– ұзақ мерзімге арналған құжаттама саясатын айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу; –

Құжат әзірлеуші ұйымдар жөнінде біз не білеміз? Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Істер номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау – ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай.

Электрондық құжаттарды сақтау мен пайдалануға байланысты жұмыс әдістері туралы әңгімені одан әрі жалғамас бұрын сол электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтау ісіне байланысты бірқатар терминдер мен олардың анықтамаларына тоқталып өтуге тура келеді.

Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.

– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;

– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;

– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін;

– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;

– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;

– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.

– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;

– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;

– ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;

– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;

– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;

– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.

Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.

Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б. 30.

Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.

Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.

Компьютерлік сақтандыру форматтарының тізбе ұсынылып отыр. Бұл және қосымша нормативтік және әдістемелік құжаттар арқылы толықтырылуы мүмкін.

Кез–келген мәтінді немесе ақпаратты компьютерге енгізу барысында төмендегі құралдарды қатаң сақтауға тиіспіз;
1. Мәтінді электрондық құжаттар үшін:

ASCII (American Standard Code for Information Interchange), осы формат: мәтін DOS(.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

2. Электрондық кестелер түріндегі мәліметтер базасы үшін:

6. Бейнелі (видео) құжаттар үшін:

Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының рұқсатымен қолданыстағы заңнамаларға сәйкес ЭҚ–дың сыртқы негізге түсірілген даналарын (түпнұсқа ЭҚ–дың сақтандыру форматына және қолданыстық форматқа түсірілген нұсқаларын) әзірлейді.

ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына мұрағат бекіткен куәлік парағы тіркелді. Онда құжаттардың іздестіру мәліметтері беріледі. ЭҚ–дың нұсқалары тапсырыс берушілерге немесе олардың сенім білдірген адамдарына қолма–қол тапсырылады, көрсетілген адрес бойынша поштамен де жіберіледі.

ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.

Жұмысымды жазу барысында ЭҚ тек қана мұрағаттарда емес, сондай–ақ мемлекет аппаратында, түрлі мекемелерде қолдагылатынын атап кеттім. Ал, енді тікелей ұйымдарда қандай тәсілмен жүзеге асатынын, кейін де қандай тәртіппен мұрағатқа тапсырылатынына тоқталсақ:

Ұйымда ақпараттық ресурстарға арналып тізілім (реестр) жасалады. Бұл ұйымда әзірленген ақпараттық ресурстардың тізімдемелері мен картотекалары жиынтығы сипатында болады. Мұнда тізімге енген электрондық құжаттардың негізгі технологиялық сипаттары көрсетіледі және сандық көрсеткіштері беріледі. Ақпараттық ресурстардың номенклатурасы мен тізілімін жасау жауапкершілігі ұйымның құжаттаманы басқару қызметіне жүктеледі.

Мәліметтер базасы жазбаларының топтары немесе орындалып жатқан және орындалған электрондық құжаттар файлдары істер номенклатурасына сәйкес компьютерлік папкілерге (директорилерге) қалапталады. «Әмбебап» «Іс»–папкаларды номенклатураға ендіргенде бағаналар былайша топтырылады:

– істер номенклатурасының 1–бағанасына номенклатураға енген әрбір компьютерлік «іс» – папка мен мәліметтік база индекстері қойылады. Қағаз негізге де, электрондық негізге де, түскен бірдей құжаттарға цифрлық бөліктері бірдей индекстер қойылуы керек. Тек электрондық құжаттар үшін «ЭҚ» (электрондық құжат) белгісі қосымша белгіленеді.

Күнтізбелік жылдың аяқталуына байланысты қорытынды жазба қағаз негіздегі және электрондық негіздегі құжаттарға жеке–жеке бөлек жазылады.

Істер номенклатурасының қорытынды жазбасындағы мәліметтер міндетті түрде ұйым мұрағатына жауапты тұлғаға хабарланады. Бұл жөнінде номенклатураға белгі соғылады және белгі соққан адамның лауазымы көрсетіліп, қолы қойылады.

Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер мен болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми–анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Мұны азсынсаңыз, аталмыш шаралармен айналысатын, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Қысқасы, мамандар даярлау мәселесінің көлденеңдеуі мен білікті мұрағатшылардың болмауы мұрағат ісін қожыратып жіберген. Мұрағатшылардың басым бөлігінің қаржы мәселесіне қиналып, яғни мұрағат ісі саласындағы жалақының тым аздығынан айтарлықтай кемшіліктер сезінудеміз.

Алайда кіріспе бөлімінде айтылған бағдарламалар аясында, келесі 2-3 жылда жағадайдың әлде-қайда жақсаратынына үмітіміз бар. Оны біз курстастарымыздың ҚР ПМ және ҚР ОММ-ға жұмысқа тұрағандықтарынан байқаймыз. Қазақстанның болашағы, соның ішінде мұрағаттану салысының да болашағы өзіміздің яғни «мұрағаттану» мамындығының түлектерінің қолында.

Мұрағат құжаттарын іздеу мен көшірмесін алуда аталған ҒАА жүйесі жақсы қызмет атқарады. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын 32.

Қазіргі таңда ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құруда барлық салаларда компьютер қолданылуда. ҒАА жүйесіне картотекалар, құжаттарға шолулар, мұрағаттық қорлардың тарихи анықтамалықтардың енетіндігін білеміз. Біз үшін үлкен мақтаныш Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатында ЕСАДО жүйесімен жұмыс істейтін LOTUS NOTES жүйесінің қолданылуы болып саналады. Бұл жүйемен ҚР ОММ «Ақпараттық технологиялар» бөлімінде жұмыс істеу барысында тиімділігін байқадым. Оны іс–жүзіне асырған Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директоры Баймағанбетова В.А. рахметімізді айтамыз 32.

Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес, бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер мен болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми–анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын.

Қазақстанда іс–жүзіне асқан мұрағат ісінің даму бағдарламасның дұрыс жолда болғаны байқалады. Ресейдегі мұрағаттармен Қазақстан мұрағаттарын бұдан–былай еркін салыстыра аламыз.

Сонымен енді қорға, тізімге немесе құжаттарға ҒАА жасау қалай жүзеге асырылады деген сұраққа жауап беретін болсақ;

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен белгіленген (мемлекеттік тіркеу № 2331) тәртіп бойынша жүзеге асырылады. Кез–келген мұрағаттың толықтыру көздері  басқа ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша құжаттары іс тізімдемелері бойынша, уақытша сақтаудағы (10 жылға дейінгіні қоса алғандығы) құжаттары–тиісті кезең үшін істер номенклатурасы бойынша қабылданады.

Келесі кезеңде құжаттарды өңдеу жыл сайын ведомстволық мұрағаттың жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі. Оның барысында құжаттар құндылығына сараптама жасалып, тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің және жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелерінің (бұдан әрі – істер тізімдемелері) жекелеген бөлімдері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті жасалады, ресімделеді. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде құжаттарды жоспардан тыс өңдеу жұмыстары жүргізіледі. Құжаттарды өңдеу Қазақстан

Республикасы заңдарына сәйкес ұйым күші мен қаражаты есебінен жүргізіледі.

Құжаттарды өңдеуді ұйымдастыру және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады. ОСК (СК)–ның міндеттері, функциялары және жұмыс тәртібі аталған комиссия туралы Ережеде көрсетіледі. Өңдеу процесінде құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасы мен ұйымның тиісті кезеңге арналған істер номенклатурасы пайдаланылады.

Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры (бұдан әрі – Ұлттық мұрағат қоры) қүрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі. Құжаттар құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешенділік және жан–жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады. Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы ерекшеліктер критерийлері де қатар қолданылады.

Істер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер әрбір мұрағаттық қор бойынша жеке жасалады, оларға сол қор шегінде дербес реттік нөмір беріледі. Істер тізімдемесін ресімдеген кезде істің (іс томдарының, бөлімдерінің) тақырыптары жалпы рет бойынша нөмірленеді. Істер тізімдемесіне енгізілген тақырыптардың саны 9999–ға (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде жазба аяқталады. Келесі істер тізімдемесіне кезекті реттік нөмір беріледі. Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты құрастырылған істер тізімдемесі оған енгізілген тақырыптардың жалпы санына қарамастан аяқталған болып табылады. Қосымша табылған істер тақырыбы литерлі нөмірмен тиісті тізімдемеге енгізіледі. Саны 10–нан асатын істерге қосымша тізімдеме жасалып, тақырыптарына дербес нөмірлер қойылады. Бірнеше жылдың құжаттарын қамтитын істі тізімдемеге енгізгенде жазбаға ол істің ашылған жылы жазылады, ал келесі жылдары үшін іс тақырыбы көрсетіледі де, «Ескертпе» бағанында «№ ___ істі қараныз» белгісі қойылады. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін ұйымның ОСК (СК)–сы мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы және тиісті уәкілетті органның СТК–сы бекітеді. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)–сы мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы бекітеді. Біртектес құжаттар мен істердің тақырыптары сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге жалпы атаумен енгізіледі. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК)–сы мақұлдағаннан кейін тиісті уәкілетті органның СТК–сымен келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

Сонымен бірге Қазақстан мұрағаттардағы 1917 жылға яғни Кеңестік кезеңге дейінгі қорлар «И», ал Кеңестік кезең және тәуелсіз Қазақстанға жататын қорлар «Р» (латын әрпімен оқылады) 34.

Тізілім (реестр) дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалып жүргізілуі мүмкін. Тізілім автоматтандырылған түрде жүргізілген жағдайда да ол ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталған соң ұйымның ұйымнық ақпараттық ресурстар тізіліміне қорытынды жазба енгізіледі. Онда келіп түскен және шыққан ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар бойынша жалпы жинақталған көрсеткіштер: мегабайттар өлшеміндегі көлемі, папкілердің, файлдардың саны, мәліметтер базасының жазбалары беріледі. Ақпараттық ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайынғы қорытынды жазбалар деректері ұйымды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жылдық есебінде көрсетілуі қажет.

Әрбір жаңадан ендірілген ақпараттық ресурс тізілімінің (реестрдің) 1–тарауында тіркелуі шарт, 2–тарауда ақпараттық ресурстардың қысқаша технологиялық сипаттамасы және бағдарламалық қамтамасыз ету ісіндегі жаңалықтарға байланысты өзгерістер ендіріледі. 3–тарауда электрондық құжаттардың есептеу бірліктерін орналастырудағы өзгерістер жайлы мәліметтер көрініс табады. 4–тарауға ақпараттық ресурстар жай–күйі жөніндегі анықтамалар негізінде жүйелі түрде белгіленген мерзімге сәйкес файлдар, папкілер саны туралы деректер, мәліметтік базалар жазбалары ендіріліп отырады. Бұл деректер ұйымның электрондық құжаттарын, олардың көлемін т.б. қамтиды.

ҒАА дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалып жүргізілуі мүмкін. Тізілім автоматтандырылған түрде жүргізілген жағдайда да ол ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталған соң ұйымның ұйымнық ақпараттық ресурстар тізіліміне қорытынды жазба енгізіледі. Онда келіп түскен және шыққан ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар бойынша жалпы жинақталған көрсеткіштер: мегабайттар өлшеміндегі көлемі, папкілердің, файлдардың саны, мәліметтер базасының жазбалары беріледі. Ақпараттық ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайынғы қорытынды жазбалар деректері ұйымды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жылдық есебінде көрсетілуі қажет. Ал, біздің жағдайымызда әрине аса көңілді автоматтандырылған түріне аударамыз.

Ақпараттық ресурстар жай–күйі жөніндегі, олардың қалпына келтірілгені туралы, бағдарламалық жаңалықтар ендірілгені жайлы анықтамалар ақпараттық ресурстар карточкасына қоса тіркеліп, тізілімнің (реестр) іс–папкісіне жинақтала береді. Тізілім іс–папкісіне сондай–ақ электрондық құжаттары бар файлдардың, файлдық папкілердің, мәліметтік базалар жазбаларының ақпарат жүйесінен алынып тасталғаны жайлы, папкілер мен файлдардың көшірмеленгені, ақпарат жүйесін пайдаланушылардың тіркелуі, құжаттарға қол жеткізу құқығының белгіленуі немесе ондағы өзгерістер туралы келіп түскен анықтамалар да жинақталады. Бұл анықтамалар тиісті дәрежеде куәландырылған болуы шарт.

Электрондық құжаттар тізімдемесіне тоқталып кетсек – электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.

Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген анықтамалық т.б.

Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады.

Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.

Мысалы ретінде кино, фото және дыбыс құжаттарының ҒАА ерекшеліктеріне мән беріп көрейік. Кез келген мұрағат өз жұмысын жеңілдету үшін, құнды құжаттардың жүйелі сақталуы үшін ҒАА жүйесін ұйымдастырады. ҒАА – өзі мұрағаттық анықтамалықтар кешенінен, механикаландырылған және автоматтандырылған ақпараттық іздеу жүйесінен, ортақ ғылыми – методика негізінде жасалған құжаттамадан құралатын бір жүйеге салынған механизмдер кешені.

ҒАА жүйесіне мұрағаттық анықтамалықтар (мұрағаттық тізімдеме, қорлардың, каталогтардың, жолсеріктердің көрсеткіштері мен шолулары), механмкаландырылған және автоматтандырылған ақпараттық іздеу жүйелері кіретіндігін білеміз. Мұндай жүйелендірілген кешен мемлекеттік, ведомствалық мұрағаттардың бәрін қамтиды.Олардың қатарында Орталық Мемлекеттік кинофотоқұжаттар және дыбыс жазбалар мұрағаты бар.

Аудиовизуалды мұрағаттағы кинофотофоноқұжаттардың ҒАА өзге тасығыш құжаттардың ҒАА секілді есептік құжаттар, мұрағаттық анықтамалықтар, ақпараттық құжаттар кіреді. Кинофотофоноқұжаттардың тізімдемелері (есепке алу кітабы мен сипаттау), ішкі тізімдемелер мұрағаттың есептік және ақпараттық – іздеу функцияларын атқаратын анықтамалық болып табылады. Ал мұрағаттық анықтамалықтарға тізімдемелер (есепке алу кітабы мен сипаттау), ішкі тізімдемелер, каталогтар, нұсқаулықтар, тематикалық шолулар, жолсеріктер кіреді. Жоғарыда көрсетілген тізімдемелер, есепке алу кітаптары әр бір кинофотофоноқұжаттардың сақтау бірліктерін сипаттау процесінде пайда болады. Аудиовизуалды құжаттарды тізімдемелерде сипаттау мәтіндік құжаттаманың негізінде жүргізілсе, фотоальбомың сипттамасы титулдық парақта жүргізіледі. Керекті жағдайларда кинофотоқұжаттардың көрсетілімдері арқылы сипаттау жүргізіледі.

Мұрағаттың бірегей ғылыми–анықтамалық аппараттық жүйесі құжаттық материалдарға анықтамалықтан және көмекші ғылыми–анықтамалық аппараттан құралады. 1965 жылғы қабылданған ҒАА жүйесінің методикалық хатына сәйкес құжаттық материалдарға анықтамалықтар сол құжаттың құрамын қаншалықты ашатындығына байланысты үш топқа бөлінеді:

1. 
   Негізгі топ.
   
2. 
   Қосымша топ.
   
3. 
   Көмекші анықтамалық топ.
   

1. 
   Құжаттар жайлы мағлұматтарды іздестіруді тездету.
   
2. 
   Құжаттарды және олардың мазмұны жайлы мағлұматтарды іздестіруді тездету.
   
3. 
   Мұрағаттағы құжаттық материалдардың мазмұнын жан–жақты ашу.
   
4. 
   Электронды ғылыми дәйектілігін және толықтығын тексеру.
   

• 
  Электронды құжаттың аннотациясында бейнеленген оқиғаның аты, болмысы, суреттегі адамдардың фамилиялары, инициалдары, қоғамдағы, қызметтегі орны көрсетіледі. Жекелеген жағдайларда көрнекті қоғам қайраткерлері туралы мәліметтер беру міндетті емес.
  
• 
  Портретке аннотация жасалуда алдымен инициалдары, сосын фамилиясы жазылады. Кейіннен тұлғаның қызметі, қоғамдағы орны айқындалады.
  
• 
  Белгілі бір оқиғаға байланысты туындаған фотоқұжаттарға аннотация жасауда бейнеленген бейненің мазмұны ескеріледі.
  
• 
  Құжатта бейнеленген тұлғалардың саралануының нәтижесінде олар солдан оңға қарай, жоғарыдан төмен қарай орналасады. Берілген фотоқұжатта бейнеленген топтың ішінен жеке бір адамды бөліп алғанда аннотация келесі үлгіде болады: «сол жақтан екінші жазушы М. Әуезов.», «ортадағы Қазақстан Компартиясының бірінші хатшысы Д.А.Қонаев.» және тағы басқалары.
  
• 
  Фотобейне туындаған орынға аннотация берілгенде, ауданның, қаланың, елді мекеннің аты жазылады. Аннотация жазылып отырған уақытта әкімшілік – территориялық бөліністің немесе елді мекеннің атауы өзгерсе, онда аннотацияға түсірілім кезіндегі атау жазылады.
  

«Өндірістік номер» тармағында құжатқа ведомствалық мұрағатта берілген номер жазылады.Егер дәстүрлі құжат негативтері номерленбейтін мекеме немесе жеке адамнан келіп түссе, онда бұл тармаққа ештеңе жазылмайды.

«Түсірілім жері» тармағында түсірлім өткен республиканың, аймақтың,облыстың, қаланың аты беріледі.

«Ерекшелігі, негіз түрі» тармағында фотоқұжаттың ерекшелігі көрсетіледі (тек түпнұсқа негативтің орнына контратип қолданылса).Сонымен бірге негативтің негіз түрі көрсетіледі.Ол әйнек немесе пленка болуы мүмкін.Егер негіз түрі барлық негативтерге ортақ болса, бұл тармақ бір рет толтырылады.

«Сақтау бірлігінің көлемі» тармағында араб цифрларымен сақтау бірлігін құрайтын негативтердің көлемі беріледі.

Ал «Ескертулер» тармағы сақтау бірліктерінің мемлекеттік мұрағаттан шағуы туралы мәліметтерді жазу үшін пайдаланлады.

Көп мөлшердегі (200 сақтау бірлігінен жоғары) фотоқұжаттарды сипаттау кезінде анатациялар фотоқұжаттардың тобына жасалуы мүмкін.Олар тематикалық, хронологиялық және тағы да басқа белгілері бойынша бірігеді.Тізімдемеге қосымша ретінде фотоқұжаттардың өндірістік номерленген тізімі беріледі.

Тізімдемеден фотоальбомның сипатталуы атау түрінде көрсетіледі.

«Альбом атауы» тамағында альбомның титулдық бетінен алынған әрбір фотоальбомның атауы көретіледі.Титулдық бетте альбом номері, атауы, шектік даталары жазылады.Фотоқұжаттың позитивтерінің барлығы фотоальбомға кірістірілген жағдайда титулдық бетте және фотоальбомның тізімдемесінде түсірілімнің авторы мен жері жазылады.Алайда бір фотоальбомдағы құжаттардың барлығының авторы ортақ болуы тиіс.

«Позитивтер көлемі» деген тармаққа фотоальбомның қорытындылық жазбасының нәтижесі жазылады. Фотоальбомның қорытынды жазбаларында оның құрамына кіретін позитивтердің жалпы мөлшері жазылады.Әр бір фотоальбомда позитивтердің орналасу реті ішкі номерлеумен жүреді. Ол номерлеу солдан оңға қарай, төменнен жоғары қарай жүргізіледі. Реттік номері позитивтің астына қойылады, понарамалық түсірілімдердің позитивтердің барлығына ортақ номер беріледі және әрқайсысына әріптік белгілеу бөлінеді.Фотоқұжаттарға аннотация жасау арқылы біз олармен жұмыс жасауды оңайлатамыз және олар жайлы қысқаша мәліметті көпшілік қауымға таныстыра аламыз.

Мемлекеттік аудиовизуалды мұрағаттарда каталогтардың келесі түрлері жасалады: систематикалық немесе жүйелік, пәндік (атаулық, географиялық). Кинофотоқұжаттарға каталогтарды жасау, құжаттарды карточкалық сұлба бойынша жіктеу және сипаттау процесі кинофотофоноқұжаттарды каталогтау деп аталады. Жіктеу сұлбасы кинофотофоноқұжаттар каталогындағы карточкалар жүйесін нығайтады. Жіктеу сұлбасын жалпы нығайту үшін индекстеу жүйесі пайдаланылады. Мемлекеттік мұрағаттардағы кинофотофоноқұжаттардың систематикалық каталогынның жіктелуінің негізгі сұлбасы болып «КСРО мемлекеттік мұрағаттарында ақпарттық құжаттардың систематикалық каталогтарының жіктелуінің жалпы сұлбасы» табылады. Бұл үрдіс жүру барысында сұлба нақтыланады және дәйектеледі.

Каталогтық карточкаларда кинофотофоноқұжаттардың сипатталуы тізімдеме негізінде жүреді. Каталогтаудың жүргізілгені туралы белгілеу тізімдеменің рәсімдеу парағында жасалады.

Ал енді атаулық катологтардың карточкаларының жасалуына тоқталып кетейін. Атаулық каталогтардың карточкалары систематикалық каталогтардың карточкаларының жасалу үлгісінде жүргізіледі. «Индекс» тармағы атаулық каталогтардың карточкасында толтырылмайды, «рубрика» тармағында тұлғаның аты–жөні толығымен жазылады.

Мемлекеттік аудиовизуалды мұрағаттарда тұлғалардың тізімдемесі жасалады, олар жайлы мәліметтер атаулық каталогқа енгізіледі.

Каталог жүйесіне ендіру бағыты өзіне бірнеше міндеттерді қосып алады. Ең алдымен ақпараттық іздеу жүйесі ретіндегі жұмысы, индекстеу жұмысы (қабылдау, біріктіру, редакциялау, қайта басу), дубльдерді индекстеу, каталогқа қайта жіберу аппаратын құру, каталогтық жәшіктерді рәсімдеу, каталогтың есептік формаларын енгізу жұмыстарын негізге алады.

Егер карточкалар бір жүйеде жасалынған болса, онда олар біріктіледі. Сонымен қатар жетіспейтін мәліметтер бір карточкаға көшіріледі.

Карточкаларды редакциялағанда негізгі назар кинофотофоноқұжаттың тақырыбына және аннотациясына аударылады. Ондағы ақпарыттың толықтығын және дұрыстығын тексереді, мәтіндеге қателіктерді түзейді, оқиғаның уақытын нақтылайды.

Индекстеу каталогтық карточканың мазмұнын анализдеу арқылы жүзеге асады. Жіктеу сұлбасына сәйкес қай бөлімге жататындығы айқындалады.

Дубльдеу шаралары карточканың бірнеше көшірмелерін жасау негізінде жүреді. Мұндай іс–шаралар кинофотофоноқұжат жіктеу сұлбасына сәйкес бірнеше тақырыпқа ортақ болса ғана жүргізіледі.

Индекстері бірдей карточкаларды жүйелеу тағы да жіктеу сұлбасының негізінде жүргізіледі. Әрбір жеке топтың өз ішінде карточкалардың жіктелуі рубрика бойынша және рубрика ішілік негізде жүргізіледі. Ол кинофотофоноқұжаттың нақты мазмұнына байланысты болып келеді. Рубрика ішілік негізде карточкалардың бөлінуі хронологиялық, географиялық және басқа да белгілері бойынша жүргізіледі

Атаулы, авторлық және атқарушылық каталогтардың карточкалары алфавиттік ретпен жүйеленеді. Дәл осындай ретпен инициалдар жазылады. Бір тұлғаға байланысты мәліметтерден тұратын карточкалар хронологиялық, алфавиттік ретпен жұйеленумен қатар логикалық жалғасын табады.

Кино, фото және дыбыс құжаттарының пайдаланылуын жүйелі жүргізу мақсатында каталогтардағы карточкалардың реттелуі әрдайым жүргізіліп тұрады. Карточкала каталогтық жәшіктерде көлеміне сай орналасады. Жәшіктер валдық ретпен номерленеді және каталогтың жіктелген бөлімдерінің атауы мен индексі жазылған этикеткамен қамтамасыз етіледі. Жәшік ішіндегі жіктелген бөлімдер бөлгіштер көмегімен бөлінеді. әр деңгейді жеке–жеке бөлгенде алуан түрлі формадағы және түстегі бөлгіштер пайдаланылады. Бөлгіштерде индекс пен жіктеу бөлімі көрсетіледі.

Кинофотофоноқұжаттар каталогына қайта жіберу аппаратының құрылу жұмыстары систематикалық каталогтардың өзге каталогтармен байланысуы үшін жүргізілетін шаралармен байланысты. Аудиовизуалды құжаттар каталогындаұы қайта жіберу аппараты қайта жіберу карточкасынан және каталог бөлгіштердегі белгілерден тұрады. Қайта жіберу карточкаларында және каталог бөлгішерде «сонымен қатар қараңыз» деген жазу жазылады, каталог бөлгіштердің индексі және атауы беріледі.

Шығып кеткен кинофотофоноқұжаттарды айқындау мақсатында тізімдемені тексеру арқылы каталогтардың түгендігі тексеріледі. Каталогтарды тексеру процесінде жәшіктердегі жазу, каталог бөлгіштердегі жазу карточкалар мен каталог бөлгіштер арасындағы көлем, карточкалардың түгендігі қарастырылады. Қажетті жағдайда редакциялау және қайта жүйелеу жұмыстары да жүргізіледі.

Атқарылатын шараларға сәйкес кинофотофоно құжаттық каталогтарға келіп түсетін карточкалардың барлығы үнемі есепке алынады. Мемлекеттік мұрағаттарда каталогтардың жүйелік есепке алынуы жүргізіледі. Ақпаратты іздеуді тиімді жүргізу мақсатында кинофотофоноқұжаттардың каталогтарына карточкалық формада пәндік нұсқаулықтар жасалады. Пәндік нұсқаулықты жеке систематикалық каталогқа немесе бүтін бір мұрағаттың каталогына құрастырады. Мемлекеттік мұрағаттардағы ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесінде нүсқаулықтар көп шығынға алып келгендіктен олар систематикалық каталогтарға алмастырылды. Карточка нұсқаулығында географиялық мәліметтер, тұлғаға байланымты мәліметтер жіктелген каталогтың сілтемесі негізінде беріледі. Пәндік нүсқаулықтағы каталогтар алфавиттік ретпен орналасады. Сонымен бірге мұндай нұсқаулықтарда пәндік бөлініс басты орында тұрады, яғни тақырыбына сәйкес жүргізіледі, тақырып бойынша құжат іздеуде көп көмек көрсетеді.

Кинофотофоноқұжаттарды тематикалық шолу мағлұматтың құрамын және мазмұнын жүйелеуді өзіне қосып алады. Тематикалық шолудың негізгі бөлігі іздеу мәліметтері бойынша аудиовизуалды құжаттарға аннотация жасау болып табылады. Аннотация шолу жүргізілуінің сұлбасына сай құрастырылады. Құжат маңыздылығының деңгейіне байланысты аннотация хронологиялық және географиялық белгілері бойынша бөлінеді. Тематикалық шолуға ғылыми–анықтамалық аппарат құрастырылады. Ол шолу құрастырудағы мақсаты көрсетілген, құжаттардың толықтық деңгейі, құрылымы көрсетілген, кинофотофоноқұжаттарға мінездеме бірілген, библиография жасалған кіріспеден тұрады.

Талқыланып отырған фотоқұжаттардың ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жолсеріктерде кіреді. Оның құрамына құжатқа байланысты қысқаша мәлімет беретін мұрағаттық анықтамалық кіреді. Жолсеріктің негізгі бөлігі – фотоқұжатқа жасалған аннотация. Фотоқұжаттың аннотациясының ішінде құжаттың маңыздылық ретіне қарай хронологиялық, географиялық мәліметтер жазылады. Аннотацияда түртілген маңызды оқиғалар мен фактілердің уақыты анықталады.

Фотоқұжаттардың аннотациясы бөлімдерге және бөлімішілік тарауларға бөлінеді. Мемлекеттік мұрағаттардың көбінде аннотацияның систематикалық каталогтардың жіктелу сұлбасына сай жасалған түрі пайдаланылады. Аннотация бөлінуінің ең кішкетай бөлігіне құжаттардың түріне байланысты бөлінуі жатады.

Жолсеріктердің өзіне ықшамды ғылыми–анықтамалық аппарат құрылады. Оның құрамына алғысөз, нұсқаулық, қосымша, тақырып кіреді. Жолсеріктің алғысөзінде мемлекеттік мұрағаттың құрылуы туралы мәліметтер, көлемі жайлы мәліметтер, аудиовизуалды құжаттардың құрамы жайлы мәліметтер жазылады. Мұрағаттағы құжаттардың толықтырылуына және олардың пайдалану мүмкіндіктеріне мінездеме беріледі, жолсеріктің мақсаттары және құрылымы көрсетіледі. Атлмыш жолсерікке пәндік, атаулық, географиялық және тағыда басқа нұсқаулықтар құрастырылады. Нұсқаулықтардың өзі қысқа және толық мазмұнды болып келеді. Жолсерікке қосымша ретінде мемлекеттік мұрағатта сақталған фотоальбомдардың тізімі алынуы мүмкін.

Жоғарыда көрсетілген ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесінің сипатталған жалпы белгілерінің ішінен жүйенің негізгі тармақтарының ішіне кіретін систематикалық немесе жүйелік каталогтың құрылуына және пайдаланылуына нақтырақ тоқталып кетейін. (Қазақстан республикасының Орталық мемлекеттік кинофотоқұжаттар және дыбыс жазбалар мұрағатының үлгісінде)

Мемлекеттік мұрағаттардағы каталогтар негізінен үш бөлімге бөліген:

1. 
   Революцияға дейінгі.
   
2. 
   Кеңестік кезеңіндегі.
   
3. 
   Тәуелсіздік уақытындағы.
   

Осыған байланысты фотоқұжаттарды сала бойынша жіктеу принціпі пайдаланыла бастады. Сала бойынша бөлінген фотоқұжаттар білім және ғылым, қоғам қайраткерлері, өнер мен мәдениет, халықтық дәстүр және тағы басқа тармақтарға бөлінді.

Каталогтарды қайта құруға байланысты төмендегідей жұмыстар атқарлды:

• 
  тематикалық карточканың жүйеленуі және индектің айқындалуы;
  
• 
  каталог бөлгіштерді индексацилау және оларға атаулқ бөліністерді енгізу;
  
• 
  сараптау;
  
• 
  карточкаларды редакциялау;
  
• 
  дубльдеуге карточкалады таңдау;
  
• 
  дубльдік карточкаларды құрастыру;
  
• 
  сілтемелік карточкаларды құрастыру;
  
• 
  тематиеалық карточкаларды индексациялау (түпнұсқа емес бөлгіштерге индекс қою);
  
• 
  каталогты рәсімдеу;
  
• 
  каталогты редакциялау;
  

Жұмыс мұрағат қызметкерлеріне келесі түрде бөлінеді: