Методичні рекомендації щодо заповнення декларації

Дані Методичні рекомендації у форматі “питання – відповідь” підготовлено у відповідності до чинного законодавства у зв’язку з надходженням численних запитів від осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, щодо заповнення декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру (далі – Декларація) та з метою роз’яснення заповнення окремих позицій Декларації, забезпечення дотримання єдиного порядку заповнення Декларації, допомоги уникнення помилок, а також вирішення певних спірних питань, які можуть виникнути при заповненні та поданні Декларації.

Обов'язок осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, декларувати своє майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік встановлено статтею 12 Закону України “Про засади запобігання і протидії корупції” (далі – Закон) [7].
Хто, куди та за якою формою зобов'язаний подавати Декларацію?
Декларація за минулий рік подається особами, зазначеними у пункті 1 і підпункті “а”пункту 2 частини першої статті 4 Закону (далі – декларант) за місцем роботи (служби).

Слід звернути увагу, що у підпункті “а” пункту 2 частини першої статті 4 Закону згадуються посадові особи юридичних осіб публічного права, які не зазначені в пункті 1 частини першої цієї статті, але одержують заробітну плату за рахунок державного чи місцевого бюджету.

Юридична особа публічного права створюється розпорядчим актом Президента України, органу державної влади, органу влади Автономної Республіки Крим або органу місцевого самоврядування (стаття 81 Цивільного кодексу України [6]).

Відповідно до статті 2 Закону України “Про державну службу” [9] посадовими особами вважаються керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, на яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.

У статті 2 Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування” [10] зазначено, що посадовою особою місцевого самоврядування є особа, яка працює в органах місцевого самоврядування, має відповідні посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримує заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.

Службові особи – особи, які постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування, а також обіймають постійно чи тимчасово в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на державних чи комунальних підприємствах, в установах чи організаціях посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом державного управління із спеціальним статусом, повноважним органом чи повноважною особою підприємства, установи, організації, судом або законом (Примітка до статті 364 Кримінального кодексу України [2]).

Поняття “посадові особи” та “службові особи” є синонімічними.

Організаційно-розпорядчі обов'язки – це обов'язки по здійсненню керівництва галуззю промисловості, трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності. Такі функції виконують, зокрема, керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, державних, колективних чи приватних підприємств, установ і організацій, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами, лабораторіями, кафедрами), їх заступники, особи, які керують ділянками робіт (майстри, виконроби, бригадири тощо).

Адміністративно-господарські обов'язки – це обов'язки по управлінню або розпорядженню державним, колективним чи приватним майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації, забезпечення контролю за цими операціями тощо). Такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб, завідуючих складами, магазинами, майстернями, ательє, їх заступників, керівників відділів підприємств, відомчих ревізорів та контролерів тощо.

Особа є службовою не тільки тоді, коли вона здійснює відповідні функції чи виконує обов'язки постійно, а й тоді, коли вона робить це тимчасово або за спеціальним повноваженням, за умови, що зазначені функції чи обов'язки покладені на неї правомочним органом або правомочною службовою особою.

Працівники підприємств, установ, організацій, які виконують професійні (адвокат, лікар, вчитель тощо), виробничі (наприклад, водій) або технічні (друкарка, охоронник, тощо) функції, можуть визнаватися службовими особами лише за умови, що поряд із цими функціями вони виконують організаційно-розпорядчі або адміністративно-господарські обов'язки (Постанова Пленуму Верховного Суду України від 26.04.02 № 5 [17]).

Особи, які претендують на зайняття посади державного службовця, посадової особи органу місцевого самоврядування, посадової особи юридичної особи публічного права до призначення або обрання на відповідну посаду подають Декларацію за встановленою Законом формою до місця проходження майбутньої роботи (служби).

Бланки Декларації виготовляються особами, які відповідно до Закону заповнюють і подають декларації, шляхом роздрукування або копіювання їх на папері формату А4 за формою, наведеною в додатку до зазначеного Закону (включаючи примітку). Бланк складається з 10 сторінок; зазначені бланки не є бланками документів суворої звітності (постанова Кабінету Міністрів України від 08.02.12 № 64 [19])
Які строки подання Декларації?
Відповідно до вимог статті 12 Закону декларанти зобов'язані щорічно до 1 квітня подавати за місцем роботи (служби) Декларацію за минулий рік.

Особи, які претендують на зайняття посади державного службовця посадової особи органу місцевого самоврядування, посадової особи юридичної особи публічного права до призначення або обрання на відповідну посаду подають Декларацію під час подання заяви про прийом на роботу або про участь у конкурсі на зайняття посади державного службовця.

Особи, які не мали можливості подати до 1 квітня за місцем роботи (служби) Декларацію за минулий рік через перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною, через тимчасову непрацездатність, перебування за межами України, під вартою, подають таку Декларацію за звітний рік до 31 грудня. Особи, які не подали Декларацію за минулий рік із зазначених причин і звільняються з цього місця роботи, зобов'язані подати Декларацію до розірвання трудового договору.
Які основні вимоги до заповнення Декларації?
Декларант заповнює Декларацію власноручно чорнильною або кульковою ручкою синього або чорного кольору таким чином, що забезпечує вільне читання внесених відомостей.

Відомості щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта громадянина України, що зазначаються у позиціях 1 і 4, та щодо місцезнаходження об'єкта, що зазначаються у позиціях 2 та 23–34, є інформацією з обмеженим доступом і не підлягають оприлюдненню (пункт 7 Примітки до Декларації).

Установою (організацією), де працює державний службовець (до якої подана декларація), мають бути вжиті заходи для обмеження доступу до декларацій, а також встановлена система (способи) захисту для недопущення розголошення відомостей, що містяться у декларації.

Відомості, що містяться в декларації, є конфіденційною інформацією (з обмеженим доступом). Відповідно до статті 21 Закону України “Про інформацію” [12], під конфіденційною інформацією, як одного з видів інформації з обмеженим доступом, розуміють інформацію про фізичну особу, а також інформацію, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень. Конфіденційна інформація може поширюватися за бажанням (згодою) відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, а також в інших випадках, визначених законом.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 “Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади” [20] особові справи державних службовців є документами для службового користування, що зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні.

У полі “перерахованого у гривні” у позиціях 21–22 і у полі “у тому числі за кордоном” у позиціях 45–64 зазначаються відомості за офіційним курсом гривні до відповідної іноземної валюти, установленим Національним банком України на день проведення фінансової операції (пункт10 Примітки до Декларації).

Слід звернути увагу, що особа, яка претендує на зайняття посади державного службовця, при поданні Декларації до місця проходження майбутньої роботи (служби) відомості щодо витрат (вкладів/внесків) у декларації не зазначає (пункт 1 Примітки до Декларації).

У разі відсутності окремих відомостей у відповідному полі ставиться прочерк.

Відомості щодо фінансових сум заокруглюються до гривні.
Які відомості необхідно зазначати в першому розділі Декларації?
У Розділі І. “Загальні відомості” Декларації декларант відображає загальні відомості щодо себе та членів сім'ї. Зокрема:

у позиції 1 – прізвище, ім’я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта громадянина України декларанта (якщо декларант через свої релігійні переконання відмовився від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомив про це відповідний орган державної податкової служби і має про це відмітку у паспорті громадянина України - у декларації зазначається серія і номер паспорта громадяна України (пункт 3 Примітки до Декларації)).

У разі, якщо декларантом у звітному році змінено прізвище, ім'я, по батькові, спочатку зазначається нове прізвище, ім'я, по батькові, а у дужках – попереднє прізвище, ім'я, по батькові (пункт 3 Примітки до Декларації).

Відомості, що зазначаються у позиції 1 (реєстраційний номер облікової картки платника податків/серія та номер паспорта громадянина України), є інформацією з обмеженим доступом і не підлягають оприлюдненню (пункт 7 Примітки до Декларації);
у позиції 2 – відомості щодо місця проживання декларанта із зазначенням адреси на кінець звітного періоду.

Цю позицію слід заповнювати на підставі паспортних даних про реєстрацію або тимчасову реєстрацію.

У разі якщо адреса місця проживання (реєстрації) декларанта змінилася (або зазнали зміни назва населеного пункту, вулиці та інші реквізити цієї позиції) і ці дані не відображено у паспорті декларанта, необхідно навести відомості щодо місця проживання декларанта станом на дату заповнення декларації (пункт 4 Примітки до Декларації).

Як зазначено у статті 3 Закону України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні” [13]:

місце проживання – адміністративно-територіальна одиниця, на території якої особа проживає строком понад шість місяців на рік;

реєстрація – внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру про місце проживання або місце перебування особи із зазначенням адреси, за якою з особою може вестися офіційне листування або вручення офіційної кореспонденції.

Відповідно до частини 1 статті 29 Цивільного Кодексу України місцем проживання фізичної особи є житловий будинок, квартира, інше приміщення, придатне для проживання в ньому (гуртожиток, готель тощо), у відповідному населеному пункті, де фізична особа проживає постійно, переважно або тимчасово.

Відомості, що зазначаються у позиції 2 (місце проживання декларанта), є інформацією з обмеженим доступом і не підлягають оприлюдненню (пункт 4 Примітки до Декларації).

Відповідно до статті 1 Закону членами сім'ї є особи, які перебувають у шлюбі, їхні діти, особи, які перебувають під опікою і піклуванням, інші особи, які спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки, у тому числі особи, які спільно проживають, але не перебувають у шлюбі.

Слід підкреслити, що поняття член сім’ї декларанта може бути застосовано лише за умови сукупності обов’язкових ознак: 1) спільне проживання; 2) пов’язаність спільним побутом; 3) наявність взаємних прав та обов’язків із декларантом.

Водночас, відповідно до статті 3 Сімейного кодексу України [5] дитина належить до сім'ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає. При цьому відповідно до статті 6 Сімейного кодексу правовий статус дитини має особа до досягнення нею повноліття, тобто до досягнення вісімнадцяти років.

Місцем проживання недієздатної особи є місце проживання її опікуна або місцезнаходження відповідної організації, яка виконує щодо неї функції опікуна (частина п’ять статті 29 Цивільного кодексу України).

Відомості, що зазначаються у позиції 4 (реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта громадянина України), є інформацією з обмеженим доступом і не підлягають оприлюдненню (пункт 7 Примітки до Декларації).

До складу цих відомостей, зокрема, включаються: заробітна плата, премії, надбавки, винагороди, пенсії, стипендії, а також інші доходи, перелічені у позиціях 6 – 20.

Відомості щодо фінансових сум, зазначених декларантом у позиції 5, мають дорівнювати арифметичній сумі відомостей щодо фінансових сум, які він зазначає у позиціях 6 – 20.

Якщо декларант має певні сумніви щодо правильності визначення ним розміру сукупного доходу, йому слід звернутися до джерел виплати відповідних доходів (бухгалтерії, пенсійного фонду, відділу соціального захисту населення за місцем проживання тощо) та одержати точні відомості.

При визначенні доходів, отриманих у натуральній формі, їх розмір визначається згідно з платіжними відомостями, накладними, іншими обліковими документами таких виплат, а у разі відсутності підтверджуючих документів, застосовується їх оцінка за звичайними цінами, але не нижчої за звичайні ціни.

Кошти, які були отримані декларантом у звітному році для здійснення витрат під час відрядження (в тому числі за кордон), а також кошти одержані ним у рахунок відшкодування витрат на відрядження (вартість проїзду, проживання у готелі, витрати на харчування) безпосередньо від установ, організацій чи осіб, які приймали декларанта (членів його сім'ї) за кордоном, включаючи суми одержаних стипендій під час стажування за кордоном, до складу доходів, що відображаються у цьому розділі декларації, не включаються;

декларанта) заробітної плати, інших виплат та винагород, нарахованих (виплачених) відповідно до умов трудового або цивільно-правового договору за звітний рік (крім виплат, зазначених у позиціях 7, 8). У цій позиції також зазначається матеріальна допомога на оздоровлення та для вирішення соціально-побутових питань, яку відповідно до законодавства одержують державні службовці, посадови особи місцевого самоврядування, інші особи, уповноважені на виконання функцій держави, а також допомога по тимчасовій непрацездатності (у тому числі – допомога по догляду за хворою дитиною або за хворим членом сім'ї);

Роялті – будь-який платіж, отриманий як винагорода за користування або за надання права на користування будь-яким авторським та суміжним правом на літературні твори, твори мистецтва або науки, включаючи комп'ютерні програми, інші записи на носіях інформації, відео- або аудіокасети, кінематографічні фільми або плівки для радіо- чи телевізійного мовлення, передачі (програми) організацій мовлення, будь-яким патентом,зареєстрованим знаком на товари і послуги чи торгівельною маркою,дизайном, секретним кресленням, моделлю, формулою, процесом, правом на інформацію щодо промислового, комерційного або наукового досвіду (ноу-хау) (стаття 14 Податкового кодексу України [4]).

Сума платежу визначається згідно з умовами укладених угод, виходячи з договірної ціни, але не нижчої за звичайні ціни, та на підставі первинних платіжних документів;
у позиції 9 – сукупний розмір дивідендів та процентів отриманих декларантом (членами сім’ї декларанта).

Дивіденди – платіж, що здійснюється юридичною особою - емітентом корпоративних прав чи інвестиційних сертифікатів на користь власника таких корпоративних прав, інвестиційних сертифікатів та інших цінних паперів, що засвідчують право власності інвестора на частку (пай) у майні (активах) емітента, у зв'язку з розподілом частини його прибутку, розрахованого за правилами бухгалтерського обліку (стаття 14 Податкового кодексу України ).

Корпоративні права – це права особи, частка якої визначається у статутному капіталі (майні) господарської організації, що включають правомочності на участь цієї особи в управлінні господарською організацією, отримання певної частки прибутку (дивідендів) даної організації та активів у разі ліквідації останньої відповідно до закону, а також інші правомочності, передбачені законом та статутними документами (стаття 167 Господарського кодексу України [1].)

Проценти – дохід, який сплачується (нараховується) позичальником на користь кредитора як плата за використання залучених на визначений або невизначений строк коштів або майна. До процентів включаються: а) платіж за використання коштів або товарів (робіт, послуг), отриманих у кредит; б) платіж за використання коштів, залучених у депозит; в) платіж за придбання товарів у розстрочку; г) платіж за користування майном згідно з договорами фінансового лізингу (оренди) (без урахування частини лізингового платежу, що надається в рахунок компенсації частини вартості об'єкта фінансового лізингу); ґ) винагорода (дохід) орендодавця як частина орендного платежу за договором оренди житла з викупом, сплачена фізичною особою платнику податку, на користь якого відступлено право на отримання таких платежів (стаття 14 Податкового кодексу України).

Сума платежу визначається згідно з укладеним договором, але на підставі цін не нижчих від звичайних.

За наявності істотних доказів щодо отримання таких платежів у менших розмірах, ніж передбачені угодою, платежі враховуються за фактично отриманими сумами.

Проценти, нараховані декларанту (вкладнику) на суми коштів, внесені ним на депозитні рахунки банків, а також проценти, нараховані недержавними пенсійними фондами на іменні пенсійні рахунки за умовами договорів додаткового пенсійного забезпечення (за рахунок інвестиційних прибутків, одержаних недержавними пенсійними фондами як результат управління фінансовими ресурсами вкладників), враховуються на підставі виписки банку чи відповідної небанківської фінансової установи;
у позиції 10 – сукупний розмір одержаної декларантом (членами сім’ї декларанта) матеріальної допомоги. Це може бути благодійна допомога, пожертвування, матеріальна допомога від профспілкової організації, безповоротна позика (у грошовій та натуральній формі), у тому числі одержаних під час перебування за кордоном або з іноземних держав.

У цій позиції також зазначається вартість безоплатно наданих платних послуг, у тому числі за рахунок цільової благодійної допомоги, яка надається благодійними організаціями, на оплату медичних послуг, на лікування або протезування; послуг санаторно-курортного лікування, крім спеціалізованих санаторіїв, які знаходяться на бюджетному фінансуванні, відпочинку, послуг туризму; кошти, надані на навчання декларанта або членів його сім'ї в навчальних закладах, крім навчання за рахунок бюджетного фінансування, а також суми кредитів, наданих без установлених термінів їх повернення;

декларанта) дарунків (пожертв), призів, виграшів.

Дарунком можуть бути рухомі речі, в тому числі гроші та цінні папери, а також нерухомі речі. Також дарунком можуть бути майнові права, якими дарувальник володіє, або які можуть виникнути у нього в майбутньому (стаття 718 Цивільного кодексу України).

Дарунки у вигляді творів мистецтва, історичних цінностей, антикваріату включаються до суми доходів на підставі нотаріально засвідченої копії експертизи щодо визначення вартості дарунків.

У цій позиції також зазначається вартість отриманих декларантом (членами сім'ї декларанта) в дарунок земельних ділянок, житлових будинків чи інших споруд, квартир, інших основних фондів (бібліотечні), транспортних засобів. Вартість визначається за договірними цінами, нотаріально засвідченими документами, але не нижчими за звичайні ціни;
у позиції 12 – сукупний розмір одержаної декларантом (членами сім’ї

декларанта) відповідно до Закону України “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття” [11] допомоги по безробіттю (у тому числі одноразова її виплата), допомоги по частковому безробіттю, матеріальної допомоги у період професійної підготовки, перепідготовки або підвищення кваліфікації, допомоги на поховання у разі смерті безробітного або особи, яка перебувала на його утриманні;

Вартість визначається за договірними цінами, нотаріально засвідченими документами, але не нижчими за звичайні ціни;