Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың
жүктеу/скачать 0.68 Mb.
|
Құжаттарды жедел сақтау 156. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін олар қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады. 157. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады. 158. Істер ұйымның бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі. 159. Істер басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелерге беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қол хатпен беріледі. Берілген істерге істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді. 160. Істен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады. Істерді ұйымның мұрағатына тапсыру 161. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуде аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады. 162. Тізімдемелер тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге осы Үлгілік қағидалардың 31-қосымшасына сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады. 163. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер «бұл да сондай» деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыптары толық көшіріледі. 164. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірімен енгізіледі. 165. Тізімдеменің «Ескерту» бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады. 166. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі - бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады. 167. Істі қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды. 168. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның мұрағатқа жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-беру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қойылған қолдары көрсетіледі. 169. Істермен бірге мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі. 170. Құрылымдық бөлімше таратылса немесе қайта құрылған кезде осы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты тұлғасы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезінде қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына тапсырады. Істерді өткізу істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады. _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 1-қосымша Құжат деректемелерінің орналасу схемасы
Ескертпе:
9- құжатқа рұқсатты шектеу грифі 10- адресат 11- құжатты бекіту грифі 12- бұрыштама 13- құжат мәтініне тақырып 14- бақылау туралы белгі 15- құжаттың мәтіні 16- құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі 17- қолы 18- құжаттың келісілгені туралы белгі 19- мөр бедері 20- құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі 21- құжат орындаушысы туралы белгі 22- құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі 23- құжаттың электронды көшірмесінің сәйкестендірушісі 24- құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 2-қосымша
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) Ұйым туралы анықтамалық Ұйым туралы анықтамалық деректер деректер (мемлекеттік тілде) (орыс тілінде)
(күні) (индексі) ______________________________________ (құжаттың кіріс нөміріне және күніне сілтеме) ┌   Хат мәтінінің тақырыбы ┐
А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 3-қосымша
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) Құжат түрінің атауы Құжат түрінің атауы (мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) ________________________ № ____________ (күні)
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде)
┌Құжат мәтінінің тақырыбы┐ 
А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 4-қосымша
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) ________________________ № ____________ (уақыты)
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде)
┌Құжат мәтінінің тақырыбы┐
А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 5-қосымша
Б.Т. Берсебаевқа ┌ А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 6-қосымша КЕЛІСУ ПАРАҒЫ Құжат жобасының түр атауы, мәтінге тақырып Келісілді Келісілді Ұйым атауы көрсетілген Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы лауазым атауы _____________ қолтаңбаның _____________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы (өз қолы) толық жазылуы Күні Күні А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 7-қосымша 
┌ ┐
Қызметкерлердің лауазымдық
нұсқаулықтарына өзгерістер енгізу
туралы _________________________________________________________________ (негіздемесі) _________________________________________________________________ ________________________________________________________байланысты БҰЙЫРАМЫН: 1. ЖШС қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарына мынадай өзгерістер енгізілсін: 1) ________________________________________________________ 2) ________________________________________________________ 3) ________________________________________________________ 2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау _______________________ жүктелсін.
_________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 8-қосымша 
┌ Жеке құрам бойынша
1. Еркебұлан Амантатаевич Ескендиров маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылғы 15 наурыздан бастап ҚАБЫЛДАНСЫН. Негіздеме: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е. А. Ескендировтың өтініші. 2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылғы 16 наурыздан бастап аға бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН. Негіздеме: 2007 жылғы 14 сәуірдгі № 28 жеке еңбек шартына қосымша және А.В. Зубареваның өтініші. 3. Марат Серикович Керимовпен 2007 жылғы 17 қаңтардағы № 15 еңбек шарты 2009 жылғы 15 наурыздан бастап Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 57-бабының 1-тармағына сәйкес бұзылсын.. Негіздеме: М.С. Керимовтың 2009 жылғы 14 наурыздағы өтініші 4. Жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС ЖАРИЯЛАНСЫН. Негіздеме: жобалау бөлімінің бастығы П.Г. Салованың 2009 жылғы 10 наурыздағы баяндамалық жазбасы және С.А. Пазылованың түсініктеме жазбасы.
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 9-қосымша
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе өзге тілде) ХАТТАМА ПРОТОКОЛ (мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде) ________________________ № ____________ (күні)
Шығарылған жері Шығарылған жері (мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде) 
┌ . .. жөніндегі комиссияның отырысы
Төраға – Т.А.Ә. Хатшы – Т.А.Ә. Қатысқандар: (саны) адам (тізімі қоса беріліп отыр) Кіріспе бөлік
. . . меңгерушісінің баяндамасы  2. …туралы
1. ТЫҢДАЛДЫ: Т.А.Ә.. – баяндаманың мәтіні қоса беріліп отыр. СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР: Т.А.Ә. –сөйленген сөздің қысқаша жазбасы. Т.А.Ә..– Негізгі
бөлік ҚАУЛЫ ЕТТІ: 1. . . . мақұлдансын 2. …
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 10-қосымша
Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (тауар белгісі) Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде) АКТ ________________________ № ____________ (уақыты)
(мемлекеттік тілде) (орыс немесе басқа тілде) ┌ Н № __ бұйрығы. Мына құрамдағы комиссия жасады: Комиссия төрағасы _________________________________________ лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты Комиссия мүшелері: 1._________________________________________ лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты 2__________________________________________ лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ мәтін ________________________________________________________________________ Екі данада жасалды: 1-данасы: 5-7 істе 2-данасы: тексерілетін ұйымға жіберілді
А4 (210Х29) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 11-қосымша
Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті ┌ «Шетел мұрағаттарындағы
Қазақстан тарихы (XVI-XXғғ.) » ақпараттық анықтамалықты дайындау жұмысының жағдайы туралы
МӘТІН
Директор қолы Б. Қонысбаева Орынд.: К.Пәрімбекова Тел.: 24-06-32
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 12-қосымша Анықтама үлгісі 
┌
Күлжан Хайбулловна Аяпбергенова Археография және деректану ұлттық орталығының бас бухгалтері болып жұмыс істейді. Директор қолы Б. Қонысбаева Орынд.: А.Закирова Тел.: 24-04-70 А5 (148Х210) форматы _______________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 13-қосымша Хаттың үлгісі 
___________________________________ (кіріс құж. нөмірі мен күніне сілтеме) «Құлагер» ЖШС Құқықтық бөлім 020000 Алматы қ. Рыскұлов даң. 12 ┌ 15.03.2008 жылғы № 44/56
шартқа шағым туралы
Құрметті мырзалар! Сіздер 2008 жылғы 15 наурыздағы № 44/56 шартқа сәйкес 2008 жылғы 28 желтоқсандағы № 324 темір жол жүкқұжаты бойынша жөнелткен лак-бояу материалдарының партиясында соққының немесе өзге де механикалық әсердің салдарынан бұзылған 3 жәшік анықталды, бұл 2009 жылдың 12 қаңтарындағы № 23 актімен куәландырылды. Бұзылған жәшіктердегі лак-бояу бұйымдары сатуға жарамсыз. Тауар партиясына біз толық көлемде № 33-675 шот бойынша ақы төледік. Сіздерден 175 мың 570 теңге мөлшеріндегі шығынды өтеулеріңізді сұраймыз. Соманы біздің есеп шотымызға аударыңыздар. Қосымша: акт 2 п. орыс тілінде 1 д. Құрметпен, Коммерциялық директор (қолы) (Қолтаңбаның толық жазылуы) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 14-қосымша Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар. Жарнамалық хабарламалар, проспекттер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары. Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі). Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі). Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі). Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі). Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар. Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер). Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар. Мәжілістер, кеңестер, семинарларо жәнебасқар өткізу туралы телефонограммалар. Конвертте «Жеке өзіне» белгісі бар құжаттар. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі). Прейскуранттар. Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі). Жиынтық ақпараттар. Кадрлар жөніндегі есептік деректер.
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 15-қосымша
Корреспондент Құжаттың түрі   
Құжаттың келіп түскен күні және индексі Құжаттың күні және индексі
105  
Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны 
Бұрыштама немесе құжат кімге жіберілді Орындалу мерзімі
Құжаттың орындалғаны және күні көрсетіліп алғандығы туралы қолхат іске жөнелтілгені туралы белгі
Оң жақ беті   
Құжаттың орындалу барысы, орындалу мерзімінің ауыстырылуы, аралық жауаптардың (сұрау салудың) түсуі және т,б. туралы мәліметтер
№ қор № тізімдеме № іс 
70 70 
210
А5 (148x210) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 16-қосымша Кіріс құжаттарын тіркеу журналының нысаны
А3 (420Х197) форматы Шығыс және кіріс құжаттарын тіркеу журналының нысаны
А3 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 17-қосымша
(күні, айы, жылы) бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы МӘЛІМЕТТЕР
БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның лауазымының атауы _____________ толық жазылуы (өз қолы) А4 (210Х297) форматы Ескертпе: Мәліметтер құжат түріне қарай бағандармен (бұйрықтар, алқа шешімі және басқалар), олардың тіркеу нөмірімен, орындаушының тегімен толығуы мүмкін. _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 18-қосымша
БҚҚ қызметі басшысы Қолтаңбаның лауазымының атауы _____________ толық жазылуы (өз қолы) А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 19-қосымша
А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 20-қосымша
А4 (210Х297) пішін _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 21-қосымша Арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру журналының нысаны
А4 (210Х297) форматы _________________________ Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына 22-қосымша
ұйымның атауы АКТ____________________ №_________________ жүктеу/скачать 0.68 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Бақылау белгісі
