Как можно автоматизировать архивную службу предприятия Наталья Зверева

Есть два основных подхода к автоматизации архивной службы.

Решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом «бумажного архива», темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. В соответствии с полученными данными выбирают путь автоматизации архивной службы.

Возможны варианты:

• 
  Перевод всех документов организации в электронный вид и затем создание именно «электронного архива».
  
• 
  Перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме.
  
• 
  Разумное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.
  

Выбор программы для автоматизации архивной службы предприятия невелик, в отличие от информационных систем для службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Это вполне закономерно, поскольку спрос на них долгое время был невысоким. Поэтому конкурентных программ еще очень немного.

На рынке ПО заявлены несколько разработчиков:

• 
  ВНИИДАД;
  
• 
  корпорация «Электронный архив»;
  
• 
  компания ЛАНИТ (Лаборатория новых информационных технологий);
  
• 
  компания «Электронные офисные системы» (ЭОС);
  
• 
  компания «Xerox Eurasia».
  

Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования. Безусловно, в этом направлении «Электронный архив» — лидер на рынке. В основу решения положена система SAPERION. ПО позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от потребностей заказчика. Это свойство удобно, когда достаточно квалифицированные специалисты занимаются автоматизацией работы в крупных архивах, музеях, библиотеках с учетом специфики этих учреждений. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке ПО сторонней IT-компанией. Система на его основе может быть приемлема, если выбирается первый путь, в случае перехода полностью на электронный документооборот и создания «электронного архива».

Продукт компании ЛАНИТ — «LanDocs: Архив» — представляет собой специализированное решение для автоматизации архивов организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов. «LanDocs:Архив» тесно связан с делопроизводственной системой «LanDocs:Делопроизводство». Обе системы объединены общим интерфейсом. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм. «LanDocs:Архив» решает задачу создания и ведения баз данных «бумажного» архива не только как архивного справочника, но и создает электронный архив документов. То есть позволяет реализовать третий путь (автоматизация НСА + «электронный архив»).

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы (ЭОС)» — многопользовательская подсистема системы «ДЕЛО». Она предназначена для автоматизации архивной службы предприятия и службы ДОУ: от ведения номенклатуры дел, формирования дел в текущем делопроизводстве с последующей передачей их в архив организации до организации учета дел и документов в архиве и ведения всех видов архивных справочников.

Поскольку «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является подсистемой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет реализовать второй и третий пути, а связке с системой «ДЕЛО» можно автоматизировать весь документооборот, то есть пойти по первому пути. Компания предлагает свое ПО в «коробочной» версии.

На конференции Docflow было представлено решение для Архива Государственной Думы компании «Xerox Eurasia». В качестве базовой программной платформы используется система Hummigbird. Автоматизированы процессы деятельности архива по направлениям: формирования номенклатуры дел, организации комплектования, ведения тематической картотеки. Это чисто архивные задачи, но решение основано на промышленной платформе, что свидетельствует о наметившейся тенденции и третьем подходе в автоматизации архивной службы.

Третий подход — это создание системы электронного документооборота. Системы электронного документооборота — более «продвинутый» этап автоматизации работы предприятия. Он предполагает скорее интеграционные процессы на предприятии, нежели автоматизацию конкретного направления деятельности. Если в первом и втором подходах речь идет об автоматизации конкретных направлений деятельности предприятия и конкретных служб, то в третьем случае мы имеем в виду все предприятие в целом, где в процесс документооборота вовлечены все структурные подразделения и где документооборот является неотъемлемой и необходимой частью бизнес-процессов.

Естественно есть первопроходцы в данном направлении. Это под силу и является потребностью крупных предприятий внедряющих интегрированные системы управления предприятием. Примеров тому уже немало.

Пока основными конкурентами в этом секторе в России являются Documentum, Hummingbird, Lotus Domino. К сожалению, пока этот путь кажется мало приемлемым в силу высокой стоимости и сложности внедрения. Самое главное преимущество данных платформ — интеграция. Но это одновременно и главная сложность.