ОБРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И СООБЩЕНИЙ

Отсутствие контроля над происходящим — угроза для амигдалы, отдела
безопасности, со всеми вытекающими последствиями: выгоранием, нарушением
сна и памяти, способности расставлять приоритеты. 
Разумеется, контролировать все невозможно, но есть вещи, на которые вы можете
повлиять. Первое, что можно сделать — выставить щит, который укроет вас от
бомбардировки входящих сообщений. Этот щит — кнопка «Не беспокоить» в
настройках телефона. 
Проверка почты и рабочих мессенджеров должна происходить по расписанию, а не
когда придется. В зависимости от характера вашей работы она может происходить
пару раз в день или каждые полтора часа, но она не может быть постоянной. 
Вашему директору, префронтальной коре, нужно время на концентрацию. Если
дверь его офиса слетит с петель от постоянных визитеров, то работать ему будет
некогда). 
Думаю, у вас такое было: безумная неделя, куча беготни… А потом смотришь на
реально проделанную работу и понимаешь, что все это броуновское движение.
Время работы и время обработки новых задач нужно разграничивать. 
Итак, вам нужно определить время для обработки входящих сообщений. Я
рекомендую выделить для этого 25 минут до обеда (сразу после выполнения
приоритетных задач) и 25 минут в конце рабочего дня ​
[16]
. Это время можно сразу
заблокировать в календаре. 
Как происходит обработка электронной почты. 
1. Я читаю сообщение или письмо. Если в нем содержится задача (для меня или
другого сотрудника, когда результат я должна проконтролировать), то у меня есть
три варианта действий. 
Если задача требует менее 2-х минут, то я выполняю ее сразу же. Например, в
мессенджере коллега предлагает созвониться по поводу нового проекта и
спрашивает, свободна ли я в пятницу в 16:00. Проверить календарь, добавить новое
событие и отправить ответное письмо я могу за пару минут, поэтому делаю это
сразу. 
Если задача требует более 2-х минут и ее нужно выполнить прямо сегодня, то я
оцениваю временной бюджет задачи в помидорках и бронирую время на ее
выполнение в календаре. Для таких ситуаций и нужно буферное время. 
Если задача требует более 2-х минут, но сегодня ее делать не нужно, то я вношу ее
в список задач «Планы». Разница с «Входящими» в том, что все дела здесь уже
обработаны, указан дедлайн, приоритет задачи и бюджет времени. 
2. Если в письме содержится идея или предложение без конкретного дедлайна или
необходимых от меня действий, то я фиксирую ее в списке «Идеи». 
59 

3. После обработки все письма переносятся в архив. Сортировать их нет смысла: в
будущем, чтобы найти письмо, достаточно воспользоваться поиском.
Задача обработки — сделать так, чтобы во входящих сообщениях в почтовом
клиенте, мессенджерах было пусто. НОЛЬ — это очень приятно, попробуйте.
Аналогично в рабочих мессенджерах после обработки должно быть 0
непрочитанных сообщений. 

жүктеу/скачать 2.62 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: