Управление архивов и документации

МҰРАҒАТТАР ЖӘНЕ КҰЖАТТАМА БАСҚАРМАСЫ

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОВ И ДОКУМЕНТАЦИИ

ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ

МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ» ММ

ГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

Өскемен

2010

Рифель Л.П.

Дурново И.В.

Р-68

Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты/Государственный архив Восточно-Казахстанской области: Мұрағат мекемелерінің Қазақстан тарихында алатын орны. Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты орталығының құрылғанына 70 жыл толуына арналған халықаралық ғылыми-практикалық конференциясының материалдары- Өскемен, 2010-260 с.

Роль архивных учреждений в истории Казахстана. Материалы международной научно-практической конференции, посвященной 70-летию со дня основания Государственного архива Восточно-Казахстанской области. – Усть-Каменогорск, 2010 – 260 с.

Жинақ материалдары тарих, әдебиет, өлкетану, білім беру салаларындағы мамандар үшін қызығушылық танытары сөзсіз.

Материалы сборника представляют интерес для специалистов в области истории, литературы, краеведения, образования.

Головков көшесі, 26/1 ул.Головкова, 26/1

«Шығыс Қазақстан облысының ГУ «Государственный архив

мемлекеттік мұрағаты» ММ Восточно-Казахстанской

области»

E-mail arhiv@ukg.kz E-mail arhiv@ukg.kz

Сегодня Государственному архиву Восточно-Казахстанской области исполняется 70 лет.

Архивисты госархива области не ограничивают свою деятельность по использованию документов только выдачей архивных справок или копий документов. Сотрудники принимают участие в издательских проектах, на основе документальных материалов готовят выставки, экскурсии, публикации и сообщения в СМИ и многое другое, тем самым способствуя повышению культуры населения, интересу и уважению к прошлому. Документальные богатства государственного архива Восточно-Казахстанской области пользуются большой популярностью у исследователей, краеведов, студентов.

На сегодняшний день в государственном архиве Восточно-Казахстанской области хранится более 500.000 тыс. дел на бумажной основе, из них 18.000 тыс. дел являются особо ценными. Отсюда задача – грамотно управлять огромным объемом документов.

Государственный архив области хранит документы, которые являются неотъемлемой частью Национального архивного фонда Республики Казахстан. Образование первого областного архива начинается с 1940 года.

В истории развития и становления государственного архива происходило немало преобразований. Об этом Вам подробно расскажет директор Госархива ВКО Полякова О.Г.

В настоящее время возникает немало вопросов в плане архивирования документов на электронных носителях. Главное здесь создание условий, при которых спустя десятилетия документы могут быть представлены в форме, понятной для восприятия исследователя и позволяющей провести их проверку на аутентичность. С постоянно усовершенствующими функциональными возможностями компьютеров предполагаемые методы хранения электронных записей на практике оказываются недейственными. Чтобы хранить новые виды электронных документов, архив должен иметь возможность воспроизводить их структуру и связывать её с первоначальным контекстом. Это требует постоянного хранения того компьютерного приложения, в котором был создан документ, или перенесения его в другие программы, которые могут обеспечить те же самые функциональные возможности, что и оригинальное приложение.

Информационные технологии развиваются гораздо быстрее, чем идёт их правовое осмысление и, чтобы появилась возможность применять электронные документы в межведомственном взаимодействии и гражданам при общении с государством, нужны реальные технологии и большая законотворческая работа.

Не должны оказаться в стороне и вопросы разработки правового обеспечения и принципов экспертизы ценности Интернет-публикаций, процедур комплектования ими, способов обеспечения их сохранности и аутентичности, и т.д.

В государственном архиве ВКО (г.Усть-Каменогорск) и Центре документации новейшей истории Восточно-Казахстанской области (г.Семипалатинск) на протяжении ряда лет создавался страховой фонд особо ценных документов путем микрофильмирования, однако, с развитием компьютерных технологий получил развитие новый метод страхового копирования – перевод документов на цифровые носители (лазерные диски). Госархив и ЦДНИ области одними из первых архивов Республики Казахстан приступили к созданию "электронного архива" – качественно новому уровню использования документальной информации. В 2006 году управлением архивов и документации области была разработана "Программа создания электронного архива в архивных учреждениях Восточно-Казахстанской области и План мероприятий по созданию информационной системы "электронные архивы Восточно-Казахстанской области" на 2007-2010г.г."

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, постепенно проникая во все направления архивных работ, превращаясь в неотъемлемую часть архивной повседневности. И это самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

На сегодняшний день архивисты госархива области достигли немалых результатов в своей работе, уверен, что в дальнейшем коллектив госархива будет способствовать развитию архивного дела и приумножать культурное наследие Республики.

Свое выступление мне бы хотелось завершить словами Мигеля Сервантеса: «История - сокровищница наших деяний, свидетельница прошлого, пример и поучение для настоящего, предостережение для будущего».

Сердечно поздравляю госархив области со знаменательной датой – 70 летием со дня создания и желаю плодотворной работы и всяческих успехов.

Благодарю за внимание!

 

ГОСУДАРСТВЕННОМУ АРХИВУ ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ

г.Усть-Каменогорск

Архивное строительство области началось с 1940 года после того, как Восточно-Казахстанская область с центром в г.Усть-Каменогорске, как самостоятельная административная единица начала существовать с октября 1939 года. 17 апреля 1940 года приказом заместителя начальника архивного отдела Народного Комиссариата внутренних дел Казахской ССР начальником Восточно-Казахстанского областного архивного отделения управления Народного Комиссариата внутренних дел Казахской ССР по Восточно-Казахстанской области (УНКВД)) назначен Чичиевский Н.И., на него же было возложено руководство госархивом области.

Решением исполкома Восточно-Казахстанского областного Совета депутатов трудящихся от 30 сентября 1940 года №773 руководители учреждений, организаций обязывались «сдать для дальнейшего хранения в Восточно-Казахстанский областной архив НКВД, а в районах в райархивы РОНКВД все те архивные материалы, срок которым в архиве учреждения истек».

Госархив области не имел собственного здания, в 1940 году вместе с архивным отделением размещался в комнате административно-хозяйственного отдела Управления внутренних дел области, затем в течении трех месяцев ютился в Кировском райархиве в 15 километрах от областного центра, отсюда и отсутствие практической деятельности в 1940 году.

В октябре 1941 года архивное отделение УНКВД было переименовано в отделение государственных архивов, а с 1946 года стало именоваться архивным отделом УНКВД.

На основании распоряжения Совета народных Комиссаров СССР от 2 сентября 1945 года №130092-р и приказа НКВД СССР от 12 сентября 1945 года №381 государственные архивы были включены в число научно-исследовательских учреждений.

На протяжении многих лет штат архива области не увеличивался и оставался на уровне 4-8 человек. В 1941 году на хранении находилось всего 1523 дела, но уже в 1947 году в архив стали поступать документы из райархивов (5944 дела).

Долгое время архив занимался только приведением в порядок документов организаций, учреждений, предприятий и приемом их на государственное хранение. Единственный вид использования документов в 40-50-е годы заключался в исполнении запросов граждан и учреждений.

В 1957 году архивный отдел стал подчиняться управлению внутренних дел исполкома Восточно-Казахстанского областного Совета депутатов трудящихся.

Перелом в работе госархива наметился в 60-е годы. Решением исполкома Восточно-Казахстанского областного Совета депутатов трудящихся от 30 июня 1960 года №303 архивный отдел был передан в ведение Восточно-Казахстанского облисполкома. В 1960 году было сдано в эксплуатацию типовое здание госархива области на 240000 дел. В 1963 году были образованы Зайсанский и Зыряновский филиалы госархива, а в 1966 году – Лениногорский филиал.

В течение 1960-1970 годов обновилось более половины работников архивного отдела и областного госархива. В архив пришли специалисты с высшим историко-архивным и гуманитарным образованием: Черных Станислав Евгеньевич, Сайкина Фаина Александровна, Андрусенко Галина Петровна, Шустер Майя Григорьевна, Пекаторос Людмила Анатольевна, Посконная Ольга Николаевна, Ван Кира Юрьевна, Семибратов Сергей Яковлевич, Лебедь Светлана Ивановна и другие. Очень скоро они освоили основные виды архивной работы и научились решать сложные вопросы, связанные с обеспечением сохранности и государственным учетом документов, комплектованием и ведением делопроизводства, работой ведомственных архивов в организациях, учреждениях и предприятиях, проведением экспертизы ценности документов, использованием архивных документов.

Под руководством Черных С.Е., заведующего архивным отделом облисполкома (1965-1988 годы) и Сайкиной Ф.А., директора областного госархива (1965-1988 годы) архив из отстающих вышел в число передовых в республике, стал «Пионером» многих прогрессивных начинаний, в числе которых открытие первого в Казахстане хозрасчетного архива по личному составу в г.Зыряновске и строительство типового здания Зыряновского филиала областного госархива; начало работы по сбору документов личного происхождения; подготовка и издание справочников и сборников документов; внедрение новых форм использования архивных документов: выставки, теле-и радиопередачи, лекции, экскурсии и т.п.

В 1966 году в госархиве области была организована хозрасчетная группа, на которую легла основная тяжесть работы по наведению порядка в документах учреждений и передачи их на государственное хранение. Только за 1961-1965 годы на государственное хранение было принято 58282 дела, за один только 1966 год – 21765 дел, а с 1966 по 1973 год принято 95456 дел. Надо сказать, что документы в организациях, учреждениях, предприятиях никогда не обрабатывались, часть документов погибла, а остальные лежали в сараях, складах, чердаках, подвалах. Архивистам пришлось самим их извлекать и приводить в порядок. С середины 70-х годов областной госархив практически не комплектовался: не хватало площадей под архивохранилища. Такое положение сохранялось до 1991 года.

В ноябре 1991 года в связи с прекращением деятельности Компартии Казахстана на баланс областного госархива было передано здание бывшего партийного архива Восточно-Казахстанского областного Комитета партии, а его документы в количестве 202428 дел значительно пополнили состав Национального архивного фонда области.

В марте 1997 года областной госархив принял на хранение документы по личному составу упраздненного Усть-Каменогорского городского архива в количестве более 24000 дел. В этом же году областному госархиву на баланс было передано еще одно здание площадью 10002,4 кв.м.

В мае 1997 года в связи с упразднением Семипалатинской области и передачи ее территории в состав Восточно-Казахстанской области в ведение областного госархива были переданы Аягозский и Жарминский филиалы бывшего Семипалатинского областного госархива.

С августа 2009 года филиалы госархива области стали самостоятельными юридическими лицами.

В 90-х годах вместе со становлением суверенитета Казахстана происходило и становление архивного дела, его реформирование. Архивисты столкнулись с целым рядом неизвестных до того проблем: собственность на архивные документы; правовой статус архивов приватизируемых, обанкротившихся предприятий; взаимоотношения с частными архивами; исчезновение одних систем документации и возникновение новых систем; внедрение информационных технологий в архивное дело – это далеко не полный перечень тех проблем, которые приходилось решать.

Принятие Парламентом Республики Казахстан Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» в декабре 1998 года сыграло позитивную роль в организации и управлении архивным делом и позволило повысить эффективность выполнения триединой задачи: формирование, обеспечение сохранности, научное использование в интересах государства и общества письменного историко-культурного наследия народа.

Роль архивной службы сегодня – максимальное обеспечение потребностей общества в ретроспективной информации.

Современный госархив Восточно-Казахстанской области расположен в трех зданиях по ул.Головкова, 26/1, Крылова, 39, Потанина, 12а; в нем трудятся 56 сотрудников, имеющих высшее и среднее специальное и гуманитарное образование. Структурные подразделения госархива выделены по основным направлениям деятельности: отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, отдел комплектования и контроля за ведомственными архивами, отдел научно-справочного аппарата, публикации и научного использования документов, отдел экспертизы ценности документов, отдел по исполнению запросов социально-правового характера, отдел информационных технологий. С 2008 года с целью реализации государственной программы формирования «Электронного Правительства» под руководством и непосредственном участии начальника управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области Аубакирова А.А. в госархиве области началась работа по созданию «Электронного архива» для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам. В ходе данной работы для обеспечения возможности перевода документов с бумажных носителей в электронный вид приобретен книжный сканер ЭларПлансСкан формата А3, два планшетных сканера формата А4, для хранения электронных документов установлен сервер, для обеспечения совместной работы сотрудников архива над единой базой электронных документов создана локальная вычислительная сеть. Разработаны базы данных «Электронный фондовый каталог», предусмотрена интеграция фондового каталога с Центром электронных услуг области и Интранет-порталом Акима Восточно-Казахстанской области, базы данных «Регистратор архива», «Книга памяти», «Видеотека», «Административно-территориальное деление», «Именной каталог». В госархиве области началась работа по сканированию документов исполнительных органов и занесению их в базы данных. Данная работа позволит исследователям знакомиться с документами в электронном виде, тем самым сохраняя оригиналы.

В ноябре 2008 года госархив области подключен в Единой транспортной сети госорганов, с февраля 2009 года самостоятельно работает с виртуальной приемной Центра электронных услуг. В стадии доработки и наполнения находится официальный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области».

Во всех отделах госархива области имеются компьютеры. Наличие профессиональной видеокамеры и фотоаппарата позволяет госархиву осуществлять съемки важных событий, которые происходят в городе и области; наличие мультимедийного проектора и экрана позволяет проводить мультимедийные презентации, курсы повышения квалификации делопроизводственных служб и работников ведомственных архивов организаций, уроки, лекции, конференции и т.п.

Государственный архив Восточно-Казахстанской области является учреждением, которое осуществляет хранение документов, являющихся неотъемлемой частью Национального архивного фонда Республики Казахстан. В документах как на бумажной основе, так и на пленочных носителях (кино-, фото-, фоно-, видеодокументы) отражена история нашего края, все те исторические события, которые происходили как в стране в целом, так и конкретно в нашем районе. В архиве находятся на хранении уникальные документы периода установления Советской власти в г.Усть-Каменогорске: Усть-Каменогорского уездного революционного комитета, исполнительного комитета, военкомата, частей особого назначения, уездных учреждений, газеты этого периода.

По документам организаций, учреждений и предприятий можно проследить становление и развитие в области цветной металлургии, энергетики, геологии, сельского и лесного хозяйства, науки, культуры, образования и т.п. Это фонды Восточно-Казахстанского Совнархоза, Белогорского горнообогатительного, Иртышского полиметаллического, Усть-Каменогорского свинцово-цинкового, титано-магниевого комбинатов, Востокмашзавода, Усть-Каменогорских заводов приборов, конденсаторного, Усть-Каменогорского комбината шелковых тканей, Алтайского районного управления «Алтайэнерго», управления строительства Гидроэлектростанций (ГЭС) на Иртыше «Иртышгэсстрой», Усть-Каменогорской ГЭС, Восточно-Казахстанского геологического управления и его экспедиции, всесоюзного научно-исследовательского института цветных металлов «ВНИИЦцветмет», государственного проектного института «Казгипроцветмет» и др.

Определенный интерес представляют коллекции документов: по истории Восточного Казахстана, «Восточный Казахстан в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годы», «Освоение целинных и залежных земель», по землеустройству Восточно-Казахстанской области, по истории развития спорта в Восточно-Казахстанской области; коллекция воспоминаний ветеранов партии, комсомола, войны и труда, коллекция документов, выявленных в зарубежных архивах и научных учреждениях по истории региона и т.д.

Государственный архив Восточно-Казахстанской области хранит свыше 70 фондов личного происхождения известных не только в крае, но и в стране людей. Эти документы представляют собой одну из важнейших групп исторических источников, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия Республики Казахстан. Достаточно сказать, что в 1961 году на хранении в архиве было всего 3фонда личного происхождения, насчитывающих 7 дел. Сейчас среди фондообразователей значатся: Аманжолов С.А. – доктор филологических наук, профессор, языковед-тюрколог, один из основателей казахского языка; Белослюдов А.Н. – краевед, учитель, Белослюдов Б.А. – зоолог, исследователь фауны Казахстана; Волков А.М. – писатель, ученый, педагог; Герасимов Б.Г. – краевед, ученый, учредитель Семипалатинского подотдела Русского географического общества; Горохов М.В. – краевед, фотокорреспондент газет «Прииртышский коммунар» и «Омская правда»; Жаманбаев К.К. - заслуженный учитель Казахской ССР; Иванов А.С. – писатель, главный редактор журнала «Молодая гвардия»; Кагарманова М.М. – представительница татарской диаспоры г.Усть-Каменогорска; Коншин Н.Я. – политический ссыльный-народоволец, учредитель Семипалатинского подотдела Западно-Сибирского отдела Русского географического общества; Кузнецов П.Н. – писатель, поэт, журналист, переводчик произведений казахского акына Джамбула; Молдыбаев У.Б. – член Союза журналистов СССР, председатель правления Восточно-Казахстанского филиала общественного объединения милосердия и здоровья Республики Казахстан; Мурыгин В.Е., Рахвалов Н.С. – участники борьбы за установление Советской власти в Восточном Казахстане; Мусин М.Ш. – член Союза журналистов СССР, участник Великой Отечественной войны 1941-1945 годов; Пермитин Е.Н. – писатель, секретарь Союза писетелей РСФСР, основатель и редактор журнала «Охотник Алтая» в г.Усть-Каменогорске; Петровский Н.А. – ученый-самородок, крупный специалист по ономастике, автор Словаря русских личных имен; Сакабаев К. – журналист, писатель, член Союза писателей Казахстана; Турлыбаев Е.К. – отличник народного просвещения Казахской ССР, журналист; Увалиев Ю.К. – педагог, ученый, почетный профессор Восточно-Казахстанского государственного университета; Худяков Е.Л. – член литературного объединения «Звено Алтая», заместитель главного редактора газеты «Известия», декан факультета журналистики Московского государственного университета; Черных С.Е. – писатель, краевед, заслуженный работник культуры Казахской ССР, отличник архивного дела; Яковлев Н.Н. – доктор исторических наук, профессор, организатор Государственной публичной исторической библиотеки РСФСР (г.Москва) и др.

На основе архивных документов архивистами подготовлены и изданы сборники «Рудный Алтай. Индустриальное развитие Восточного Казахстана. 1920-1945 годы», «Под грифом секретности. Откочевки казахов в Китай в период коллективизации. Реэмиграция. 1928-1957 годы», «Избранные труды Б.Г.Герасимова», «Рудный Алтай». 1918-1998 годы. Биография в документах», «Коллективизация сельского хозяйства в Кировском (Усть-Каменогорском) районе. 1928-1936 годы», «Восточный Казахстан в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 годы» (посвящен 65-летию Великой Победы); справочники по истории административно-территориального деления Восточного Казахстана (1920-2002 годы), по истории колхозно-совхозного строительства Восточно-Казахстанской области (1920-1997 годы); тематический обзор документов «Эвакуация в Восточно-Казахстанскую область в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 годы»; биографический справочник «Они возглавляли Восточно-Казахстанскую область. 1939-2009 годы» (о первых руководителях области); брошюры из серии «Краеведы Восточного Казахстана»: «Михаэлис Евгений Петрович. 1941-1913 годы», «Коншин Николай Яковлевич. 1864-1937 годы», «Черных Станислав Евгеньевич. 1934-1991 годы»; брошюра «Штрихи к портрету города», комплект листовок «Герои Советского Союза-восточноказахстанцы», сборник очерков, статей «Начало положила крепость», Путеводитель «Их именами названы улицы». Кроме этого, госархивом области подготовлены Путеводитель по фондам областного госархива и его филиалов, Путеводитель «Документы бывшего архивного фонда КПСС», Путеводитель по фондам личного происхождения областного госархива и его филиалов.

Документы архива широко используются исследователями. Они легли в основу кандидатских и докторских диссертаций. Ежегодно в читальном зале занимается свыше 500 исследователей.

Один из основных видов использования документов – это исполнение запросов. Госархивом области ежегодно исполняется свыше 12 тысяч запросов социально-правового характера. С 2009 года данная услуга оказывается через Центр обслуживания населения (ЦОН).

В госархиве области трудятся люди с редкой профессией «архивист», ежедневно кропотливо выполняя пусть незаметную, но очень нужную работу по сохранению и использованию исторического наследия нашего народа. Наряду с сотрудниками, имеющими большой опыт и стаж архивной работы, работает молодежь, перенимая опыт работы у старших.

В настоящее время на государственном хранении в архиве находятся 676869 дел на бумажной основе, из них 9405 дел личного происхождения, 11883 дела научно-технической документации, 124686 дел по личному составу. Кроме этого, хранится 369 кинодокументов, 9115 фотодокументов, 246152 документа страхового фонда, 210 фонодокументов.