1 Жалпы ережелер

4. Әдістемелік ұсыныстарда жеке тектік құжаттарды жинақтауға байланысты сұрақтар қарастырылмайды, өйткені мемлекеттік мұрағаттар қызметінің осы бағыты өзіндік мәні бар және жеке ғылыми-әдістемелік қамтамасыз етуді талап етеді.

5. Әдістемелік ұсыныстардың құрылымдық мәліметтері келесі құрамдас бөліктерден тұрады:

1) Жалпы ережелер;

2) Негізгі бөлімде келтірілгендей:

жинақтау дереккөздерін таңдау белгілері және жинақтау дереккөздерін бөлу белгілері;

құжаттарды қабылдау нысандары;

әлеуетті және жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдардың Тізімдеріне ұйымдарды кіргізу тәртібі;

3) Қорытынды ережелер;

4) Кітапнама;

5) Әдістемелік ұсыныстарға қосымшалар.

6. Әдістемелік ұсыныстар жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдардың нақты тізімін анықтау және жүргізу үшін мемлекеттік мұрағаттық мекемелердің практикалық жұмысында қолдануға, ұйымдардың құжаттарын тұрақты мемлекеттік сақтауға іріктеу бойынша жергілікті жағдайға бейімделген нормативті-әдістемелік өңдеу жасауға әзірленген.

7. Заңына сәйкес (өзгертулері және толықтыруларымен) мемлекеттік мұрағаттардың дереккөздері:

1) Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінің, Парламент және жергілікті өкілдік органдардың, Конституциялық кеңестің, Үкіметтің, орталық және жергілікті атқарушы органдардың, соттардың, прокуратура органдарының, Қазақстан Республикасының басқа да мемлекеттік заңды түлғаларының, соның ішінде шетелде болатын ведомстволық мұрағаттар;

2) жеке мұрағаттар болып табылады.

8. Жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерін орталықтандырылған есепке алу мақсатында барлық деңгейдегі Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағаттарының жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдар тізімдері тұрақты негізде құрастырылады және жүргізіледі.

9. Осы Әдістемелік ұсыныстар ұйымдар Тізімдерін құрудың, ресімдеудің, бекітудің және өзгерістер енгізудің бірыңғай тәртібін айқындайды.

10. Әдістемелік ұсыныстар «Мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдар түрлерінің үлгілік тізімдеріне» сәйкес дайындалған.

11. «Мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдарын анықтау» анықтамасын:

1) салалық жүйенің (ұйымдардың) ұйымдастырушылық негізін және құрылымын зерттеу;

2) салалық жүйенің (ұйымдардың) негізгі қызмет бағытын талдау, оның қызметіндегі қалыптасқан құжаттар жиынтығының құрамы мен мазмұнын анықтау;

3) мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері Тізіміне енгізілген ұйымдардан құжаттарды қабылдаудың нысандарын анықтау;

4) мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері Тізіміне ұйымдарды енгізу үшін керекті практикалық іс-шаралар жиынтығын өткізу деп түсінеміз.

12. Жинақтаушы нақты мемлекеттік мұрағат мекемесінің аймағында орналасқан салалық жүйе немесе нақты ұйымдардың ұйымдастырушылық негізі мен құрылымын зерттеу олардың табылуын, негізгі міндетін анықтау, нысаналы мақсатын, шешілетін міндеттер шеңберін, жүктелген міндеттерін, құзыреттілік шегін қарастырады.

13. Зерттеу кезінде келесі құжаттар және баспа басылымдарымен, ұйымдар құжаттарының тарихи құндылығын ашатын, оны әлеуетті және жинақтау дереккөздері Тізіміне кіргізу мақсатымен міндетті түрде:

1) заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілер негізінде құрылған (қайта құрылған) салалық жүйе немесе ұйымдармен;

2) салалық жүйе немесе ұйымдардың міндеттері мен мақсаттарын анықтайтын ұйымдастырушылық-әкімшілік, нормативтік, әдістемелік құжаттармен (ережелер, жарғылар және тағы басқалар);

3) Бұқаралық ақпарат құралдарындағы (бұдан әрі – БАҚ) жеке мақалалар, жалпы және арнайы (салалық, ведомстволық) әдебиеттермен танысу керек.

14. Зерттеу кезінде, министрліктің, ведомстволардың, әкімдер аппараттарының, жергілікті қаржылық, заңгерлік, статистикалық және басқа да органдардың қажетті материалдарын қарап, саланың (ұйымдардың) жүргізуші мамандарынан міндетті түрде кеңес алу керек. Шығарылған сәйкес топтастырғыштар және тізбелердің, мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдар түрлерінің Үлгілік тізімдерінің негізінде анықтауды жүргізу ұсынылады.

15. Құрылымын және ұйымдастырушылық негізін зерттеу кезінде салалық жүйе (ұйымдар) қызметінің барлық бағытын, оның ұйымдастырушылық-құқықтық нысанын, филиалдарының болуын (бөлімшелер, еншілес құрылымдар және оның ұйымдастырушылық-құқықтық нысанын және заңдық мәртебе) анықтау өте маңызды.

16. Әртүрлі міндеттері бар нақты ұйымдарды (мысалы: өндірістік, басқармалық, сауда-делдалдық, ғылыми-әдіснамалық және тағы басқалар) тізімге енгізу кезінде, халық шаруашылығының сол немесе өзге саланың міндетті түрде оның қызметінің басымдық бағытын анықтау қажет. Бұдан былай ұйымдар міндеттерінің генезисін үнемі зерттеу ұсынылады, өйткені нарықтық экономика жағдайында және үнемі өзгеріп отыратын нарықтық жағдайда олардың иерархиясы айтарлықтай өзгеруі мүмкін, осының бәрі әлеуетті және жинақтау дереккөздері Тізімінде дәлме-дәл көрсетілуі керек.

17. Жұмыстың маңызды және қажетті кезеңі салаларда (ұйымдарда) құжаттама жасау және құжаттаманы басқаруды, құжаттық ақпараттың таратылуы мен қозғалысын, оның сіңуі мен қайталануын зерттеу болып табылады. Осы мақсатта басқармалық, ғылыми-техникалық, дыбыс-бейне құжаттамасының құрамы және мазмұны, соның ішінде ақпараттарды электронды тасығыштарда, құжаттама жасау және құжаттаманы басқаруды қамтамасыз етудің ерекшелігі талданады. Құжаттар топтамасын зерттеуді басшы, жетекші, яғни жинақтаушы мемлекеттік мұрағаттардың аймағында орналасқан ұйым жүйесінің негізінде бастаған орынды. Егер жинақтау аймағында бір түрдегі (әр түрлі) бірнеше ұйымдар орналасқан болса, онда базалық ұйым ретінде олардың ішінен ең бағышты біреуін немесе бірнешеуін таңдауға болады. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қор құрамына құжаттарды айқындау және енгізу үшін, қолданыстағы сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілі құжаттар тізбесін, сақтау мерзімдері көрсетілген салалық (ведомстволық) құжаттар тізбесін, үлгілік, нақты істер номенклатурасын, құжаттама жасау және құжаттаманы басқарудың қағидаларын, мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілерін, зерттеліп отырған саланың (ұйымдардың) қызметкерлері арасынан мамандардың ұсынымдарын пайдалану қажет.

1) салалық жүйедегі ұйымның маңызы;

2) жоғары тұрған ұйымдардың құжаттамалық және мұрағаттық қорларындағы құжаттамалық ақпараттың толық көрсетілуі;

3) осы ұйымның құжаттарының ғылыми-тарихи құндылығы жатады.

19. Ұйымның салалық (ведомстволық) жүйедегі мағынасы оның қызметінде қалыптасатын құжаттар топтамасының құндылығын анықтайды.

20. Салалық жүйедегі ұйымның мағынасының белгілері:

1) ұйымның құқықтық мәртебесінің;

2) оған жүктелген функционалдық-арнаулы міндеттерінің;

3) салалық жүйедегі ұйымдардың деңгейінің анықтамасын болжайды.

21. Ұйымның құқықтық мәртебесі оның заңды дербестігінің деңгейін және ұйымдастырушы-құқықтық нысанын сипаттайды.

Заңды тұлғаның ұйымдық-құқықтық нысаны меншік нысанына байланысты бір түрде:

1) басқару органдарында (жоғары және орталық мемлекеттік органдар мен жергілікті мемлекеттік органдарда);

2) республикалық немесе коммуналдық меншіктегі мемлекеттік кәсіпорындарда (шаруашылық жүргізу құқығындағы немесе қазыналық);

3) мемлекеттік мекемелерде;

4) толық, коммандитдік серіктестік нысандағы шаруашылық серіктестігінде, жауапкершілігі шектеулі серіктестігінде, жауапкершілігі қосымша серіктестігінде, акционерлік қоғамдарда;

5) өндірістік кооперативтерде, бірлестіктерде;

6) коммерциялық емес мекемелерде, қоғамдық бірлестіктерде, қорларда, тұтынушылық кооперативтерінде, қауымдастықтарда (одақтарда) анықталады.

22. Заңды тұлғалар болып табылатын ұйымдар барлық белгілердің жиынтық негізінде жинақтау дереккөздер қатарына жатуы мүмкін.

23. Ұйымдардың функционалдық-арнаулы міндеттері мен мақсаты оның басқару органдарына немесе өндірістік қызметке (тікелей басқарушылыққа қарамайтын) қарауымен анықталады.

Есеп беру, есепке алу, жоспарлау, бақылау, басшылық міндеттерін жүзеге асыратын басқару органдары қызметіндегі ұйым жүйесі қызметінің нәтижесі және негізгі бағыттағы құжаттама ең толық көлемде кейінге қалдырылады. Сондықтан, бірінші кезекте басқару органдары жинақтау дереккөздері құрамына кіргізуге жатады. Кейде басшылықтың міндеттері өндірістік саладағы ұйымдарға жүктелуі мүмкін екендігін міндетті түрде ескеру керек. Мысалы, Қазақстан Респуликасының Орталық мемлекеттік мұрағаты (1996-1999 жылдар аралығы).

Ұйымдардың маңызды белгілеріне сүйене отырып, жинақтау дереккөздерін анықтау кезінде міндетті түрде сала алдында тұрған мәселелерді шешуде ұйымның әрбір түрінің қатысу дәрежесі мен сипатында айырмашылық бар екендігі есте болу қажет. Осыдан міндетті түрде ұйымдарды оның функционалды тағайындау белгілеріне және сала қызметіне үлес қосуына қарай нақты жіктеу шығады. Осының негізінде негізгі, көмекші және қызмет көрсететін ұйымдарды бөліп шығарады.

24. Сала алдында тұрған басты мәселелерді шешуге тікелей қатысатын ұйымдар негізгі ұйымдарға жатады. Негізгі ұйымдарға басқару органдарынан басқа, саланың өндірістік негізгі (арнаулы) міндеттерін атқаратын құрылымдар жатады. Сонымен, өнеркәсіпте – дайын өнім шығаратын кәсіпорындар (заводтар, фабрикалар және тағы басқалары), білім беру жүйесінде – тікелей оқу-тәрбие міндеттерін шешуге қатысатын ұйымдар (мектептер, колледждер, институттар, академиялар және тағы басқалары) негізгі болып табылады. Барлық саладағы негізгілер тобына ғылыми-зерттеу, жобалық, конструкторлық-технологиялық және басқа да ұқсас бағыттағы ұйымдар жатады.

25. Қосымша ұйымға ұйымның қызметін дұрыс бағытта қамтамасыз ететін, оның негізгі бағыттарын жүзеге асыратын ұйымдар жатады. Саланың қосымша ұйымдары негізінде жөндеу, жабдықтау, құрал-сайманмен жабдықтау, кадрларды қайта даярлау, есептеуіш жұмыстармен айналысады.

26. Қызмет көрсететін ұйымдар құрамына керекті материалдық, мәдени-тұрмыстық, сала қызметкерлеріне басқа да жағдайлар жасайтын құрылымдар жатады. Олардың ішіне кіретін: асханалар, ведомстволық ауруханалар, қонақ үйлер және тағы басқалары.

27. Негізгі ұйымдар жұмыс барысын қамтып көрсететін, сала жұмысына жүктелген міндеттерінің нәтижелерін көрсететін құжаттамаларды топтайды және құрайды. Сондай-ақ, қосымша ұйымдардың құжаттамалары қызмет көрсететін ұйымдарына қарағанда талай саланың елеулі жан-жақтарын сипаттайды. Негізгі және қосымша ұйымдар, барлық белгілердің жиынтығы негізінде, жинақтау дереккөздер мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамына кіреді. Қызмет көрсететін ұйымдар құжаттамалары көп жағдайда, ғылыми-тарихи маңызы жоқ осындай ұйымдар, әдетте мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамына жатпайды.

28. Сала ұйымдарын басқару органдарына және өндіріс органдарына бөлу, ал соңғының өз кезегінде – негізгі, қосымша, қызмет көрсететін ұйымдардың қалыптастыратын жиынтық құжаттарына негіздеу, әділ баға беретін жағдай жасайды, демек салалық маңызы бар.

Ұйымның деңгейі ұйымның құзыретін, міндет көлемін, қызмет аумағын, ақыр аяғында бір саланың әр түрлі басқару баспалдағындағы бір түрдегі деректі жиынтық құжаттар маңыздылығын анықтайды. Деңгейі жоғары ұйым мағынасы жағынан әр түрлі және толығырақ құжаттық ақпаратты топтайды және құрайды. Деңгейін ескере отырып, жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер қатарына республикалық, облыстық деңгейдегі қосалқы ұйымдар енгізілуі мүмкін, өйткені оларда қалыптасатын құжаттар сол саланың бір міндетін сипаттайды, сондықтан салалық мағынасы бар. Сонымен бірге ұқсас, бірақ деңгейлері орта, төменгі буын ұйымдар жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамына жатпайды.

29. Ұйымның қызметіндегі басқа ұйымның деректі қорындағы ақпараттың толығымен көрсету белгілері жоғары тұрған салалық ұйым жүйесінің деректі қорының маңызды құндылық ақпараттарын көрсету дәрежесін анықтаумен байланысты. Осы белгіге сай, ұйымдардың қызметі жоғары тұрған ұйымдардың деректі қорларында толық көрсетілсе, жинақтау дереккөздері тізімінен шығаруға болады.

Осы белгілерді қолдану кезінде, ұйым қызметінің толық сипаты басқармалық және басқа да құжаттамасының ақпараттық қайталану сипаты мен нысанына байланысты. Сипаттың ең толық нысанының бірі жоғары тұрған органдардың қорында оған бағынышты ұйымдардың негізгі құжаттарының (жоспарлар, есептер және тағы басқалары) бар болуы, жоғары тұрған органдардың материалдарында жеткілікті толық сипатта ұсынылған және ғылыми қызығушылық ұсынатын ақпарат, сонымен қатар жалпылама сипаттағы құжаттарда болып табылады.

30. Жоғарғы аталған белгі жүйесі жалпы мінездеме береді де, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамын анықтайды. Дегенмен бірқатар салалардың, ұйымның ерекшеліктері, сала жүйесі қызметінің өзгешелігі, нақты мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау аймағының ерекшелігі барлық аталған белгілерді толық қолдану ғана емес, сонымен қатар, әрбір нақты мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамының анықталған ықпалдарын есепке алуды талап етеді.

31. Жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздер құрамын анықтағанда мемлекеттік мұрағаттар жүйелерімен Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттар сақтауын ұйымдастыру ықпалына назар аудару керек. Тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын ақпараттардың бір түрінің (әр түрінің) деңгейі мен мұрағаттардың жинақтау аймағындағы ұйымдардың сандық өкілдігінің бір түрі (әр түрі) белгілі бір роль атқарады.

32. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын ұйымдар ықпалы мемлекеттік мұрағаттардың жүйесіне сәйкес басқа ұйым қорында ұйым қызметі туралы ақпаратты толық көрсету белгілерін қолдануды түзейді. Осы ықпалға сәйкес, егер осы ұйымдар құжаттарын бір мемлекеттік мұрағатқа тапсырып, құнды құжаттамалары толық күйінде басқа ұйымның қорына ұсынылған жағдайда, жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдар құрамынан шығарылады. Егер осындай ұйымдар жинақтаушы әртүрлі мемлекеттік мұрағаттар аймағына кірсе, онда құнды құжаттамасы толық күйінде басқа ұйымның қорына ұсынылса, сәйкес жергілікті мемлекеттік мұрағаттар мен оның филиалдарының жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерінің құрамына кіруі мүмкін.

33. Тұрақты сақталатын құжаттарды қамтитын ақпараттардың бір түрінің (әр түрінің) деңгейі мен мұрағаттардың жинақтау аймағындағы ұйымдардың сандық өкілдігінің бір түрі (әр түрі) салалық жүйе ұйымының мағынасының белгілерімен үйлесуі керек. Жинақтаушы мемлекеттік мұрағаттардың аймағында ұйымдардың бір түрі (әр түрі) жиі кездеседі. Бұл әдетте, негізгі өндірістік ұйымдардың төменгі буын басқармасы, мысалы, білім беру саласындағы – мектептер. Оларға тар ауқымды мамандандыру саласы, міндеттерді шешу бірлігі, олармен атқарылатын міндеттер, қызметтің ұйымдастырушылық негізі, құжаттардың құрамы тән. Нәтижесінде – әрбір осындай ұйымдардың қызметі соған кіретін басқа топтарға қарағанда бір үлгіге, ал барлық топтардың қызмет барысында құрылатын құжаттық ақпарат біркелкі, теңбағалы жоғары деңгейге ие болады. Бұл құжаттарды мемлекеттік сақтауға бір үлгіге тән ұйымдардан ғана емес, тек оның кейбіреулерінен ғана қабылдауға мүмкіндік береді.

3. Тарау. Жинақтау дереккөздері мен барлық деңгейдегі

мемлекеттік мұрағаттар аралығындағы бөлу деңгейлері
34. Барлық деңгейдегі мемлекеттік мұрағаттар арасында жинақтау дереккөздерін бөлудің белгілері Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жіктеумен тығыз байланысты, ол келесі топтарға:

1) нақты әкімшілік-аймақтық бірлігінде орналасқан ұйымның құжаттарының тиістілігі бойынша;

2) республикалық және коммуналдық жекеменшігіндегі мемлекеттік мекемелердің және жекеменшік ұйымдар құжаттарының тиістілігі бойынша;

3) құру техникасы және тәсілімен ұйым құжаттарының тиістілігі бойынша бөлінеді.

35. Ұйымдардың меншік түрі мен нысанына қарай, жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерін бөлу белгілері жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерінің Тізімін жасауда мемлекеттік мұрағаттар үшін негізгі болып табылады. Республикалық меншіктегі мемлекеттік ұйымдарға әдетте, қызметі бүкіл елге тараған немесе халықаралық деңгейдегі құрылымдар жатады. Коммуналдық меншіктегі ұйымдардың қызметі облыстық (облыс аралық), қалалық немесе аудандық деңгейлермен шектеледі. Мемлекеттік емес заңды тұлғалар мен оның бірлестіктерінің меншігіне кіретін жеке меншік сонымен қатар, республикалық (халықаралық) және жергілікті деңгейдегі ұйымдарға жатуы мүмкін. Жеке меншіктің ерекше түрі ретінде, қоғамдық меншік соның ішінде діни бірлестіктер шығады. Осыдан келе, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, республикалық мемлекеттік заңды тұлғалардың: Қазақстан Республикасының орталық заңдастырушылық, сот және орындаушы органдарының, республикалық мәртебесі бар мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттарымен жинақталады. Өзінің бағытымен осы мемлекеттік мұрағаттар дыбыс-бейне және ғылыми-техникалық, басқармалық құжаттамалары құрылған мемлекеттік және мелекеттік емес республикалық ұйымдардың құжаттарымен жинақталады. Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатының жинақтау дереккөздері Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі, Қаазақстан Республикасы Президентіне тікелей есепті мемлекеттік өкіметтің жоғарғы және орталық органдары болып табылады.

Мемлекеттік органдар және жергілікті мемлекеттік басқару органдары мұрағаттың жинақтау дереккөздері тізіміне енгізіледі.

Жеке облыстық, оның филиалдарының, қалалық (аудандық) мемлекеттік мұрағаттардың жинақтаушы дереккөздері мен әлеуетті жинақтаушы дереккөздері коммуналды мемлекеттік заңды тұлғалар облыстық (облыс аралық), қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік емес ұйымдар болып табылады.

Мемлекттік емес ұйымдар, сонымен қатар, жеке тұлғалар мұрағаттың жинақтау дереккөздері тізіміне келісім-шарт негізінде енгізіледі.

36. Жинақтаушы дереккөздері мен әлеуетті жинақтаушы дереккөздері болып табылатын ұйымдарды бөлу белгілері олардың әкімшілік-аймақтық орналасуына қарай осы Әдістемелік ұсыныстардың 18-тармағында баяндалған белгілермен тығыз байланыста болады. Әдетте, мемлекеттік мұрағаттың жинақтаушы аймағы әкімшілік-аймақтық бірліктерінің шекарасымен сәйкес келеді. Республикалық орталық мемлекеттік мұрағаттар әртүрлі орналасу орнында топтастырылған жинақтау дереккөздерінің ерекшелігін құрады.

Жинақтаушы дереккөздері мен әлеуетті жинақтаушы дереккөздері болып табылатын ұйымдарды бөлу белгілері әкімшілік-аймақтық орналасуына қарай ортақ аймағы бар мемлекеттік мұрағаттармен қатынасты реттеуге мүмкіндік береді. Сонымен, мысалы, Алматы қаласында орналасқан мемлекеттік мұрағаттар (қалалық, облыстық, республикалық орталық) жинақтаушы дереккөздері мен әлеуетті жинақтаушы дереккөздері болып табылатын ұйымдардың тізімін құру кезінде ұйымдардың қызметінің сипаты мен мәртебесін ескеру қажет. Сонымен бірге, облыстық мемлекеттік мұрағаттардың, оның филалдарының, Астана, Алматы қалалары және басқа қалалардың мұрағаттарының жинақтау дереккөздері олардың жинақтау аймағында шоғырланған және республикалық маңызы (мәртебесі) бар өндірістік және ғылыми ұйымдар болуы мүмкін, мысалы, нақты әкімшілік-аймақтық бірлік шегінен құзіреті жиі шығарылған республикалық мемлекеттік кәсіпорындар, республикалық мемлекеттік қазыналық кәсіпорындар, ғылыми-зерттеу институттары, жоғарғы оқу орындары және тағы басқалары.

37. Заңға сәйкес, ұлттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету мақсатында, Қазақстан Республикасының Қорғаныс министрлігінің, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінің, сыртқы барлау саласындағы уәкілетті органның, Қазақстан Республикасының Ішкі істер министрлігінің, Қазақстан Республикасының мемлекеттік күзет Қызметінің, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері министрлігінің Сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл ұлттық бюросының, Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігі Мемлекеттік кіріс комитетінің қызметінде құрылған құжаттар Қазақстан Республикасының арнаулы мемлекеттік мұрағаттарына тапсырылады. Басқа министерстволар мен мекемелерге қарайтын мемлекеттік тұрақты сақтауға қабылдау құқығы бар салалық мұрағаттар жүйелері жойылады. Осыған байланысты академиялық ғылымдар саласының ұйымдары, атом өнеркәсібінің, фельдсвязь қызметінің, арнайы байланыстың және басқа да ұйымдары мемлекеттік мұрағаттың жинақтау дереккөздері болып табылады.

38. Мемлекеттік мұрағаттар арасындағы жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдарды бөлген кездегі келіспеушіліктң шешу, ұсынылған құжаттар негізінде, мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті органымен және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергілікті атқарушы органдарымен соңғы шешім қабылдауға рұқсат етіледі.

1) жинақтау дереккөздерінің құжаттарын толық қабылдау;

2) жинақтау дереккөздерінің құжаттарын іріктеп қабылдау.

40. Жинақтау дереккөздерінің құжаттарын толық қабылдау – мемлекеттік мұрағаттың жинақтау аймағында орналасқан бір түрдегі (әр түрдегі) барлық ұйымдардың әрқайсысынан осы мұрағатқа түскен құнды құжаттар толық мөлшерде тікелей жүзеге асырылады. Олардың қатарына салалық (ведомстволық) жүйедегі мағынасына қарай басқару органдары болып табылатын ұйымдар, сонымен қатар, экономикалық, әлеуметтік, саяси және ғылыми-мәдени саласындағы маңызды міндеттер мен тапсырмаларды орындайтын мемлекеттік және мемлекеттік емес меншік нысанындағы кәсіпорындар, ұйымдар жатады. Мұндай ұйымдар, әдетте өз қызметінде құжаттардың тұтастай жиынтығын жасау барысында олар негізгі міндеттерін айқындап көрсетеді. Жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерінің құжаттарын толық қабылдауға құнды құжаттамалары жоғарғы органдардың құжаттық және мұрағаттық қорында жеткілікті толығымен ұсынылған, бірақ құжаттары басқа мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау аймағына жататын, ұйымдар енгізілуі мүмкін. Сондай-ақ осы қабылдау нысаны қоғамдық бірлестіктер мен оның аймақтық құрылымдарында қолданылады.

41. Жинақтау дереккөздерінің құжаттарын іріктеп қабылдау мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау аймағында орналасқан белгілі бір түрдегі (әр түрдегі) жеке ұйымдардан және бір түрдегі ұйымдардан (әр түрдегі) осы мұрағатқа түсетін бірқатар белгілері белгіленген, толық және жартылай құжаттар жиынтығы болып табылады. Іріктеп қабылдаудың өзі екі негізгі нысаға бөлінеді: түршелік және топталған.

42. Мемлекеттік мұрағаттарға түршелік іріктеп қабылдауға ұйымдардың бір түрінен (әр түрінен) ғылыми-тарихи құндылығы бар және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген, бірақ жоғарғы ұйымдар қорында ұсынылмаған әр түрлі құжаттар тікелей келіп түседі. Жоғарғы органдарға белгіленген тәртіппен ұсынылған ақпараттық-талдамалы, жоспарлау-есептеу және басқа ұйымдардың негізгі құжаттамалары әдеттегідей, жоғарғы органдардың мұрағаттық қор құрамына тұрақты мемлекеттік сақтауға қабылданады.

Мемлекеттік сақтауға қабылданатын құжаттардың түрлерінің құрамын анықтау нормативті-әдістемелік ұсынымдардың (тұрақты және ұзақ мерзімді сақтау тізбелерінің, мәселе (тақырып) тізбелерінің, тұрпатты, үлгілік істер номенклатураларының және тағы басқалары) талаптарын ескере отырып, жүзеге асырылады.

Егер ұйымның осы түрі және жоғары тұрған басқару органы әртүрлі мемлекеттік мұрағаттардың әртүрлі жинақтау аймағына кіреді, онда «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаттық қорындағы құжаттарды сақтауды ұйымдастыру» ықпалын ескере отырып, түршелік іріктеп қабылдау толық көлемге ауыстырылады.

43. Топталған күйде іріктеп қабылдауға мемлекеттік мұрағаттардың аймағында орналасқан ұйымдар тобының бір түрінен (әр түрінен), осы мұрағатқа сақтауға бір және бірнеше ұйымдардан толық құжаттар жиынтығы тікелей келіп түседі.

Топталған күйде іріктеп қабылдауды, қызметінде мазмұны жағынан ұқсас біркелкі ақпараттан тұратын, құрамы жағынан біріктірілген құжат- тардың жинақтары бар ұйымдарға ұсынған жөн. Жинақтау дереккөздерінің құрамына кіргізілген бір немесе бірнеше ұйымның осы түрінің (әр түрінің) құжаттары, өзіндік қызығушылығын ұсынуы мүмкін, немесе жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдар қорының мазмұнын толықтыру ретінде қарастырылады.

Топталған күйде іріктеп қабылдау қатарына жататын ұйымды анықтау мақсатында, мұрағаттың жинақтау аймағына кіретін сала бойынша біртекті ұйымдар тобын бөліп алу ұсынылады. Сонымен бірге, олардың ұйымдастырушылық және өндірістік қызметіндегі ортақ белгілері, ұйымдардың нақты қызмет істеу жағдайы ескеріледі.

Ескеретін жайт, мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру жолдары сол немесе өзге де топтардың белгілерін таңдау, олардың санын анықтау барысында әрдайым жүзеге асатын жағдайды қолданған жөн.

Мемлекеттік мұрағатқа өзіне тиесілі толық жинақталған құжаттарын тікелей өткізетін ұйымдардың сандық құрамын анықтау барысында бір ғана ұсынымды пайдалану мүмкін емес. Іріктелген жиынтық көлемі мұрағат қоймаларының сиымдылығы мен әрбір мемлекеттік мұрағаттармен оның жинақтау аймағындағы ерекшеліктерін ескере отырып анықтайды. Жоғары органдардың қорларындағы ұйымның белгілі бір түрінің (әр түрінің) қызметі толығырақ көрсетілсе, олардың құжаттарын толық көлемде қабылдайтын ұйымдардың саны соғұрлым аз болу керек.

44. Құжаттары тікелей мемлекеттік сақтауға түсетін ұйымның біртекті топтарын таңдау барысында, ілеспелі ықпал қатарын ескеру керек.

45. Ұйымдар тобының бір түрін (әр түрін) жинақтау дереккөздерінің құрамына енгізуге сәйкес, аймақтың мамандану сипатындағы ұйымның бейінді ықпалына жинақтау аймағында, аймақ дамуының ерекше әлеуметті-мәдени қырында өндіріс бейінінің (өнеркәсіптік, ауыл шаруашылық және тағы басқалары) дамуы мен құрылу тарихын көрсететін құжаттама құрайтын ұйымдар жатады. Сонымен қатар, мұрағат саласындағы жинақтау аймағы үшін жетекші болып табылатын, қызмет етудегі ерекше маңыздылыққа ие мекеме жинақтау дереккөздері құрамына кіруі мүмкін (мысалы, Атырау және Маңғыстау облыстарындағы мұнай шығаратын өнеркәсіпке кадрлар дайындауды қамтамасыз ету колледжі, Қарағанды облысындағы көмір қазу өнеркәсібі және тағы басқалары).

46. Ұйымдардың айрықша рөлдерінің ықпалымен, ең алдымен қызмет көлемімен, өндірістің бірегейлігімен, жоғарғы дәрежедегі ұйым жұмысымен, саланың дамуына ерекше үлес қосатын еңбек қызметтері және дәстүлерімен ерекшеленетін барлық ұйымдардың бір түрін (әр түрін) жинақтау дереккөздеріне кіргізуге рұқсат етіледі. Мұндай кезде ұйымдардың саладағы нақты рөлі мен қызметтерінің нақты-тарихи кезеңін ескерген жөн. Көбінесе жинақтау дереккөзрері мен әлеуетті жинақтау дереккөздері қатарына аймақ немесе сала дамуы үшін маңызы бар экономикалық, әлеуметтік, өндірістік-техникалық, ғылыми-зерттеу, бақылау және басқа салтанатты шараларға, жоспарланған кешендердің орындалуына белсенділік танытатын ұйымдарды қосуға болады. Мысалы, құрылыс және өндірістік жинақтау дереккөздері болып табылатын ұйымдарды топталған күйде іріктеп қабылдауға оқыс жағдайларда әрекет ететіндер, аса маңызды нысан тұрғызғандар, бас мердігерлер, өз қызметінде «жаңа технологиялық шешімдер» пайдаланатын кәсіпорындар енгізілуі мүмкін. Білім беру саласында жалпы білім беретін мектептерді жинақтау дереккөздеріне іріктеу ретінде оқу-тәрбие жұмыстарының қол жеткізген деңгейі мен оқу-тәрбие үдерісіндегі әдістемелерді жетілдіруде нақты мектептің үлесін ескеру қажет.

47. Жинақтаудың дереккөздерін анықтауда, ұйымдардың негізгі қызметін толық құжаттандырудың ықпалы олардың қызметін құжаттық қамтамасыз етуді зерттеу негізінде, олардың құжаттарда көрсетілуі ұйымдардың құжаттық қорының ақпараттық маңыздылығын анықтауға мүмкіндік береді. Ұйымдардың бір түрінің (әр түрінің) негізгі қызметін толық құжаттандыруда болатын айырмашылық олардың құжаттық қорларының бірдей болмауына әкеп соғады, әсіресе бұл төменгі құрылымдарда денсаулық сақтау, білім беру және мәдениет жүйесінің ең төменгі буынына тән. Осы ықпал жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерінің құрамына негізгі міндеттері толық құжаттандырылатын ұйымдарды қабылдау кезінде іріктеп топтастырып енгізуді көздейді, ал олардың құжатты және мұрағаттық қоры осы жағдайдың себебінен құнды құжаттардың толық құрамымен ерекшеленеді.

48. Жинақтау дереккөздері мен әлеуетті жинақтау дереккөздерінің кез –келген салалық (ведомстволық) жүйесін іріктеу кезінде аталған үш ықпалды ескеру қажет.