынады, тіркеледі, содан кейін басшыға және орындауға беріледі. Келіп түскен телефонограмманың мәтінін қабылдап алушы жазып (басып) алады, тіркейді және жедел түрде жолданған басшыға беріледі. Телефонограмманы қабылдау кезінде мәтіннен басқа келесі деректемелерді: жіберушіні, құжат түрінің (телефонограмманың) атауын, күнін, индексін, құжатқа қол қойған тұлға лауазымның атауын, аты-жөні мен тегін жазып алу қажет. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған тұлғалардың лауазымдары мен тегін, қабылдау-беру сағатын және минутын көрсету қажет. 65. Мәселелерді шешу кезінде орындаушы қосымша құжаттар жасамай құжатқа және ТБН-ге: құжаттың келіп түскен күні туралы (егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде аралық пайда болса), аралық орындау күні туралы (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкілікті орындаудың күні мен нәтижелері туралы белгі қояды. Құжаттағы барлық белгілер мәтіннен бос орында орналастырылады. Шығыс құжаттарын өңдеу тәртібі 66. Құжаттар жолдауға толық ресімделіп беріледі. Құжатты жолдауға қабылдайтын БҚҚ қызметі оның дұрыс ресімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеруге міндетті. Дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады. 67. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей, жеделхаттар мен телефакстер кідірмей жіберіледі. Орындалған құжаттардың түпнұсқалары, оның ішінде олардың электрондық түпнұсқалары негізгі орындаушылары болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес істерді қалыптастыратын құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі. Бірлесіп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшірмелері немесе олардың электрондық нұсқасы беріледі. 68. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда құжаттың бірінші парағының мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы бұрышына мөртабан немесе қайтару туралы белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де де (электрондық тіркеу-бақылау карточкасында) жасайды. Ішкі құжаттардың өту тәртібі 69. Ішкі құжаттардың оларды дайындау мен ресімдеу сатыларында өтуі шығыс құжаттарының өтуіне, ал орындалу сатысында кіріс құжаттарының өтуіне сәйкес болуы тиіс. 70. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды тұлғалар жүзеге асырады. Құжаттарды ТБН-ға тиісті белгілерімен береді. Ішкі құжаттардың құрамына ұйымның ведомстволық бағынысты ұйымдармен немесе керісінше хат алмасу процесінде жинақталған құжаттар, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар өзара және тиісті әкімдіктермен хат алмасу кірмейді. Егер ведомстволық бағынысты ұйым тапсырманы бірлесіп орындаушы болып табылса, онда құжат бланк пайдаланылмай рәсімделеді, ішкі құжат ретінде тіркеледі және өздерінің құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды. 71. Орындалған ішкі құжаттардың түпнұсқалары, оның ішінде олардың электрондық ұқсастары негізгі орындаушы болған құрылымдық бөлімшелерге жолданады. Бірлесіп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшірмелері немесе олардың электрондық нұсқасы беріледі. 72. Басшы қол қойған және тіркелген өкімдік құжаттардың көбейтілген даналары қаралатын мәселе қарамағына кіретін құрылымдық бөлімшелерге міндетті түрде жолданады.
Құжаттарды тіркеу тәртібі 73. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды қажет ететін барлық құжаттар тіркелуге тиіс. 74. Құжаттарды тіркеу орталықтандырылып жүргізіледі. Құжат айналым көлемі көп ұйымдарда құжаттарды тіркеу орталықтандырылмай тіркеуге рұқсат етіледі. Бұл жағдайда ұйым басшылығының қарауына келіп түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және басшылық қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің атына келіп түсетін құжаттар, құрылымдық бөлімше басшылығы қол қойған хат алмасулар тиісті құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі. Байланыс арналары арқылы құжаттарды берілетін немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметінде немесе оларды қабылдап алуды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеде тіркеледі. 75. Құжаттар ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаттары - келіп түскен күні, шығыс және ішкі - қол қойылған (бекітілген) күні. Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді қажет ететін құжаттар қайта тіркелмейді. Құжат бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне орындау (танысу) үшін жолданған кезде, құжаттың соңғы парағының төменгі жағына немесе оның сыртқы жағына және ТБН-ге берген күні қойылады, әдетте құжатқа жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды. 76. Жауап құжаттарды бастапқы тіркеу бастама құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады. Жауап құжатқа тиісті тіркеу массиві шегінде реттік нөмір беріледі. 77. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады: 1) осы Үлгілік қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес карточкалық; 2) осы Үлгілік қағидалардың 16-қосымшасына сәйкес журналдық;
78. Міндетті түрде тіркеуге жататын құжат туралы мәліметтердің мынадай құрамы белгіленеді: 1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы; 2) құжат түрінің атауы; 3) келіп түскен құжаттың күні мен тіркеу нөмірі; 4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны); 5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күні); 6) құжаттың орындалу уақыты; 7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы; 8) құжаттың орындалғандығы және оның іске жіберілгендігі туралы белгі. Құжаттың сипаты мен ақпараттық қолдану міндеттеріне қарай міндетті мәліметтер құрамы басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, ұйымның ішіндегі құжаттың жылжуы, орындалу мерзімі мен басқалар). 79. Тіркеу кезінде алынған, құжаттар туралы ақпарат ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі, оған картотека мен топтастырылған анықтамалар енеді. 80. Карточкалық тіркеу кезінде мынадай картотеканы құрауы мүмкін тіркеу-бақылау карточкасының (бұдан әрі - ТБК) қажетті саны: корреспонденттер, құжат түрлері, құжат авторы бойынша, бақылау, кодификациялық, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша және ақпараттық іздеудің міндеттеріне қарай басылып шығарылады. 81. Ақпараттық-іздестіру жүйесінің тиімді жұмыс істеуіне жіктеуіш анықтамаларды әзірлеу жолымен (ұйым қызметі мәселелерін жіктеуіш, хат-хабарларды жіктеуіш, істер номенклатурасы және басқалары). 82. Автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйесінің деректер базасының жазбалар жолағы кейін жедел іздестіру өлшемдеріне және құжаттың орындалуын бақылауға толық сай болуы қажет.
Құжаттың орындалуын бақылау
83. Құжаттардың орындалуын бақылауға құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды іске жіберу, есепке алу, қорыту мен құжаттың орындалу барысы нәтижелерін талдау, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы осы Үлгілік қағидалардың 17 және 18-қосымшаларына сәйкес хабардар ету кіреді. 84. Орындауды қажет ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әр түрлі себептерге байланысты орындалмаған және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылауға алынады. Бұл жағдайда құжаттар қайта тіркелмейді, ал оның ТБН-да жаңадан белгіленген мерзімдері көрсетіледі. ҚР Үкіметінің 2013.07.11. № 1168 Қаулысымен 84-1-тармақпен толықтырылды 84-1. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады: 1) шұғыл - «аса шұғыл» белгілері бар - үш жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» - он жұмыс күніне дейін; 2) қысқа мерзімді - он жұмыс күнінен бір айға дейін; 3) орта мерзімді - бір айдан алты айға дейін; 4) ұзақ мерзімді - алты айдан жоғары. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күнінен бастап жұмыс күнімен есептеледі. Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіліп, бір ай мерзімде орындалады. ҚР Үкіметінің 2013.07.11. № 1168 Қаулысымен 84-2-тармақпен толықтырылды 84-2. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне: 1) «өте шұғыл» деген белгісі бар шұғыл бақылауға — тапсырма түскен күнінен бастап бір жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгілерімен - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей; 2) қысқа мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей; 3) орта мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей; 4) ұзақ мерзімді бақылауға — егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей қойылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға келіп түскен күнінен бастап жұмыс күнімен есептеледі. Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмеген жағдайда, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады. Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының бақылаудағы тапсырмаларын оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге егер тапсырмаларда өзгеше мерзімдер белгіленбесе ұйымдар тапсырманың күнінен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы-ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы-ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді. ҚР Үкіметінің 2013.07.11. № 1168 Қаулысымен 84-3-тармақпен толықтырылды 84-3. Мемлекет басшысында өткен кеңестердің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығы мен Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысы мәжілістерінің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмалардың орындалу мерзімі мәжіліс (кеңес) өткізілген күнінен бастап есептеледі. Егер мәжілісте (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған жағдайда, оның атына тапсырма берілген және өкілдері мәжіліске (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар мәжілістен (кеңестен) кейін бірден, оларға мәжіліс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпестен, тапсырмаларды орындауға кірісуге міндетті. 85. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенің мәніне қарай құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі. Құжаттардың орындалу мерзімдерін, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің қаралу мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады. 86. Орындалуын бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) тіркеу журналын пайдаланады. Бақылау картотекасы құжаттың орындалу мерзімі, орындаушылары, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді. Бақылаудағы құжаттардың көлемі аз болған жағдайда бақылау тіркеу журналында тиісті белгілер қою арқылы жүзеге асырылады. Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі ЭТБК-ның тиісті деректемелерін толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды. 87. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметі алады. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу мен сақтау 88. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрығымен (өкімімен) тағайындалатын жауапты тұлға жүзеге асырады. 89. Ұйымда қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын пайдалану тәртібі оның басшысының бұйрығымен (өкімімен) анықталады. 90. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады. Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөр (мөртабан) болады, мәтіндік бөлік реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады. 91. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын тіркеу осы Үлгілік қағидаларда белгіленген тіркеу-есепке алу нысандарында жүргізіледі. 92. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
93. Қорғауға жататын толтырылған бланктерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойылып жүзеге асырылады. 94. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар, жөнелтуге арналып толтырылған бланктердің көшірмелерінде данасының нөмірі және ұйымның мөрі қойылады. 95. Қорғауға жататын толтырылмаған бланктерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге болмайды. 96. Қолдан жасауда қорғау мақсатында қорғауға жататын жеке қолданылатын қасиеті бар мөрлерді, мөртабандарды және химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдерді есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды есепке алу мен беру журналдарында осы Үлгілік қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес жүргізіледі. 97. Лауазымды адамдардың қойылатын қолын қолдау жасаудан қорғау мақсатында жеке қолданылатын қасиеті бар, химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Үлгілік қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес жүргізіледі. 98. Тіркеу журналдарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.
99. Басқа лауазымды тұлғаға қолданылмаған, қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу нысандарын беру қорғалуға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-өткізу актісімен осы Үлгілік қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес рәсімделеді. 100. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттардың қорғау құралдары мөрленетін сейфтерде немесе темір шкафтарда сақталады. 101. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жою қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акті жасау осы Үлгілік қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес және қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгілер қою арқылы жүргізіледі. 102. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельді бояуларды есепке алу мен беру журналдарында тиісті белгі қою арқылы жүргізіледі. 103. Құжаттардың қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельді бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельді бояулармен толтырылған бүлінген штемпельді жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Үлгілік қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес тиісінше есепке алу мен беру журналдарында белгі қойылады. 104. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде қорғауға жататын қолданылмаған баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін, осы Үлгілік қағидалардың 24, 25, 26-қосымшаларына сәйкес акті жасау және тиісінше есепке алу мен беру журналдарына белгі қою арқылы жүргізіледі.
105. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдары даналарының бар болуын тексеру ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізіледі. 106. Тексеру нәтижелері туралы белгі осы Үлгілік қағидалардың жүктеу/скачать 1.41 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|