Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы

Үкіметінің

2011 жылғы «22» желтоқсандағы

№ 1583 қаулысымен

бекітілген

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы

қағидалары
1. Жалпы ережелер
1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының
1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзірленген.

2. Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты (бұдан әрі – ұйым мұрағаты) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен дәстүрлі және электрондық ақпарат тасығыштардағы құжаттарды қабылдау, сақтау, сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу, пайдалану және белгіленген тәртіппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау үшін құрылады.

3. Ұйымға жүктелген міндеттері мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметі барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай: басқарушылық құжаттама; дыбыс-бейне жазу құжаттамасы; ғылыми-техникалық құжаттама түрлері құрылады.

Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрі – электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлігі болып табылады.

4. Ұйым мұрағаты өз қызметіндегі міндеттерді, функцияларды және қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын Ережеге сәйкес жүзеге асырады. Аталмыш Үлгі ереже осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес әзірленеді.

5. Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергілікті атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағат мекемелері) ұйымдарға Қағидаларды енгізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.

6. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.

2. Құжаттарды қабылдау
Құжаттарды сақтауға қабылдау тәртібі
7. Ұйым мұрағаты ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.

8. Басқарушылық құжаттамасы бар істерді мұрағатқа ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен қабылдау құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында бекітілген тәртіппен жүзеге асырылады.

Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің тізімдемедегі нақты қорытынды жазбасының сәйкестігін;

2) істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейінгі) істердің бар болуын;

3) істер тізімдемесінің деректері бар істер парақтарының нөмірленуін;

4) іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;

5) істің куәландырма парағының бар болуын;

6) мұқаба деректемелерінің істер тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) тапсырылатын істердің физикалық жай-күйін тексереді.

9. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:

1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының іс жүргізуі өндірісі аяқталған;

2) осы ұйымда әзірленген немесе басқа ұйымнан келіп түскен әртүрлі ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері түрінде келіп түседі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын;

2) құжаттардың физикалық сақталуын;

3) қоса берілетін мәтіндік ілеспелі құжаттаманың жинақтылығын тексереді.

Мәтіндік ілеспе құжаттаманың құрамына:

1) киноқұжаттар үшін – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретін куәліктер, техникалық күйінің актілері, жарық және түрлі-түсті паспорттардың жазбалары;

2. 
   фотоқұжаттар үшін – аннотациялар;
   

10. Ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделі құрылыс объектілеріне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтіруге қатысты әзірленген не олардың өзіндік сатыларының немесе бөлімдерінің аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға береді.

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезінде ұйым мұрағатының қызметкері құжаттарды өткізуге беруді жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тізбеленген ерекшеліктер ведомосіне, ерекшеліктерге, томдардың, альбомдардың, кітаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);

2) белгіленген қолдар мен күндерінің болуы;

3) титулдық парақтардың және негізгі жазбалардың орындалу дұрыстығын;

4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бірнеше рет көшірмелер түсіру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желімдеудің, өшірілген, майысқан жерлердің жоқ болуын) тексереді.

Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзірленген тасығыштарда (әр түрлі парақтарда, оның ішінде фотопарақтар, калька) беріледі.

11. Электрондық құжаттарды қабылдау процесінде:

1) ұйым мұрағатына беруге әзірленген тасығыштардың физикалық жағдайы;

2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;

3) жазбаның сапасын тексеру;

4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;

5) сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне (футлярларға) тізімдемелерге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;

6) ілеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексеріледі.

Электрондық құжаттардың ілеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетіледі:

1) құжаттың атауы;

2) ол жасалған күн;

3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);

4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмі;

5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшін);

6) құжаттың көлемі (дерекқорлар үшін қосымша – жазбалардың көлемі).

13. Құжаттардың құндылығына сараптама:

1) Қазақстан Республикасының мұрағат ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі нормативтік құқықтық актілерінің;

2) сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгі, салалық (ведомстволық) тізбесі; типтік (үлгілік) істер номенклатурасы және ұйымның тиісті кезеңдегі істер номенклатурасының;

3) уәкілетті органның, жергілікті атқарушы органдардың және мемлекеттік мұрағаттардың тиісті нормативтік-әдістемелік құжаттары негізінде жүргізіледі.

14. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің нәтижелері бойынша мынадай қағидаттар:

1) тарихилығы;

2) бағалаудың кешенділігі;

3) бағалаудың жан-жақтылығы негізінде жүзеге асырылады.

Құжаттардың құндылығын анықтау кезінде барлық қағидаттар бірдей дәрежеде қолданылады.

Тарихи қағидат әр құжатты белгілі бір тарихи кезеңнің өнімі ретінде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысанан да бағалау арқылы қарастыруды талап етеді.

Бағалаудың кешенділігі қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бір-бірінен ажыратусыз, ұйымның қызметі нәтижесінде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргізуге мүмкіндік береді.

Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжатты ол зерделеу үшін әлеуетті түрде көзі болуы мүмкін әртүрлі (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік, мәдени және тағы басқа) аспектілер арқылы қарастыру қажет.

15. Көрсетілген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдерімен бірге кешенді түрде қолданылады.

Құжаттың пайда болу өлшемдеріне:

1) мемлекеттік басқару жүйесіндегі немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлі мен орны, онымен орындалатын міндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өміріндегі жеке тұлғаның орны;

2) құжаттың пайда болған жері мен күні жатады.

Құжаттар мазмұнының өлшемдеріне:

1. 
   құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;
   
2. 
   құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрі мен әртүрлілігі жатады.
   

1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрінің және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердің болуы);

2) ақпарат мазмұнын тіркеу және жіберудің нысаны;

3) құжат тасығыштың материалдық ерекшелігі;

4) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі жатады.

16. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргізу кезінде қосымша арнайы өлшемдері: олардың көркемдік құндылығы, композициялық-сюжеттік тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсі жөніндегі шешім, ақпаратты жазу мен бейнелеудің тәсілдері қолданылады.

17. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргізу кезінде қосымша мынадай өлшемдер:

1) құжаттарда көрсетілген проблеманың немесе объектінің маңыздылығы;

2) проблеманы шешудің, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелігі, бірегейлігі;

3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестігі (техникалық әзірлеудің сатылығы) қолданылады.

18. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін қарастыру үшін ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрі – СК) құрылады. ОСК (СК) міндеттері, функциялары және жұмыс істеу тәртібі, осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес үлгі ережелер негізінде әзірленетін, аталған комиссия туралы Ережемен анықталады.

19. Мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелері, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейін міндетті түрде олардың мәртебесіне және ұйымның орналасқан жеріне қарай жергілікті атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттік мұрағаты) (бұдан әрі – республикалық мемлекеттік мұрағаттар) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрі – СТК) қарауына ұсынылады.

20. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиісті мемлекеттік мұрағат қызметкерлерінің әдістемелік көмегімен ұйым мұрағатының қызметкерлері жүргізеді.

Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргізіледі.

21. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негізделеді. Бұл ретте істердің құрамына қандай құрылымдық бөлімшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгізілгендігі нақтыланады.

22. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрі, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға іріктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейін ғана жүргізіледі.

23. Құндылыққа сараптама жүргізу істің құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргізіледі.

Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған істердің тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемелерінің негізінде іріктеуге болмайды. Көріп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлімшелерде ұйым мұрағатына құжаттарды тапсыруға дайындау кезінде құжаттың екінші және одан кейінгі даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері алынбаса, онда олар алып тасталады.

Құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйіне назар аударылады.

24. Сараптама жүргізу барысында:

1) құжаттарды аталған іске жатқызудың негізділігі;

2) құжаттың заң күші (қолтаңбаның, мөрдің және өзге деректемелердің бар болуы);

3) іс мұқабасының деректемелерінің дұрыс ресімделуі және бар болуы (мұқабаның деректемелері күн сәулесіне төзімді қара, күлгін, көк түсті сиялармен жазылады);

4) істер парақтарының дұрыс нөмірленуі (парақтар жалпы реттілікпен қара графитті қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмірленеді).

Анықталған барлық кемшіліктерді ұйым мұрағатының қызметкері түзетеді.

25. Құндылық сараптамасының нәтижелері бойынша және құрылымдық бөлімшелер істерінің, құжаттарының тізімдемелері негізінде:

1) осы Қағидаларға 3 – 10-қосымшаларға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының істер тізімдемесі;

2) осы Қағидаларға 11-қосымшаға сәйкес жеке құрам бойынша істер тізімдемесі;

3) осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі;

4) осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.

26. Құжаттардың істер тізімдемесі мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге, әр мұрағат қорының шегінде реттік нөмір беріледі.

Құжаттардың істер тізімдемесі, енгізілген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.

Келесі тізімдемеге кезекті реттік нөмір беріледі.

Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың істер тізімдемелері енгізілген құжаттардың істер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.

27. Тізімдемені ресімдеген кезде істердің тақырыптары (істердің томдары, бөлімдері) жалпы тәртіппен нөмірленеді.

28. Қосымша анықталған істер тақырыптары қабылданған жүйелендіруге сәйкес тиісті тізімдемеге литерлік нөмірлер арқылы енгізіледі. Саны 10 істен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмірленіп, қосымша тізімдеме жасалады.

Тізімдемеге істің түскендігі немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейін енгізілген өзгерістер негіздемесі көрсетілген соңғы қорытынды жазба толтырылады.

29. Бірнеше жылдардан бергі құжаттарды қамтитын іс, іс жүргізу жылында жүргізілген тізімдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетіледі, ал «Ескертпе» бағанында – «№ істі қараңыз» белгісі қойылады.

30. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келісім бойынша жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Жеке құрам бойынша істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)-мен келісім бойынша ұйым басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК) келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

31. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК) және жергілікті атқарушы органының (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.

32. Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша істердің тізімдерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті СТК бекітуге (келісуге) ұсынбаса да болады.
Құжаттардың істер тізімдемесін жасаудың тәртібі
33. Тізімдемеге істердің, құжаттардың тақырыптарын енгізудің баптары мен тәртібінің элементтері, тізімдеменің бағандарды толтыру құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында баяндалған.

34. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесіне істердің, құжаттардың тақырыптарына:

1) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің қызметінде қалыптасқан Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған;

2) «СТК» белгісі бар, сақтау мерзімдері уақытша істерден, ұйымның сол жылғы істер номенклатурасымен, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығын тексергеннен кейін қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда істердің тақырыптары нақтыланады, істер сөгітіледі және істің дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, іс қайта қалыптастырылады.

3) республикалық, облыстық деңгейдегі республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының іс жүргізумен аяқталған жеке істері;

4) саяси мемлекеттік қызметшілердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері;

5) үздіктіктің жоғарғы белгілері бар, мемлекеттік және басқа атақтар, марапаттаулар, ғылыми дәрежелері бар қызметкерлердің іс жүргізуі аяқталған жеке істері енгізіледі.

35. Бір немесе бірнеше мынадай белгілерін ескере отырып, мұрағат қорының шегіндегі сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу:

1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес);

2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін ескере отырып);

4) атаулық (іс жүргізу нысаны бойынша құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі);

5) корреспонденттік (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері);

6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тілшілеріне байланысты анықталған аумақтарға, елді мекендерге және басқа географиялық объектілерге сәйкес);

7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) болып құрастырылады.

36. Құрылымдық және хронологиялық белгілердің бірігуі жүйелеу схемасының екі тәсілін береді: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.

37. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.

Бұл жүйелеу схемасы бойынша сақтау бірліктері жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдері бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

38. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу схемасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерістер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде қолданылады.

Жүйелеудің бұл сұлбасын бойынша сақтау бірліктері ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне, құрылымдық топтардың шегінде сақтау бірлігін қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.

39. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымдық бөлімшесі жиі өзгертілген немесе құрылымдық бөлімшесі жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгі, содан кейін ұйым қызметінің функциясы (түрлері, бағыттары) бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істердің кіші топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда ұйым қызметінің функцияларына, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша жүргізіледі.

40. Жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемасы көлемі шағын мұрағат қорларына қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктерінің тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың ішінде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша; екінші жағдайда сақтау бірліктері бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейін әр тақырыптың ішінде хронология бойынша орналастырылады.

41. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық схема құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағат қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу үшін: бастапқыда хронология бойынша, содан кейін әр жыл ішінде сақтау бірліктерінің түрлері немесе сақтау бірліктерінің түрлері (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) бойынша және әр түрдің ішінде хронологиясы бойынша қолданылады.

42. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылаудағы органдардың қорларындағы тексеру актілері ерекше топтарға бөлінеді және басқарушылық құжаттамадан өзгеше жүйеленеді.

43. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);

4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

44. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5 см х 3,5 см; 3 – 6 см х 6 см; 4 – 6 см х 9 см; 5 – 9 см х 12 см; 6 – 10 см х 15 см; 7 – 13 см, х 18 см; 8 – 18 см х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фотобасылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштағы фотоқұжаттар).

45. Үнқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің үнқұжатына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойынша орналастырылады.

46. Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес титулдық парағы, мазмұны, алғысөзі, қысқартылған сөздер тізімі мен қорытынды жабасы болады.

Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның істері (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттік мұрағаттың толық атауын жазу үшін орын қалдырылады.

47. Тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесі 4 данада жасалады, бекітілгеннен кейін оның үш данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, ал бір данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

48. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесінде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.

Қажет болған жағдайда тізімдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі жасалады.

49. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне:

1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкімдерінің);

2) қызметкерлер тізімінің;

3) жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкалардың, жеке істердің;

4) қызметкерлердің жеке есеп-шоттарының;

5) жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті зейнеткерлік жарналарды, әлеуметтік аударымдарды аударуға төлем тапсырмаларының;

6) еңбек шарттарының;

7) қызметкерлердің талап етілмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының;

8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғауға қатысты өндірістік жазатайым оқиғалар және басқа істер туралы актілердің тақырыптары енгізіледі.

50. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесінің тақырыптары хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және атаулық жіктеу белгілерімен анықталады: істердің тақырыптары іс жүргізу (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың ішінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызметінің бағыттары) бойынша, соңғылардың ішінде істің маңыздылығының кемуіне қарай жүйеленеді.

51. Жеке құрам бойынша және қызметкерлердің жеке істері (көлемі жылына 20-дан асқан кезде) тізімдеме жеке шығарылады. Олардың тақырыптары іс жүргізумен аяқталған жылға қарай, ал жыл ішінде қызметкерлердің тектерінің әліпбилік тәртібіне қарай топтастырылады.

52. Жеке құрам бойынша іс тізімдемесі 4 данада құрастырылады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

53. Сақтау мерзімдері уақытша (10 жылдан астам) құжаттардың іс тізімдемесінің титулды парағына мемлекеттік мұрағаттың атауы жазылмайды.

54. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне мұрағаттың қалауы бойынша мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі жасалады.

55. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесіне ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету үшін ұзақ практикалық мәні бар тақырыптар енеді.

56. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам)) құжаттардың істер тізімдемесінде істердің тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жіктелу белгілерімен анықталады.

57. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың істер тізімдемесі 4 данада жасалады, бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.