Учебно-методическое пособие для семинарских занятий, самостоятельной работы, контрольных работ специалистов и бакалавров очной и заочной форм обучения

1. 
   Перечислите реквизиты бланка письма.
   
2. 
   Сформулируйте понятие «деловое письмо».
   
3. 
   Перечислите реквизиты письма
   
4. 
   Перечислите виды деловых писем, охарактеризуйте каждый.
   

1. 
   Вы приобрели некачественный товар и требуете вернуть вам деньги. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации.
   
2. 
   Составьте текст делового письма для следующей ситуации: вы директор детского дома обращаетесь к генеральному директору ООО «Вертикаль» с просьбой оказать спонсорскую помощь для организации новогодних праздников.
   
3. 
   Составьте текст делового письма для следующей ситуации: вы генеральный директор ООО «Вертикаль» отказываете в просьбе об оказании спонсорской помощи детскому дому.
   
4. 
   Проанализируйте предложенные тексты. Обратите внимание на допущенные ошибки, связанные как с неправильным расположением реквизитов, так и со способами изложения. Исправьте ошибки, напишите новые тексты.
   

Текст 2.

Министерство образования и науки РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩЕНИЕ Уважаемые коллеги! Приглашаем Вас принять участие во всероссийском научном фестивале «Молодежь и наука: начало ХХI века», который состоится 20-24 апреля 2009 года. Оргкомитет

Текст 3.

Текст 4.

Министерство образования и науки РФ ФГАОУ ВПО «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» г.Москва, пр. Маркса, д.35 Осенью 2012 будет проходить аттестация вуза. Просим вас составить план мероприятий по подготовке к аттестации, а также назначить ответственных лиц за подготовку к аттестации. Министр

Текст 5.

Декану социально-правового факультета ЮИ СФУ Письмо Уважаемая Елена Петровна! Ваше обращение о продлении договора практики рассмотрено. Мы заинтересовано относимся к вашему предложению о продлении договора и готовы продлить с вами договор. Уважающий вас Подпись Начальник управления

Тема 8. Правила составления и оформления международного письма

Вопросы на семинар:

1. 
   Перечислите состав реквизитов международного письма.
   
2. 
   Сформулируйте требования к оформлению реквизитов международного письма.
   
3. 
   Перечислите виды международных писем, охарактеризуйте каждый.
   
4. 
   Особенности отправки международных писем.
   

1. 
   По ниже представленному формуляру составьте письмо иностранному деловому партнеру, проживающему в англоязычной стране. В письме обратитесь к нему с просьбой о продлении сотрудничества и развития деловых отношений.
   

1. 
   Какие документы входят в состав кадровой документации?
   
2. 
   Сформулируйте требования к составлению и оформлению резюме.
   
3. 
   В чем особенность приказов по личному составу?
   
4. 
   Сформулируйте правила заполнения трудовых книжек.
   

1. 
   Проанализируйте предложенные тексты. Обратите внимание на допущенные ошибки, связанные как с неправильным расположением реквизитов, так и со способами изложения. Исправьте ошибки, напишите новые тексты.
   

Будьте так любезны, предоставьте мне академический отпуск в связи с имеющееся справкой от врача, в коей подтверждается, что все это время я состоял в болезни.

Текст 2.

УСЗН Начальнику отдела кадров Заявление. Уважаемая Наталья Петровна! Прошу вас отпустить меня в отпуск в период с 10 по 20 июля текущего года. Мне очень надо, т.к. мы всей семьей собираемся на море. В.И. Иванов

Текст 3.

РЕЗЮМЕ №25 от 25.03.2007 ИВАНОВА АННА ИВАНОВНА Адрес: 113162, г.Красноярск, ул.Мытная, д.21-45 Телефон: 237-21-19 Дата рождения: 1 марта 1983 Цель резюме: соискание должности секретаря-референта или переводчика Изучаемые дисциплины: языкознание, культура речи, деловой английский язык. По всем перечисленным предметам имею награды за участие в олимпиадах, конкурсах. Научные достижения: 2008 г. – участие в конкурсе «Лучший переводчик» и получение награды за 1–е место; 2007 г. – грант Краевого фонда науки на тему «Деловой иностранный: возможности в современном бизнесе»; 2006 г. – опубликование научной статьи в журнале «Языкознание»; 2006 г. – участие в международной конференции «Современные технологии обучения иностранным языкам; Образование: 2003-2008 гг. – Сибирский федеральный университет, факультет современных иностранных языков, с присвоением квалификации «Переводчик». 1993-2003 гг. – специальная школа №145 с углубленным изучением иностранных языков. Практические навыки: 2008 г. – зарубежная стажировка в США, цель которой–совершенствование языка; 2007 г. – выездной интенсив в школу №100 с погружением в язык; 2006 г. – выездная школа с целью совершенствования второго языка (французский). Дополнительная информация: - опытный пользователь ПК: весь MS Office, Интернет, пользование электронной почтой, Клиент-Банк, 1С-Кадры; - владею иностранными языками: английский язык свободно, французский язык – читаю и перевожу со словарем; - легко обучаюсь, общительная и коммуникабельная, готова к работе в коллективе, также умею работать самостоятельно, пунктуальна. - не замужем

Текст 4.

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ Директору ИВАНОВА АННА ИВАНОВНА №14 Адрес: 113162, Москва, ул.Мытная, д.21-45 Телефон: 237-21-19 Дата рождения: 1 марта 1983 Опыт работы: 07.2001–10.2002 гг. Помощник менеджер-логистика в фармацевтической компании «Фарма», г. Москва. Выполняемые функции: - выполнение обязанностей по заключению договоров; - работа с клиентами. 09.2004 г. – по н.в. Экономист в компании ООО «Капитал», г.Москва Выполняемые функции: - ведение делопроизводства; - помощь в ведении бухгалтерского учета. Цель резюме: После окончания вуза начать карьеру в качестве менеджера в крупной, динамично развивающейся российской или зарубежной компании, в большом сплоченном коллективе отдела маркетинга. В настоящий момент я заканчиваю МГУ, экономический факультет, по специальности «Финансовый менеджмент», но уже имею 1,5 года опыта работы в реальном секторе экономики. Образование: с 2000 г. по н.в. 5-ый курс МГУ, экономический факультет, специальность «Финансовый менеджмент». с 1990 по 2000 гг. Среднеобразовательная школа, класс с гуманитарным уклоном. Средний балл школьного аттестата – 4,8. Дополнительная информация: - опытный пользователь ПК: весь MS Office, Интернет, пользование электронной почтой, Клиент-Банк, 1С-Бухгалтерия; - владею иностранными языками: английский язык – свободно, французский язык – читаю и перевожу со словарем; - легко обучаюсь, общительная и коммуникабельная, готова к работе в коллективе, также умею работать самостоятельно, пунктуальна. - не замужем Подпись

Выполнение контрольной работы по разделу 2 и теста по разделу 2.

Модуль 2. Организация работы с документами и их хранение

Раздел 3. Правила работы с документами и их хранение

Тема 10. Организация работы с документами

Вопросы на семинар:

1. 
   Что такое документооборот? Как определить объем документооборота в организации.
   
2. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с входящими документами.
   
3. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с исходящими документами.
   
4. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с внутренними документами.
   
5. 
   Перечислите правила регистрации документов.
   
6. 
   Что такое регистрационный индекс?
   
7. 
   В чем преимущества и недостатки журнальной и карточной формы регистрации документов.
   
8. 
   Что такое текущий контроль?
   
9. 
   Что такое итоговый контроль?
   

1. 
   Какие виды обращений выделяют?
   
2. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с обращениями граждан.
   
3. 
   В чем особенности регистрации обращений граждан?
   
4. 
   Какие установлены сроки исполнения обращений?
   
5. 
   В чем особенность информационно-справочной работы по обращениям граждан?
   
6. 
   Какие установлены сроки хранения обращений граждан?
   
7. 
   Сформулируйте основные правила организации приема граждан.
   

1. 
   Что такое информационная технология?
   
2. 
   Какие типы информационных технологий выделяют?
   
3. 
   Каковы цели использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности?
   
4. 
   Перечислите информационные технологии подготовки документов.
   
5. 
   Перечислите информационные технологии хранения документов.
   
6. 
   Что такое база данных, чем база данных отличается от банка данных.
   
7. 
   Перечислите сетевые информационные технологии, используемые в документационном обеспечении управления
   

1. 
   Заполните представленную таблицу.
   

2. 
   Прочитайте и проанализируйте различные подходы к понятию «информационная технология». Выберите наиболее подходящее понятие, раскрывающее сущность информационной технологии.
   

1. 
   Что такое дело?
   
2. 
   Раскройте содержание понятия «номенклатура дел».
   
3. 
   Перечислите виды номенклатуры дел.
   
4. 
   Каково значение номенклатуры дел?
   
5. 
   Сформулируйте требования к составлению номенклатуры дел.
   
6. 
   Сформулируйте правила формирования дел.
   
7. 
   Сформулируйте правила подготовки документов к последующему хранению и использованию.
   

1. 
   По ниже представленному примеру составьте номенклатуру дел органа или учреждения социальной сферы.
   

Наименование вуза Утверждаю

_______ № _______ (подпись) фамилия)

Место составления Дата

на _________ год

Самостоятельная работа – это форма организации учебной деятельности, в процессе, которой студенты преимущественно или полностью самостоятельно выполняют различного рода задания, с целью достижения профессиональной компетентности. Самостоятельная работа студентов - способ активного, целенаправленного приобретения студентом новых для него знаний и умений без непосредственного участия в этом процессе преподавателей. Организационные мероприятия, обеспечивающие нормальное функционирование самостоятельной работы студента, должны основываться на следующих предпосылках: самостоятельная работа должна быть конкретной по своей предметной направленности; самостоятельная работа должна сопровождаться эффективным, непрерывным контролем и оценкой ее результатов. Контроль самостоятельной работы и оценка ее результатов организуется как единство двух форм: самоконтроль и самооценка студента; контроль и оценка со стороны преподавателя. Самостоятельная работа способствует: углублению и расширению знаний; формированию интереса к познавательной деятельности; овладению приемами процесса познания; развитию познавательных способностей.

Самостоятельная работа включает воспроизводящие и творческие процессы в деятельности студента. В зависимости от этого различают три уровня самостоятельной деятельности студентов:

1. Репродуктивный (тренировочный) уровень. Познавательная деятельность студента проявляется в узнавании, осмыслении, запоминании. Цель такого рода работ - закрепление знаний, формирование умений, навыков. В данной учебной дисциплине тренировочный уровень представляют задания, направленные на изучение теоретического материала курса, вопросы для самоконтроля и вопросы для контрольных работ, тестовые задания.

2. Реконструктивный уровень. В ходе таких работ происходит составление различных видов документов, исправление ошибок в неправильно составленных документах.

3. Творческий, поисковый. Творческая самостоятельная работа требует анализа проблемной ситуации, получения новой информации. Студент должен самостоятельно произвести выбор средств и методов решения (такая работа реализуется студентами в ходе написания документов по заданной ситуации).

Самостоятельная работа студентов предполагает следующие виды:

1) изучение теоретического материала учебной дисциплины;

2) подготовку к выполнению промежуточных и итоговых заданий.

3) подготовку к написанию контрольных работ.

Изучение теоретического материала основывается на материалах, которые содержат в себе научные знания современного уровня. Материалы способствуют наилучшей подготовки к семинарским занятиям и наилучшему усвоению темы.

Самостоятельную работу студентов можно разделить на обязательную и контролируемую. Обязательная самостоятельная работа обеспечивает подготовку студента к текущим аудиторным занятиям. Результаты этой подготовки проявляются в активности студента на занятиях и качественном уровне подготовленных документов, выполненных контрольных работ, тестовых заданий и др. форм текущего контроля. Контролируемая самостоятельная работа направлена на углубление и закрепление знаний студента, развитие аналитических навыков по проблематике учебной дисциплины. Подведение итогов и оценка результатов таких форм самостоятельной работы осуществляется во время контактных часов с преподавателем. В учебном процессе применяют три вида контроля: текущий, промежуточный и итоговый. Текущий контроль осуществляется еженедельно при изучении отдельных тем и проводится методом программированных или письменных заданий, а также устного опроса. В ходе устного опроса определяется уровень владения материала:

1) владение фактами (установление причин фактов; установление взаимосвязей между фактами; освоенные приемы и способы вы­полнения действий со знаниями);

3) владение понятиями (узнавание понятий, конструирование их определений, раскрытие объема понятий: характеристика количественного состава объектов, их классификация; раскрытие содержания понятия: характеристика существенных признаков объектов; установление взаимосвязей между понятиями, выделение среди них фундаментальных; практическое применение понятий, оперирование понятиями);

3) владение правилами, закономерностями и законами (узнавание правила, закономерности, закона, формулирование правила, закономерности, закона, раскрытие содержания правила, закономерности, закона, характеристика сущности, условий и границ проявления правил).

Промежуточный контроль осуществляется: методом выполнения письменных заданий, контрольных работ; методом тестирования по мере прохождения блоков материала.

Итоговый контроль рассчитан на проверку усвоения материала всей дисциплины и проводится в виде экзамена (в устной или письменной форме).

Для успешного прохождения всех видов контроля самостоятельная работа предполагает самоконтроль студентов, который основан на освоении вопросов для самоконтроля по каждой теме. Методические рекомендации по самостоятельной работе студентов можно разделить на несколько смысловых блока: «Вопросы для самоконтроля», «Контрольные работы».

В соответствии с программой в рамках текущего контроля знаний студентов, предусматривается проведение трех контрольных работ и обсуждение на практических занятиях самостоятельно подготовленных домашних заданий по тематике курса.

Контрольные работы проводится в письменной форме и предлагается в трех вариантах, в зависимости от численного состава учебной группы.

В состав контрольной работы №1 вошли основные вопросы по следующим ключевым темам:

Тема 1.Исторический аспект отечественного делопроизводства.

Тема 2.Современное правовое, нормативное и методическое регулирование делопроизводства.

1. 
   В чем особенности организации работы с документами в IX-XV вв.
   
2. 
   Перечислите особенности организации работы с документами в эпоху приказного делопроизводства.
   
3. 
   Перечислите особенности организации работы с документами в эпоху коллежского делопроизводства.
   
4. 
   В чем особенности организации работы с документами в XIX-начала XX века.
   
5. 
   В чем особенности организации работы с документами в советскую эпоху.
   
6. 
   Выделите отличительные особенности организации работы с документами на каждом историческом этапе.
   
7. 
   Перечислите законодательные акты, регулирующие работу с официальными документами.
   
8. 
   Перечислите основные Госты, регламентирующие требования к оформлению управленческой документации.
   

В состав контрольной работы №2 вошли основные вопросы по следующим ключевым темам:

Тема 3. Документирование управленческой деятельности.

Тема 4. Правила подготовки и оформления организационных документов.

Тема 5. Правила подготовки и оформления распорядительных документов.

Тема 6. Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов.

Тема 7. Деловое письмо.

Тема 8. Правила составления и оформления международного письма.

Тема 9. Кадровое делопроизводство.


Примерный вариант контрольного задания №2

1. 
   Что такое документ?
   
2. 
   Что входит в понятие «документационное обеспечение управления»?
   
3. 
   Что такое бланк?
   
4. 
   Что такое реквизит документа?
   
5. 
   Перечислите реквизиты документа.
   
6. 
   Охарактеризуйте группу распорядительных документов. Какие реквизиты характерны для распорядительных документов.
   
7. 
   Какие документы входят в группу распорядительных?
   
8. 
   Сформулируйте правила составления и оформления приказа.
   
9. 
   Охарактеризуйте группу организационных документов. Какие реквизиты характерны для организационных документов.
   
10. 
    Какие документы входят в группу организационных?
    
11. 
    Охарактеризуйте группу информационно-справочных документов. Какие реквизиты характерны для информационно-справочных документов.
    
12. 
    Какие документы входят в группу информационно-справочных?
    
13. 
    Сформулируйте правила составления и оформления протокола.
    
14. 
    Что такое выписка из протокола? Сформулируйте основные правила
    
15. 
    Перечислите реквизиты бланка письма.
    
16. 
    Перечислите виды деловых писем, охарактеризуйте каждый.
    
17. 
    Какие документы входят в состав кадровой документации?
    

В состав контрольной работы №3 вошли основные вопросы по следующим ключевым темам:

Тема 10. Организация работы с документами.

Тема 11. Организация работы с обращениями граждан.

Тема 12. Информационные технологии в делопроизводстве.

Тема 13.Организация хранения документов в делопроизводстве.

1. 
   Что такое документооборот? Как определить объем документооборота в организации.
   
2. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с входящими документами.
   
3. 
   Перечислите правила регистрации документов.
   

8. 
   Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с обращениями граждан.
   
9. 
   В чем особенности регистрации обращений граждан?
   
10. 
    Какие установлены сроки хранения обращений граждан?
    
11. 
    Сформулируйте основные правила организации приема граждан.
    
12. 
    Что такое информационная технология?
    
13. 
    Каковы цели использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности?
    
14. 
    Перечислите информационные технологии подготовки документов.
    
15. 
    Перечислите информационные технологии хранения документов.
    
16. 
    Раскройте содержание понятия «номенклатура дел».
    
17. 
    Перечислите виды номенклатуры дел.
    
18. 
    Сформулируйте требования к составлению номенклатуры дел.
    

В контрольной работе должно быть отражено знание студентом теоретического материала и показано умение применять этот материал для решения ситуационной задачи. Кроме того, содержание контрольной работы должно иметь проблемно-поисковый характер. Студенту в ней необходимо показать общее понимание содержания, предмета всего учебного курса и в контексте этого – специфику рассматриваемой им части образовательной дисциплины. Также автору контрольной работы необходимо продемонстрировать умение комплексно использовать и осуществлять анализ и синтез материалов, изученных в других учебных курсах.

При подготовке к выполнению контрольных работ первым и наиболее важным шагом является внимательное изучение тех вопросов, которые затрагиваются в рассматриваемой теме. Поэтому для успешного выполнения контрольного необходимо, прежде всего, хорошо понять формулировку вопросов, вспомнить в рамках какой темы эти вопросы рассматривались на лекциях и семинарах. При возникновении затруднений при написании контрольных работ, в случае невозможности дачи ответов на поставленные вопросы незамедлительно, необходимо вспомнить взаимосвязь поставленных вопросов с другими легко вспоминаемыми вопросами данной темы, а также необходимо отталкиваться от общих теоретико-методологических основ и понятийного аппарата (информация, документ, реквизит). После установления взаимосвязи и оперирования понятийным аппаратом, попытаться ответить на поставленные вопросы. Ответы на контрольные вопросы носят конкретный характер, поэтому необходимо помнить, что описание ответа должно быть полным, логически построенным и четким. Поверхностное изложение вопроса рассматривается как недостаток работы.
Блок 2. Вопросы для самоконтроля студентов.

При подготовке по вопросам для самоконтроля студенту прежде всего необходимо просмотреть список вопросов для самоконтроля, и уже затем приступать к изучению и анализу литературы и других имеющихся по теме материалов. При самостоятельной работе с литературой необходимо четко поставить перед собой цель такой работы. Поиск ответов на вопросы для самоконтроля – это и есть в данном случае цель самостоятельной работы студента.

При поиске ответов на вопросы для самоконтроля студенту необходимо:

1. 
   найти в текстах, словарях и т.д. и изучить термины;
   

3) изучить историю вопроса;

4) осуществить поиск теоретических основ предложенной для решения проблемы либо подбор доказательств, примеров и т.д.

В соответствии с целью осуществляется первичная обработка материала: после прочтения выделяются и отмечаются необходимые факты и теоретические положения. Работая с литературными источниками, целесообразно делать выписки, которые помогают накопить нужные сведения и облегчают запоминание. Их удобно делать на карточках или листах бумаги с одной стороны листа. Выписки делаются дословные: если это определение или цитата – в виде краткого конспекта, рядом с выпиской указывается источник и страница, которые в дальнейшем могут быть включены в самостоятельную письменную работу. Ссылка на источник дается в случае: дословного цитирования, обзора существенных положений, наличия разных точек зрения на одну проблему. Конспект – наиболее универсальный вид записи. С конспектом у исследователя меньше риск «заблудиться в чужих мыслях». При его составлении нужно стремиться к форме краткого связного пересказа. Конспект должен содержать в себе не только основные положения и выводы автора книги или статьи, но и факты, доказательства, примеры. В конспекте должно найти отражение и личное отношение его составителя к самому материалу (например, на полях). Однако всегда делать это надо таким образом, чтобы впоследствии можно было бы легко разобраться, где авторское, а где личное понимание вопроса.