Работников общедоступных библиотек. Освещены вопросы организации
жүктеу/скачать 3.17 Mb. Pdf көрінісі
|
Часть 1. «Поступление в фонд»; Часть 2. «Выбытие из фонда»; Часть 3. «Итоги движения фонда». Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксиру ются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и / и л и дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), сто имость приобретенных документов. В «Книге учета библиотечного фонда ЦБС» указываются сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структур ные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференци рованно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. К документам постоянного хранения с присвоением инвентарного но мера относятся обязательные экземпляры отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями получателей ОЭ, а также доку менты, принимаемые на депозитарное хранение. К документам длительного хранения с присвоением инвентарного но мера относятся документы, предназначенные для удовлетворения текуще го и прогнозируемого читательского спроса независимо от вида докумен та, его объема, тематики и других формальных признаков. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный пе риод времени. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во вто рой части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключе ния: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержа нию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Вы бытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражает ся в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета. Итоги движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут под водиться за квартал, полугодие. Учет, расстановка и размещение библиотечного фонда 83 При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ по лучает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непос редственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за докумен том на все время его нахождения в фонде библиотеки. Формами индивидуального учета документов являются книжная (ин вентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоя тельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов. Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Про верка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Про верка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обя зательная проверка библиотечного фонда производится: • при смене материально-ответственного лица; • при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи доку ментов; • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; • при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду; • при реорганизации и ликвидации библиотеки. Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комис сией по сохранности. Проверка фондов осуществляется в следующие сроки: • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно; • редчайшие фонды — один раз в 3 года; • ценные фонды — один раз в 5 лет; • фонды библиотек до 100 тыс. учетных е д и н и ц — о д и н раз в 5 лет; • фонды библиотек от ЮОдо 200 тыс. учетных е д и н и ц — о д и н р а з в 7 лет; • фонды библиотек от 200 до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет; • фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в вы борочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет. За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию. |