ГЛАВА 5 Постоянно применяйте метод «АБВГД»

ГЛАВА 5

Постоянно применяйте метод «АБВГД»

Чем более скрупулезно вы планируете свою деятельность и определяете приоритетность предстоящих задач, тем больше важных дел вам удается совершить за условную единицу времени. К решению чем более важной проблемы вы приступаете, тем большим будет стимул преодолеть естественную для многих склонность к промедлению в делах и погрузиться в работу.

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.

Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.

После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника, собирающегося докладывать в главке. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.

Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».

Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.

Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.

Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, - иными словами, на съедании главной своей «лягушки» - вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

Сейчас же пересмотрите свой перечень дел на день и проставьте буквы А, Б, В, Г или Д напротив каждого из пунктов. Определите для себя задачу А-1 и немедленно приступайте к ее выполнению. Проявите дисциплину, не позволяя себе отвлекаться на другие дела, пока данная работа не будет завершена.

Применяйте метод «АБВГД» каждый день в отношении любого перечня мероприятий, будь то дела на день или проект на следующий месяц. В итоге вы приобретете привычку постановки и выполнения приоритетных задач, после чего считайте, что будущее вам обеспечено!

ГЛАВА 6

Основное внимание - ключевым категориям результатов

«За что мне платят зарплату?» Это один из главных вопросов, который вы время от времени, а то и чаще задаете себе на всем протяжении своей карьеры.

Как выясняется, существует много людей, которые не могут с уверенностью ответить, за что им платят зарплату. С другой стороны, если вы не понимаете с абсолютной ясностью, за что вам платят и ради каких результатов вас, собственно, наняли на работу, вам будет нелегко настроить себя трудиться еще лучше, добиться более высокой зарплаты и повышения по службе.

Проще говоря, ответом на поставленный вопрос является следующий: вас наняли для того, чтобы вы могли достичь в своей трудовой деятельности конкретных результатов. Зарплата, или жалованье, является платой за работу определенного качества и объема, которая (в сочетании с работой других работников) позволяет произвести товар или предоставить услуги, за которые потребитель имеет желание заплатить.

Всякая работа может быть разбита на пять-семь (иногда больше) ключевых категорий результатов, которых вам совершенно необходимо достичь, чтобы исполнить свои служебные обязанности и тем самым внести позитивный вклад в развитие своей компании.

Ключевые категории результатов в работе аналогичны важнейшим функциям человеческого организма, проявляющимся в таких показателях, как кровяное давление, сердечный ритм, частота дыхания и мозговая электромагнитная активность. Прекращение любой из них, о чем судят по названным показателям, означает прекращение жизнедеятельности человека. Аналогичным образом ваша неспособность достигать результатов в любой из ключевых их категорий, присущих вашей работе, может привести к концу ваше пребывание в текущей должности.

Например, ключевыми категориями результатов в менеджменте являются планирование, организация, подбор кадров, распределение задач, контроль над их выполнением, контроль качества и ведение отчетности. Таковы сферы деятельности, в которых менеджер обязан достичь результатов, чтобы успешно справиться со своими должностными обязанностями.

Чтобы справляться со своей работой, вы должны обладать достаточными знаниями и умениями. Причем требования к таковым постоянно меняются. Вы всегда обладаете некой базовой компетенцией, позволяющей вам вообще справляться с возложенными на вас задачами. Вместе с тем ключевые результаты, определенные выше, всегда выступают центральным аспектом вашей работы и определяют успех или неуспех, сопутствующий вам в ваших делах.

Результаты ключевой категории задают тот уровень, которого вы обязаны достичь, чтобы успешно справляться со своей работой. Одновременно это тот набор задач, за выполнение которых вы несете полную ответственность. Если вы их не решите, может оказаться, что доделать их будет некому. Результаты ключевой категории - это исход деятельности, контроль над осуществлением которой возложен на вас. Это те результаты вашей работы, которые становятся вкладом в суммарную работу всех работников нанявшей вас компании.

Отправной точкой для достижения высоких результатов является определение ключевых категорий результатов, относящихся к вашей работе. Обсудите это с вашим непосредственным начальником. Составьте перечень своих обязанностей в терминах требуемых от вас результатов и убедитесь, что аналогично понимают содержание вашей работы и ваши начальники, и работники одного с вами уровня, и подчиненные.

Например, для агента по сбыту поиск и внесение в базу данных фирмы новых клиентских счетов есть ключевая категория результатов. Данный вид деятельности является ключевым для всего процесса сбыта. Совершение сделок представляет собой другую ключевую категорию результатов. Факт совершения сделки ведет к активизации деятельности многих других людей, целью которых является произвести и доставить товар или предоставить ту или иную услугу, составившую предмет сделки.

Для владельца компании и финансового директора получение банковских кредитов выступает ключевой категорией результатов. Подбор нанимаемых кадров и распределение задач среди подчиненных также представляют собой ключевые категории результатов. Для секретаря набирать текст на компьютере, принимать телефонные звонки и эффективно пользоваться коммутатором - составные элементы ключевой категории результатов. Способность человека выполнять соответствующие задачи быстро и качественно определяет размер его зарплаты и величину шансов на продвижение по служебной лестнице.

Коль скоро вы определили свои ключевые категории результатов, вторым шагом для вас станет способность оценить свои силы в каждой из них по десятибалльной шкале. В чем вы сильны, а в чем вам не достает хватки и умений? В чем вы добиваетесь превосходных результатов, а в чем явно недорабатываете?

Правило:

«Ключевая категория результатов,

в которой вы в наименьшей

степени добиваетесь успеха,

определяет конечную

эффективность применения вами

всех своих знаний и умений»

Данное правило говорит о том, что, будь вы исключительно эффективны в шести ключевых категориях результатов из семи, но крайне слабы в последней, ваша неэффективность в этой седьмой категории результатов будет сдерживать ваш общий успех и определять, сколь многого вы сможете добиться, применяя все свои знания и умения. Рассматриваемая слабость, или недостаток, будет являться камнем преткновения для вашей персональной эффективности и постоянным источником вашего недовольства собственной работой.

Например, организация работы подчиненных представляет собой ключевую категорию результатов для менеджера. Способность к этому во многом определяет, насколько менеджер умеет руководить и добиваться результатов от других работников. Менеджер, не способный давать поручения и ставить задачи своим подчиненным, не может также применить и другие свои знания и умения в полной мере, так как упомянутая слабость служит своеобразным тормозом. Для человека, демонстрирующего неумение организовать работу других, само по себе может поставить крест на его карьере менеджера.

Одной из главных причин промедления и нерешительности при решении задач на рабочем месте является то, что люди склонны избегать деятельности в тех областях, где их преследовали неудачи в прошлом. Вместо того чтобы задаться целью и выработать план собственного совершенствования в конкретной сфере, большинство предпочитает не касаться ее вовсе, что лишь ухудшает ситуацию.

Обратной стороной медали выступает то, что, чем лучше ваши навыки в конкретной сфере деятельности, тем сильнее ваше желание исполнять соответствующую роль и тем меньше вы склонны к промедлению и нерешительности, а следовательно, более устремлены к доведению своих дел до конца.

Правда жизни состоит в том, что у каждого есть свои как сильные, так и слабые стороны. Откажитесь раз и навсегда от манеры оправдывать или защищать собственные слабости и недостатки. Напротив, ясно определите их для себя. Затем задайтесь целью и составьте план по улучшению своих показателей в областях, где прежде вы не блистали. Просто подумайте над этим! Возможно, вам не хватает всего одного умения, но именно оно отдаляет вас от наивысшего успеха в своей работе.

Следующий вопрос является одним из самых главных, на который вам следует искать ответ: «Какой навык (способность/умение), обрети я его и доведи до совершенства, оказал бы самое положительное влияние на мою карьеру?»

Данный вопрос должен служить вам путеводной нитью в вашем стремлении сделать карьеру. Покопайтесь в себе в поисках ответа на него. Возможно, вы уже знаете ответ.

Обратитесь за советом к своему начальнику. Поговорите с сослуживцами. Спросите у друзей и домочадцев. Найдя нужный ответ, немедленно приступайте к работе над собой по совершенствованию данного навыка.

Помните, что все деловые качества и навыки можно приобрести посредством учебы. Если кто-либо прекрасно справляется с задачами в какой-то ключевой категории результатов, это лучшее свидетельство того, что и вы в состоянии достигнуть не менее высокого уровня, стоит вам лишь этого пожелать. Работа над собой в деле устранения пробелов в собственных навыках и умениях может иметь не меньшее значение, чем любая другая в вашей сфере деятельности.

Определите ключевые категории результатов, присущие вашей работе. Каковы они? Составьте перечень основных результатов, которых вам необходимо добиваться, дабы отлично исполнять свою работу. Оцените себя по десятибалльной шкале по каждому из пунктов. Затем определите один ключевой навык (способность/умение), который прекрасно помогал бы вам в работе, овладей вы им в полной мере.

Придите к своему начальнику и обсудите с ним составленный вами перечень. Добейтесь откровенного разговора. Улучшить собственную работу можно лишь тогда, когда вы открыты для конструктивных замечаний и пожеланий со стороны других людей. Обсудите текущие результаты вашей работы со своими подчиненными и коллегами, равными вам по должности. Обсудите их также с супругой или супругом.

Возьмите за привычку проводить подобный самоанализ регулярно. Никогда не останавливайтесь в деле самосовершенствования. Уже одно то, что вы примете такое решение, способно коренным образом изменить вашу жизнь.