І. Мұрағат ісінің дамуын мемлекеттік реттеу Облыстық мұрағат мекемелерінің жұмысы Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»

Ақтөбе облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының 2011-2015 жылдарға арналған стратегиялық жоспарында облыс мұрағаттары қызметінде негізгі міндеттерді анықтады: құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, аймақтық мұрағат қорларының мазмұны мен құрамын байыту, бірыңғай ақпараттық жүйені құру, мұрағат саласы қызметкерлерінің кәсіби деңгейін көтеру. Қойылған міндеттерге сәйкес мұрағат ісінде және құжат жүйесінде бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру, мемлекеттік мұрағаттардың материалдық-техникалық базасын нығайту, құқықтық базаны жетілдіру шаралары ұйымдастырылды.

Мұрағат ісінде және құжат жүйесінде бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру шаралары ұйымдастырылды. Құжаттама жасаудың, ресімдеудің бірыңғай қағидаттарын енгізу мұрағат мекемелерінің қызметінде басты бағыттардың бірі болып табылды. Аталған жұмыстың бір нысаны - семинарлар өткізу. Есепті кезеңде 6 семинар өткізілді: басқарма қызметкерлерімен облыстық денсаулық сақтау басқармасының саласындағы, экология департаменті мемлекеттік мекемелерінің іс жүргізуге жауапты қызметкерлеріне «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары» тақырыбында семинар өткізілді. Мәртөк аудандық меммұрағаты Тәңірберген, Аққұдық, Құрмансай ауылдық округтері мен Мәртөк аудандық әділет басқармасы мамандары үшін «Құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау тәртібі, сақтауға жатпайтын істерді жою тәртібі туралы» тақырыбында 2 семинар өткізілді.

Облыстық меммұрағаты қалалық халық ағарту бөлімі және облыстық кәсіподақ кеңесінің қызметкерлері үшін «Құжаттау, құжаттаманы басқару және мұрағат құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету мәселелері туралы» тақырыбында 2 семинар өткізді. Ақпарат және мұрағат Комитеті әзірлеген электрондық тасымалдаудағы нормативтік және әдістемелік құжаттарды

мекемелердің жұмыс тәжірибесіне енгізу жалғастырылды. 2012 жылда 255 ұйымға әдістемелік көмек көрсетілді.

Басқарманың құқықтық құжаттарына жетілдіру жұмыстары жүргізілді. Басқарма облыс әкімдігіне «Ақтөбе облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы» ММ-нің сараптау-тексеру комиссиясы ережесін бекіту туралы»

2
облыс әкімдігінің 2009 жылғы 30 қазандағы №324 қаулысына өзгерістер енгізу туралы» 2012 жылдың 9 сәуіріндегі №121 қаулысының жобасын ұсынды. Кадрлық өзгерістерге байланысты аталған қаулымен СТК құрамына өзгерістер енгізілді. «Мұрағаттық анықтама беру» электрондық мемлекеттік қызмет регламенті облыстық әкімдіктің 04.09.2012ж. №317 қаулысымен бекітілген. Мұрағат қызметкерлерінің көрсетілген мемлекеттік қызмет көрсету жұмысы туралы халыққа ақпарат берілді.

Мемлекеттік мұрағаттардың материалдық-техникалық базасын нығайту мәселелері қаржыландырудың бюджеттік бағадарламасына сәйкес шешілді. Компьютерлік техникамен біртіндеп жаңғырту жұмыстары жүргізілуде. Аудандық мемлекеттік мұрағаттарға 5 процессор, 18 компьютердің толық жинағы берілді. Басқармаға 2 сканер алынды. Бекітілген бюджеттік қаржыландыру бағдарламасы негізінде еңбек ақыны төлеу, шаруашылық қызметіне байланысты мәселелері қанағаттанарлық шешілді.

Есепті кезеңде 2 алқа мәжілісі өткізіліп, облыстың мұрағат мекемелері қызметінің негізгі басымдылықтары анықталып, 2011ж. және 2012ж. І жартыжылдығының жұмыс қорытындылары және т.б. қаралды.
II. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және оларды мемлекеттік есепке алу
Облыстық мұрағат мекемелері Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге баса назар аударды. Сақтау қоймаларында уақытымен тазалық күндері жүргізіліп, температуралық-ылғалдылық режимі сақталып тұрады.

Мұрағат қорының сақталуын қамтамасыз ету мақсатында нақты жұмыстар жүргізілді. Есепті кезеңде 3.89 мың іс тігіліп, 2,06 мың істің 4.33 мың парағы реставрациялық өңдеуден өткізілді. Партия мұрағатының №1-п, №3-п және т.б. қорлары бойынша мәтіндері өше бастаған құжаттардың 876 беті жаңғыртылды. Облмеммұрағатымен 750 іс қайта шифрленді. Мәртөк тұрмыстық қамту комбинаты, Мәртөк ауданына қарасты Дзержинский атындағы және Первомай кеңшарларының, Новоресей орталық аудандық ауруханасының, Новоресей ауданының Құдықсай кеңшары мен Абай

атындағы ұжымшарының және т.б. 18,2 мың с.б. қағаз жүзіндегі құжаттардың болуы мен физикалық жағдайы тексерілді. Облыстық меммұрағатымен аса құнды құжаттарды айқындау мақсатында 669 іс басқару құжаттамасы қаралды. Оның ішінде 32 с.б. аса құнды болып табылып, арнайы тізімдемеге енгізілді.

Облмеммұрағат, Ойыл, Хромтау аудандық меммұрағаттары 98 мұрағат қорларының есеп жүйесін салыстырудан өткізді.

3
III. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық мұрағаттарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және мекемелерде құжаттармен іс жүргізуді ұйымдастыру
Ұлттық мұрағат қорының жұмысын қалыптастыру жалғастырылды. Ведомстволық мұрағаттарға және ұйымдардың құжаттамалық қызметіне әдістемелік көмек көрсету көзделді. 414 істер номенклатуралары, 13 СК туралы ереже, 23 ведомстволық мұрағат туралы ереже, электрондық үлгідегі 4 істер номенклатурасы келісілді.

Мұрағаттық ынтымақтастыққа мемлекеттік емес ұйымдармен 7 шарт жасалынды.

154 мекемеге құжаттарын ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік көмек көрсетілді. Мекемелердің 8,5 мың с.б. басқару құжаттамасы, 3.4 мың с.б. жеке құрам бойынша, 200 с.б. ғылыми-техникалық құжаттамасы тәртіпке келтірілді. Олардың ішінде: Мұғалжар ауданының Ақкемер, Жұрын, Құмжарған ауылдық округтері, Алға балалар үйі, Ұлттық банктің Ақтөбе бөлімінің Батамша есептік-кассалық бөлімшесі, Облыстық Қазынашылық департаментінің Қарғалы аудандық басқармасы, Ырғыз аудандық ветеринарлық зертханасы, Ырғыз аудандық ауылшаруашылық басқармасы, Хромтау, Комсомол аудандарының нотариустары, Темір аудандық мұражайы, Ырғыз аудандық туберкулез ауруханасы, орталық аудандық ауруханасы, Жаңажол ауылдық кеңесі, Қарауылкелді ПМК-2107 және т.б.

5297 с.б. басқару құжаттамасы, 2043 с.б. жеке құрам бойынша құжаттар, 170 фотоқұжаттар, 30 с.б. жеке тектік құжаттары мемлекеттік сақтауға қабылданды. Бұл Мұғалжар аудандық қаржы бөлімінің, Мұғалжар

аудандық мәслихатының, Мұғалжар ауданы бойынша санитарлық-эпидемиологиялық бақылау басқармасының, Жем қаласы әкімі аппаратының, Жем станциясы линиялық ауруханасының, Мәртөк аудандық прокуратурасының, «Первомай», «Жайсаң» кеңшарларының, Мәртөк аудандық ветеринарлық станциясының, Хромтау ауданының жеке нотариустары О.К.Беркимбаевтың, К.К.Қозбағаровтың, Е.К.Хайруллиннің, Байғанин аудандық нотариусының, Мұғалжар ауданының жеке нотариусы Р.С.Құлшаманованың, Қазақстан Республикасы ауыл шаруашылығы Министрлігінің агроөнеркәсіптік кешендегі мемлекеттік инспекция комитетінің Хромтау аудандық инспекциясының, Ырғыз аудандық ауыл шаруашылығы басқармасының құжаттары және т.б.

СТК-ның отырыстары уақытында өткізіліп, онда 8575 с.б. басқару құжаттамасы, 3405 с.б. жеке құрам бойынша құжаттар, 30 с.б. жеке тектік құжаттар, 3 бейнеқұжат, 40 с.б. ғылыми-техникалық құжаттама қаралып, бекітілді.

4

IV. Ғылыми ақпарат және құжаттарды пайдалану.

Ақпараттық-іздестіру жүйесін құру
Қызметтің ең негізгі бағыттарының бірі азаматтар мен ұйымдардың әлеуметтік-құқықтық сұраныстарын орындау болып табылады. 2012 жылда 8908 жүгіну, 395 тақырыптық, 24 генеалогиялық сұраныс орындалды. Тақырыптық сұраныстар азаматтардың Ақтөбе облысында арнайы қоныстандыруда болғаны туралы, қуғын-сүргінге ұшырағаны, ұрпақ шежіресін қалпына келтіру, туған жылды анықтау, пәтерді жекешелендіру, жерге байланысты құжаттарды жаңғырту, мекеме, кәсіпорын қызметі, елді-мекендердің тарихы жөніндегі деректерді анықтау туралы болды.

Барлық мәлімет «Жеке және заңды тұлғалардың жүгінулерін есепке алу» автоматтандырылған ақпараттық жүйесіне енгізілді. Облыстық мемлекеттік мұрағатында автоматтандырылған «Халыққа қызмет көрсету орталықтары үшін Ықпалдастырылған ақпараттық жүйесін құру» жобасы мен «Е-Акимат» базаларына деректер енгізілуде.

Бұқаралық ақпарат құралдарында 2 телехабар ұйымдастырылып, 31 мақала төмендегідей тақырыпта жарияланды: Ақтөбе облыстық сотының 80

жылдығына арналған Б.Қаратаев туралы «Тұңғыш заңгер және комиссар», «Ақтөбе облыстық сотын басқарушылар», халықаралық мұрағаттар күніне арналған «Өткен он жылдың сегізінші наурызы», «Құпия емес құжаттар», Қазақстандағы ашаршылықтың 80 жылдығына арналған «Нәубет қасіреті», «Ашаршылықтың ақиқаты» және саяси қуғын-сүргін құрбандарына арналған «Құрбан болған саңлақтар», «Өркен жайған өлке – Ақтөбе», «Мекемелердегі іс жүргізу ісін ұйымдастыру», «Мұрағат анықтамаларын беру», «17 аудан бар еді», «Істерді қалыптастыру және сақтауға беру», «Ырғыз-соғыс жылдарында», «Батыр жерлестеріміз», «Қаланың жылнамасы және оның батырлары», Тарихты адамдар жасайды, ал мұрағат сақтайды», «Ер туса ерлігі бірге туады», «31 мамыр - саяси құғын-сүргін құрбандарын еске алу күні», «Мұрағаттан мәлімет алғыңыз келсе», «Болыстықтан ауданға», 101-ші атқыштар бригадасының 70 жылдығына арналған «60 жылдан кейін «Марс» операциясындағы құрбандардың аты құпиясыздандырылды және т.б. «Ақтөбе» және «Актюбинский вестник» газетінде басқарманың «Мұрағаттан мәлімет алғыңыз келсе...» атымен диалогты терезеде «Электронды пошта

5
бойынша анықтама» сұбхаты шықты. Республикалық «Қазақстан мұрағаттары» журналына жариялау үшін: «Ақтөбе облысының құрылу тарихынан» (80 жылдығына), «Облыстың бірінші басшылары», «Ақтөбе облыстық сотының 80 жылдығына», «Қазақстандағы ашаршылық» (1919-1922, 1932-1933жж.) тақырыптарында 4 мақала жіберілді.

Мұрағаттардың оқу залына 106 зерттеуші келді / 131 рет келу/. Барлық келушілерге және мұрағатшыларға жұмыс жасау үшін 31,15 мың құжат берілді.

Облмеммұрағат басқару құжаттамасының 760 ісі, Мәртөк аудандық мұрағатымен жеке құрам бойынша 1807 іс қайта өңдеуден өткізілді, облмеммұрағатымен, Қобда филиалымен 2744 істің тізімдемесі жетілдірілді.

Мәртөк және облмеммұрағат басқару құжаттамасының 1142 ісі каталогтаудан өткізілді, жүйелі каталог 1659 басқару құжаттамасының карточкаларындағы мәліметтермен толықтырылды. Мәртөк аудандық мұрағатымен аудан әкімінің шешімдерін және әкімдіктің қаулыларын жер беру туралы, пәтер бөлу туралы, азаматтардың тегін өзгерту, бала асырап алу, шаруашылықты тіркеу туралы және т.б. тақырыптарда каталогтау өткізілді.

Ақпараттық-анықтамалық жүйесін құру мақсатында компьютерлік технологиялар базасын толықтыру жұмыстары жүргізілді. «АССЕSS» бағдарламасы бойынша 3018 нотариалдық шарттар және 2090 пәтердің жекешелендіруі туралы деректер енгізілді. Облмеммұрағат Ұлттық мұрағат

қорының құжаттарына МБАЖ енгізу бойынша компьютерлер базасына 250 қор енгізді /оның ішінде -158, басқа мұрағаттарға аударылғаны - 35, өзге қорлармен біріктірілгені - 48, жойылғаны - 6. «Запказэнерго» АҚ қоры бойынша жұмысшылардың 21571 дербес шоттарының мәліметтері енгізілді.

С.Бәйішев атындағы колледж, Қ.Жұбанов атындағы университет студенттеріне 4 экскурсия өткізілді.

6
Республикасында сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрестің өзекті мәселері» тақырыбы бойынша Ақтөбе облысының мемлекеттік қызметшілерді қайта даярлау және олардың біліктілігін арттыру Өңірлік орталығы ұйымдастырған біліктілігін арттыру курсынан өтті.

Мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттарын орындау көрсеткіштері қоса тіркелді.

Ақтөбе облысының мұрағаттар

және құжаттама басқармасының

бастығы Қ.Елеусіз

Ақпарат және мұрағат комитеті

Төрағасы міндетін атқарушысының

2009 жылғы 18 қарашадағы

№135 бұйрығымен бекітілген

2012 жылға

ҚЫЗМЕТТІҢ НЕГІЗГІ БАҒЫТТАРЫНЫҢ КӨРСЕТКІШТЕРІ

ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

на/за 2012 год

Ұйымның атауы- «Ақтөбе облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы» ММ Наименование организации – ГУ «Управление архивов и документации Актюбинской области»

Қағаз жүзінде және электронды форматта ұсынылады Представляют на бумажном носителе и в электронном формате	Жоспарды ұсыну мерзімі Сроки представления плана	Есепті ұсыну мерзімі Сроки представления отчета
Республикалық мұрағаттар, облыстардың, Астана, Алматы қ.қ. мұрағаттар мен құжаттама басқармасы Республиканские архивы, управления архивами и документаций областей г. г. Астаны, Алматы	Алдыңғы жоспарланған жылдың 5 желтоқсаны, 5 декабря года, предшествующего планируемому	Есеп беруден кейінгі жылдың 5 қаңтары 5 января года, последующего за отчетным

1. 
   Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету*
   

2. 
   Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының қалыптасуы
   

Создание учетных БД и автоматизированного НСА

4. Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану

Предоставление информационных услуг и использование документов

код с ж т о р л о к и	Ақпараттық іс-шаралар өткізу Проведение информационных мероприятий	Сұраныстарды орындау Исполнение запросов			Оқу залына бару Посещение читального зала	Web сайттарды/парақтарды қарау Посещение web-сайта/страницы	Пайдаланушыларға құжаттар беру Выдача документов пользователям	Құжаттарды құпиясыздандыру Рассекречивание документов
		Тақырыптық Тематических	Генеалогиялық Генеалогических	Әлеуметті-құқықтық сипаттағы Социально-правового характера
А	1	2			3	4	5	6
401	0,048	0,395	0,024	8,908	0,131	-	31,151
Ескертпе примечание	-	0,298/ 0,395	0,017/ 0,024	6,603/ 8,908	0,106		31,004

5. Материалдық-техникалық база**

Материально-техническая база **

код с ж т о р л о к и	Бөлменің ауданы (кв.м) Площадь помещений (кв.м.)				Мұрағат сөрелерінің ұзындығының артуы (пог.м) Прирост протяженности архивных полок (пог.м)	Бір компьютерде жұмыс істейтін адам саны (1 адам) Количество работников на один компьютер (чел.)	1 сақ. бір.негізгі қаражаттың қалдық құны (тг.) Остаточная стоимость основных средств на 1 ед. хр. (тг.)
	соңғы үлгідегі өрт дабыл жүйесімен жабдықталғаны оснащенных современными системами пожарной сигнализации	соңғы үлгідегі күзет дабылымен жабдықталғаны оснащенных современными системами охранной сигнализации	қолданыстағы автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесімен жабдықталғаны оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения	пайдалануға берілгендері (жаңа немесе қайта жаңартылғандары) введенных в эксплуатацию (новых или реконструированных)
А	1	2	3	4	5	6	7
501	3,982	3,717	-		-	1,25	1,44
ескертпе примечание	5,523	5,523	5,523		10,879	нет

Ұйымның басшысы_____________________________________Қ.Елеусіз

(ТАӘ) (қолы)

Руководитель организации ________________________________________

(ФИО) (подпись)
Нысанды құруға жауапты

тұлғаның қызметі_________бөлім бастығы___________________Г.Терекова

(қызметі) (ТАӘ) (қолы)

Должностное лицо,

ответственное за

составление формы _____________________________________________________________

(должность) (ФИО) (подпись)

28 желтоқсан .2012 ж.
*Жылдық жоспар жасау : 101 бет, 1-5 баған (Қосымшасымен); 103 бет, 1-5 баған (Қосымшасымен) 201 бет, 201 бет. 301 бет, 1,3-7 баған; 301 бет, 1 баған бойынша, қара фонмен белгіленіп жасалады.

** Тек мемлекеттік мұрағаттармен толтырылады.