Министерство искусства и культурной Приложение №1 политики Ульяновской области

политики Ульяновской области

Ульяновской области»

21.12.2015

г. Ульяновск
о выполнении плана

развития архивного дела

за 2015 год

В 2015 году ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» проводил работу по выполнению основных показателей развития архивного дела согласно рекомендациям Федерального архивного агентства от 12.09.2014 № 4/1722-а по планированию работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 год, годового плана работы учреждения, решений коллегии и приказов Федерального архивного агентства, Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области. 

Основными задачами архива в в 2015 году были: соблюдение нормативных требований по организации хранения и выдаче документов, различным категориям пользователей, включая работников архива; поддержание надлежащего уровня безопасности архивных фондов, выполнение рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по информатизации архивной отрасли, своевременное и качественное исполнение социально-правовых запросов, межведомственное электронное взаимодействие с Ульяновским отделением Пенсионного фонда Российской Федерации, информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной и региональной истории Отечества и края, в том числе с 70-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

Продолжена работа по переводу научно-справочного аппарата и архивных документов в электронный вид.

Методическое обеспечение и научно-техническое информирование всех направлений деятельности архива проводилось на основе «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М.,2007).

В 2015 году продолжала свою работу дирекция архива. На ее заседаниях рассматривались следующие вопросы:

- об итогах выполнения плана развития архивного дела на 2015 год и задачи на 2016 год;

• 
  об итогах проведения инвентаризации имущества и её результатах.
  

- о ходе реализации проекта «Архивы – время, события, лица»

- об итогах работы архива за 1-е полугодие и задачах на 2-е полугодие 2015 года.

- о работе отдела обеспечения сохранности и госучёта документов по проведению проверки наличия документов.

- о работе по исполнению социально-правовых и тематических запросов.

- анализ выполнения финансового плана учреждения на 2015 год и основные показатели плана на 2016 год.

- о качестве проведения научно-технической обработки документов в организациях-источниках комплектования архива.

- об итогах работы по оцифровке научно-справочного аппарата архива.

Архивисты приняли участие в работе научно-методического Совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Саранске с докладом на тему «Об использовании архивных документов ОГБУ «ГАУО» в культурно-просветительских целях (проектная и выставочная деятельность 2012-2015 гг.).

Приняли участие в подготовке и работе секции «Архивное дело» в рамках проведения V Международного культурного форума «Креативный регион-сильная страна».

1. 
   Обеспечение сохранности и государственный учёт документов
   

Для реализации заявки ФЦП «Культура России 2012-2018 гг.» на реконструкцию и ремонт здания ОГБУ «ГАУО» в Федеральное архивное агентство представлен полный пакет документов ПСД.

В 2015 году продолжалась работа по обеспечению режима хранения архивных документов в имеющихся условиях, улучшению физической сохранности дел и документов, совершенствованию учёта, особое внимание было уделено повышению пожарной безопасности архива и его антитеррористической защищённости.

В этих целях:

Отреставрированы 497 дел в объёме 37124 листа фондов:

- Р- 1048 «Симбирская губернская чрезвычайная комиссия (ГубЧК),

- Р-1417 «Новозимнинский сельский Совет Старокулаткинского района Ульяновской области»,

- Р-1435 «Прокурор г. Ульяновска»,

- Р-3022 «Ульяновский (Симбирский) епархиальный совет»,

- Р-4436 Государственное унитарное сельскохозяйственное предприятие Совхоз им.А.Матросова и фондов, ряд дел которые находились в плохом физическом состоянии.

Подшито 1545 дела, фондов:

- Р-4395 «Завод «Электромаш»,

- Р-4299 «ОАФ предприятий объединений ремонта и пошива одежды «Ульяновскоблшвейбыт»,

- Р-2530 «Средне-Терешанский сельский совет Старокулаикинского района Ульяновской области»

- и другие выявленные в ходе подготовки дел к выдаче пользователям, в том числе описи дел после восстановления экземплярности.

Кроме того, подшиты 28 комплектов газет, 30 методических пособий.

- Р-336 «Ульяновское губернское земельное управление»,

- Р-148 «Ульяновское губернское объединение заводов винокуренной промышленности "Спирттрест" Ульяновского губернского Совета народного хозяйства» и дел, выявленных при подготовке их к выдаче, при проведении проверки наличия и других видов работ в архивохранилищах.

Проведена проверка физического состояния и консервационно-профилактическая обработка 28 рулонов страхового фонда и 2365 ед. хр. фонда пользования.

Проведена проверка наличия и физического состояния дел в объёме 40130 ед. хр., из них 13957 ед.хр. дореволюционного периода и 26173 ед.хр. советского периода, а также полистная проверка особо ценных дел в количестве 422 ед. хр. на 40810 листах, и 21 ед. хр. уникальных документов.

На 01.01.2016 в архиве числится 79 необнаруженных дел.

Выдано из архивохранилищ 60095 ед. хр., в том числе:

- сотрудникам архива 52786 ед. хр.;

- в читальный зал 72261 ед. хр.,

- во временное пользование 48 ед. хр.

В ходе выдачи дел проведена проверка нумерации 796 318 листов и нумерация 89730 листов.

Выдано 6637 описей. Кроме того, сотрудникам архива и в читальный зал выдано 160 печатных источников и 63 методических пособия.

Восстановлены 756 экземпляров описей.

Продолжалась работа по выявлению уникальных документов в рамках формирования регионального реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Выявлено и внесено в реестр 2 документа.

Продолжалась работа по внедрению программы «Архивный фонд», введены 47 аннотаций к описям, введено 5 новых фондов, начата работа по внесению сведений в раздел «Дело» внесено 80000 ед.хр.

Подготовлено к рассмотрению и рассекречено Межведомственной комиссией по рассекречиванию документов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области 105 ед. хр. 3 фонда:

- Р-2095 «Стационарная авторемонтная мастерская № 198»,

- Р-2496 «Ульяновское областное управление местной топливной промышленности»,

- Р-2590 «Карты географические, топографические, специальные».

2. 
   Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
   

организаций, предприятий

- проводилась работа по уточнению списка № 1 учреждений – источников комплектования ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» в связи с происходящими изменениями, реорганизацией учреждений, переходом их в новую форму собственности в список источников комплектования включено 198 организаций.

- управленческой документации от ведомственных архивов - 2219 ед. хр.,

- по личному составу от ликвидированных учреждений - 2003 ед. хр.,

- фотодокументов - 250 ед. хр.,

- фондов личного происхождения - 899 ед. хр.
Впервые принято 2 новых фонда:

- Р-4520 ОАО «Волгагеология» Симбирская геологоразведочная экспедиция

- Р-4521 «коллекция документов участников Первой мировой войны».
Оказывалась методическая и практическая помощь учреждениям, организациям, предприятиям в составлении 40 номенклатур дел, 19 положений об архивах, 18 положений об экспертных комиссиях, 8 инструкций по делопроизводству. Все перечисленные нормативные документы согласованы с ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.
Продолжалась работа по подготовке документов постоянного срока хранения к передаче на государственное хранение. В этих целях подготовлены и утверждены на ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области описи:

- управленческой документации - 7517 ед. хр.,

- научно-технической документации - 200 ед. хр.,

- фотодокументов - 250 ед. хр.,

- согласовано по личному составу - 25535 ед. хр.

План перевыполнен в связи с проведением экспертизы ценности и утверждением описей Ульяновского государственного технического университета в количестве 6456 ед.хр. и его обособленного структурного подразделения Института авиационных технологий и управления 4704 ед.хр., и ликвидируемой организацией ЗАО «Авиастар-СП» 2338 ед.хр.

По итогам проверок подготовлены справки и направлены в адрес руководителей организаций и учреждений.

– ОГАУК «УльяновскКинофонд»,

- ОГБУК «Ульяновская областная специальная библиотека для слепых»,

- Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Ульяновской области.

– ООО «Ульяновский завод теплоизоляционных изделий»,

- Министерство промышленности и транспорта Ульяновской обл.,

- Областной детский экологический центр,

- Центр детско-юношеского туризма и экскурсий,

- Министерство энергетики и жилищно-коммунального комплекса Ульяновской обл,

- Министерство внутренней политики Ульяновской области,

- ОАО «Ульяновскавтодор»,

- Министерство информационных технологий.

- ОГУСП «Совхоз «Пригородный».

Таким образом, в настоящее время в списке источников комплектования архива значится 198 организации.
Продолжалась работа по повышению квалификации работников служб документального управления и архивов организаций. В этих целях было проведено 8 семинаров по вопросам делопроизводства и работе архивов в:

- ОАО «Элегант»

- Управление Росреестра по Ульяновской области

- Правительство Ульяновской области

- р.п. Павловка

- г. Димитровград

- УГСХА

- ОГКУСО «Санитарно-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Причал надежды»

Оказана консультативная помощь по проведению проверки наличия документов в организациях, сотрудниками организации оформлены акты проверки наличия и представлены в ОГБУ «ГАУО» на 1537 ед. постоянного хранения и 559 ед.хр. по личному составу в следующих организациях:

- ООО «Ульяновский завод теплоизоляционных изделий»,

- Засвияжский районный суд г. Ульяновска,

- Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ульяновской области,

- Совхоз «Пригородный».

3. 
   Научная информация и использование документов,
   

В этих целях были подготовлены: 23 фотодокументальных выставки по темам: «Солдаты Победы», «Симбиряне в Отечественную войну 1812 г», «А. Пластов в Симбирске», «Из истории развития спорта в Ульяновской области», «К 120-летию Симбирской губернской архивной комиссии», «Древо Симбирских родов», «К 100-летию руководителя строительства Ленинского мемориала Л.Б. Фабрикантова», «Ко Дню российского флага» и другие.

Участвовали в Научно-методическом совете архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Саранске. С докладом на тему «Об использовании архивных документов ОГБУ «ГАУО» в культурно-просветительных целях (проектная и выставочная деятельность 2012-2015 гг.) выступила зам. директора Романова Г.В.

Участвовали в конференции «Взаимодействие образования и культуры: Со мной и без меня». В рамках программы «Менеджеры в сфере культуры фонда Р. Боша в России».

Участвовали в III Всероссийском фестивале национальных культур «Поволжская глубинка», который состоялся в с. Павловка Ульяновской области.

Участвовали во Всероссийской акции «Мы не были на той войне…», инициированной Общественной палатой РФ с фотопрезентациями из личных фондов участников Великой Отечественной войны, переданных в архив.

- «Дальнейшая судьба бесхозяйных объектов культурного наследия религиозного назначения и памятников воинам ВОВ»;

- «Роль дней исторического и культурного наследия в формировании региональной идентичности; а также в работе круглых столов в рамках Пятого Международного культурного форума «Креативный регион-сильная страна».
Все проводимые мероприятия освещались в центральных и региональных СМИ: выставки, юбилейные и памятные даты, в частности к 70-летию Победы, Дню архивов и другие.
Подготовлены 8 телепередач для областного канала ГТРК «Волга», «Рен-ТВ», радиокомпания «Город в эфире», учебная телестудия УлГУ об архивной службе Ульяновской области, к 70-летию Победы в Великой Отечественной войне, по истории храмов Симбирской епархии, о работе секции «Архивное дело» в период работы Международного культурного форума 2015, об улице Гончарова, к 45-летию награждения Ульяновской области орденом Ленина и другие и 1 видеофильм «История старой фотографии» в рамках взаимодействия УлГУ и госархива по изучению документального наследия в образовательном процессе на факультете культуры и искусств
Подготовлены и прошли в эфире 12 радиопередач: об опыте издательской деятельности ГАУО, по исторической застройке главной улицы Ульяновска- ул. Гончарова, о работе ульяновских архивистов в военные годы, об архивной профессии в Дню архивов, о перспективах развития ГАУО в 2015-2016гг., о документальном богатстве по истории народов Симбирского края, «Симбирские соборы: Троицкая церковь», «Симбирские адреса А. Пластова» и другие.
Подготовлены и опубликованы 59 статей в периодической печати, в центральных и региональных журналах.

Статьи были опубликованы в журналах:

- «Вестник архивиста» («Эвакуация и реэвакуация населения Ульяновского региона в 1941-1945гг.» № 1, 2015г.),

- «Судебный вестник» («Борьба с террором в годы Первой русской революции 1905-1917 гг.» № 2, 2015),

- «Симбирский научный вестник» («Итоги реализации архивного проекта», «Из истории народного образования» № 4, 2014),

- «Мономах» («Военная история строкой архивных документов» № 2, 2015), «Парк дружбы народов переродился в зону инициатив» № 4, 2015),

- газетах «Аргументы и факты», «Ульяновская правда», «Народная газета», «Вестник УлГУ», «Симбирский курьер», «Культурный диалог», «Ульяновск сегодня», «Дыхание земли», «Канаш».

В рамках года Литературы приняли участие в реализации межведомственного творческого проекта «12 литературных апостолов» специалистами архива разработана электронная презентация «Родина Гончарова», проведено 40 школьных уроков и лекции о писателях Симбирского края по документам архива в школах г. Ульяновска.

Часть II.

В отчетный период проведена следующая работа:

– проведено описание 3 фондов 1053 дел личного происхождения: личный фонд Б.В. Аржанцева, Казакова Н.А. и Коллекция документов участников Первой мировой войны 1914-1918 гг.

Проводилась работа по усовершенствованию описей фондов:

- Ф. Р-666 оп. 2 Ульяновский губернский профсоюз работников бумажной промышленности;

- Ф. Р-531 оп. 4 «Ульяновская городская контора связи. Городские и сельские почтовые отделения связи»;

- Ф. Р-1052 оп. 1 «Сенгилеевская уездная комиссия по ликвидации последствий голода». Всего усовершенствовано 491 заголовок.
Продолжается каталогизация научно-технической документации Ф. 928 оп. 7 «Графические документы. Коллекция». Просмотрено 258 ед.хр. составлено 259 карточек.

Закаталогизировано 250 ед. учета фотодокументов.

Осуществлялась работа по каталогизации личных фондов Склярука Б.Н., Волынцева В.А., Казакова Н.А. Просмотрено 1053 дела, составлено 214 карточек.

Продолжается работа по выявлению и пополнению сведениями тематической базы данных: «Надежда» (список эвакуированного населения в Ульяновскую область в годы ВОВ 1941-1945 гг.). Всего в БД внесено 1616 учетных записей.

А во все учетные базы данных внесено в 2015 году 1791 уч.ед.
6. Информатизация работы учреждения
Внедрение информационных технологий в работу архива осуществлялось в соответствии с концепцией ФЦП «Культура России (2012-2016 годы)».

В архиве всего 41 компьютер.

Количество компьютеров класса ниже Pentium 4 – 5 шт.

Количество компьютеров класса Pentium 4 и выше (и аналогичных) - 36 шт.

34 компьютера объединены между собой сетью.

Выход в интернет имеют 22 компьютера.
Постоянно проводятся работы по модернизации работы сайта.

В этом году на сайт добавлено несколько новых рубрик:

В рамках общероссийской базы вакансий «Работа в России» создана новая рубрика «Вакансии».

В целях противодействия коррупции создана рубрика «Антикоррупционная деятельность».

Разработаны и добавлены рубрики «Архивный калейдоскоп» и «Фотогалерея» для экспонирования фотодокументов.

В разделе ОГБУ "ГАУО" создана новая рубрика "Аудио прогулки в прошлое", где выложены все аудио версии выступлений специалистов архива на радио.

Для свободного просмотра выложен 21 уникальный документ.
В госархиве продолжается внедрение ПК «Архивнй фонд» 4-я версия. В базу данных введено сведений по 5 фондам, 71 описям, 80420 делам.
Продолжаются работы по созданию электронных образов научно-справочного аппарата (архивных описей) и архивных документов.

В 2015 году отсканировано архивных описей 2578 ед.хр. 36648 листов и архивных дел 125 ед.хр. 544 листа.

Отсканированы 284 фотографии, и 6 уникальных документов.

Продолжается работа по переводу газетного фонда в электронный вид, отсканировано 387 номеров газет за 1916-1945 годы.

Для хранения созданного электронного массива архивных документов и электронного НСА приобретено сетевое хранилище «BUFFALO TeraStation» с восьмью жесткими дисками, что обеспечит долговременное хранение информации. В настоящее время осуществляются работы по заполнению сетевого хранилища информацией, внесено 12 ТБ информации.

В 2015 года установлена система удаленного финансового документооборота с Управлением Федерального казначейства по Ульяновской области с использованием электронной подписи.

– в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» переоформлены должностные инструкции архивистов.

По итогам работы за 2015 год было проведено семь заседаний комиссии, где были рассмотрены следующие вопросы:

- о списании материалов СИФ;

- рассмотрение «Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»;

- рассмотрение Инструкции по физико-химической и технической обработке архивных документов в ОГБУ «ГАУО»;

- рассмотрение лекции «Обеспечение сохранности архивных документов»;

- рассмотрение актов приема на хранение документов личного происхождения Казакова Н.А. и Осипова Ю.П.

- рассмотрение листов учета и описания уникальных документов для включения в региональный реестр уникальных документов

- рассмотрение проекта примерной номенклатуры дел МБОУ «Средняя общеобразовательная школа»

- рассмотрение описи дел № 2 за 1893-2015 годы фонда Р-4517 «Личный фонд Казакова Н.А.»

- Инструкция по физико-химической и технической обработке архивных документов в ОГБУ «ГАУО».

- Лекция на тему «Обеспечение сохранности архивных документов.

- Примерная номенклатура дел МБОУ «Средняя общеобразовательная школа»

В целях подготовки проведения НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа проведена работа по подготовке ответов по анкете-вопроснику по исследованию форм учетной и иной документации по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в целях подготовки предложений по совершенствованию (унификации) их состава и содержания.

Совместно с отделом по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области продолжалась работа по оказанию практической и методической помощи архивным учреждениям муниципальных образований Новомалыклинского и Ульяновского, Павловского, Радищевского районов и г. Димитровград. Была оказана практическая и консультативная помощь архивам

организаций Ульяновского района (совхоз «Пригородный»), муниципальных образований «Мелекесский район», «Павловский район».
В рамках реализация сетевого проекта «Архивы: время, события, лица»

проведены школьные уроки-лекции по краеведческой тематике в Мелекесском, Новомалыклинском, Николаевском, Цильнинском, Вешкаймском, Радищевском районах Ульяновской области и в Яльчинском районе Чувашской Республики. Осуществлено 15 выездов в районы.

Прошли обучение на годичных курсах повышения квалификации при Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) по специальности архивное дело г. Москва 3 специалиста.

По программе «Управление государственными и муниципальными закупками в соответствии с 44-ФЗ от 05.04.2013 года» в Федеральном госудственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ульяновский государственный университет» (120 часов) прошли обучение - 4 специалиста.
По целевой образовательной программе для представителей пресс-служб ОГУК «Интенсив-курс повышения медиа-компетенций» прошел обучение пресс-секретарь учреждения.
Продолжались занятия по программе повышения квалификации в "Школе начинающего архивиста" специалистов архива не имеющих специального профессионального образования, с целью получения общего представления об учреждении, повышения своего профессионального уровня, закрепления и углубления знаний в области архивного законодательства, истории архива, совершенствования ранее приобретенных знаний и умений.

Курсы проводились силами наиболее грамотных и опытных специалистов архива в области архивного дела и делопроизводства.

На курсах повышения квалификации работников архива в «Школе начинающего архивиста» при ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области» прошли обучение -15 человек.

Особое внимание в прошедшем году было уделено повышению квалификации работников делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

Проведены 8 семинаров – совещаний по вопросам делопроизводства и архивного дела в:

– Правительстве Ульяновской области,

- Управлении Росреестра по Ульяновской области,

- МО «Павловский район»,

- МО «Радищевский район»,

- г. Димитровград,

- ОАО «Элегант».

В соответствии с Законом Ульяновской области от 02.05.2015 № 49-ЗО «О мерах поддержки отдельных категорий молодых специалистов на территории Ульяновской области» осуществлена единовременная выплата в размере 10000 руб. при приеме на работу и ежемесячная денежная выплата в размере 1000 руб. специалисту 1 категории отдела использования и публикации документов Шмойлову И.С.

В области социальной поддержки согласно коллективному договору сотрудникам предоставлялись дополнительные отпуска. Для детей архивистов к новогодним праздникам организована новогодняя елка с вручением сладких новогодних подарков.

За добросовестный труд в развитии архивного дела архивисты награждены государственными и ведомственными грамотами.

Ко дню архивов прошло награждение 4-х сотрудников учреждения (март, 2015г.), в том числе награждены:

- Почетной грамотой федерального архивного агентства - 1 чел.,

- Почетной грамотой Губернатора Ульяновской области - 1 чел.,

- Почетной грамотой Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области – 1 чел.,

- Благодарственными письмами Министерства искусства и культурной политики -14 чел.

7. Мероприятия по укреплению материально-технической базы учреждения
В рамках программы «Развитие культуры и сохранение объектов культурного наследия в Ульяновской области» для технического обеспечения проведения мероприятий приобретены телевизор и видеокамера.
В целях обеспечения нормативных условий сохранности уникальных и ценных фотодокументов с контролем температурного режима приобретен холодильный шкаф.

Для хранения созданного электронного массива архивных документов и электронного НСА приобретено сетевое хранилище «BUFFALO TeraStation» с восьмью жесткими дисками, что обеспечит долговременное хранение информации и удаленный доступ к ней пользователей через электронный читальный зал.