Мемлекеттік реттеудегі облыстық мұрағат ісінің дамуы. Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелерінің 2012 жылғы қызметі Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»

мұрағаттар және құжаттама

басқармасы
2012 жылға арналған Шығыс Қазақстан

облысындағы мұрағат ісі дамуының негізгі бағыттары.
Мемлекеттік реттеудегі облыстық мұрағат ісінің дамуы.
Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелерінің 2012 жылғы қызметі Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңын, Қазақстан Республикасындағы Мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің нормативтік-құқықтық актілерін, Қазақстан Республикасы Президентінің Жолдауы, мұрағат ісі дамуының стратегиялық жоспары, Шығыс Қазақстан облысы Әкімінің, облыс мұрағаттар және құжаттама басқармасының өз бұйрықтарын жүзеге асыруға бағытталған.

Облыс мұрағат мекемелерінің жоспарларындағы жетекші орынды тарихи және мәдени құндылыққа ие, шет мемлекеттердің мұрағат және ғылыми мекемелеріндегі XV-XX ғасырлардағы Қазақстан тарихы жөніндегі құжаттарды іздеу және оның көшірмелерін алу бағдарламасын орындау бойынша іс-шаралар, еліміздің құжаттық тарихи-мәдени мұрасын сақтау және жан-жақты пайдалану, сонымен қатар, облыстың мемлекеттік мұрағаттарының материалдық-техникалық базасын жетілдіру, ИСО-9000:2008 халықаралық сапа стандартына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсету мақсатында облыс мұрағат мекемелеріне арналған бағдарламалық қамсыздандыру алу. Ерекше, пайдалы және қызықты ақпаратпен толтыру, қажет болғанда бөлімдерді құру бойынша «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» сайтымен, «ШҚО Мемлекеттік мұрағаты», «Қазіргі заман тарихын құжаттандыру орталығы» ақпараттық сайттарымен жұмыс істеуді жалғастыру.

Мұрағаттар және құжаттаманы басқару жөніндегі комитет Төрағасының 12.06.2000 жылғы «Мұрағат ісін дамытудың нормативтік-құқықтық және ғылыми-әдістемелік базасы туралы» № 44, 11.04.2000 жылғы «ҚР ҰМҚ құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқаулықты бекіту туралы» № 47; 11.09.2000 жылғы «Мемлекеттік мұрағаттардың, мемлекеттік заңды тұлғалардың іс жүргізу және мұрағат қызметтері қызметкерлерінің біліктілігін арттыру бойынша тұрақты жұмыс істейтін курстарын ұйымдастыру туралы» № 56 бұйрықтарының тәжірибе жүзінде іске асырылуы жалғасуда.

Облыс мұрағатшылары Қазақстан Республикасы мен Шығыс Қазақстан облысының айтулы және әйгілі күндерін мерекелеуге арналған іс-шараларға белсенді қатысуды, бұл оқиғаларға шолулық ақпараттарды анықтау және пайдалану жұмыстарын арнауды, құжаттар жинағын әзірлеу, көрмелер өткізуді, Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы мүдделі органдарды және қоғамды ақпараттандыруды жоспарлап отыр.

Заңды және жеке тұлғаларға электронды мұрағат анықтамаларын беру мақсатында, Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатының тікелей құзыретіне кіретін «Электронды үкіметтің қосалқы жүйесі болып табылатын аймақтық шлюз» («Е-әкімдік» АЖ ) ақпараттық жүйесі арқылы Потанина, 12 а көшесінде орналасқан ғимаратқа, 20 жұмыс орынына жергілікті және селекторлы желі өткізіледі.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарында құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту, оның ішінде тігу, құжаттарды қалпына келтіру сонымен қатар, қораптар жасау, құжаттардың физикалық жағдайын және қолда бар болуына тексеру, 2011 жылы қолданыста болған құжаттарды тексеру, құжаттардың санитарлық-биологиялық жағдайларын тексеру, пайдаланушылардың қорларын құру, өшіп баражатқан мәтіндерді қалпына келтіру, аса құнды құжаттарды және ұлттық мәдени мұра нысанына жататын құжаттарды айқындау.

2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен негізгі және қосымша есепке алу құжаттарын толтыруымен құжаттарды мемлекеттік есепке алу бойынша жұмыс жалғасады.

Электронды мұрағат бағдарламасын құру шеңберінде ақпараттық технологияларды жетілдіру және дамыту бойынша жұмыс жалғасады: құжаттарды сканерлеу, мәлімет қорларын толықтыру, «Электронды мұрағат» мәліметтер қорына ақпарат енгізу, жұмысқа қажет жаңа мәліметтер қорын құру, мультимедиялық ұсынулар жасау. ТҰБЕ АЖО автоматтандырылған жүйесінде азаматтардын өтініштерін тіркеуін жалғастыру, «Е-әкімдік», «ХҚКО ИАЖ» ақпараттық жүйелерінде электронды мемлекеттік қызметінде көрсету және тіркеу.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын құру және мекеме, ұйым, кәсіпорын құжат істерінде ұйымдастыруы саласында 2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағаттар ұйымдар жұмысына Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қаулысы 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Қаулысымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелері», Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары», Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1605 қаулысымен бекітілген «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесі» енгізуімен айналысатын болады, мемлекеттік және орыс тілде жеке әдістемелік қорын құру.

2012 жылға дәстүрлі түрде облыстық СТК жұмысы жоспарланды: тізімдемелерді басқарма құжаттамаларына, жеке бас текті құжаттарын, ғылыми-техникалық құжаттамаларды, кино-фото-фоно-бейне-сюжеттерін, анықталған аса құнды құжаттар мен істерді қарау және бекіту, сонымен қатар, жинақтардың жоспар-проспектілерін, көрмелердің тақырыптық-экспозициялық жоспарларын, мұрағат әрекеттерінің барынша маңызды бағыттары бойынша әдістемелік әзірленімдерді, оның ішінде мемлекеттік және орыс тілдеріндегі әзірленімдерді даярлау барысын қадағалау, қорларды жетілдіру және қайта өңдеу қорытындыларын қарау, ведомстволық СК төрағаларының, ШҚО денсаулық сақтау басқармасының басшысының, Ертіс ауыл округ әкімінің ведомстволық мұрағаттар меңгерушілерінің есептерін, «Қазақстан Республикасы Қоршаған ортаны қорғау министрлігінің Экологиялық бақылау және қадағалау комитетінің Ертіс экологиялық департаменты» ММ және т.б. тыңдалды.

Облыс мұрағаттар және құжаттама басқармасының СТК бекіткен құжаттар көлемі келесі сандарды құрайды: басқарма құжаттамалары 8662 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 5042 сақтау бірлігі, ғылыми-техникалық құжаттамалардың 695 сақтау бірлігі, жеке бас текті құжаттардың 560 сақтау бірлігі, кино 5 тіркеу бірлігі, видеоқұжаттар 46 тіркеу бірлігі, фото 335 сақтау бірлігі.

2012 жылы басқарманың мемлекеттік емес меншік нысанындағы ұйымдармен мұрағат ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету аясында өзара қарым қатынас туралы шарттарды жасау және олардың мерзімдерін ұзарту бойынша құжаттарды ғылыми-техникалық өндеу жұмыстары жалғастырылады. Қауіп тобын анықтау мақсатында, Қазақстан Республикасы Әділет министрлігі жүйесінің облыстық мемлекеттік мұрағат мекемелерінің жинақтау көздері-ұйымдарында құжаттардың ведомстволық сақтаулына және құжаттау жағдайына тексеруді өткізу жоспарланған.

Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттары, мекемелерге, ұйымдарға, кәсіпорындарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасауды және ведомстволық сақтау сатысындағы құжат құрылу жөніндегі жұмыстарын жалғастырады. Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «Ғылыми-техникалық ақпараттын ұлттық орталығы» АҚ Шығыс Қазақстан облыстық филиалының базасында мемлекеттік және мемлекеттік емес меншік түріндегі ұйымдар үшін басқарманың құжаттамалық қамтамасыз ету, құжаттардың уақытша ведомстволық сақтауын қамтамасыз етуін ұйымдастыру және т.б. мәселелер бойынша дәрістер курсы өткізу жоспарлануда.

Ақпараттық-іздеу жүйесін құру саласында облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен жеке текті құжаттарды, таспалы тасмалдағыштағы құжаттарды, басқармалы, ғылыми-техникалық құжаттаманы, жеке текті және таспалы тасмалдағыштағы құжаттаманы өндеу, каталогтау.

Құжаттарды пайдалану саласында жұмыс атаулы күндермен оқиғаларға арналған болады. Осыған байланысты фото құжаттамалық көрме, телеарналар, мақалалар, ақпараттық құжаттар, оқу сабақтар дайындалуы жоспарланып тұр. «Мұрағат анықтамларын беру» мемлекеттік қызметтер Регламенті және «Мұрағат анықтамаларын беру» электронды мемлекеттік қызмет Регламентіне Стандарттарына сәйкес әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық, генеологиялық өтініштерді орындауына үлкен мән беріледі.

Жыл ішінде облыс мұрағат мекемелерінің басшылары мен мұрағатшылары ҚР республикалық мәжілістеріне, семинарларға, аудандық мұрағаттарға мұрағат әрекетінің барлық бағыттары бойынша тексерулер, әдістемлік және тәжірибелік көмек көрсету үшін іс сапарларды жүзеге асырады.

Мемлекеттік мұрағаттардың 2012 жылы қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін су құбырлары, жылумен жабдықтау, электрмен қамсыздандыру жүйелеріне алдын алу жұмыстары мен қажетті жөндеулер жүргізу және оларды маусымдық қадағалау сонымен қатар, өндірістік ғимараттар мен қызметтік жайға кезекті жөндеу жұмыстары, өрт сөндіру құрал-жабдықтарын алу жүзеге асырылады.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен – Головкова, 26/1 көшесі бойындағы ғимараттын фасатына, Потанина, 12а көшесі бойындағы ғимаратының қоршауын және шатырына ағымдағы жөндеу жұмыстарын өткізу; Зырян ауданының мемлекеттік мұрағатымен – канализациялық жүйесіне, жылу есептегішке жөндеу жұмыстарын жүргізу; Ұлан ауданының мемлекеттік мұрағатымен – металл стелаждарын алу. Облыстың мемлекеттік мұрағатымен өрт қауыпсіздігі талаптарын сақтау мақсатында және қаржы ақының қолда бар болуынан жоспарлы-сметалы құжаттаманы құруы жоспарлануда және кейінгі Крылова, 39 көшесі, Потанина, 12А көшесі бойындағы ғимаратын өрт сөндіру автоматандырылған жүйесімен жабдықтау бойынша жұмыстарын жүргізу сонымен қатар, барлық мұрағат ғимараттарында өртке қарсы дабыл жүйесінің эксплуатациялық мерзімі өтіп және жұмыссыз күйіне келгенде ауыстыру.

Өрт қауіпсіздігі ережелерін сақтау мақсатында өрт сөндіргіштердің, баллондардың салмағын өлшеу, қайта толтыру, өрт және күзет дабылдары жүйесінің қосу құрылғыларын ауыстыру, жоғарлау-сорғыларын сатып алу және орнату, желдету жүйесін қалпына келтіру және құрастыру, ағаш сөрелерді отқа қарсы құраммен өндеу, облыстық мемлекеттік мұрағаты ғимаратының өрт крандарының жеңдерін бөлшектеп ауыстыру бойынша жұмыстар жоспарлануда.

Өрт қауіпсіздігі ережелерін сақтау мақсатында нақты мерзімде өткізуге қажетті шаралар жоспарлануда: баллондарың салмағын өлшеу, қайта толтыру, сонымен қатар Головкова, 26/1 көшесі бойындағы мұрағат ғимаратында автоматтандырылған газдық өрт сөндіргіш станциясында баллондарды қайта толтыру және кейінгі оған қарау, өрт және күзет дабыл жүйелерін іске қосатын құралдарын ауыстыру, облыстық мемлекеттік мұрағаты ғимаратының өрт крандарының жеңдерін бөлшектеп ауыстыру бойынша жұмыстар жоспарлануда. Облыстық мемлекеттік мұрағат ғимаратында өрті бақылау мемлекеттік органының өрт-техникалық барысында анықталған ескертулерін жою бойынша 2012 жылға өтетін шаралар: Головкова, 26/1 көшесі бойындағы мұрағат ғимаратына жоғарлау-сорғыларын сатып алу және орнату, облыстық мемлекеттік мұрағат ғимаратында желдету жүйесін қалпына келтіру және құрастыру.

Құжаттардың физикалық күйін жақсарту үшін 2012 жылы 714 істер тізімдемелерінің мұқабаларын ресімдеп тігіледі (құжаттардың мемлекеттік сақтауға берілгеннен кейін сонымен қатар, құжаттың ескілігіне қарай), 2.648 с.б. қалпына келтіру, 32.675 қорлар бетін: Өскемен қаласының Кеңес халық депутаттары және атқару комитеті, Большевиктердің Коммунистік партиясының Күршім аудандық комитеті, Шығыс Қазақстан облысының Кеңес халық депутаттары және атқару комитеті, Қанай ауылдық Кеңес халық депутаттары және атқару комитеті, Өскемен қаласының №2 мемлекеттік ноториалды конторасы, Ульба аулдық Кеңес халық депутаттары және атқару комитеті, Зырян қалалық атқару комитеті, Шығыс Қазақстан облыстық БКП бақылау комиссиясы және жұмыс – шаруашылық инспекция.

2012 жылы құжаттардың болуын және физикалық жағдайын тексеру, сканерлеу, құжаттардын көшірмесін жасау барысында сонымен қатар, «Шығыс Қазақстан облыстық тұтынушы кеңесі қоғамы» № 816 қор ісі тізімдемелерді өндегеннен кейін табылған 9.308 с.б. тігіледі. Тігумен қатар 2.530 іс мұқабалары жасалады, 280 с.б. мұрағат штамптары қойылады. Сонымен қатар, келесі жылы 300 с.б. жеке текті құрамы тігуі жоспарлануда.

Облыс мұрағат мекемелері 2012 жылы 22.456 с.б. картондайды. «Шығыс Қазақстан облыстық тұтынушы кеңесі қоғамы» № 816 құр ісі жоспарлы өндеуіне, құжаттардың қолда бар болуына және физикалық жағдайын тексеруге байланысты, істерді тігу мен 48.985 бет қайта нөмірлеу жоспарлануда. Бұдан басқа 2012 жылы 1.612 құжат картондайды, 181 қорапты, 4.044 с.б. істі қайта шифрлейді, 13.418 буда құрылады, 4.150 жаңа жапсырма әзірленеді, 8.110 тозған жапсырмаларды ауыстырады, 4620 жапсырмаларды қораптарға жабыстырады.

Облыстық мемлекеттік мұрағаты 2012 жылы 1.594 бет қалпына келтіруі жоспарлануда.

2012 жылы облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени мұрасының нысанына жататын АҚҚ және құжаттарды айқындау мақсатымен келесі қорлар құжаттарын қарау жоспарлануда: «Зайсан уездының жұмысшылар, шаруашылар және қызыл әскер депутатары кеңесінің атқарушы комитетінің қаржы бөлімі», Таврия ауданының Халық кеңестер депутаты», «КСРО Түсті металл министірлігінің «Главолово» Қалайы өндіріснің басты басқармасының «Колбаредмет» Колбиндық қалайы-вольфрам кең басқармасының Нарымдық кеңесі, «Риддер қаласының қаржы бөлімі», «Шемонаиха Халық депутаттар кеңесі және оның атқарушы комитеті», «Семей аймақтық қоршаған ортаны қорғау басқармасы» және т.б. 2012 жылы Қазақстан Республикасының тарихи-мәдени мұра нысандарын анықтау мақсатында жеке текті құжаттар қарастырылуы жоспарлануда, № 818 қор «Хахловтар әулетінің қоры: әкесі – Андрей Степанович өлкетанушы, Ресей географиялық қоғамдастығының Батыс-Сібір бөлімінің толық мүшесі; ұлдары – Венедикт Андреевич – сібір геологы, Томск мемлекеттік университетінің профессоры,; Виталий Андреевич – орнитолог, биология ғылымдарының докторы, № 941 қор «Черепанов Дмитри Митрофанович – жазушы, журналист». Қазақстан Республиксының тарихи-мәдени мұрасының нысандарына жататын және айқындалаған аса құнды істермен құжаттар тізімделетін болады. Айқындалған істермен қораптарда АҚ деген штаптар қойылады, және істер жекеленетін болады. АҚҚ айқындаудын нәтижесі, құжат есебіне енгізуі болып табылады.

Қажетті ақпаратты іздеу үдерісін тездету үшін тізімдеме қорлары қайта өндеуден өткізіледі: «Шемонаиха жиһаз фабрикасы», Жарма ауданының «Белтерек» совхозы.

2012 жылы пайдаланушылар қорын құру үшін «Аналық медаль» орден және медельдармен марапаттау, қамқоршылық және асырап алу, жиналыстардың хаттамасы және басқада №1 «Өскемен қаласының Халық депутаттарының кеңесі» қоры туралы құжаттарды сканерлеуі жалғастырылады. Пайдаланушының жеке текті қорларын құру үшін аса құнды құжаттарды сканерлеу және лазерлі дискілерге жазу жұмыстары аяқталуы жоспарлануда. Бұл № 50 қор «С.Е.Черных- мұрағат ісінің үздігі, жазушы-өлкетанушы, Каз ССР мәдениетінің еңбек сінірген қызметкері, СССР Жазушылар кеңесінің мүшесі». Барлығы электронды түрге 8.315 сақтау бірлігі аударылады, 139.224 скан-бейне жасалынады. Сканерлеуден өткен істер, соның ішінде аса құнды бекітіледі.

Толық мәтінді электронды құжаттарға жедел кіру мүмкіндігін қамтамасыз ету үшін барлық сканерленген құжаттар «ШҚО электронды мұрағаты» АБЖ енгізіледі.

Облыстың мемлекетік мұрағаттары 11.080 бет құжаттарын сканерлеуі жоспарлануда.

2012 жылы қор істерінің қолда бар болуына және физикалық жағдайын тексеру жалғасады – 177.164 сақ.б., оның ішінде 1984 сақ.б. – құпия іс құжаттарының құжаттары. Сонымен қатар, 2011 жылы пайдаланылған істер тексеріледі – 42.312 сақ.б. 2012 жылы санитарлы-биологиялық жағдайын тексеру – 19.630 сақ.б. Құжаттардың бар-жоғы мен физикалық жағдайын тексерумен бір мезгілде істердің физикалық күйін есепке алу карточкалары мен істердің бар-жоғын тексеру актілері, есеп құжаттардағы техникалық қателіктер туралы актілер, мұрағат құжаттарын табу туралы актілер жасалады. Құжаттардың бар-жоқтығына және рационалды орналасуына тексеру барысында 23.178 сақ.б., орындары ауыстырылады.

2011 жылы облыстың мемлекеттік мұрағатында сақталған істердің бар-жоқтығына және физикалық жағдайын тексеру бойынша жұмыстарын өткізген кезде дезенфекциялауды қажет ететін істер табылды. Бұл № 561қор ісі «Түсті металлургия министрлігнің мемлекеттік шахтақұрлыстық тресті «Алтайсвинецшахстрой», № 808 қор «Ертіс өзенінде гидроэлектростанцияны құру және монтаждау бойынша басқарма («Иртишгэсстрой») (20 сақ.б.), № 568 қор «ШҚО шаруашылықтарды жерге орналастыру бойынша құжаттар коллекциясы» (5 сақ.б.), № 839 қор «Өскемен қаласының Халық соттары «Бірікен мұрағат қоры» (8 сақ.б.). Барлығы 2012 жылы 190.859 сақ.б. дезинфекциялауы жоспарлануда. 310 қорға жинақтау есеп құжаттарын дұрысталуын өткізу жоспарлануда.

2012 жылы ШҚО ҚЗТҚО 2861 сақ.б. санында мемлекеттік сақтау қорында орналасқан «Семей қалалық халықтық бақылау комитеті», «Семей облыстық халықтық бақылау комитеті», «Жаңа-Семей аудандық халықтық бақылау комитеті» құжаттарының құндылығын мақсатты сараптама жоспарлануда.

2012 жылы мұрағат қоймаларынан оқу залындарда жұмыс істеу үшін, тақырыптық, әлеуметтік-құқықтық өтініштерді орындау үшін, іс тізімдемелерін өңдеу, АҚҚ айқындау бойынша және т.б. 298.068 сақ.б., 36.880 тізімдеме берілуі жоспарлануда. Сонымен қатар, 237 сақ.б. қаланың мекемелерімен ұйымдарына уақытша пайдалануға беруі жоспарлануда. Істерді рационалды орналастыру мақсатында, мемлекеттік сақтауға алу нәтижесінде қор сақтаушыларының жұмысын ыңғайлату үшін олардын орнын ауыстыруы мұрағат қоймаларының ішінде өткізіледі.

Тізімдемелермен істерді бірыңғайлау мақсатында 2012 жылы келесі қорлардың 4.044 сақ.б. қайта шифырланады: № 802 қор «Өскемен қаласының Санитарлық – эпидемиологиялық қадағалау басқармасы» ММ», №1111 қор «Біріккен мұрағат қоры: Шығыс Қазақстан облысының жойылған бақшалары», және т.б.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры

құжаттарының мемлекеттік есебі.

2012 жылы облыс мемлекеттік мұрағаттарының мемлекеттік есеп саласындағы жұмысы ҚР ҰМҚ құжаттарының мемлекеттік есебі жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асыратын болады. Осыған байланысты қағаз негіздегі құжаттардың, бейнефотоқұжаттардың, сақтық қорларының сонымен қатар, қор, іс, АМҚ тізімдемелерінің тізілімін және т.б. түсуін есепке алу кітабын жүргізу бойынша жоспарлы жұмыстар атқарылады.

2012 жылы қор құжаттарының құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасау, облыстың мемлекеттік мұрағаттарының мұрағат қорларының паспортын жасау жұмыстары жалғасады.
2012 жылы 119 жаңа қор парағын жасау, 220 қор парағына өзгерістер жасау көзделіп отыр. Сонымен қатар, жаңа қорларға ф.10-ның 136 карточкасы жасалады (соның ішінде АҚҚ), 129 қор карточкасына аса құнды құжаттарды есепке ала отырып, өзгерістер енгізу жоспарлануда.

Істердің мұрағат қоймаларына тасымалдауымен, құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауымен байланысты мұрағат қоймаларының паспорттарын нақтыландыру бойынша жұмыстарды жалғастыру жоспарланады.

Тізімдемелердің жоспарлы өндеуге, АҚҚ іздестіруге, мемлекеттік сақтауға істерді қабылдауына, 2012 жылы істердін бар-жоқтығына және жағдайын тексеруіне байланысты қорлардың істерін енгізу бойынша жұмыстар жалғастырылуда. Тізімдеме істерін өндеуінен кейін есеп құжаттарымен жұмыс жалғасатын болады.

2012 жылға «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» АБЖ мәліметтер енгізу бойынша жұмыс жоспарлануда.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен істін бар-жоқтығына тексерумен бірге, сөрелер және қорлар бойынша топографиялық көрсеткіштерді салыстырады, нақтылайды және қайта құрады. Шығыс Қазақстан облысының СТК қарау нәтижелерімен 2011 жылы мемлекеттік сақтауға түскен істердің қорларын санаттау жалғастырылады.

Облыстық мұрағаттарындағы жеке құрам бойынша және тұрақты сақтау мерзімдегі істер тізімдемелерін тәртіпке келтіру мақсатында, 2012 жылы осы тізімдемелердің даналығын тексеру жұмыстарын жалғастыру жоспарлануда.

2012 жылы мемлекеттік сақтауға басқарма құжаттамаларының 23.095 сақ.б., оның ішінде ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен басқарма құжаттама 12.670 сақ.б., жеке құра бойынша 8.789 сақ.б., ғылыми техникалық құжаттама 365 сақ.б., жеке текті құжаттар 926 сақ.б., киноқұжаттар 5 сақ.б., видеоқұжаттар 5 сақ.б./46 е.б., фотоқұжаттар 335 сақ.б.

2012 жылы облыс мемлекеттік мұрағаттарымен «Студия Реал-Тайм» ЖШС-мен, «Қазақстан» республикалық телерадиокорпарациясы» АҚ Шығыс Қазақстан облысы филиалымен», «Алва» ЖШС қоғам өмірінің әртүрлі жағдайларымен оқиғаларын айқындайтын және ғылыми зерттеулік жұмыстарында үлкен мәні бар, аудиовизуалды құжаттардың мұрағатын жинақтау бойынша ұйымдастыру жұмыстары жалғасады. Осыдан басқа, Шығыс Қазақстан облысының өнер мұражайының, Халықтар достығы кіші Ассамблеясының, А.С. Пушкин атындағы кітапхананың ісшаралады өткізуге сәйкес, көрнекті адамдарға, ақындар мен жазушылардың шығармашылық кешіне, сонымен қатар, айтулы және естелік күндеріне арналған бейнеге түсірілімдер өткізіледі.

Өз күшімен жоспардан тыс облыстағы мерекелердің және басқа да ісшаралардың бейне және фото тусірулері, облыста немесе облыс орталығында өткізіледі. Барлығы 30 бейне және фототүсірілімдер өткізілуі жоспарлануда.

Мемлекет, саяси, қоғам қайраткерлерінің қызметімен өмірлік нәтижесінде құрылған, құнды жеке бас текті құжаттарын ұстаушылармен құжаттардың иелерімен байланысты орнату, жеке бас текті құжаттарын мемлекеттік сақтауға беру жөніндегі келіссөздерді жүргізу бойынша жұмыстар жалғастырылады. Келіссөздер жүргізгеннен кейін жеке бас текті құжаттарды ұстаушылардан құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау жосапарлануда: Өскемен қаласының құрметті азамты А.Байбатчин, сыртқы істер бойынша консулы С.К.Имангалиев, режиссер-оператор, Қазақстан Республикасы мәдениетінің еңбек сіңірген қызметкері А.Лаптев және т.б.

2012 жылы ЖШС, шағын жекеменшік ұйымдардын жойылған құжаттарын жинақтау бойынша ұйымдастырушылық жұмыстар өткізіледі.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен іс тізімдемелерін №330 қор «Қазақ ССР Тағам өндірісі министрлігінің Өскемен майпрестеу зауыты, №1119 қор «Өскемен қаласының Горпромторгтың №8 шаруашылық есеп дүкені, №1192 қор «Өскемен қаласының горпищеторгтың №1 шаруашылық есеп дүкені, №1194 қор «Өскемен қаласының Горпищеторгтың №6 шаруашылық есеп дүкені» және т.б., қалпына келтіру бойынша жұмыстары жалғасады. Барлығы 615 сақ.б. Осымен қатар 615 сақ.б., санында осы қорлардың іс сараптамларын өткізілуі жоспарлануда.

2012 жылы басқарма құжаттарды, жеке құрам бойынша құжаттарды, ғылыми техникалық өңдеу жүргізу қажеттілігі туралы, ведомстволық сақтау мерзімі өткен құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыруы туралы облыстың мемлекеттік мұрағаттарын деректеме жинақтамалары -ұйымдарға хаттар жіберілетін болады.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары, мемлекеттік емес және қоғамдық жекеменшік түрінің 43 ұйымдарымен басқарманы құжаттамамен қамтамасыз ету және мұрағат ісі саласындағы қарым қатынас туралы келісім шарттар жасалынды және ұзартылды: Шемонаиха қаласының «Достық үйі» КМҚК, «Казцинк» ЖШС, «Геос» ЖШС, жеке нотариус С.З.Жумагуловпен, «Востокшахстрой» ЖШС, «Исток» жалпы білім беру мектебі, «Сорғыш жабдықтарының Георгиевка зауыты», «Халық және дәстүрлі медецина орталығы», «Қазақстан Республикасының мемлекеттік банк мекемелерінің және қызмет көрсету қызметкерлерінің кәсіподағы» ҚБ, «Маралды» КШ, «Азат» КШ, «Краузе» КШ, «Аслан» ЖК және т.б.

«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» және «Қазақстан Республикасының мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы» Заңына сәйкес 2012 жылдың 1-ші жарты жылдығында Қазақстан Республикасының Әділет министрлігі жүйесінің қауіптік тобын айқындау үшін 122 ұйымдарында, оның ішінде 20 ұйым мемлекеттік меншік ұйымы және 102 Өскемен қаласының жеке нотариустарында құжаттау және мұрағат құжаттарды ведомстволық сақтауға кешенді тексеру өткізіледі.

Сонымен қатар, облыстық мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау ұймдарының дерек көздері тізімін нақтылау бойынша жұмыстар өткізіледі. Осыған байланысты мұрағат ұйымдарына, ұйымдарымен жұмыс істеу есеп карточкалары, жеке қорлар иелерін есептеу, қорлар түсу журналына бақылау ісін жүргізу бойынша жұмыс жалғасады.

Мемлекеттік құпиялардан тұратын мәліметтерді пайдалануына байланысты қызметтерді көрсететін ұйымдар құрамының өзгеруіне байланысты, облыстың мемлекеттік мұрағаттарынның жинақтау көзі болып табылатын «аса құнды», «өте құпия», «құпия» грифымен құжаттарымен толықтыратын мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар тізімің қайта жасалуы жоспарлануда.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен облыстық мемлкеттік мұрағаттарының жинақтау көздері-ұйымдары болып табылатын мекемелерде құжаттандыру, құжаттамамен басқару, облыстық мемлкеттік мұрағаттарының жинақтау көздері-ұйымдары болып табылатын мекемелерде ведомстволық сақтауға қатысты нормативті базаны енгізу бойынша жұмыстар жалғасуда.

Осы мақсатпен облыс мемлекеттік мұрағаттары мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың іс жүргізуінде ведомстволық мұрағаттардың құжаттарды ұйымдастыруына ұйымдастыру-әдістемелік аясында ұйымдармен жұмыстарды жалғастырады. Ұйымдардың құжаттаманы басқару қызметтерінің және ведомстволық мұрағаттардың қызметкерлеріне іс жүргізу туралы нұсқаулықтар әзірлеу, ведомстволық мұрағаттар, орталық сараптама комиссия (ОСК), сараптама комиссия (СК) туралы ереже, ұйымдық өкімдер құжаттары (ҰӨҚ) бланкілерін, істер номенклатурасын, оның ішінде құпия іс жүргізу номенклатурасын жасауда көмек көрсетіледі. Сонымен қатар, водомстволық мұрағат қызметкерлеріне тұрақты, ұзақ мерзімді сақтау және жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін, құжаттарды жоюға бөлу туралы акттілерді құруда әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетілетін болады. 2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен мемлекеттік және мемлекеттік емес жеке меншік түрдегі ұйымдар үшін «Ұлттық ғылыми техникалық ақпарат орталығы» АҚ Шығыс Қазақстан филиалының негізінде дәрістер курсы өткізілуі жоспарлануда: «Семей қаласының көлік колледжі» КМҚК, «Семей қаласының Политехникалық колледжі», Шаруашылық жүргізу құқығындағы ВКДГП МемНПЦ Семей филиалы және т.б. Семинарларда басқармалық құжаттамалықты қамтамасыз етудін заманауй талаптары, іс номенклатурасын жасауының талаптары туралы айтылады, құжаттарды ғылыми-техникалық өндеу, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын уақытша ведомстволық сақтау ұйымдары және жұмысшылардың еңбек қызметтеріне қатысты құжаттар туралы мәселелер көтеріледі.

Бейне құжаттардың 46 есеп бірлігі, фотоқұжаттардың 335 с.б., киноқұжаттардың 5 е.б., тізімдемелеуі жоспарлануда. Сонымен қатар, казак әскерлері тарихы бойынша В.И.Петровтың жеке қорларының скан – бейнелерін тізімдемелеуі жоспарлануда.

2011 жылдың жоспарынан 2012 жылға № 816 «Шығыс Қазақстан облысының тұтынушы қоғамдастығының кеңесі» (1.678 сақ.б.) қоры өндеу бойынша жұмысты өтеді.

«Өскемен қаласының әкімі» (500 сақ.б.), «Ленинагор полиметал комбинаты» өндірістік бірлестігі (50 сақ.б.), «Зырян мырыш комбинаты» (100 сақ.б.), «Шар қаласының әкімі» (259 сақ.б.), «Семей аяқкиім фабрикасы» (1000 сақ.б.), 100 сақ.б. санында журналист, «Ақ Ертіс» журналының редакторы С.Габдулинның, 70 сақ.б. Р.М.Мисынның, К.Т.Тортаевтың жеке текті қорларының құжаттарын каталогтау бойынша жұмыстар жалғастырылады. Жоспарланған карточкалар саны 1050. Сонымен қатар, ғылыми-техникалық құжаттамалардың 80 с.б. (80 карточка), №568 қор «Шығыс Қазақстан облысының жер орналастыру шаруашылығы бойынша құжаттар коллекциясы», бейнеқұжаттардың 45 е.б., фотоқұжаттардың 250 с.б. каталогтауды жоспарлады, «Дидар» және «РудныйАлтай» газеттерінің тақырыптық жасау барысында 100 карточка құрылатын болады. Барлық карточкалар тиісті каталогтарға жүйелендірілуге, индексациялануға және кіруіне жатады.

«Именной каталог», «Естелік кітабі», «Видеотека», «ҚЗТҚО қорлары бойынша анықтамалар», «Фотокатолог» мәліметтер базасын толықтыру бойынша жұмыстың жалғасуы жоспарлануда, «ҒАА картотекасы» МБ бойынша жұмыс басталды.

Облыстық мемлекеттік мұрағаттарындағы мұрағаттық құжаттарды пайдалану аясы келесі оқиғалармен тығыз байланыста болады: ақын, философ Шәкәрім Құдаубердіұлының дүниеге келгеніне 155 жыл; ғалым, түріктанушы С.Аманжоловтың дүниеге келгеніне 110 жылы; жазушы Г.Д.Гребеншиковтың дүниеге келгеніне 130 жылдығы; жазушы М.А.Әуезовтың дүниеге келгеніне 115 жыл; өлкетанушы Д.Г.Панкратьевтың дүниеге келгеніне 145 жыл; ғалым, өлкетанушы Б.Г.Герасимовтын дүниге келгеніне 140 жыл; ақын М.И.Чистяковтың дүниеге келгеніне 95 жыл; ақын П.Васильевтың дүниеден кеткеніне 75 жыл, Л.М.Рощинаның дүниеге келгеніне 90 жыл, «Олардын атымен көшелер аталған» Кеңес Одағының батыры лениногорлық – А.А.Колчин, Ленинагор қаласының ардагерлер кеңесі құрылғанына 25 жыл, суретші, көркем сурет көрмесінің негізін қалаушы, Лениногор – Риддер қаласының бірінші сәулетшісі Ф.Ф.Иванчуктын дүниеге келгеніне 120 жыл, Серебрянск қаласының 60 жылдығы, бұрынғы Зырян мырыш комбинатының директоры, техника ғылымдарының директоры, Социалистік Еңбек батыры Н.К.Жақсыбаевтың дүниеге келгеніне 100 жыл, Орыс гографиялық қоғамының Батыс-Сібір бөлімінің Семей бөлімшесіне 110 жыл, Семей үн өндеу комбикормдық комбинатының 70 жылдығы, Семей педагогикалық институтының 75 жылдығы, және т.б. Осы оқиғаларға 22 фотоқұжаттамалы көрме, 67 мақала, 20 ақпараттық хат, 25 мектеп сабақтары арналады.

М.Әуезовтын 115 жылдығына, Орыс географиялық қоғамының Батыс – Сібір бөлімінің Семей бөлімшесінің 110 жылдығына телехабарлар арналады.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен құжаттар жинағы «Выстояли и победеили» (Ұлы Отан соғысы хаттарда, күнделіктерде, естеліктерден), ШҚО ҚЗТҚО «Шығыс Қазақстан: тарихы, экономикасы, мәдениеті» басылым цикліне «Шығыс Қазақстанның халықтық құрылу тарихынан» жинағына құжаттарды айқындауына жұмыстары жүргізіледі. Орыс географиялық қоғамының Батыс-Сібір бөлімінің Семей бөлімшесіна 110 жыл» факсимилды жинағы басылуға дайындалатын болады.

Студенттермен оқушыларға мұрағат бойынша 6 экскурсия өткізіледі. С.Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік университетіның тарих факультетінің студенттеріне, сервис және мамандырылған дайындық колледжіне мұрағат тәжірибесі өткізіледі.

Облыс мемлекеттік мұрағаты А.С.Пушкин атындағы облыстық кітапханасымен шығармашылық ынтымақтастықты жалғастырады. Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Ертіс жеріндегі із» шығырмышылық кешінде қатысады, Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты «Алтын Тургусун» жыл сайын өтетін халықаралық өнер фестиваліне қатысады.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен «2012 жылғы Шығыс Қазақстан облысының атаулы күндер күнтізбесі дайындалады.

Облыс мемлекеттік мұрағаттары ғылыми-тәжірибелік конференциялар мен семинарлардың жұмысына, ұлттық-мәдени орталықтардың, кітапханалардың, мұрайжалардың бірлескен жұмыстарына, мұрағаттардың оқу залдарындағы зерттеушілердің жұмысын қамтамасыз етуге белсене ат салысады.

Мұрағат сайты хабарлама, мақала, фотосуреттермен әр дайым толықтырылуы жоспарлануда.

Пайдаланушылардың өтніштері бойынша құжаттарына жедел кіру мүмкіншілігін жүзеге асыру үшін және мәліметтер базасындағы мұрағат ақпаратын іздеуін автоматтандыруға, мемлекеттік мұрағаттар жұмыс тиімділігін жоғарлату үшін «Шығыс Қазақстан облысының электроннды мұрағаты» автоматтандырылған ақпараттық жүйесіне мәліметтерді енгізу бойынша жұмысы жалғастыралатын болады.

2012 жылы мемлекеттік қызмет көрсету бойынша жұмыс жоспарлануда, соның ішінде Халыққы қызмет көрсету орталығы және «Электронды үкіметтің қосалқы аймақтық шлюзы» ақпараттық жүйесі арқылы түскендергеде. 40.000 жоғары әлеуметті-құқықтық өтінішті, 330- тақырыптық, 25 – Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігі желісі бойынша түсетін өтініштерді орындау жоспарлануда.

«Тұлғаларды өтініштерін бірыңғай есебі» автоматандырылған ақпарттық жүйесі бойынша жұмыс жалғасады.

Ұйымдастыру, тәжірибелік және ғылыми-әдістемелік қызметті ақпараттық қамсыздандыру мақсатында 2012 жылы «Заң» электрондық базасы қызметін атқарады, төмендегі кезеңдік басылымдарға жазылды: Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілер жинағы, Қазақстан Республикасы парламентінің Ведомостері, «Отечественные архивы», «Делопроизводство в казахстане» журналдарына, «Егемен Қазақстан», «Казахстанская Правда», «Дидар», «Рудный Алтай», «Официальная газета» және т.б. газеттері.

2012 жылы облыс мұрағат мекемелері жұмыстарының тиімділігін арттыру мақсатында жұмыс бағыты бойынша теориялық және тәжірибелік оқуларды үйлестіріп оқу жылының соңында қорытынды тестілермен өндірістік оқу өткізіледі. Құқықтық оқу, өрт қауіпсіздігі және азаматтық қорғаныс ережелерін сақтау бойынша оқу төтенше жағдайлар бойынша органдардың қызметкерлерін қатыстыруымен және мультимедиялық көрсеткіштермен өтеді.

Әдістемелік жоспарда облыстың мемлекеттік мұрағаты «Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатындағы аса құнды құжаттарды айқындау, есептеу, сипаттау және сақтау туралы әдістемелік ұсыныстарды», Ведомстволық сақтаудағы Қазақсат Республикасының Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарына мемлекеттік есеп өткізу тәртібі туралы әдістемелік ұсыныстар» толықтыруы жоспарлануда.

2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағатының қызметкерлерін аттестациялауы жалғастырылады. Қаржылай ақы болған жағдай да мұрағат қызметшілернің еңбек жағдайлары жақсартылады.

Облыс мұрағаттарының жұмысын жоспарлау және есеп беру мәселелері, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарын орындау жұмыстарын талдау, облыс мемлекеттік мұрағаттарын жабдықтау тізімін нақтыландыру, құжаттардың құндылығын сараптау және ғылыми-техникалық өңдеу, мұрағат жұмысының барынша маңызды бағыттар бойынша әдістемелік әзірленімдер және т.б. мәселелері қаралатын мемлекеттік мұрағаттардың СТК, СК органдарының ғылыми-кеңес жұмыстары жалғасады.

Мұрағат қызметі мәселелері бойынша облыс мұрағатшыларының облыстық жиналысына ұштастырылған семинарлар өткізілуі жоспарлануда.

Мұрағатшылардың әлеуметтік жағдайларын көтеру мақсатында ұжымдардың әлеуметтік-экономикалық құқықтары мен мүдделерін қорғау бойынша әкімшіліктермен және кәсіподақтармен ұжымдар арасында келісімдер және ұжымдық шарттар жасалып, ұзартылады.