Перенести на следующий день пункты с самым низким приорите­том

• 
  Изменить оценку трудоемкости. Оценивая время, необходимое для выполнения задачи, нужно всегда преувеличивать ее трудоемкость. Так безопаснее. Однако если вы переусердствовали в этом, то обна­ружите, что задачу вполне можно выполнить и за меньшее время.
  
• 
  Делегировать. Иногда удается перепоручить работу другому сотруд­нику. Начинающие сисадмины с нетерпением ждут сложных зада­ний, чтобы приобрести новые навыки. Конечно, у вас не всегда есть полномочия делегировать работу, поэтому читайте следующий совет.
  
• 
  Попросить шефа помочь вам с расстановкой приоритетов. Составив список дел и определив приоритеты и примерное время, можно об­ратиться к шефу за помощью в расстановке приоритетов. Если вы никогда этого не делали, то, возможно, сочтете этот совет чересчур фантастичным, но в действительности менеджерам часто кажется, что они слабо влияют на работу подчиненных, и вопрос «Правильно ли я расставил приоритеты?» заставляет их приободриться. (Конеч­но, задавая этот вопрос каждый день, вы заработаете жирный минус в графе «Умение работать самостоятельно» на ежегодной аттеста­ции.) В моей практике был случай, когда мой шеф очень четко рас­ставил приоритеты в моей работе, и это помогло мне лучше выпол­нять свои обязанности в целом. В другой раз шеф обнаружил в моем списке дела, переданные другому отделу, и вычеркнул их (со слова­ми: «Джо Шмоу должен научиться делать это самостоятельно. Я поговорю с его начальником».) Иногда с меня снимали целые ка­тегории обязанностей («Передайте Джо, что мы больше этим не за­нимаемся, а если у него возникнут проблемы, пусть выходит на ме­ня!»), а иногда шеф перепоручал мои задачи другим. Я вижу, что многие системные администраторы и не догадываются о такой воз­можности, а ведь она при разумном подходе является мощнейшим инструментом тайм-менеджмента.
  
• 
  Отложить встречу. Это, конечно, может быть плохим решением. Пе­рекраивание расписания - сплошной кошмар, многих оно раздража­ет и может сорвать сроки проекта. Как вариант вы можете не явить­ся на встречу или послать своего представителя. Если намечается двухчасовое собрание, а по поводу нового сервера от вас требуется только сказать, что он поставляется в синем корпусе, а не в красном, то отправьте кого-нибудь вместо себя. (А когда начнут обсуждать серьезные вопросы, ваш представитель сможет вызвать вас на собра­ние по телефону.) Отложить встречу лучше, чем не явиться на нее. Я заметил: когда я договариваюсь о переносе встречи лично или по телефону (поскольку электронная почта недостаточно интерактив­на), собеседник часто готов сократить встречу (и обсуждать лишь са­мые важные вопросы). Например, выясняется, что его интересовал лишь цвет корпуса сервера. Так вот, сервер будет синий.
  

Вернемся к нашему примеру со списком дел.

Попробуем перенести низкоприоритетные дела на следующий день. У нас есть дело с приоритетом С — «Исследование программы монито­ринга». Его и перенесем.

Если вы пользуетесь портативным компьютером, перенести запись в другой список не составляет труда. Если у вас бумажный органайзер, пометьте пункт списка черточкой, чтобы обозначить, что он перене­сен, и впишите его в завтрашний список.

Вы уменьшили объем работы на час. Вам остается разобраться еще с двумя часами.

Сделано? Приоритет Время Дело

К счастью, имеется дело с приоритетом В (модернизация GCC), кото­рое тоже можно перенести. Повторите ту же операцию (переместите запись в портативном компьютере или поставьте черточку и перепи­шите на другую страницу в органайзере). Теперь список выглядит, как показано на рис. 5.6, и соответствует количеству часов, имеющих­ся в вашем распоряжении.

Работа над долгосрочными проектами

Как вы работаете над длительными проектами? Как определить сегодняшние дела, если список дел растянут на полгода?

Важно разбить большой проект на отдельные этапы. У очень боль­ших проектов обычно есть менеджеры, которые сделают это за вас. В своем проекте вы должны все делать самостоятельно. Най­дите время, чтобы разбить проект над подзадачи и оценить тру­доемкость каждой. Сделайте запись о каждом этапе на странич­ке того дня, в который вы собираетесь приступить к данному этапу, или сделайте пометку в календаре, если этот день доста­точно далек. Подобный подход к планированию сильно впечат­ляет менеджеров.

В моем ежедневном списке дел я записываю название проекта и текущий этап. Так я напоминаю себе об отдаленной цели, пока работаю над повседневными задачами. Например: «Реорганиза­ция сети: карта текущей сети».

Шаг 4: выполняйте план

Весь день придерживайтесь плана как можно точнее. Вначале зани­майтесь делами с приоритетом А, затем делами с приоритетом В, а ес­ли останется время, то делами с приоритетом С.

Полезно иметь какой-нибудь таймер или другой механизм напомина­ния о намеченных совещаниях и встречах, чтобы не приходилось по­стоянно отрываться от работы и смотреть на часы.

Закончив одно дело, приступайте к следующему. Не теряйте времени.

Многие жалуются, что тратят массу времени на то, чтобы решить, за ка­кое дело взяться следующим. Простейшее решение заключается в том, чтобы сделать все дела с приоритетом А в том порядке, в каком они идут в списке, затем также поступить с делами с приоритетом В и, наконец, с приоритетом С. Мы улучшим эту систему в главе 8, а пока вы не оши­бетесь, если просто будете выполнять дела по порядку. Как правило, первыми в списке указаны дела, перенесенные с предыдущих дней. Иными словами, дела, которые вы отложили, «всплывают» вверх по списку, и их надо делать в первую очередь.

Старайтесь не упускать момент и переходить к следующему делу, как только закончили предыдущее. Поступайте так даже в том случае, ко­гда на работу ушло меньше времени, чем вы предполагали; возможно, так вам удастся предотвратить нехватку времени, если на другое дело его потребуется больше, чем запланировано.

Время от времени делайте паузы для физической разминки. Если вы справились с заданием досрочно, пройдитесь энергичным шагом по коридорам. Работа за компьютером ограничивает вашу подвижность. Прихватите с собой папку для бумаг, чтобы произвести впечатление, будто вы идете по важному делу. Никто ни о чем не догадается.

Итак, закончив дела с приоритетом А, приступайте к делам с приори­тетом В. Разобравшись с ними, побалуйте себя самым интересным де­лом с приоритетом С.

Шаг 5: закончите рабочий день

Редко удается справиться со всеми делами из списка, тем не менее все его пункты без исключения следует обработать. Пункт списка обрабо­тан, если вы уделили ему достаточно внимания.

Последние полчаса рабочего дня посвятите анализу невыполненных пунктов. Если среди них есть дела с приоритетом А, не пускайте ситу­ацию на самотек. Позвоните сотруднику, который ждет решения сво­его вопроса, и выработайте совместный план действий. Если же вы са­ми установили сроки (как обычно и бывает), перенесите пункты спи­ска на следующий день.

Допустим, сегодня вы успели распаковать систему резервного копиро­вания, убедившись в наличии всех нужных кабелей, и даже отрепети­ровали ее монтаж, чтобы проверить, достаточно ли кабели длинны. Однако вы не нашли никого, кто согласился бы помочь вам смонтиро­вать оборудование. Значит, обработка этого пункта списка состоит в том, чтобы вычеркнуть выполненные подзадачи проекта, а осталь­ные перенести на следующий день.

На портативном компьютере вы просто копируете записи в список на вторник. На страничке бумажного органайзера вы можете рядом с пунктом «Библиотека лент» списка написать «Распаковано и прове­рено», отметить этот пункт черточкой, а в список на вторник записать «Монтаж системы».

Все несделанные дела с приоритетами В и С тоже надо перенести на другой день. Теперь ваш список выглядит, как показано на рис. 5.7.

Получилось, что на пятичасовую работу ушло шесть часов.

Шаг 6: можно идти домой

На рис. 5.7 вы видите список, в первом столбце которого по каждому пункту есть отметка. Вы обработали все пункты списка. Не все дела за-

кончены, но все обработаны. Обработка пункта подразумевает, что ему уделено достаточно внимания. Для низкоприоритетных пунктов это иногда означает простой перенос на завтра. Важно то, что вы ничего не забыли.

Вы можете взглянуть на список и с удовлетворением отметить для се­бя, что все его пункты обработаны. Поздравьте себя. Улыбнитесь. Оде­вайтесь и идите домой в хорошем настроении. Вы это заслужили.

Было время, когда я каждый день уходил с работы в ужасном настрое­нии. Мне казалось, что я все работаю и работаю, но ничего не успеваю. Теперь я использую систему Цикл. Я просматриваю список дел, вижу, что обработал каждый пункт, и у меня возникает ощущение завершен­ности. Я покидаю офис с улыбкой на лице.

Шаг 7: все сначала

Предположим, сегодня вторник. Вы повторяете Цикл с сегодняшним списком дел.

Сегодня я научу вас работать в чуть более сложной ситуации. В частно­сти, я покажу, как Цикл работает с системой регистрации запросов, с автоответчиком и в условиях постоянных прерываний.

Составьте расписание на сегодня

Вы должны начинать каждый день с проверки календаря на предмет встреч и заносить их в расписание на день. Предположим, на сегодня у вас ничего не назначено, и ваша страничка с расписанием остается пустой, если не считать запись о часовом перерыве на обед. Остается восемь часов на работу - нормальный рабочий день.

Пока все неплохо!

Составьте список дел на сегодня (вторник)

Вчера вы получили четыре новых задачи. Назовем их Задача 1, Зада­ча 2, Задача 3 и Задача 4. Это низкоприоритетные дела, которые были поручены вам на вчерашнем совещании. Они не так важны, как то, чем вы занимались в понедельник, и вы записали их в список сегодняшних дел (на вторник), полагая, что это реалистичный вариант. К тому же в списке есть дела, перенесенные из вчерашнего списка.

Когда вы пришли утром на работу, на автоответчике было три голосо­вых сообщения. Вы их прослушали и занесли в список, хотя они и не требовали каких-то действий с вашей стороны.

Первое сообщение информировало всех сотрудников компании, что восточный вход в здание фирмы закрыт. Вы бесконечно благодарны ру­ководству компании, которое потратило свое драгоценное время на за­пись этого сообщения, иначе вы бы ни за что не догадались, что озна­чают объявления «Восточный вход закрыт», развешанные по всем ко­ридорам. Поскольку это сообщение не требует от вас никакой реак­ции, смело вычеркивайте его.

Следующее сообщение пришло от вашего поставщика из Cisco. Вы за­писываете его телефон, поскольку собираетесь перезвонить ему (одна­ко, прежде чем вычеркнуть пункт, вы обязательно проверите, совпа­дает ли этот телефон с тем, что хранится в вашей базе данных, описан­ной в главе 12). Третье сообщение от другого поставщика. Ему вы пе­резванивать не собираетесь, так что вы просто пишете в списке «спам» и ставите крестик в графе «Сделано». Теперь ваш список на вторник выглядит, как показано на рис. 5.8.

День еще не начался, а у вас уже два пункта вычеркнуто! Отлично!

Вы можете удивиться: зачем заносить в список пункты, чтобы тут же их вычеркнуть? Таким способом вы ведете журнал телефонных звон­ков, которые, как говорится, «к делу на пришьешь». Это одна из при­чин, по которым я предпочитаю бумажный органайзер электронному. Меньше мороки с записью-вычеркиванием.

Я уже несколько раз отмечал, что системному администратору хорошо бы иметь какую-нибудь систему регистрации клиентских запросов. Как включить ее в свой Цикл? Ежедневно выделяйте некоторый отре­зок времени специально для обслуживания клиентских запросов. Ко­гда-то я работал в фирме, где должен был треть дня обрабатывать такие запросы. Каждый день я добавлял в список дел двухчасовую работу под названием «Клиентские запросы». Это не означает, что я разбирал­ся с запросами только в течение первых двух часов рабочего дня. Я ре­зервировал время на тот случай, если появится неотложный запрос.

Реагирование на многочисленные прерывания обычно требует часа ежедневно. Эти прерывания составляют важную часть моей работы, поэтому я резервирую время и для них.






Рис. 5.8. Вторник. Список дел после прослушивания автоответчика

Если у меня установлена взаимная защита от прерываний, в рас­писании на время действия защиты я пишу аббревиатуру «ВЗП». Любая работа над проектом, выполняемая в это время, как по­дарок.

Теперь можно подсчитать, сколько часов потребуется, чтобы переде­лать все дела. Ни много ни мало 11 с четвертью! При 8-часовом рабочем дне самое время расставить приоритеты. Все пункты, которые нужно выполнить сегодня, автоматически получают приоритет А. Система ре­зервного копирования, которую вы еще не установили, имела приори­тет А вчера, значит, получит его и сегодня.

Расставьте приоритеты и откорректируйте план

Я заметил, что если у меня не очень много дел с приоритетом А и я за­кончу их в первой половине дня, то остаток дня протекает менее на­пряженно. Я выполняю дела с приоритетом В плюс столько дел с прио­ритетом С, сколько успею. В конце дня я переношу на завтра все неза­вершенные дела без каких-либо угрызений совести. Такой подход не создает дополнительных стрессов и позволяет гораздо лучше справ­ляться с прерываниями. Воспользуемся им сегодня.

Не нужно сдвигать какие-либо дела на среду прямо сейчас. Если пона­добится, вы сделаете это в конце дня.

Выполняйте план

Теперь выполняйте дела с приоритетом А, пока не сделаете все. Работа с запросами клиентов может привести к возникновению новых дел. Например, если запрос не может быть выполнен за один присест, име­ет смысл занести его в список дел. Предположим, запрос №43001 из системы регистрации запросов требует исправления ошибки в пакет­ном задании, выполняющемся ночью, и проверки того, что исправле­ние выполнено правильно. Вы можете внести коррективы, а в списке завтрашних дел сделать запись о необходимости проверки (рис. 5.10).

Если для реагирования на другой запрос понадобится заказать и уста­новить программный продукт, вы можете оформить заказ сегодня, а за­тем сделать запись о предполагаемой доставке на страничке соответст­вующего дня.

Яш:. 5,10, Добавление запроса из системы регистрации в список дел на среду

Я пользуюсь органайзером для отслеживания запросов, над которыми активно работаю. Однако список запросов, адресованных мне в системе регистрации, гораздо длиннее, но я не включаю их все в личный спи­сок дел на сегодня. Я записываю только те запросы, которые обрабаты­ваю в настоящее время и которые нужно обработать к койкретной дате.

Интеграция портативного компьютера и системы регистрации запросов

Закончите рабочий день и покиньте офис

Полезные советы

Большие проекты

Работая над крупным проектом, разбивайте его на отдельные этапы и распределяйте задачи по спискам дел на разные дни. Например, впи­шите название этапа в список дел на каждый понедельник в течение месяца, отведенного на этот этап.

Что делать, если вы закончили работу рано?

Если вдруг случится чудо, и вы сделаете все намеченное на сегодня, как вы поступите? Я думаю, вам следует поощрить себя. Вот некото­рые идеи:

• 
  Создайте небольшой задел на завтра.
  
• 
  Займитесь каким-нибудь интересным проектом, до которого не до­ходили руки.
  
• 
  Почитайте журнал из тех, что накопились за последнее время.
  
• 
  Просмотрите систему регистрации запросов и удалите из нее уста­ревшие записи.
  
• 
  Приберитесь в комнате, на рабочем месте, в почтовом ящике или во всей лаборатории.
  
• 
  Сходите к шефу и попросите дополнительную работу. (Шутка!)
  
• 
  Посидите за рабочим столом минут пятнадцать, ничего не делая. Проблемы найдут вас сами.
  
• 
  Если у вас гибкий рабочий график, отправляйтесь домой. Вы это заслужили!
  

Предположим, вы идеально распланировали рабочий день. Вы с точ­ностью до минуты подсчитали время, необходимое для каждого зада­ния, и уверены, что все будет сделано к концу рабочего дня.

Разумеется, думать так - все равно, что напрашиваться на проблемы. Именно в такие дни где-то после обеда к вам заходит шеф и излагает «блестящую» идею, для реализации которой потребуется выполнить множество дел, и ваш идеальный план проваливается.

Вот почему я рекомендую оценивать трудоемкость задач лишь при­близительно.

Итак, что делать, если в течение дня появляются новые дела? Один час в день на прерывания у вас уже запланирован. Если же возникнет серьезная проблема (на решение которой потребуется, скажем, три ча­са), то вы должны пересмотреть свои планы.

Подсчитайте, сколько рабочего времени у вас осталось, и посмотрите, помещаются ли в этот отрезок дела с приоритетами А и В. Если нет, перенесите их на следующий день вышеописанным способом. Как пра­вило, приходится переносить все дела с приоритетом В и С. Если же

времени не хватает даже для дел с приоритетом А, вам придется пого­ворить с теми, кто ожидает их выполнения. Возможно, это как раз ваш шеф. Скорее всего, он проявит понимание и поможет вам расста­вить приоритеты по-новому. Если же это кто-то другой, то он заслужи­вает, как минимум, электронного письма с объяснениями и обещани­ем выполнить его запрос завтра.

Личные дела

Для своих личных дел я пользуюсь той же системой списков. Мой орга­найзер содержит записи и о стирке, и о магазинах. Так я практикуюсь в использовании системы, что благотворно сказывается на моей работе.

Если бы я применял разные системы для работы и личной жизни, мне пришлось бы носить с собой два органайзера. Думаю, одного вполне достаточно!

Пользуясь бумажным органайзером, я могу компоновать записи на страничке. То есть личные дела я заношу в нижнюю часть списка дел каждого дня. В результате на страничке он визуально распадается на два списка. Если вы предпочитаете портативный компьютер, то може­те прибегнуть к какому-нибудь техническому трюку, например разде­лить задачи по категориям.

Уходя с работы, я всегда просматриваю список личных дел и проверяю, не нужно ли что-то сделать по дороге домой.

Настройка бумажного органайзера для системы Цикл

Если вы пользуетесь бумажным органайзером (попросту, блокнотом), то всегда сможете найти в канцелярском магазине странички, разме­ченные, как надо. Вам понадобятся:

• 
  12 страниц с календарем на месяц.
  
• 
  Странички на каждый день месяца. В продаже имеются страницы с напечатанной датой от 1 января до 31 декабря. Обычно они разме­чены так, что одна сторона отведена под расписание, а другая - под список дел. Вам остается лишь раз в месяц добавлять в органайзер 30 страничек.
  
• 
  Страницы для дополнительных заметок в конце блокнота. На них вы сможете записывать долгосрочные цели и вообще все, что сочте­те нужным. (Это необязательные страницы.)
  
• 
  Переплет с механизмом для закрепления страниц.
  

Настройка портативного компьютера для системы Цикл

Если вы пользуетесь портативным компьютером (PDA), у вас богатый выбор вариантов. Как правило, такие компьютеры поставляются с про­граммным обеспечением, позволяющим вести календарь встреч и спи­ски дел, а также делать заметки. Однако многие программы третьих фирм предоставят вам гораздо больше возможностей.

Пакет DateBook (DB) V (http://www.pimlicosoftware.com) завоевал мои симпатии уже довольно давно, потому что он позволяет без труда реа­лизовать концепцию «список дел на каждый день». Для меня это кри­терий того, что должен уметь портативный компьютер. Без DateBook V он остается просто игрушкой. Этот программный пакет позволяет очень быстро вводить информацию с помощью шаблонов, эффективно работать с цветом для выделения важных дел, включать предвари­тельное оповещение о событии. Последняя функция для меня особен­но важна. До появления DateBook V мне приходилось устанавливать напоминание о чьем-нибудь дне рождения и отдельное напоминание за неделю до этого дня, чтобы успеть купить подарок. Пользуясь пакетом DateBook V, я просто включаю предварительное оповещение об указан­ном событии. Пакет существует только в версии для PalmOS. Одним из его достоинств является поддержка структур данных PalmOS, так что все ваши записи синхронизируются корректно.

Life Balance (LB) (http://www.llamagraphics.com) не просто замечатель­ный программный пакет, это целая философия. Пакет Life Balance под­держивает все составляющие Цикла (списки дел, календари и т. д.), а также реализует концепцию сбалансированности ваших жизненных целей. Предположим, вы решили распределить свое время между тре­мя проектами и личными делами. Если вы уделяете мало времени од­ной из этих категорий, приоритет дел из ее списка постепенно повыша­ется. В конечном счете это позволит сбалансировать дела. Концепция, безусловно, замечательная, и многие пользователи не нарадуются этим пакетом. Он доступен для Mac OS X и Windows и синхронизируется с версией PalmOS.

Как-то я вел семинар по тайм-менеджменту для системных админист­раторов, и один из слушателей сказал мне, что, заканчивая какое-то дело, он просто мечтает, чтобы кто-нибудь «загрузил» его новым. Он признался, что слишком долго размышляет о том, чем заняться даль­ше. И тогда другой слушатель рассказал нам о пакете Life Balance. Вы программируете, как хотели бы сбалансировать свою жизнь, а пакет заботится о том, чтобы ваши дела соответствовали вашим целям.

Еще одним достоинством Life Balance является то, что вам не надо сор­тировать дела по категориям (например, Работа или Дом), - просто по­метьте каждый пункт местом (или местами), где можете заняться дан­ным делом. Когда вы в следующий раз окажетесь в гастрономе (или

в кабинете шефа), просто щелкните по названию этого места, - и Life Balance выведет список дел, которые должны быть сделаны здесь. Очень удобно!

Чем пользуюсь я сам? Я перепробовал множество платформ. И все же должен признаться, что всегда возвращался к той, с которой когда-то начал, - к блокноту-органайзеру в кожаном переплете с разлинован­ными страничками на каждый день. Думаю, что, даже если бы моей первой платформой был бутерброд с арахисовым маслом и бананом, я всегда бы возвращался к нему, поскольку, выработав привычку, стремлюсь ее придерживаться.

Если подводят поставщики, берите дело в свои руки

Умение доводить дело до конца подразумевает не просто отсле­живание рабочих вопросов. Главное - получить результат. Один мой сослуживец никак не мог понять, почему его начальник не­доволен задержкой проекта, ведь это поставщик не звонил в те­чение двух недель. Не коллега же виноват, что поставщик куда- то запропастился, правда?

Мир несовершенен. Вы не можете полагаться на то, что постав­щик перезвонит вам. Вы должны взять на себя ответственность за своевременное завершение проекта. Вот несколько советов:

• 
  
  
  жүктеу/скачать 2.53 Mb.
  
  Достарыңызбен бөлісу: